1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Eurekot, ul. Traktorowa 128/001, 91-204 Łódź, KRS 0001108116. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Fundacją pod adresem kontakt@eurekot.com lub korespondencyjnie na adres siedziby.
2. Cele i podstawy przetwarzania
Dane przetwarzamy w celu:
obsługi zgłoszenia, rozpoznania potrzeb szkoły lub organizacji, oceny możliwości współpracy w 2027 roku oraz prowadzenia związanej z tym korespondencji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest nawiązywanie współpracy służącej realizacji celów statutowych Fundacji;
prowadzenia bazy kontaktów do przyszłej współpracy, również po zakończeniu naboru na 2027 rok - wyłącznie w przypadku udzielenia odrębnej, dobrowolnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jeżeli okaże się to potrzebne - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Przyjęcie do konkretnego projektu może wiązać się z dodatkowymi celami i podstawami przetwarzania. Odpowiednie informacje przekażemy przed rozpoczęciem przetwarzania danych w tych celach.
3. Zakres i źródło danych
Przetwarzamy imię i nazwisko, funkcję, służbowe dane kontaktowe, powiązanie ze szkołą lub organizacją oraz informacje zawarte w zgłoszeniu i korespondencji. Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby wypełniającej formularz albo od przedstawiciela szkoły lub organizacji, który wskazuje inną osobę do kontaktu lub obsługi współpracy.
W formularzu należy podawać wyłącznie informacje potrzebne do zgłoszenia. Prosimy nie zamieszczać danych identyfikujących uczniów ani osoby korzystające z pomocy, informacji o zdrowiu, numerów dokumentów tożsamości ani innych danych szczególnie chronionych. Liczby uczniów i odbiorców działań należy podawać zbiorczo.
4. Odbiorcy danych
Dostęp do danych mogą mieć upoważnione osoby działające w imieniu Fundacji oraz dostawcy usług niezbędnych do obsługi zgłoszeń, w szczególności formularzy Jotform, poczty elektronicznej, hostingu i wsparcia informatycznego - w zakresie potrzebnym do świadczenia tych usług. Dane mogą zostać udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Samo zgłoszenie do naboru nie oznacza automatycznego przekazania danych instytucjom finansującym projekty.
5. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
W związku z korzystaniem z usług informatycznych, w szczególności Jotform i Dropbox, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych. Na koncie Jotform Fundacja ma włączoną opcję przechowywania danych w Europie. Ustawienie to nie przesądza jednak o lokalizacji wszystkich operacji przetwarzania, w szczególności związanych z obsługą techniczną i korzystaniem z podwykonawców. Zgodnie z dokumentacją dostawców, w przypadku przekazywania danych poza EOG stosowane są odpowiednie podstawy prawne, zależnie od odbiorcy i rodzaju transferu: decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym dotyczące Ram Ochrony Danych UE–USA w odniesieniu do podmiotów objętych tym programem, lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Szczegółowe informacje znajdują się w politykach prywatności Jotform i Dropbox. Informacje o zabezpieczeniach mających zastosowanie do konkretnego transferu oraz sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z Fundacją pod adresem kontakt@eurekot.com.
6. Okres przechowywania danych
Dane związane ze zgłoszeniem na 2027 rok przechowujemy przez czas rozpatrywania zgłoszenia i prowadzenia uzgodnień dotyczących współpracy. Po zakończeniu tych czynności dane, które nie są potrzebne do innego zgodnego z prawem celu, zostaną usunięte lub zanonimizowane. Jeżeli wyrażą Państwo zgodę na pozostanie w bazie do przyszłej współpracy, zachowamy dane kontaktowe, funkcję, powiązanie z organizacją oraz informacje o jej profilu i obszarach zainteresowania. Dane te przechowujemy do wycofania zgody albo wcześniejszego zakończenia prowadzenia bazy lub stwierdzenia, że nie są już potrzebne do tego celu. Co najmniej raz w roku weryfikujemy aktualność i przydatność danych w bazie. Usuwamy lub aktualizujemy dane nieaktualne i zbędne. Dane niezbędne do obsługi konkretnego projektu, wykonania obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń mogą być przechowywane odrębnie przez okres uzasadniony danym celem.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak informacje oznaczone jako wymagane są potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia i kontaktu z Państwem. Ich niepodanie uniemożliwi skuteczne złożenie zgłoszenia. Zgoda na pozostanie w bazie do przyszłej współpracy jest niezależna od udziału w naborze na 2027 rok. Jej brak lub wycofanie nie wpływa na ocenę zgłoszenia w tym naborze.
8. Przysługujące prawa
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Zgodę na pozostanie w bazie można wycofać w dowolnym momencie, pisząc na kontakt@eurekot.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody.
Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podejmowanie decyzji
Decyzje o przyjęciu do współpracy podejmują osoby działające w imieniu Fundacji. Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Państwa sytuację.