Como criar um fluxo de trabalho de aprovação com a Jotform sem enviar emails ao usuário?

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Asked on February 12, 2021 at 04:25 PM

    Prezado,


    Dando continuidade ao assunto, elaborei um documento para ilustrar a nossa necessidade.

    Ficarei feliz se vocês tiverem uma solução para nos auxiliar.

    Estou à disposição,


    Saudações,

    Screenshot
  • Profile Image
    Gustavo_H
    Answered on February 13, 2021 at 10:47 AM

    Olá, tendenciasblack.


    Muito obrigado por esse maravilhoso diagrama, agora posso entender que o que você precisa é um workflow ou fluxo de trabalho. Sim, é possível fazer isso usando várias ferramentas do Jotform, como: emails condicionais e condições lógicas para atualizar e esconder campos.

    Temos um guia completo com exemplos de como criar seu fluxo de trabalho dentro do fomrulário. Por favor, leia o guia abaixo atentamente. Você pode fazer todo esse processo dentro de um só formulário ou usar mais de um, caso queria.

    Guia Completo 👉 Vis-o-geral-sobre-fluxo-de-trabalho-com-aprova-o


    Se você tiver ainda alguma dúvida, por favor, entre em contato e tentaremos fazer um exemplo para você.


    Atenciosamente, ✨

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 14, 2021 at 09:55 AM
    Olá,
    Obrigado pelo retorno.
    É muito bom saber que essa ferramenta proporciona essa gama de opções.
    Porém, tomei a liberdade de elaborar um documento para ilustrar a nossa
    necessidade atual.
    Espero que vocês possam nos ajudar.
    Fico no aguardo.
    Abraços
    1613314531_602939e30ce0d_Processo.png
    Em sáb., 13 de fev. de 2021 às 12:47, Jotform
    escreveu:
    ...
  • Profile Image
    Gustavo_H
    Answered on February 14, 2021 at 11:59 AM

    Olá, novamente, tendenciasblack.


    Bom, em geral criamos esse processo usando emails já que neste caso podemos automatizar o processo e aplicar condições, os emails específicos são enviados automaticamente após certo estágio do fluxo de trabalho. Fazer esse processo pode ser possível ao utilizar links de edições de cada envio, como te expliquei no chamado anterior, porém, será menos automatizável.

    No seu diagrama não entendi muito bem a etapa 2, creio que está invertida e é a etapa 3, certo? Seria assim:

    1. Cliente recebe no WhatsApp o link para o seu formulário e completa todos os dados iniciais - os campos de orçamento e assinatura, por exemplo, não escondidos nessa etapa;
    2. Você como dono do formulário, vai editar esse envio recebido e colocar o valor orçamentado para o cliente;
    3. Finalmente, um outro link para editar o envio é entregue ao cliente para que confirme o contrato do serviço. Se o cliente finaliza o formulário, uma alerta é enviado como contrato aprovado, se não, o mesmo fica pendente até que você marque como reprovado.


    Por favor, nos confirme os passos exatos e geraremos um exemplo genérico de como fazer isso.


    Atenciosamente, 🌟

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 14, 2021 at 12:55 PM
    Perfeita colocação.
    É exatamente isso.
    Muito obrigado pela celeridade das respostas.
    Abraços
    Em dom, 14 de fev de 2021 13:59, Jotform escreveu:
    ...
  • Profile Image
    Gustavo_H
    Answered on February 15, 2021 at 08:22 AM

    Bom dia, tendenciasblack.


    Acabei de criar um formulário de exemplo aqui, por favor, clone o mesmo usando o guia abaixo e dê uma olhada nos campos e condições lógicas usadas neste formulário.

    Guia Completo 👉 Como-clonar-um-formul-rio-existente-pela-URL


    A diferença desse fluxo de trabalho do que normalmente usamos, é que não queremos enviar ao usuário/respondente emails, apenas deixar que eles completem o processo através do link de edição. Por favor, depois de clonar o formulário, teste preenchendo como se fosse o usuário. O funcionamento é o seguinte:

    1. Etapa Inicial -> Usuário entra e coloca os dados importantes para que você pode fazer o orçamento;
    2. Você vai receber por email um link para editar o envio e adicionar a assinatura e valor orçamentado. Antes de enviar o formulário mais um vez, você copia o link de edição(no navegador), envia o formulário e depois envia o link ao seu cliente;
    3. O cliente vai receber o formulário com a sua assinatura e o valor dos serviços, para somente confirmar com a assinatura deles e com um feedback;


    Por favor, nos confirma se é isso que você precisa e te explicarei passo a passo os pontos importantes de criar esse processo.


    Atenciosamente, ✨

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 17, 2021 at 04:55 PM
    Caro Gustavo, Boa Noite
    Estou chegando lá!
    Agora só não estou conseguindo gerar o link no e-mail.
    HELP PLEASE
    Em seg., 15 de fev. de 2021 às 10:22, Jotform
    escreveu:
    ...
  • Profile Image
    Gustavo_H
    Answered on February 18, 2021 at 10:28 AM

    Bom dia, tendenciasblack.


    Sim, posso ver aqui que falta o email que envia a você o pedido de orçamento, ou seja, logo depois do primeiro preenchimento por parte do cliente.

    1613660864_602e82c013543_


    Note que esses emails são condicionais, neste caso, eu pensei que uma boa solução seria:

    1. Enviar o email Pedido de Orçamento se a etapa do formulário for INICIAL. Note que temos um campo escondido no formulário que pega a etapa e que por padrão tem o valor INICIAL.
      1613661083_602e839b83dde_

      Para criar esse email de Pedido de Orçamento com o link para editar o envio, por favor, siga os passos do GIF abaixo atentamente. No meu caso, a condição foi atualizada automaticamente. Me informe caso você tenha alguma dificuldade com a condição lógica.

      1613661996_602e872c7f3e2_

    2. Depois disso, um email será enviado para você para adicionar o orçamento. Depois que você colocar um valor de orçamento, com a condição abaixo, a etapa do formulário vai automaticamente mudar para Confirmar Contrato.
      1613661313_602e848193f55_

    3. Finalmente você pode copiar o link de editar o envio antes de enviar o orçamento, então, você enviar o formulário e o cola o link para o cliente.

    4. Após assinar o contrato, um email de CONTRATO CONFIRMADO será enviado para você.


    Nos deixe saber se ainda há alguma dúvida no processo.


    Tenha um pacífico e bonito dia! 😀✨

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 23, 2021 at 07:44 PM
    Caro Gustavo, Tudo bem?
    Sempre ocorre algo que bloqueia.
    Agora é no momento de reenviar o formulário.
    Como deixar o campo que respondi só para visualização?
    E outra
    No campo Produtos tenho vários itens. Ao definir alguns como enviar
    somente os escolhidos?
    Em qui., 18 de fev. de 2021 às 12:28, Jotform
    escreveu:
    ...
  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 23, 2021 at 07:55 PM
    Olha estou com a cabeça fervendo kkkk
    Obrigado pela paciência
    Em ter., 23 de fev. de 2021 às 21:45, Renato San
    escreveu:
    ...
  • Profile Image
    Gustavo_H
    Answered on February 24, 2021 at 09:59 AM

    Olá, Renato. Espero que esteja tudo bem por aí 🙏


    Como deixar o campo que respondi só para visualização?

    Neste GIF abaixo te mostro como colocar o campo de orçamento como somente leitura. Dessa forma, apenas você, dono do formulário vai poder colocar algum valor aí.

    1614178703_6036698f78c97_


    No campo Produtos tenho vários itens. Ao definir alguns como enviar somente os escolhidos?

    Aqui creio que não entendi muito bem. Após o usuário selecionar a opções escolhidas/produtos escolhidos, isso estará marcado no formulário e também na sua tabela de respostas do formulário. Por favor, nos dê mais detalhes nisso aqui para que podamos te ajudar melhor.


    Olha estou com a cabeça fervendo kkkk

    Entendo que é um pouco complicado mesmo kkkk, isso envolve quase tudo que temos no nosso Criador de Formulários. Teste as mudanças sugeridas e me informe se ainda falta algo, talvez você queria preencher meu formulário de exemplo para ver qual seria a experiência do cliente. Faço a simulação do orçamento e te passo o link para completar a simulação. Seu formulário de clone está quase todo pronto, basta configurar de acordo com suas necessidades.


    Espero sua resposta.


    Atenciosamente, 😀✨

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 24, 2021 at 01:55 PM
    Caro Augusto,
    Sempre muito prestativo e célere.
    Olha conforme a imagem que segue. Essa o cliente recebe para aprovação.
    Campo lista de produto tem como enviar para o cliente somente viazualizar?
    Em qua., 24 de fev. de 2021 às 11:59, Jotform
    escreveu:
    ...
  • Profile Image
    Gustavo_H
    Answered on February 24, 2021 at 04:37 PM

    Olá, Renato.


    Infelizmente, sua imagem não chegou até nós. Para nos enviar imagens, você tem que abrir o chamado no navegador, envios por email não chegam até nos. Aqui tá um guia que vai te ajudar a nos enviar essa imagem.

    Guia Completo 👉 Como-Publicar-Capturas-de-Tela-em-Nosso-F-rum-de-Suporte


    Pelo que entendi, você gostaria de desabilitar alterações no campo de produto para que o cliente não edite isso no momento da confirmação do serviço. Se é isso mesmo, por favor, siga os passos do GIF abaixo para desabilitar o campo de produtos quando o url da página do formulário tenha a palavra "edit".

    1614202529_6036c6a182717_


    Nos deixe saber se era isso mesmo.


    Tudo de bom! 🌟

  • Profile Image
    tendenciasblack
    Answered on February 24, 2021 at 09:53 PM

    1614221510_603710c6190a1_processo.pngCaro Augusto,

    Vocês está bem?

    Elabore esse material com a finalidade de ilustrar a minha real necessidade.

    Acredito que assim você terá muito mais insumos para me ajudar.

    Estou admirado com o seu profissionalismo e dedicação.

    Muitíssimo obrigado

    Abraços.

  • Profile Image
    Eduardo_H
    Answered on February 25, 2021 at 04:16 PM

    Olá.

    Para o fluxo de aprovações há uma nova ferramenta disponível no Jotform, recomendo que teste para verificar se serve aos seus propósitos.

    Segue instruções de uso:

    Abra a aba Configurações no Criador de Formulário. Procure a seção Approval Flows no menu lateral

    1614287998_6038147ee1350_Screen Shot 202


    Quando um novo processo de aprovação é criado, um processo básico irá aparecer, um esquema pré-montado para começar.

    A estrutura CRIAR / CONFIGURAÇÕES / PUBLICAR (Build / Settings / Publish) no menu principal do topo é igual à dos formulários.

    O fluxo ("flow") irá ser disparado após cada nova submissão.


    1614288023_603814971db40_Screen Shot 202


    3. Você pode adicionar elementos pelo painel esquerdo, como no formulário. Três elementos básicos serão sempre exibidos: Aprovação , Enviar Email e End Point (encerramento).


    1614288041_603814a9c22e7_Screen Shot 202


    4. Ao clicar em um elemento, verá 3 ícones. Você pode excluir, clonar ou customizar o elemento. Na customização você terá as abas Geral, Avançado e Propriedades da Aprovação.

    Você pode adicionar. respostas customizadas e mudar o e-mail do aprovador na aba Geral


    1614288081_603814d1b8954_Screen Shot 202


    5. Na aba Avançado é possível colocar configurações específicas e ativar funções como prazo de validade, re-atribuir, e e-mail de lembrete.,

    1614288113_603814f1d5939_Screen Shot 202


    6. Caso haja um erro no fluxo gerado, por exemplo, resultados vazios e elementos não conectados, isto será indicado por um ícone sobre os elementos. Os detalhes podem ser vistos clicando o ícone no topo direito da tela.


    1614288161_603815210fad0_Screen Shot 202


    7. Do lado do aprovador, quando uma resposta é recebida um e-mail é enviado para que seja feita a aprovação. Os botões levam para o Inbox (Caixa de Entrada) do JotForm.

    1614288243_603815730384e_Screen Shot 202


    8. Todas as respostas e aprovações podem ser conferidas na Caixa de Entrada.


    1614288261_60381585e5257_Screen Shot 202


    9. Quando o aprovador não toma nenhuma ação, a informação a informação sobre isso também é enviada por e-mail.

    1614288285_6038159de7aa9_Screen Shot 202


    Espero ter sido útil. Estamos à disposição.