What is JotForm?
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    inscriptions fictives -- keep getting email notification from deleted form

    Asked by MartinJeanJacques on July 03, 2014 at 01:18 PM

    Bonjour,

    Depuis un certain nombre de mois je reçois des mails de confirmation d'inscription .( Ci dessous photo d'écran du mail.)

    Ces inscriptions n'apparaissent pas dans le fichier des submissions, ni dans google drive intégration ou dropbox .

    Ces inscriptions sont fictives. Je ne sais pas comment ces formulaires ont pu être remplis. Sur mon site il faut être inscrit sur le site pour avoir accès à ce formulaire et c'est moi qui valide l'inscription sur le site.

    J'ai même enlevé le formulaire du site et je continue à recevoir des mails de confirmation d'inscription.

    Le classe ces mails en spam.

     

    Que se passe-t-il et comment faire pour arrêter ce problème très gênant.

     

    Merci

     

    Cordialement

     

    J.J Mazrtin

    Submissions dropbox uploads
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    JotForm Support

    Answered by david on July 03, 2014 at 02:29 PM

    Hi,

    Would you please provide us with a link to the website your form is embedded into.  This way we can check to see if there is any way to access your form that you may not be aware of.  Users may also fill this form out by simply using the form URL.  If someone may have sent out a link to your registration form, users would be able to fill it out from there.  Please let us know and we will be happy to look into your issue further.

    Thank you for using Jotform!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 04, 2014 at 03:35 AM

    Bonjour,

     

    Site : www.scbc42.fr

    Il n'y a plus le lien pour accéder au formulaire car je l'ai désactiver . Pourtant je reçois toujours des Emails de confirmation d'inscription comme la photo l'indique dans le mail prédédent.

     

    Merci

     

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by Welvin on July 04, 2014 at 09:46 AM

    You mean, you remove the form from your website? Please confirm.  If the form is never used or embedded, you shouldn't be able to receive submissions anymore. BUT NOT unless you've shared the form link to the public, through email or by any means.

    If you continue to receive unwanted submissions, you can completely disable the form: http://www.jotform.com/help/180-How-to-Change-the-Status-of-Forms. Check if the issue persists after doing this.

    Thank you!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 04, 2014 at 01:12 PM

    Bonjour,

     

    Le formulaire est bien stocké sur le site ( serveur) mais il n'est pas visible car non activé .

    J'ai quand même reçu un mail de confirmation d'inscription alors qu'il n'est pas possible pour le moment de remplir le formulaire via le site.

    A la différence des inscriptions via le site, la submission de l'inscription n'apparait pas dans le fichier des submissions. Il n'y a pas de dossier créé dans le dossier de google drive , ni le dossier dans ma dropbox.

    Cette inscription n'apparait nulle part, si ce n'est de recevoir ce mail de confirmation d'inscription.

    J'en ai reçu de France, d'Algérie, du Canada etc....

    merci

     

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by david on July 04, 2014 at 01:27 PM

    Hi,

    I checked your account and it does appear that you have two very similar forms.  Could it be that the submissions you were not expecting are coming from this form?

    http://www.jotformeu.com/form/41752598985373

    This would account for the submissions not being placed into your Dropbox or Google Drive accounts.  As we stated previously, unless you have shared the form URL, there should be no way for someone to access it.  Please let us know if you have any other questions and we will be happy to help.

    Thank you for using Jotform!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 05, 2014 at 04:44 AM

    Bonjour,

     

    Oui j'ai fait un clonage de mon formulaire pour avoir une autre version. Cette version n'est pas encore sur mon site. Elle doit remplacer le formulaire " Formulaire d'inscription SCBC" à partir de Septembre.

    Sur le formulaire du site, il n'y a pas le champ Pays. Le champ adhésion ne peut être rempli qu'avec ' R" ou "N" et non "F".

    J'ai réactivé le formulaire sur mon site : http://www.scbc42.fr/index.php/accueil/adhesion/bulletin-d-inscription , pour que vous puissiez regarder.

    Quand je rempli le formulaire à partir du site, je reçois un mail de confirmation d'inscription, la submission apparait bien dans le fichier des submissions et j'ai le dossier avec mon nom et prénom  dans mon compte google drive et dropbox.

    Ce n'est pas le cas pour les inscriptions fictives ???

    Merci

     

    J.J Martin

     

     

     

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    JotForm Support

    Answered by Welvin on July 05, 2014 at 08:12 AM

    Based on your current form settings, what you received from the form is the autoresponder email. There is no way you should receive this since you're not the submitter, you are the receiver so you should receive the Form Notifier instead.

    I checked your form notification settings and it was empty, not being configured so I have removed that from your form. I have also cleared your forms cache, I hope this helps.

    To further investigate on this, I would advise to clone your form. Disabled the original version and use the cloned version. You have two similar forms so I would advise to disable both after having a copy of it. After that, change your form notification/autoresponder settings and include a unique identifier to the email body. Example, add the form name at the bottom of the message.

    Thank you and hope this helps!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 07, 2014 at 11:52 AM

    Bonjour,

    Mon formulaire a été enlevé du site, d'autre part le l'ai désactivé sur jotform.

    Je viens de recevoir à nouveau un mail de confirmation d'inscription (photo ci-dessous).

    Ces emails sont envoyés via jotmails.com

    Qu'est ce qu'il faut que je fasse ?

    Merci

     

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by david on July 07, 2014 at 01:09 PM

    Hi,

    Unless you have another form from a guest account or something of that sort, I am unsure why you are still receiving submissions.  Do you by any chance know the form ID#?  I checked the forms associated with your account and they are not receiving these submissions.  Let us know and we will be happy to look into your issue further.

    Thank you for using Jotform!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 09, 2014 at 04:23 AM

    Bonjour,

    Mon formulaire " Formulaire d'inscription SCBC" est désactivé, d'autre part il n'y a plus de notification avec mon adresse email. Pourtant je continue à recevoir des mails de confirmation d'inscription de personne qui remplissent ce formulaire.

     

    Comment est-ce possible ? Je suis à peu près sur qui si je supprime ce formulaire je continuerais à recevoir des mails de confirmation.

     

    Ces réponses me sont transmises via jotmails.com . J'ai trouvé sur le forum via google cette page ou apparait JOTFORM MAILSERVER DOMAINS LIST

    http://www.jotform.com/help/145-Whitelisting-JotMails-IP-Addresses

    Apparemment l'adresse jptmails.com fait partie de la liste des serveurs  jotform ???

    Je ne comprends pas

     

    Merci de m'éclairer un peu pour comprendre ce qu'il faut faire

     

    J.J Martin

     

     

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    JotForm Support

    Answered by jonathan on July 09, 2014 at 09:30 AM

    Hi,

    Can you please double check if the email is really coming from the deleted form?

    I checked your forms and noted that there is a cloned form http://www.jotformeu.com/form/41752598985373 -- it is possible that the email notification of this form is similar to the deleted form.

    This can caused confusion to look like the deleted form was the one sending the email when it was actually the cloned version of the form instead.

    You may want to edit the email template of the cloned form so that it looks different from the original form where it was cloned.

    Please inform us if issue persist.

    Thanks!

     

     

     

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    Answered by MartinJeanJacques on July 09, 2014 at 12:47 PM

    Bonjour,

     

    Le formulaire cloné est légèrement différent. Il y a un champ " métier" ajouté et le champ "avis sur le club /5"qui a été enlevé.

    D'autre part les champs " catégories"  "adhésion" et " cotisation" et "mode de paiement" sont obligatoires comme de nombreux autres. Ces champs ne peuvent prendre que des valeurs bien précises .

    Dans le mail de confirmation d'inscription le champ "adhésion" prend une valeur F alors qu'elle ne peut prendre que R ou N.Le champ cotisation n'a pas de valeur alors qu'il doit prendre une valeur dans une liste. Les champs "mode de paiement " et catégories" n'apparaissent pas.

    Je viens de  changer sur le nouveau formulaire l'adresse mail pour la notification. On verra si je reçois toujours des mails.

     

    J.J Martin

     

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    JotForm Support

    Answered by david on July 09, 2014 at 02:20 PM

    Hi,

    Thank you for following up with us.  Please let us know the outcome of your test and we will be happy to hopefully find which form is having these submissions.

    Thank you for using Jotform!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 11, 2014 at 08:18 AM

    Bonjour,

    Si je résume :

    J'ai un questionnaire " Formulaire d'inscription SCBC" qui est désactivé, qui n'a pas d'adresse Email de notification .

    Le questionnaire cloné "Formulaire d'inscription SCBC 20142015" légèrement différent et qui a une adresse mail de notification différente .

     

    Pourtant je continue à recevoir des mails de confirmation d'inscription.

    La question que je me pose, c'est pourquoi les mails arrivent via jotmails.com qui est un de vos serveurs ??

    Pourquoi je continue à recevoir ces mails et comment ce questionnaire peur être rempli ?

     

    Merci

     

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by jonathan on July 11, 2014 at 09:36 AM

    Hi JJ,

    Can you share to us the email headers of the email you received?  

    I think this will be the best way to understand where the email message is really coming from.

    You can follow this guide to get the Email Headers

    You can paste the email headers when you reply.

     

    Thanks.

     

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    Answered by MartinJeanJacques on July 11, 2014 at 09:58 AM

    Bonjour,

     

    Ci-dessous copie écran mail reçu ( afficher l'original avec gmail).

    Merci

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by jonathan on July 11, 2014 at 10:17 AM

    Thank you for that. I think we finally found the form.

    It was this form http://www.jotformeu.com/form/33022002995345

    It was owned by a user studymed

    It is possible that the form was using your email address in the Notification email -- this is the reason you are receiving the email.

    Are you familiar with this user? Or are you associated with them?

    Perhaps you can contact them also and inquiry for details. That is, if you do know them -- otherwise we can also do the inquiry on our end and find out why they are using your email account in the notification of the mentioned form.

     

    Thanks.

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    Answered by MartinJeanJacques on July 12, 2014 at 04:13 AM

    Bonjour,

     

    Je ne connais absolument pas ce studymed.

    Pourquoi utiliserait-il mon adresse Email dans la notification ? Avez-vous trouver le fichier récapitulatif des submissions.

    J'ai reçu depuis le 1er Juillet des mails de  :

    khaoula rahmouni

    maissa hamdi
    Jorgan GUARD
    mejdi gadda
    florent dournayan
    TONGA AGOYAWE Belvia De-lima Dorine
    ANDRIAMAMY RAZANAJATOVO
     
    Apparaissent-ils dans le fichier des submissions de studymed ?
     
    Merci
     
    J.J Martin
     

     

     

     
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    JotForm Support

    Answered by Welvin on July 12, 2014 at 05:08 AM

    Yes, all of the submissions was found on that form.  It so happens that the form has a Send Email after submission logic and your email address: martinjeanjacques42@gmail.com is the recipient. The user who owns that account forgot to modify the form settings.

    The user got the same form as yours because you've shared the form to our form template gallery: http://www.jotform.com/form-templates/formulaire-inscription-2013-2014.

    I've already fixed this. You should not receive any form emails again from unknown users. Our apologies for the back and forth. Thanks to my colleague Jonathan who pointed our the full mail headers.

    Thanks

     

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    Answered by MartinJeanJacques on July 12, 2014 at 05:22 AM

    Bonjour,

    Je vous remercie beaucoup pour toute l'énergie et votre compétence dont vous avez fait preuve pour trouver l'origine du problème et de l'avoir comme vous me l'annoncez résolu.

     

    Cordialement

     

    Thanks very much.

     

    J.J Martin

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    Answered by MartinJeanJacques on July 12, 2014 at 06:05 AM

    J'ai oublié de vous demander , s'il est possible de supprimer la form dans votre  gallery des templates . Celà éviterait des problèmes de ce genre .

     

    Merci

     

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by jonathan on July 12, 2014 at 08:07 AM

    Hi JJ,

    I have now removed your form template in the JotForm Gallery.

    http://www.jotform.com/form-templates/formulaire-inscription-2013-2014

     

    Inform us if there are still issue.

    Thanks!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 12, 2014 at 08:15 AM

    Thanks very much to the  support's team.

    I hope it's the end of my problem.

     

    greetings

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by jonathan on July 12, 2014 at 09:18 AM

    You are quite welcome!

    Please contact us anytime for any other assistance you need.

    Thanks!

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    Answered by MartinJeanJacques on July 21, 2014 at 12:58 PM

    Bonjour,

     

    Je viens de recevoir un mail de confirmation d'inscription à nouveau .Ci-dessous l'original du message .

    Le problème devrait être réglé. Alors pourquoi encore un message ?

     

    Merci

     

    Cordialement

     

    J.J Martin

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    JotForm Support

    Answered by Welvin on July 21, 2014 at 01:09 PM

    Our apologies! Same user (studymed) has a backup of your original form and the user used it again. I have removed your email address to all of the user forms.

    Thanks

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    Answered by MartinJeanJacques on July 22, 2014 at 07:56 AM

    Thanks, i hope it's the end of my problèm.

     

    Greetings

    J.J Martin