مايكروسوفت هي اسم رائد في مجال البرمجيات، وتعتمد أعداد هائلة من الشركات العالمية على حلول الإنتاجية الخاصة بها لإدارة البيانات والمستندات.
في حين أنه لا يوجد نقص في الحلول الصناعية، لا تزال مايكروسوفت الخيار المفضل بين المؤسسات الكبيرة والشركات التقليدية في الصناعات شديدة التنظيم مثل التمويل والرعاية الصحية وما شابه ذلك.
لكن إدخال بيانات النماذج المقدمة إلى تلك الأنظمة غالبًا ما يتطلب عملاً معقدًا أو يدويًا.
لتصحيح هذه المشكلة، يسعدنا أن نعلن عن تكاملات أصلية جديدة مع مايكروسوفت إكسل ومايكروسوفت شير بوينت.
الآن يمكنك إرسال بيانات النماذج المقدمة تلقائيًا إلى مصنفات وجداول إكسل، بالإضافة إلى تخزين الملفات ومستندات PDF في شير بوينت.
لذا إذا كانت مايكروسوفت هي لغة الحب لعملك، فإن هذه التكاملات مصممة لك. 😉
ستساعدك هذه التكاملات الجديدة على إنشاء سير عمل سلس للبيانات في مايكروسوفت وتوفير الكثير من الوقت.
| تدفقات البيانات لمايكروسوفت إكسل وشير بوينت | |
|---|---|
| قبل | بعد |
| تصدير ملفات CSV/XLS يدويًا | مزامنة البيانات تلقائيًا إلى إكسل |
| رفع المرفقات واحدة تلو الأخرى | تسليم فوري للملفات إلى شير بوينت |
| إنشاء المجلدات وتنظيم المستندات يدويًا | سير عمل منظم وقابل للتوسع بأقل جهد |
دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية عمل كل تكامل.
حوّل النماذج المقدمة إلى بيانات قابلة للتنفيذ باستخدام مايكروسوفت إكسل
مصمم خصيصًا لأولئك الذين يديرون بياناتهم وسير عملهم وتقاريرهم وتعاونهم في إكسل، يوفر تكاملنا الجديد
- إضافة النماذج المقدمة الجديدة تلقائيًا كصفوف في أوراق العمل أو الجداول
- إنشاء أوراق عمل/جداول جديدة أو الإضافة إلى الموجودة منها
- ربط حقول النموذج مباشرة بأعمدة إكسل
- إرسال النماذج المقدمة الحالية إلى إكسل أثناء إعداد التكامل
النتيجة هي تنظيم البيانات في الوقت الفعلي والتخلص من العمل اليدوي.
كيفية استخدام تكامل إكسل
- يمكنك الوصول إلى تكامل مايكروسوفت إكسل في منشئ النماذج. حدد الإجراء لحساب إكسل الخاص بك (مصنف جديد، مصنف موجود، جدول جديد، أو جدول موجود).
- في الشاشة التالية، قم بمصادقة حساب مايكروسوفت الخاص بك.
- حدد اسم المجلد/المصنف واسم ورقة العمل والأعمدة لإنشاء مصنف جديد. (إذا كنت تضيف إلى مصنف موجود، فهذه هي الطريقة التي ستربط بها حقول النموذج الخاصة بك بأعمدة إكسل وتبدأ في مزامنة النماذج المقدمة تلقائيًا.)
انقر على حفظ، وستكون جاهزًا للانطلاق.
نظرة عامة على إجراءات إكسل
هناك أربع طرق لمزامنة بيانات النموذج الخاص بك مع إكسل:
- إضافة صف إلى مصنف جديد: هذا هو المثال الموضح أعلاه. مع هذا الخيار، في كل مرة يتم فيها تقديم نموذج جديد، ستتم إضافة البيانات من هذا النموذج المقدم كصف في مصنف إكسل جديد.
- إضافة صف إلى مصنف موجود: مع هذا الخيار، ستتم إضافة كل نموذج مقدم جديد كصف إلى مصنف موجود. في هذه الحالة، يتم إضافة النموذج الجديد المقدم من Brandywine كآخر صف.
هل تعلم؟
عند إعداد إجراءات التكامل الخاصة بك، ربما لاحظت خيار “إرسال النماذج المقدمة الحالية إلى ورقة العمل أو الجدول”. عند تمكين هذا الخيار، ستظهر أي نماذج مقدمة مرتبطة بنموذجك في المصنف/الجدول الذي تحدده.
- إضافة صف إلى جدول جديد: هنا، سيؤدي كل نموذج مقدم جديد إلى إنشاء إدخال في جدول جديد
- جدول إكسل (أو علامة تبويب) داخل مصنفك.
- إضافة صف إلى جدول موجود: تضيف طريقة المزامنة هذه كل نموذج مقدم كإدخال جديد في جدول إكسل موجود.
- نظرًا لأنني حددت خيار “إرسال النماذج المقدمة الحالية إلى الجدول” عندما طابقت أعمدتي وأعددت هذا الإجراء، تظهر النماذج المقدمة السابقة في هذا الجدول أيضًا.
ملاحظة: لهذا الخيار، تحتاج إلى التأكد من أن اسم ورقة العمل فريد لتجنب الكتابة فوق البيانات الموجودة. هذا مهم بشكل خاص لأوراق العمل التي لا تكون منظمة كجداول.
Pro Tip
إذا كان المصنف/الجدول المطلوب مفتوحًا عند إعداد التكامل الخاص بك، فستحتاج إلى إغلاقه قبل حفظ إعداد الإجراء الخاص بك. أيضًا، يتم إدارة ملفات مايكروسوفت إكسل المستخدمة في هذا التكامل من خلال تجربة إكسل المستندة إلى الويب (على سبيل المثال، إكسل للويب)، والتي تتيح لك الوصول إلى جداول البيانات الخاصة بك وعرضها وتحريرها عبر الإنترنت في أي وقت.
حالات استخدام تكامل مايكروسوفت إكسل
سيستفيد أي شخص يحتاج إلى تنظيم وتحليل البيانات من هذا التكامل، لكنه سيجذب بشكل خاص
- فرق المبيعات التي تتتبع العملاء المحتملين (وتحلل بيانات الاتجاهات) في المصنفات المشتركة
- فرق التسويق أو العمليات التي تدير بيانات النماذج المقدمة المنظمة
- محللو البيانات الذين يحافظون على جداول التقارير المباشرة
- المدققون الذين يتوقعون ويضعون نماذج للتوصيات القابلة للتنفيذ
تعرف على المزيد حول كيفية دمج نموذجك مع مايكروسوفت إكسل.
تنظيم ملفات النماذج المقدمة تلقائيًا باستخدام مايكروسوفت شير بوينت
تم تصميم تكامل شير بوينت للفرق التي تعتمد على خدمة التخزين السحابي للتعاون في المستندات والإدارة الداخلية والامتثال. بالإضافة إلى جمع البيانات، يمكنك أيضًا أتمتة تسليم الملفات من النماذج المقدمة الخاصة بك.
مع هذا التكامل، يمكنك
- رفع مرفقات النماذج المقدمة مباشرة إلى شير بوينت
- إرسال ملفات PDF المُنشأة تلقائيًا
- توجيه النماذج المقدمة إلى المواقع/الشبكات الداخلية والمجلدات
- إنشاء مجلدات فرعية تلقائيًا مع كل نموذج مقدم
كيفية استخدام تكامل شير بوينت
- يمكنك الوصول إلى تكامل مايكروسوفت شير بوينت في منشئ النماذج. حدد إجراء النموذج لحساب شير بوينت الخاص بك (إضافة صف إلى قائمة جديدة، إضافة صف إلى قائمة موجودة، أو إرسال ملفات).
- في الشاشة التالية، انقر على الزر للمصادقة على حساب مايكروسوفت الخاص بك. ملاحظة: يتطلب شير بوينت حساب عمل أو مدرسة لدمج بياناتك.
- اختر الموقع الوجهة واسم المجلد/الملف للنماذج المقدمة الخاصة بك (أو الموقع الوجهة والقائمة إذا كنت تضيف صفًا إلى قائمة موجودة)، ثم انقر على حفظ.
نظرة عامة على إجراءات شير بوينت
- إضافة صف إلى قائمة جديدة: استخدمت هذا الخيار في المثال أعلاه. ستتم إضافة كل نموذج مقدم كصف في قائمة شير بوينت جديدة.
- إضافة صف إلى قائمة موجودة: يضيف هذا الخيار كل نموذج مقدم جديد كصف في قائمة شير بوينت موجودة.
- بعد تحديد الموقع الوجهة والقائمة، يمكنني مطابقة أعمدة شير بوينت الخاصة بي مع حقول النموذج المقابلة التي أريد تضمينها.
- بمجرد تقديم النموذج، يتم إضافة الإدخال الجديد بالحقول التي حددتها.
- إرسال الملفات: يمكنك استخدام هذا الإجراء لإرسال الملفات ومستندات PDF تلقائيًا من النماذج المقدمة الخاصة بك إلى مكتبة مستندات شير بوينت محددة.
للعلم، لديك خيار إنشاء مجلد فرعي جديد لكل نموذج مقدم، ولكن في هذا المثال، قمت بإيقاف تشغيل هذا الخيار. ثم أضفت رفع الملفات كـ حقل الرفع.
- عند تقديم النموذج، يتم استيراد ملف PDF مباشرة إلى مجلد المستندات الخاص بي.
حالات استخدام تكامل مايكروسوفت شير بوينت
المؤسسات التي تستخدم عادةً شير بوينت لتخزين المعلومات/المستندات والموارد المشتركة والتعاون الجماعي هي المؤسسات التي تتمحور حول مايكروسوفت والمؤسسات التعليمية. تميل الفرق داخل هذه المؤسسات إلى استخدام شير بوينت بالطرق التالية:
- فرق الموارد البشرية التي تدير مستندات التوظيف
- الفرق الإدارية التي تخزن النماذج المقدمة الداخلية
- فرق الامتثال التي تنظم السجلات ومستندات PDF
- فرق تكنولوجيا المعلومات التي توحد سير عمل المستندات
- فرق إدارة المشاريع التي تركز المواد الترويجية
تعرف على المزيد حول كيفية دمج نموذجك مع مايكروسوفت شير بوينت.
Jotform، مصمم لنظام مايكروسوفت البيئي
مع هذين التكاملين — إكسل لإدارة البيانات المبسطة وشير بوينت لسير عمل المستندات — يمكن للمؤسسات التي تتمحور حول مايكروسوفت إنشاء سير عمل بثقة يبدأ بجمع البيانات وينتهي باتخاذ القرارات التعاونية.
يسعدنا أن نجعل هذه التكاملات المطلوبة بشدة متاحة حتى تتمكن من البدء في مزامنة بيانات النماذج والملفات للأتمتة الشاملة.
تعمل تكاملات Jotform مع إكسل وشير بوينت عبر منتجات أساسية متعددة مثل منشئ النماذج وتواقيع Jotform ومحرر PDF ونماذج PDF الذكية وسير العمل (شير بوينت فقط). سواء كنت بحاجة إلى أتمتة النماذج المقدمة؛ أو تبسيط عمليات نقل الملفات وتخزينها والتوقيع الإلكتروني؛ أو تفعيل الموافقات والخطوات التالية، فلديك إمكانية متوافقة مع HIPAA عبر المنتجات تحت تصرفك.
والشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات التي تحتاج إلى إرسال بياناتها تلقائيًا إلى مايكروسوفت تيمز أو تقويم Outlook أو OneDrive أو Power Automate يمكنها القيام بذلك من خلال نظام Jotform البيئي.
معًا، يربط مايكروسوفت إكسل وشير بوينت منتجات متعددة ورحلات المستخدمين، مع تمكين الامتثال للقوانين واللوائح مثل HIPAA. ابتداءً من اليوم، ستوفر المزيد من الوقت وتقلل المزيد من الأخطاء وتحسن التعاون عبر مؤسستك.
بسّط سير عمل إكسل وشير بوينت من مايكروسوفت باستخدام هذه التكاملات اليوم!
كتابة تعليق: