Automatische Antwort per E-Mail

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    philippdietrich
    Asked on October 13, 2020 at 05:24 AM

    Hallo.

    Wie kann ich eine automatische Antwort per E-Mail verschicken (an den, der das Formular ausgefüllt hat) und darin einen bestimmten Wert des Formulars (Unique ID) erwähnen?

    Viele Grüße,

    Philipp

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    Dagmar_B
    Answered on October 13, 2020 at 11:50 AM

    Hallo,

    Sie können eine automatische Antwort einrichten und in dieser E-Mail alle Felder, die Sie gerne möchten, mit dem Ausfüllenden teilen.

    Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    1. Erstellen Sie ein Automatische Antwort.
    2. Im Formular-Builder auf EINSTELLUNGEN > E-MAILS > Neue E-Mail > automatische Antwort
    3. Dort unter Empfänger legen Sie das Feld mit der EMail des Ausfüllenden aus dem Formular fest.
    4. Speichern
    5. ID-Feld in Antowrt einbauen:
    6. Jetzt müssen Sie den Feldnamen der eindeutigen ID herausfinden.
    7. Dazu gehen Sie auf die Einstellungen des Widgets, dann auf ERWEITERT und dort ganz nach unten bei FELD-Infos finden Sie den eindeutigen Namen des Feldes. Diesen merken Sie sich.
    8. Zurück zur Automatischen Antwort EINSTELLUNGEN > E-MAILS > automatische Antwort. Auf den Stift zum Bearbeiten klicken.
    9. Im Reiter E-Mail könne Sie jetzt das Feld mit der ID zufügen. Es befindet sich nicht in dem Formularfelder DropDown, aber Sie haben ja den Namen im letzten Schritt gemerkt.
    10. Jetzt im Email Body einfach das Feld so aufrufen, wie Sie es gerne wollen . Mit den geschweiften Klammern {FELDNAME}.

    In Bildern sieht die Vorgehensweise in etwa so aus:

    Neue automatische Antwort:

    1602603776_5f85cb00e38f8_

    1602603790_5f85cb0e8c40a_

    1602603880_5f85cb68be94e_


    Eindeutige ID /Unique ID einbauen:

    1. Feldname identifizieren1602603917_5f85cb8de26c4_
    2. Feldname in Email einbauen1602603945_5f85cba9e25da_

    1602603960_5f85cbb820494_


    Ergebnis der Automatischen Antwort:1602604071_5f85cc277ce73_

    Bei weiteren Fragen sind wir weiterhin für Sie da.


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    philippdietrich
    Answered on October 14, 2020 at 08:01 AM

    Hallo Dagmar_B

    Vielen Dank für die ausführliche Antwort. Funktioniert alles super.

    Hier noch zwei weitere Fragen:

    Ich habe das Formular mit asana verbunden und möchte, dass aus jedem ausgefüllten Formular automatisch ein Task erstellt wird.

    Wie kann ich es machen, dass als Titel des asana-Tasks eine Kombination aus mehreren Formularfeldern (Eindeutige ID + Vorname + Name) zugewiesen wird?

    Weiterhin möchte ich, dass abhängig von dem Wert eines Formularfeldes dem asana-Task ein anderer Verantwortlicher (definiert durch E-Mail-Adresse) zugewiesen wird. Wie also kann ich dem Wert des Formularfeldes eine E-Mail-Adresse zuweisen (und diese dann an asana übergeben).

    Viele Grüße,

    Philipp

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    philippdietrich
    Answered on October 14, 2020 at 08:55 AM

    Zu meiner ersten Frage: Mit dem Formularrechner habe ich es geschafft, mehrere Strings miteinander zu verbinden. Aber aus irgendeinem Grund klappt das nicht mit der Eindeutigen ID.

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    Dagmar_B
    Answered on October 14, 2020 at 12:12 PM

    Hallo,

    Ich erarbeite gerade einer Lösung und melde mich wieder, wenn ich Sie Ihnen präsentieren kann.

    Bitte geben Sie mir noch ein wenig Zeit.

    Ich kann Ihnen schon sagen. das die Lösung mit der Email-Weitergabe an asana definitiv mit Bedingungen und Logik funktioniert. Also können Sie hier schon darüber lesen: https://www.jotform.com/help/57-smart-forms:-conditional-logic-for-online-forms


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    Dagmar_B
    Answered on October 14, 2020 at 04:23 PM

    Hallo,

    Hier mein Lösungsansatz.

    Ich vermute, Sie haben vor verschiedene Ansprechpartner zu den drei in der ersten Frage wählbaren Themen zuzuordnen. Das habe ich in der Lösung gemacht.

    Im Formular

    1. Vier neue Felder der Sorte "Kurzer Text" ins Formular holen.
    2. Diese werden später "verborgen", sodass der Ausfüllende sie nicht sehen kann.
    3. Die drei ersten Felder nach den drei Themen benennen. Hier Social Media, SEO und SEA. Jedem dieser Felder einen Standard-Wert in den erweiterten Eigenschaften geben: Dieser Wert ist die E-Mail-Adresse des betreffenden Kollegen
    4. das 4. Feld wird zuständiger Kollege o.ä.(HIER: Neuer Chef des Task) genannt und bleibt für den Moment leer.1602705778_5f875972e081e_

    In den Einstellungen des Formulars

    1. Jetzt wechseln Sie zu den Bedingungen und starten mit dem Wert des Auswahlfeldes und ordnen diesem eine Regel zu.
      WENN Who is it for STIMMT ÜBEREIN MIT Social Media
      DANN kopiere aus dem Feld {Social Media} den Inhalt (E-Mail-Adresse)
      UND FÜGE ES IN Neuer Chef des Task EIN
    2. Diese Regeln erstellen Sie für all drei Möglichkeiten.1602706138_5f875ada5bc4d_


    1602706154_5f875aea2544b_

    Jetzt müssen Sie nur noch das Feld "Neuer Chef des Task" als Task Assignee in Ihrer asana Integration festlegen und der Verantwortliche wird mit seiner E-Mail zugewiesen.


    1602706512_5f875c5006f8f_Um dem Verantwortlichen auch eine EMail zu schicken, können Sie einen neuen Autoresponder einrichten.

    Dieser kann alle Felder auslesen und passt deshalb auf alle drei Möglichkeiten.

    Im Titel können Sie den Namen und die ID Nummer gut angeben dann sieht der Betreffende um was es geht.

    Zum Beispiel das Ergebnis in einer Email:1602706440_5f875c0856c13_

    1. Dafür in den Eigenschaften des Formulars: Zu E-Mails wechseln
    2. neuen Email klicken und NEUE Automatische Antowrt einrichten
    3. Titel festelgen unter "E-Mail"
    4. Als neuen EMpfänger das Feld "Neuer Chef des Task" auswählen.1602706754_5f875d429a58d_

    1602706572_5f875c8c4567e_

    Wenn Sie in der asana Integration NUR die ID als Name weitergeben wird Sie in asana übernommen. Diese ID kann im Formular, und daher auch in den Berechnungen nicht angezeigt werden. Sie taucht bei allem, was das Formular verlässt allerdings auf... Vielleicht muss dann als ersten Schritt der Kollege, der die E-Mail bekommen hat den Titel neu gestalten...

    Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.

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    philippdietrich
    Answered on October 15, 2020 at 07:39 AM

    Wow!

    Ich bin begeistert von dem Tool und dem Kundenservice. Vielen Dank.

    Und falls die ID irgendwann mal für die Berechnung verwendet werden kann, sagt Bescheid.

    Viele Grüße,

    Philipp