Ankündigung von Jotform Tables

Als Tabellenkalkulationsprogramme in den frühen 1960er Jahren auf den Markt kamen, dienten sie als digitale Alternative zu den traditionellen Buchhaltungsbüchern, die zur Aufzeichnung und Berechnung von Zahlen verwendet wurden.

Selbst der englische Begriff “Spreadsheet” (“Tabellenblatt”) ist eine Anspielung auf traditionelle Zeitungen und Zeitschriften, die auf zwei Seiten aufgeklappt und in der Mitte ausgebreitet werden können, um eine große Seite zu bilden.

Obwohl sich Kalkulationstabellen hervorragend zum Speichern und Organisieren von Zahlen und zur Durchführung komplexer Berechnungen eignen, verwenden Menschen auf der ganzen Welt sie heutzutage nicht mehr nur für die Arbeit mit Zahlen. Teams nutzen diese Tools, um Projekte zu verwalten und den Überblick über praktisch alles zu behalten, woran sie arbeiten.

Dies hat jedoch zu einer erheblichen Diskrepanz geführt.

Ohne die Hilfe von Datenintegrationstools war es Teams mit keiner einzigen Softwarelösung möglich, nahtlos ein wirklich anpassbares Datenerfassungstool zu erstellen, ihre Arbeitsbereiche damit zu befüllen und mit ihren Informationen das zu tun, was sie tun wollten.

Jotform Tables ermöglicht es Ihnen, all dies an einem Ort zu tun – und das kostenlos.

Für Jotform ist das Sammeln von Daten nur der erste Schritt. Die eigentliche Arbeit beginnt, nachdem jemand Ihre Online- oder Offlineformulare ausgefüllt hat.

Sobald dies geschehen ist, werden die übermittelten Formularantworten automatisch in Ihrem anpassbaren Arbeitsbereich in Jotform Tables gespeichert. Dort können Sie sie mit dem Jotform PDF Editor in ausgefeilte PDFs umwandeln, mit dem Jotform Report Builder aussagekräftige Berichte erstellen und unter anderem über Jotform Inbox mit den Personen, die Ihre Formulare ausgefüllt haben, in Kontakt treten. Sie können sogar Ihre gesammelten Daten mithilfe der in Jotform Integrationen sofort an Dutzende von anderen Softwaretools senden.

Die Spalten in Jotform Tables bieten nicht nur Platz für viele der Online-Formularfelder in Jotforms Form Builder, sondern Sie können auch neue Spalten in einer Tabelle erstellen, die die Funktionalität von Formularfeldern widerspiegeln. Sie und andere Personen, die Zugriff auf Ihre Tabellen haben, können Informationen direkt in die neue Spalte eingeben, ohne die ursprünglichen Eingabedaten des Formulars zu verändern. Das bedeutet, dass Sie jetzt alle Arten von Daten – von E-Mail-Adressen und Telefonnummern bis hin zu Kundendienstbewertungen und Dateianhängen – in einem einzigen Arbeitsbereich erfassen, verwalten und nachverfolgen können, ohne an die Einschränkungen einer herkömmlichen Tabellenkalkulation gebunden zu sein.

Mit der Aufnahme von Jotform Tables in unser Dienstleistungsangebot ist Jotform nun eine umfassende Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Diese ermöglicht es Ihrem Team, die Arbeit schnell und effizient zu erledigen, ohne sich auf die manuelle Dateneingabe oder andere Software-Tools verlassen zu müssen.

Wie man auf Jotform Tables zugreift

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Formular zu erstellen, und dasselbe gilt für den Zugriff auf Jotform Tables.

Wir wollten es allen Nutzern von Jotform erleichtern, auf Jotform Tables zuzugreifen, unabhängig davon, ob eine Tabelle mit einem ihrer Onlineformulare verknüpft ist.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich in Jotform Tables erstellen möchten, in dem Sie eingereichte Antworten aus einem Ihrer Onlineformulare verwenden, gibt es zwei Möglichkeiten, dies von Ihrer “Meine Formulare”-Seite aus zu tun.

1. Wählen Sie auf der Seite Meine Formulare im Menü Mehr für eines der Formulare in Ihrem Konto die Option Antworten aus.

2. Klicken Sie auf ein Formular in Ihrem Jotform Konto und wählen Sie im Optionsmenü, das oben in der Mitte der Seite Meine Formulare angezeigt wird, die Option Antworten.

3. Rufen Sie die Menüseite Meine Tabellen auf, indem Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Symbol Meine Formulare klicken.

Auf der Seite Meine Tabellen können Sie auch eine neue Tabelle von Grund auf erstellen. Sie können Daten manuell eingeben, Daten aus einer in einem anderen Programm erstellten Datei importieren oder eine unserer Tabellenvorlagen auswählen.

Auf der Seite Meine Tabellen können Sie nicht nur die von Ihnen erstellten Tabellen und/oder für Sie freigegebene Tabellen, verwalten, sondern auch auf einen Blick sehen, wer Zugriff auf Ihre Arbeitsbereiche hat.

Jotform Tables ist weder ein neues Tabellenkalkulationsprogramm noch ein neues Datenbankprogramm. Hinter diesem durchdachten Produkt steckt mehr, als man auf den ersten Blick erwarten würde.

Mit Jotform Tables können Sie nicht nur die eingereichten Formulardaten in einem Tabellenformat organisieren, sondern auch den Fortschritt von Aufgaben verfolgen, einen anpassbaren Arbeitsbereich erstellen und dessen Darstellung festlegen, Daten in einem Bericht visualisieren und komplexe Berechnungen durchführen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Das Beste daran ist, dass Sie all dies simultan tun können, ohne die über Ihre Onlineformulare erfassten Daten zu verändern.

Auch die Kollaboration mit anderen Personen ist mit Jotform Tables möglich. Selbst wenn die Öffnung Ihres Arbeitsbereichs für andere Personen mit einigen Risiken verbunden ist, gibt Ihnen Jotform Tables Sicherheit, da Sie deren Aktionen nachverfolgen und rückgängig machen sowie deren Zugriff jederzeit anpassen können.

Eine Vielzahl praktischer Funktionen macht Jotform Tables zu einem idealen Team-Arbeitsbereich. Wenn Sie uns ein paar Minuten Zeit schenken, erläutern wir Ihnen gerne, wie Sie mehr aus den Daten machen können, die Sie über Ihre Onlineformulare erfassen.

1. Erfassung und Organisation jeder Art von Daten mit gebrauchsfertigen Spaltenarten

Tabellen sind eine großartige Methode, um Daten in einem strukturierten Format zu organisieren, zu überwachen und zu analysieren. Es gibt jedoch ein großes Problem mit ihnen.

Fügt man eine neue, vertikale Spalte hinzu, um Daten an einem gemeinsamen Ort zu klassifizieren, erhält man eigentlich nur eine Gruppe statischer Bereiche – allgemein als Zellen bekannt -, die man mit einfachem Text, Zahlen und nicht viel mehr füllen kann.

Das mag kein großes Problem sein, wenn Ihr Team nur mit Zahlen oder einfachem Text arbeitet, aber was ist, wenn Sie andere Arten von Daten erfassen?

Taxi-, Speditions- oder Lieferdienste können beispielsweise mithilfe einer Tabelle für Fahrer-Bewerbungen den Überblick behalten. Doch was ist, wenn die ausgewählten Bewerber eine Fahrprüfung ablegen müssen und anschließend eine Note erhalten?

In einer typischen Tabellenkalkulation können die Prüfer eine neue Spalte hinzufügen und einen Buchstaben oder einen Wert auf einer fünfstufigen Bewertungsskala eingeben. Dieser visuell unattraktive Prozess kann jedoch unübersichtlich werden, wenn es keinen klaren Berichtsprozess gibt.

Jotform Tables kann den Prozess vereinfachen, indem es jemandem ermöglicht, die Tabelle zu erstellen, sie mit den Daten aus einem Bewerbungsformular für Fahrer zu füllen und eine neue Spalte hinzuzufügen, in der Prüfer 5-Sterne-Bewertungen für jeden Kandidaten abgeben können, der für eine Fahrprüfung ausgewählt wurde.

Insgesamt bietet Jotform Tables ein Dutzend innovativer und attraktiver Möglichkeiten zur Anzeige von Daten in einer Spalte – von Eingaben zur Mehrfachauswahl bis hin zu Checkboxen -, damit Ihr Team die richtigen Informationen eingeben, analysieren, organisieren, verwalten und darauf reagieren kann.

Das Beste daran ist, dass das Einfügen von Daten in diese neu hinzugefügten Spalten nichts an den ursprünglichen Informationen ändert, die über eines Ihrer Onlineformulare gesendet wurden.

2. Steuerung des Arbeitsablaufs mit Tabs und verschiedenen Ansichten

Auf den ersten Blick könnte man Jotform Tables als ein weiteres Tool abtun, mit dem Daten in einem Tabellenformat organisiert, sortiert und angeordnet werden. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Jotform Tabels kann noch viel mehr.

Die Standardansicht der Tabelle, die beim ersten Öffnen von Jotform Tables angezeigt wird, ist nur eine der zahlreichen Möglichkeiten zum Anzeigen, Verwalten, Organisieren und Verfolgen der eingegangenen Informationen aus Ihren Onlineformularen.

Durch Hinzufügen neuer Reiter können Sie verschiedene Datensätze aus dem bereits mit der Tabelle verknüpften Onlineformular oder einem anderen Jotform Formular analysieren, überwachen und organisieren.

Sie können auch Dateien von Ihrem Computer importieren, um eine neue Registerkarte zu füllen. Das gilt auch für Dateien, die in Microsoft Excel erstellt wurden.

 Sie können Ihre importierten Daten in fünf verschiedenen Ansichten – Tabelle, Karten, hochgeladene Dateien, Reporte und Kalender – verwalten, verfolgen, analysieren und organisieren. Diese Ansichten sind so konzipiert, dass sie eine Vielzahl von Arbeitsabläufen ermöglichen. Da Sie mit der Tabellenansicht inzwischen wahrscheinlich gut vertraut sind, werden wir nun ein wenig mehr über die anderen vier Ansichten sprechen und darüber, wie sie Ihren Arbeitsablauf optimieren können.

Kartenansicht

In dieser Ansicht werden alle von Ihnen eingegebenen Formulardaten oder importierten Daten als einzelne Karten angezeigt. Jede Karte stellt einen einzelnen Eintrag in einer Zeile oder eine einzelne Übermittlung von jemandem dar, der das mit der Registerkarte verknüpfte Onlineformular ausgefüllt hat. Die Karten in dieser Ansicht sind nach dem Zeitpunkt der Erstellung oder Einsendung der Informationen geordnet, wobei die neuesten Karten zuerst angezeigt werden.

Wenn Daten aus einem Onlineformular mit einer neuen Kartenansicht in Ihrem Arbeitsbereich verlinkt sind, können Sie bestimmen, welche Antworten auf einzelne Fragen in einer Karte angezeigt und wie sie angeordnet werden sollen.

Hochgeladene Dateien-Ansicht

In dieser Ansicht können Sie problemlos Dateien anzeigen, die über ein Onlineformular erfasst oder direkt in Ihren Arbeitsbereich hochgeladen wurden. Die Ansicht “Hochgeladene Dateien” ist besonders hilfreich für Inspektoren, Designerteams, Wohltätigkeitsorganisationen und Unternehmen, die Bilder oder Dokumente von Kunden, Kollegen, Außendienstmitarbeitern oder Klienten sichten müssen.

Wenn Sie in Ihrem Arbeitsbereich eine Kartenansicht erstellen, die mit einem Onlineformular verlinkt ist, müssen Sie die Frage angeben, mit der die Benutzer aufgefordert werden, eine Datei hochzuladen.

Kalenderansicht

Mit dieser Ansicht können Sie Tabelleneinträge oder Informationen von Personen, die ein Onlineformular ausgefüllt haben, in einer Kalenderansicht anzeigen. Sie können dem Kalender auch manuell neue Einträge hinzufügen und sich einen Überblick über die monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Termine verschaffen. Diese Ansicht ist besonders nützlich, wenn Sie Daten aus Reservierungs-, Planungs-, Buchungs- und Terminformularen in einem Kalender sehen möchten.

Berichtsansicht

Wenn Ihnen diese Ansicht bekannt vorkommt, sind Sie definitiv auf der richtigen Spur. Jotform Report Builder ist ein separates Produkt, das im Wesentlichen dieselbe Funktion wie die Berichtsansicht in Jotform Tables erfüllt.

Um einen reibungslosen Workflow zu schaffen, haben wir die Funktionen des Jotform Report Builders zur Berichterstellung in Jotform Tables integriert. So können Sie in kürzester Zeit eine individualisierbare Präsentation erstellen, ohne den Workspace Ihres Teams verlassen zu müssen.

3. Mit Suchfiltern die gewünschten Informationen ermitteln

Die richtigen Daten zur Hand zu haben, ist der Schlüssel zur Rückverfolgung und Überwachung der Fortschritte in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie jedoch mit einer großen Menge an Daten arbeiten, kann es frustrierend und zeitaufwändig sein, diese einzugrenzen und eine gründliche Analyse durchzuführen.

Jotform Tables kann diesen Prozess vereinfachen und beschleunigen, indem es die Suche innerhalb einer Tabelle so filtert, dass nur die benötigten Daten angezeigt werden. Mit diesen Filtern können Sie steuern, welche Daten angezeigt werden. Übermittelte Daten aus Formularen, die keine spezifischen Antworten auf bestimmte Fragen enthalten, werden aussortiert.

Die Filterfunktion ist flexibel; Sie können mehrere Filter auf Ihre Suchen anwenden. Da diese Funktion in allen fünf Ansichten verfügbar ist, können Sie Daten entsprechend Ihren Vorgaben in dem Workspace verfolgen, überwachen und analysieren, der den Bedürfnissen Ihres Teams entspricht.

4. Einfaches Auffinden und Analysieren der eingesandten Daten nach Datum

Es kann vorkommen, dass Sie Daten aus einem bestimmten Zeitraum analysieren, bewerten oder überprüfen müssen.

So können Sie beispielsweise ausschließlich online eingereichte Bewerbungen auswerten, die vor einem bestimmten Datum ausgefüllt und eingereicht wurden.

Mit Jotform Tables können Sie genau das tun, indem Sie die Antworten auf eingereichte Formulare herausfiltern, die bestimmte zeitliche Vorgaben nicht erfüllen.

Ganz gleich, ob Sie zeitliche Abschnitte analysieren, um festzustellen, wie viele Personen an bestimmten Tagen Bewerbungsformulare eingereicht haben, oder ob Sie eine Annahmeschlusszeit für diese festlegen, Jotform Tables kann die von Ihrem Team benötigten Daten ermitteln, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

5. Nahtloses teilen einer Tabelle mit Ihrem Team

Im Englischen gibt es das Sprichwort “there is no ‘I’ in team” (“Es gibt kein ‘Ich’ in Team”). Es ist äußerst wichtig bei Projekten, die eine intensive Kooperation im Team erfordern, wie z. B. Kampagnen, Initiativen, Spendenaktionen, Markteinführungen und Eröffnungen, an einem Strang zu ziehen.

Dies kann jedoch ohne einen zentralen Onlinearbeitsbereich, auf den Sie und Ihre Kollegen jederzeit zugreifen können, schwierig sein. Und wenn Sie keine Kontrolle darüber haben, was Ihre Kollegen innerhalb des Arbeitsbereichs tun können, wird die Sache noch schwieriger.

Mit Jotform Tables können Sie einen individuell anpassbaren Workspace erstellen und freigeben. Dabei behalten Sie die Kontrolle über die Zugriffsrechte der einzelnen Personen und können so den Anforderungen Ihres Teams gerecht werden.

Da ein Jotform Tables Workspace und alle darin erstellten Registerkarten über einen Link oder eine benutzerdefinierte Einladung per E-Mail gemeinsam genutzt werden können, dauert es nur wenige Sekunden, bis jeder in Ihrem Team auf dem neuesten Stand ist.

Mit Jotform Tables können Sie festlegen, wer auf Ihren Workspace zugreifen kann, was er dort tun kann und wann sein Zugriff gesperrt werden soll.

Sie können den Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich verwalten, indem Sie die Rolle einer bestimmten Person ändern, überwachen, ob E-Mail-Einladungen geöffnet wurden, oder sogar jemandem den Zugang ganz entziehen.

 6. Überwachen oder Aufheben von Änderungen an Ihrer Tabelle

Jemandem den Zugang zu Ihrem Workspace zu überlassen, ist vergleichbar mit der Übergabe der Schlüssel zu Ihrem Fahrzeug.

Sie vertrauen darauf, dass diese Person das Auto fahren kann, haben aber vielleicht ein wenig Angst, dass sie unterwegs in einen Unfall verwickelt wird. Genauso vertrauen Sie Ihren Kollegen und gewähren ihnen Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich, möchten aber nicht, dass irgendwann Fehler auftreten.

Mit Jotform Tables brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen.

Wenn Sie etwas sehen, das in Ihrem Workspace nicht richtig aussieht, können Sie mit Jotform Tables ganz einfach die Änderungen anzeigen, sehen den Zeitpunkt dieser, und wer sie vorgenommen hat.

Mit Jotform Tables können Sie sogar alle unerwünschten Änderungen rückgängig machen, indem Sie zu einer zuvor gespeicherten Version zurückkehren.

Diese Sicherheitsvorkehrungen tragen dazu bei, dass Ihr Workspace nicht beeinträchtigt wird, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen und aufatmen können.

7. Verwenden Sie Formeln für komplexe Berechnungen

Bestimmte Dinge im Leben lassen sich besser von Hand erledigen, aber komplexe Berechnungen gehören nicht dazu.

Das Lösen einfacher mathematischer Probleme mit dem Taschenrechner und die manuelle Eingabe der Antworten in ein Projektmanagement- oder Teamkollaborationstool ist reine Zeitverschwendung. Dieses Verfahren öffnet außerdem unnötigen Eingabefehlern Tür und Tor und kann letztlich zu einer Behinderung Ihres Arbeitsablaufs führen.

So müssen Sie beispielsweise die Arbeitsstunden von Mitarbeitern, Freiwilligen oder Auftragnehmern berechnen, sobald ein Arbeitsnachweisformular online ausgefüllt worden ist. Anschließend müssen Sie die Höhe der Vergütung für jede einzelne Person ermitteln.

Es kann Stunden dauern, die Zahlen manuell zu berechnen und in eine Tabelle einzugeben. Das könnte wiederum zu Verzögerungen bei den Auszahlungen führen, die erforderlich sind, damit die Mitarbeiter ihre Rechnungen bezahlen können.

Jotform Tables kann diesen Prozess beschleunigen und das Schreckgespenst der manuellen Dateneingabe beseitigen, indem komplexe Berechnungen automatisch in einer neu hinzugefügten Spalte innerhalb einer Tabelle durchgeführt werden.

Beim Erstellen der neuen Spalte erstellen Sie einfach eine Formel oder Gleichung, die Werte aus anderen Spalten der Tabelle sowie mathematische Funktionen und Basisoperatoren, einschließlich derer für Multiplikation, Division, Addition und Subtraktion, verwendet.

In unserem Blog erfahren Sie mehr über die komplexen Funktionen von Jotform Tables, die es Ihrem Team ermöglichen, mehr mit Ihren Formulardaten zu tun, wie z. B. das Einrichten komplexer Formeln, Lookups, Rollups und Zähler.

8. Genießen Sie alle Vorteile von Jotform Tables, ohne ein Formular zu verlinken

Jotform Tables gehört zur Jotform Servicesuite und funktioniert am besten, wenn es mit einem Onlineformular verbunden ist.

Denn die Daten, die die Nutzer beim Ausfüllen eines Onlineformulars angeben, werden automatisch verwendet, um die mit dem Formular verknüpfte Tabelle aufzufüllen.

Bei der Entwicklung von Jotform Tables im Jahr 2018 bestand eines unserer Ziele darin, ein umfassendes Tool für das Projektmanagement, die Datenanalyse und die Zusammenarbeit im Team zu schaffen. Das Tool sollte auch ohne Verknüpfung mit einem Onlineformular verwendet werden können.

Wir setzen diese Idee in die Tat um, indem wir allen Jotform Nutzern den Zugriff auf Jotform Tables über die neue Meine Tabellen Seite ermöglichen, wo sie einen Arbeitsbereich für ihr Team erstellen können, der nicht mit einem Onlineformular gekoppelt ist.

Sie können nicht nur eine leere Tabelle öffnen, die manuell ausgefüllt werden muss, sondern auch eine unserer mehr als 250 Tabellenvorlagen verwenden, um einen Vorsprung zu erhalten. Alternativ können Sie Daten aus einer Datei importieren, die nicht in Jotform erstellt wurde.

Während der fast drei Jahre, die wir mit der Entwicklung und Optimierung von Jotform Tables verbracht haben, haben wir umfangreiche Nachforschungen angestellt. Dabei haben wir herausgefunden, wie die Nutzer von Jotform dieses vielseitige und robuste Tool am besten nutzen.

Wir haben festgestellt, dass Jotform Tables den Teams bei der Verwaltung, Analyse und Zusammenarbeit in einer Vielzahl von Projekten helfen kann. Das reicht von der Budgetplanung über die Planung von ehrenamtlichen Mitarbeitern bis hin zum Onboarding von Kunden und der Erfassung von Inventar.

Diese Arbeitsabläufe in der Praxis haben unser Team von talentierten Designern und Textern dazu inspiriert, mehr als 250 Tabellenvorlagen zu erstellen. Diese geben Ihrem Team einen Vorsprung bei der individuellen Gestaltung Ihres Arbeitsbereichs, unter anderem die folgenden:

• Bilanzvorlage
• Vorlage für einen Stundennachweis für Mitarbeiter
• Vorlage für eine Spendenliste
• Vorlage für ein Fahrtenbuch
• Vorlage für Problemverfolgung
• Vorlage für einen Rekrutierungstracker
• Vorlage für einen Spendenkalender

Wenn Sie einige dieser Designs verwenden oder sich inspirieren lassen möchten, schauen Sie sich unsere umfangreiche Bibliothek der Tabellenvorlagen an. Sie können sogar die Vorlage Ihres Teams zu unserer Galerie der Tabellenvorlagen hinzufügen, indem Sie sie mit uns teilen.

Als Komplettlösung bietet Jotform Tables zahlreiche praktische Funktionen, die Ihrem Team bei der Zusammenarbeit, der Datenanalyse, der Erfolgskontrolle, der Organisation von Daten und der effektiven Projektabwicklung helfen.

Wir haben ein erstklassiges Produkt geschaffen, das so einfach wie komplex sein kann. Dennoch wird es wahrscheinlich Zeiten geben, in denen Sie ein wenig Hilfe benötigen, um den richtigen Arbeitsbereich für Ihr Team zu schaffen.

Zu diesem Zweck haben wir eine Reihe von Hilfsanleitungen erstellt, die Sie durch einige der wichtigsten Funktionen von Jotform Tables führen und alle noch offenen Fragen dazu beantworten, wie z. B.

• Wie man Daten in Jotform Tables importiert
• Wie man gelöschte Einträge in Jotform Tabels wiederherstellt
• Wie man Daten aus anderen Formularen in Jotform Tables abruft
• Wie man eine leere Registerkarte in Jotform Tables erstellt
• Wie man verschiedene Ansichten zu Jotform Tables hinzufügt
• Wie man die Art der Ansicht in Jotform Tables ändern kann
• Wie man verschiedene Filter verwendet, um seine Daten in Jotform Tables zu verwalten
• Wie man Jotform Tabels freigibt und mit anderen Personen zusammenarbeitet
• Wie man die Änderungen in Ihren Jotform Tabellen sehen kann (“Änderungsverlauf”)
• Wie man mit Jotform Tabels Formulare anzeigen, zuweisen und bearbeiten kann
• Wie man Spalten in Jotform Tables hinzufügt und organisiert
• Wie man Spalten in Jotform Tables ein- und ausblendet
• Wie man Einträge in Jotform Tabels druckt
• Wie man automatisierte Berichte in Jotform Tables erstellt
• Wie man in Jotform Tables nach einzelnen oder mehreren Auswahloptionen gruppiert
• Wie man Spalten in Jotform Tables fixiert und wieder loslöst

Man sagt oft, dass großartige Dinge Zeit brauchen, und Jotform Tables ist keine Ausnahme von dieser Regel.

Die Idee für Jotform Tables entstand bereits vor fast drei Jahren.

Damals versuchten unsere Teams, ein häufiges, aber komplexes Problem zu lösen. Viele der Unternehmen, die Jotform verwenden, erstellten Onlineformulare, nutzten sie zum Sammeln von Daten. Die gesammelten Daten wurden dann entweder heruntergeladen oder über unsere Integrationen mit anderen Softwaretools verarbeitet.

Uns wurde klar, dass dieser segmentierte Arbeitsfluss nicht nur umständlich, sondern auch ineffizient und wahrscheinlich teuer war. Denn die Teams mussten separate Softwarelösungen erwerben. Noch wichtiger war, dass wir wussten, dass Jotform dieses Problem lösen konnte.

Unsere Produktteams begannen den Brainstorming-Prozess mit der Entwicklung erster Prototypen einer neuen, tabellenähnlichen Seite, die alle eingereichten Informationen für ein bestimmtes Formular anzeigen konnte.

Nach dem Vergleich von Notizen, dem Austausch von Ideen und dem Sammeln von Feedback entwickelten unsere Produktteams mehrere Kernziele für das, was später zu Jotform Tables werden sollte. Unter anderem stellten wir uns Jotform Tables als ein Produkt vor, das es den Benutzern von Jotform ermöglichen sollte

• Jotform als Standardlösung für das Sammeln, Verwalten und Analysieren von Daten ohne die Hilfe anderer Softwaretools zu nutzen
• Ihre Daten durch erweiterte Funktionen einfach zu verwalten, zu analysieren, zu bearbeiten und zu teilen
• dieses neue Tool zu nutzen, ohne es mit einem Online-Formular zu verlinken oder ein Formular zu erstellen

Die Entwicklungsarbeit an Jotform Tables begann offiziell im April 2018. Im Laufe der Zeit und der Verbesserung der Produktfunktionen sahen wir das Potenzial, eine Komplettlösung für das Datenmanagement zu schaffen.

Frühe Versionen von Jotform Tables zeigten die eingereichten Daten nur für ein einziges Formular an. Aktualisierungen ermöglichten es schließlich den Jotform-Benutzern, Registerkarten hinzuzufügen und verschiedene Datensätze – mit eingereichten Daten aus demselben Formular oder anderen Formularen – in separaten Registerkarten zu analysieren.

Wir haben auch erkannt, dass unser ursprüngliches Rasterformat nicht immer gut für die Benutzer von Jotform geeignet war, die ihre Daten in einem anderen Format anzeigen wollten.

Auch wenn das Bestreben, neue Maßstäbe zu setzen, eine wichtige Rolle bei der Entwicklung von Jotform Tables gespielt hat, haben wir nie die Notwendigkeit aus den Augen verloren, ein qualitativ hochwertiges Produkt zu schaffen. In den letzten zwei Jahren wurden bei 15 separaten Qualitätssicherungstests für unsere Funktionen 459 Probleme festgestellt, die schließlich behoben wurden.

Aber die eigentliche Herausforderung begann, als wir uns an die Nutzer von Jotform wandten. 

Wir begannen mit dem Test von Jotform Tables, indem wir 10.000 bestehenden Anwendern von Jotform Zugang zu dem neuen Produkt gaben.

Später erweiterten wir diese Testgruppe, indem wir täglich 5 Prozent der neuen Jotform-Nutzer Zugang zu Jotform Tables gewährten und diese Rate bis zur offiziellen Markteinführung im Oktober 2020 auf 20 Prozent erhöhten. Bis dahin hatten etwa 95.000 dieser Nutzer Jotform Tables mindestens einmal verwendet.

Außerdem befragten unsere User-Experience-Forscher 108 Jotform-Nutzer, um mehr darüber zu erfahren, wie sie Jotform Tables nutzen und was es noch besser machen könnte.

Dabei entdeckten sie Geschäfte, Organisationen, Unternehmen und Teams, deren Bedürfnisse genauso einzigartig waren wie unser neues Produkt, darunter

• Ein Onlineversicherungsunternehmen, das Jotform Tables verwendet, um eingehende Antworten auf eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit zu überwachen und zu verfolgen
• Ein Professor in Südkorea, der Jotform Tables zur Verwaltung von Studentenreservierungen, für das Englisch-Café an der Hanseo-Universität verwendet
• Eine Organisation für nachhaltige Entwicklung in Indien, die Jotform Tables zur Überwachung und Verfolgung von Projektfinanzierungsanträgen von ländlichen Organisationen und Landarbeitern einsetzt
• Ein großes Immobiliendienstleistungsunternehmen, das Jotform Tables zum Überwachen, Überprüfen und Herunterladen von Designvorschlägen verwendet, die ihm für Bildungsveranstaltungen vorgelegt werden
• Der Knoxville Football Club in Tennessee verwendet Jotform Tables, um eingehende Informationen aus Turnieranmeldungen und Verzichtserklärungen, die von Trainern bzw. Spielern eingereicht wurden, zu überwachen, zu überprüfen und zu verfolgen.

Das Problem war, dass viele dieser Jotform-Benutzer ihre gesammelten Daten herunterluden oder sie an Softwaretools von Drittanbietern schickten, die sie zur Analyse, Visualisierung und Weitergabe der Informationen an Kollegen verwenden konnten.

Diese Erkenntnisse haben uns dazu veranlasst, Funktionen zu entwickeln, die nicht nur diese Lücken im Service von Jotform schließen, sondern auch ein besseres Produkt entwickeln, das mehr als nur eine Kalkulationstabelle ist.

Genauer gesagt hat uns das Feedback der Jotform Nutzer geholfen, Funktionen in Jotform Tables zu entwickeln, die es Ihnen ermöglichen

• Die Datensätze auszuwerten, zu analysieren und nachzuverfolgen oder separate Aufgaben in einem einzigen Arbeitsbereich auszuführen, indem sie Registerkarten hinzufügen.
• Zu steuern, wie die Daten in neuen Registerkarten angezeigt, präsentiert und angeordnet werden, indem sie verschiedene Ansichten erstellen
• Ihren Arbeitsbereich für andere Personen freizugeben und zu kontrollieren, was diese damit machen können und wie lange sie darauf zugreifen können
• die Daten zu isolieren, auf die sie sich konzentrieren möchten, indem sie mehrere Filter auf ihre Tabelle anwenden, einschließlich spezifischer Antworten auf bestimmte Fragen
• Daten zu importieren, die nicht aus Onlineformularen stammen, um eine neue Registerkarte innerhalb eines Arbeitsbereichs zu füllen
• Die Integrität Ihrer Daten zu bewahren, indem Sie Änderungen, die von anderen Personen in Ihrem Arbeitsbereich vorgenommen wurden, überprüfen, überwachen und schnell rückgängig machen können
• Daten zu neuen Spalten oder Zeilen in einer Kalkulationstabelle hinzuzufügen, ohne die von den Befragten des Onlineformulars bereitgestellten Originaldaten zu beeinträchtigen

Die Version von Jotform Tables, die Sie heute sehen, ist das Ergebnis von mehr als zwei Jahren Forschung, Entwicklung und Anregungen von Benutzern von Jotform auf der ganzen Welt. Diese inspirieren uns immer wieder dazu, die Art und Weise, wie Arbeit stattfinden sollte, neu zu bewerten.

Unabhängig davon, wie Ihr Schreibtisch im Moment aussieht oder wie Ihre Browser-Tabs auf Ihrem Computerbildschirm angeordnet sind, hat es wahrscheinlich eine gewisse Systematik.

Wir organisieren, kategorisieren und klassifizieren praktisch alles – von chemischen Elementen im Periodensystem bis hin zu Restaurant-Reservierungen -, weil wir ein angeborenes Bedürfnis haben, eine Form von erkennbarer Ordnung zu schaffen und die Welt um uns herum besser zu verstehen.

Seit Jahrzehnten sind Tabellenkalkulationen die bevorzugte Lösung für Teams, die alle Arten von Daten organisieren, verwalten, analysieren und austauschen müssen. Aber es gibt Situationen, in denen sie für Ihr Team einfach nicht ausreichen.

Tabellenkalkulationen können zwar komplexe Berechnungen durchführen und große Datenmengen verwalten, aber sie bieten keine unkomplizierte Möglichkeit für Teams, Daten zu sammeln, ihre Arbeitsbereiche mit ihnen zu füllen und sie zu verwalten.

Jotform schließt diese Lücke, indem es Ihnen ermöglicht, einen nahtlosen Arbeitsablauf auf einer einzigen Plattform zu erstellen. Sobald Sie ein benutzerdefiniertes Onlineformular erstellt und freigegeben haben, können Sie alle eingereichten Antworten sofort in Jotform Tables anzeigen, organisieren, verwalten, analysieren und freigeben.

Mit Jotform Tables können Sie auch Ihren Arbeitsbereich anpassen, indem Sie neue Ansichten hinzufügen und abgegebene Antworten aus anderen Onlineformularen zum Auffüllen einer neuen Registerkarte verwenden. Sie können sogar Zeilen und Spalten in einer Tabelle hinzufügen oder ausblenden sowie neue Informationen in Ihren Arbeitsbereich eingeben, ohne die Integrität der über Ihre Onlineformulare erfassten Daten zu gefährden.

Obwohl ein Arbeitsbereich über eine individualisierbare Einladung per E-Mail oder einen zugehörigen Link für jedermann freigegeben werden kann, verfügt Jotform Tables über Sicherheitsvorkehrungen. So können Sie überwachen, wer Zugriff auf Ihre Daten hat und festlegen, was diese Personen damit tun können und wie lange sie darauf zugreifen dürfen.

Jotform Tables macht es Ihnen auch leicht, die an Ihrem Arbeitsbereich vorgenommenen Änderungen nachzuvollziehen und alle Änderungen rückgängig zu machen.

Mit all diesen integrierten Funktionen definiert Jotform Tables die Zusammenarbeit im Team, das Projektmanagement und die Produktivität neu.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, probieren Sie Jotform Tables aus! Entdecken Sie, wie wir Teams auf der ganzen Welt helfen, mit weniger Aufwand effizienter zu arbeiten.