Générer une facture à partir d’un formulaire de commande

Si quelqu’un évoque devant vous le concept de garder une trace écrite, ou de produire une preuve papier, quelle est la première chose qui vous vient à l’esprit ?

Des morceaux de documents placés dans des dossiers, empilés les uns sur les autres ou dans des classeurs mal rangés?  Vous êtes certainement très près de la réalité.

L’outil de génération de factures de Jotform offre un moyen simple d’envoyer automatiquement une facture à vos clients dès qu’ils passent une commande et de la payer via votre formulaire de carte bancaire en ligne.

Cet outil est inclus dans toutes les intégrations de paiement de Jotform, soit plus de 30 passerelles de paiement, y compris PayPal Business, Square, Stripe et Authorize.Net.

De nombreuses entreprises utilisent encore des méthodes de comptabilité du 20e siècle pour documenter les transactions, générer des factures, tout organiser et archiver pour référence future.

Le problème est qu’il est parfois compliqué de créer des documents papier, de les imprimer et de les classer. Avec le temps et le volume, les documents papier peuvent être facilement perdus, en plus d’envahir votre espace.

L’outil de génération de factures de Jotform peut faire entrer votre entreprise dans le 21e siècle et éliminer une grande partie du papier de votre flux de travail.

L’outil de génération de facture récupère automatiquement les informations des commandes soumises et crée une facture numérique qui indique quand une commande a été passée, le montant payé et qui a effectué l’achat. Vous pouvez même personnaliser les factures qui seront envoyées aux clients en ajoutant un message personnalisé, le logo de votre entreprise et un numéro de référence unique qui facilite le suivi.

Une fois votre facture configurée, Jotform vous permet d’avoir une idée de ce à quoi ressemblera le document numérique en l’ouvrant dans l’éditeur PDF de Jotform.

Vous pouvez ajouter automatiquement des factures aux emails de notification que vous envoyez à certains de vos collègues ou à des emails générés par autorépondeur que vous envoyez aux clients qui passent une commande via votre formulaire en ligne.

Vous pouvez configurer et personnaliser les emails d’autorépondeur et les emails de notification en cliquant sur l’onglet Paramètres en haut du générateur de formulaires et en sélectionnant Emails dans les options.

Les factures ne peuvent être générées que si vous utilisez une intégration de processeur de paiement avec un formulaire à carte bancaire en ligne, un formulaire de paiement ou un formulaire de commande via lequel vous vendez des produits ou des abonnements. Les factures ne peuvent pas être générées si vous collectez des dons ou si vous sélectionnez l’option Montant défini par l’utilisateur dans le menu Paramètres de paiement, qui permet aux répondants du formulaire de décider du montant qu’ils souhaitent payer.

Accéder à l’outil de génération de factures

1. Une fois que vous avez sélectionné une passerelle de paiement et que vous l’avez intégrée à votre formulaire en ligne, cliquez sur l’icône Paramètres de paiement à côté du champ de paiement.

2. Déterminez comment vous souhaitez collecter les paiements et sélectionnez les options de paiement correspondantes avant de cliquer sur Continuer en bas du menu Intégration.

3. Cliquez sur l’onglet Facture dans le menu Paramètres de paiement et utilisez le bouton Oui-Non pour activer les factures pour toutes les commandes passées via votre formulaire.

4. Utilisez le menu d’options qui apparaît pour personnaliser votre facture et paramétrer les informations que vous souhaitez inclure.

Conclusion

Se reposer sur des documents papier pour effectuer un suivi comptable peut vite devenir un cauchemar.

L’outil de génération de factures de Jotform vous permet de créer un flux de travail de comptabilité sans papier et de simplifier la création, le partage ou l’organisation des traces d’achats.

Étant donné que les informations sont automatiquement extraites des commandes soumises pour générer automatiquement des factures, vous n’avez même pas à vous soucier d’effectuer un travail supplémentaire.

Ne laissez plus le papier envahir votre espace de travail !

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