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Dropbox, c’est quoi ?

De nombreuses personnes et entreprises ont besoin de disposer d’un moyen simple de synchroniser des fichiers sur plusieurs appareils et de partager des fichiers volumineux avec d’autres. Elles peuvent également souhaiter sauvegarder leur travail dans un cloud au cas où leur appareil principal tomberait en panne où serait volé, par exemple. Utiliser un service comme Dropbox permet de satisfaire à ces deux aspects, grâce à un système qui fournit à la fois un espace de stockage mais aussi une sauvegarde cloud pour les fichiers importants.

Mais concrètement, Dropbox, c’est quoi ? Il s’agit d’une plate-forme de partage de fichiers et de stockage cloud très simple d’utilisation. Il suffit de simplement créer un compte, télécharger une application sur votre ordinateur ou votre appareil mobile et déplacer vos fichiers dessus pour les sauvegarder.

Vous pouvez accéder à Dropbox et aux fichiers que vous y avez enregistrés à partir de n’importe quel appareil doté d’un navigateur web. Dropbox offre 2 Go de stockage gratuit ; vous pouvez passer à un forfait payant si vous avez besoin de davantage. Mais selon la façon dont vous prévoyez d’utiliser Dropbox, vous n’aurez peut-être même pas besoin d’investir dans un abonnement payant.

Bien qu’il existe de nombreux services cloud parmi lesquels choisir, Dropbox est assez simple à utiliser, même pour les utilisateurs que la technique rebute. Vous allez trouver dans ce guide les bases de l’utilisation de Dropbox pour votre entreprise ou pour un usage personnel, y compris :

  1. Un aperçu général des cas d’utilisation de Dropbox et de son fonctionnement, ainsi qu’un aperçu des types de personnes et d’entreprises qui l’utilisent.     
  2. Le niveau de sécurité de Dropbox. Même si les services cloud dans certains cas sont plus sécurisés que votre propre disque dur, de nombreuses personnes ont encore des réticences à les utiliser, en particulier celles qui n’ont pas l’habitude d’utiliser des cloud. Nous allons parler du chiffrement utilisé par Dropbox et de la manière dont il permet la conformité HIPAA .     
  3. Fonctionnalités de Dropbox – y compris les fonctionnalités de partage de fichiers, de stockage de fichiers et de sauvegarde de fichiers, ainsi que ses capacités de contrôle de version et de gestion de fichiers.     
  4. Applications de bureau et mobiles Dropbox. Il est possible d’accéder à Dropbox sur votre ordinateur et sur les appareils mobiles. Nous allons vous montrer comment configurer Dropbox sur votre bureau ainsi que sur les appareils iOS et Android.     
  5. Qu’est-ce que Dropbox Business ? Pour les entreprises qui ont besoin de plus de 2 Go de stockage ou de plus de fonctionnalités que ce que propose la version gratuite, nous discuterons de ce que Dropbox Business peut faire et de la manière dont cela peut s’intégrer à d’autres applications pour offrir plus à votre entreprise.     

Si vous êtes prêt à en savoir plus sur ce qu’est Dropbox et son fonctionnement, ce guide vous aidera à démarrer et à tirer le meilleur parti possible de Dropbox.

Comment utiliser Dropbox

Dropbox est un excellent outil pour le stockage, le partage et la sauvegarde de fichiers. Il vous permet de faire un suivi de projets, de collecter vos notes et d’attribuer des tâches. Même la version gratuite de Dropbox, Dropbox Basic, offre beaucoup d’espace de stockage et permet d’envoyer des fichiers volumineux à n’importe qui via un lien.

Les fonctionnalités de travail collaboratif sont comparables à celles que vous trouverez dans les services cloud de niveau entreprise. Si vous recherchez un système de travail collaboratif à associer avec votre stockage de fichiers, Dropbox est excellent pour débuter.

L’une des raisons pour lesquelles Dropbox est si largement utilisé par les entreprises et les particuliers est qu’il est pratique. Vous pouvez accéder à vos fichiers sur votre ordinateur ou sur un appareil iOS ou Android. Même si vous ne disposez pas de l’application, vous pouvez toujours vous connecter à Dropbox via un navigateur web et accéder à vos fichiers, ce qui est très utile si vous voyagez (ou si votre ordinateur ne fonctionne pas).

Dropbox est également assez simple à utiliser. Si vous avez l’habitude d’utiliser l’explorateur de fichiers Windows, l’interface de Dropbox vous semblera familière. En fait, sur votre ordinateur de bureau, l’application Dropbox se fond directement dans l’explorateur de fichiers Windows afin que vous puissiez accéder à vos fichiers sur Dropbox aussi facilement que vous le feriez avec un fichier sur votre disque dur. Vous pouvez également déplacer des fichiers vers votre Dropbox par simple glissé-déposé.

Comment fonctionne Dropbox ?

Dropbox propose une variété de services que vous pouvez utiliser, du téléchargement de fichiers à leur envoi à des tiers, en passant par le stockage de fichiers en ligne.

Pour utiliser Dropbox, il suffit de créer un compte et de téléverser des fichiers. Vous pouvez utiliser l’application de bureau pour synchroniser les fichiers du disque dur de votre ordinateur vers Dropbox (sujet abordé au chapitre 5 de ce guide). Vous pouvez également téléverser vos fichiers à l’aide de votre navigateur web.

Une fois que vous avez téléversé vos fichiers, ils sont automatiquement enregistrés. La version gratuite de Dropbox vous offre 2 Go de stockage. Les utilisateurs d’entreprise peuvent choisir d’augmenter leur capacité de stockage autant que nécessaire, jusqu’à plus de 5 To.

Sur votre ordinateur de bureau, Dropbox crée un dossier de fichiers pour vos documents. Vous pouvez déplacer des documents importants par simple glissé-déposé dans ce dossier afin qu’ils soient automatiquement sauvegardés, ou vous pouvez utiliser votre dossier Dropbox comme disque dur distinct. Par exemple, un webdesigner indépendant peut créer un compte Dropbox pour stocker tous ses projets actifs afin de pouvoir les sauvegarder automatiquement et les partager avec ses clients pour approbation.

Vous pouvez également télécharger vos fichiers et y accéder via l’application mobile Dropbox. De plus, vous pouvez téléverser des fichiers directement à partir d’un navigateur mobile ou enregistrer des photos sur votre Dropbox. C’est pratique si vous êtes en déplacement professionnel et que vous voulez un moyen rapide de faire une copie de vos reçus pour vos dépenses, par exemple. Nous verrons comment utiliser Dropbox sur un appareil mobile dans le chapitre 5.

Lorsque vous souhaitez accéder à vos fichiers, vous pouvez utiliser l’application Dropbox sur votre bureau, ouvrir le dossier Dropbox dans l’explorateur de fichiers Windows ou télécharger les fichiers depuis Dropbox via un navigateur web. Si vous utilisez un appareil mobile, vous pouvez accéder à vos fichiers à partir du navigateur web de l’appareil ou via l’application iOS ou Android.

Si vous apportez des modifications à un fichier, elles sont automatiquement enregistrées dans Dropbox et le fichier est mis à jour sur tous vos appareils. Par exemple, si vous apportez des modifications à un document Word dans un dossier Dropbox partagé, le fichier sera automatiquement mis à jour. Vous pouvez également modifier des fichiers directement dans un navigateur web, les modifications sont automatiquement enregistrées dans Dropbox.

Vous pouvez partager les fichiers que vous avez enregistrés dans Dropbox afin que d’autres puissent les afficher et les télécharger. (Vous pouvez trouver des instructions sur la façon de partager des fichiers à l’aide des applications de bureau et mobiles ainsi que du site web Dropbox ici.) C’est très pratique si vous travaillez avec d’autres personnes sur un projet ou si vous avez simplement besoin de partager un gros fichier qui ne peut pas être envoyé par email.

Nous aborderons plus en détail les fonctionnalités de Dropbox et leur utilisation dans le chapitre 4.

Qui utilise Dropbox?

Les particuliers comme les entreprises utilisent Dropbox ; depuis les grandes entreprises qui fonctionnent sur les forfaits Entreprise afin de bénéficier des fonctionnalités de travail collaboratif et de partage de fichiers aux entrepreneurs individuels qui ont cherchent simplement un endroit sécurisé pour stocker des documents importants en cas de panne de leur ordinateur. Dropbox compte actuellement plus de 600 millions d’utilisateurs enregistrés dans 180 pays.

Dropbox a été lancé à l’origine comme un moyen de synchroniser des fichiers entre appareils, car le cofondateur et PDG Drew Houston oubliait régulièrement d’apporter des clés USB avec lui. Après la mort de son disque dur, il a commencé à travailler sur un service qui pouvait stocker et sauvegarder ses fichiers, puis a ensuite pu le transformer en un produit destiné au grand public.

De nombreuses personnes utilisent Dropbox pour leurs fichiers personnels, soit pour les sauvegarder, soit pour y accéder depuis n’importe quel appareil. Elles utilisent également Dropbox pour partager des fichiers, comme des vidéos, avec des amis et des membres de leur famille.

Dans les petites entreprises, les travailleurs occasionnels et les personnes qui travaillent seules créent souvent des comptes Dropbox pour enregistrer leurs projets actifs et leurs fichiers importants : par exemple, formulaires fiscaux ou documents juridiques. Ils peuvent ensuite partager ces fichiers avec des clients ou des collaborateurs à l’aide d’un lien Dropbox.

Les entreprises utilisent de plus en plus Dropbox pour stocker leurs fichiers à des fins de travail en équipe. Les équipes réparties dans plusieurs lieux distincts peuvent enregistrer leur travail dans un emplacement central, ce qui permet à chacun de disposer des dernières versions des fichiers.

Par exemple, l’organisation à but non lucratif Center for Civilians in Conflict (CIVIC) produit des cartes balisées, des notes d’orientation et des entretiens avec des civils pour mieux aider les gens dans les pays déchirés par la guerre. Ces documents sont créés par des équipes de personnes situées dans différents lieux. L’enregistrement des documents dans Dropbox permet de s’assurer que tout le monde travaille à partir de la dernière version.

Dropbox offre des fonctionnalités dédiées aux entreprises, dont nous parlerons plus en détail au chapitre 6. Les utilisateurs des forfaits payants peuvent obtenir des contrôles d’accès à leurs fichiers et obtenir des informations plus détaillées sur qui accède à leurs fichiers. Tous les forfaits  Dropbox Business payants incluent l’accès à des outils de collaboration tels que Dropbox Paper, Dropbox Spaces et Dropbox Transfer.

Il existe de nombreuses utilisations différentes, à la fois professionnelles et personnelles, de Dropbox. Mais le fait que ce soit un service cloud peut amener les gens à hésiter. Le chapitre suivant abordera la sécurité de Dropbox, y compris le chiffrement utilisé pour protéger vos fichiers et comment il permet la conformité HIPAA.

Quelles sont les garanties de sécurité de Dropbox?

Lorsque vous déplacez vos fichiers vers le cloud, vous voulez être sûr qu’ils seront en sécurité et protégés contre des individus malveillants. De nos jours, le stockage en cloud peut être encore plus sécurisé que de stocker en local, mais de nombreuses personnes hésitent malgré tout à avoir recours au cloud, en particulier si elles traitent des informations sensibles telles que des informations de paiement ou des dossiers médicaux.

Si vous envisagez d’utiliser Dropbox, vous vous demandez peut-être à quel point c’est sécurisé.

Il y a quelques années, la réponse à cette question n’était “pas vraiment”. En 2012, des pirates ont violé les systèmes de Dropbox et ont pu récupérer les adresses email et les mots de passe des utilisateurs. Cela s’est produit parce qu’un employé de Dropbox a utilisé un mot de passe dans le cadre de son travail qu’il avait précédemment utilisé sur un autre site. Malheureusement, c’est ce site qui a été piraté. Heureusement, les mots de passe ont été cryptés avec une technique appelée “hachage” et les données stockées n’étaient pas en danger.

Depuis lors, Dropbox a renforcé sa sécurité et a encouragé ses utilisateurs à profiter de l’authentification à deux facteurs, qui les oblige à saisir leur mot de passe, puis à saisir un code envoyé par SMS ou à une application d’authentification sur leurs téléphones mobiles.

Dropbox vs. ses concurrents

En matière de sécurité, Dropbox et ses concurrents, notamment Google Drive, iCloud et OneDrive, offrent de nombreuses fonctionnalités de sécurité identiques. Tous offrent une authentification à deux facteurs et chiffrent les données en transit (lorsqu’elles sont envoyées dans les deux sens depuis le service). Dropbox et OneDrive utilisent le cryptage 256 bits Advanced Encryption Standard (AES) pour protéger vos fichiers lorsqu’ils sont stockés. Google utilise à la fois le cryptage AES 128 bits et 256 bits, tandis qu’iCloud n’utilise que le cryptage 128 bits.

Un autre problème de sécurité est de savoir si les employés du service peuvent accéder à vos données. Seul un nombre limité d’employés de Dropbox peut afficher le contenu des fichiers que vous téléchargez sur le service, et uniquement pour des raisons juridiques spécifiques, par exemple, Dropbox recevait une ordonnance du tribunal requérant un accès à vos fichiers ; pour la maintenance; et assurer le respect des conditions d’utilisation du service. Pendant ce temps, iCloud et OneDrive se réservent le droit d’analyser tous les fichiers que vous enregistrez à la recherche d’un contenu “répréhensible”, ce qui pourrait entraîner la suppression de votre compte et de vos données.

Normes de cryptage Dropbox

Comme mentionné ci-dessus, Dropbox utilise le cryptage AES 256 bits pour les fichiers que vous stockez sur leur service. Il est considéré comme l’un des meilleurs types de cryptage et, théoriquement, il ne peut pas être craqué car la combinaison de clés utilisée pour brouiller vos données en chaînes de caractères sans sens est particulièrement impressionnante. L’Agence de sécurité nationale a noté que le cryptage AES-256 bits peut être utilisé pour protéger les informations classifiées jusqu’à Top Secret. Les seules personnes qui peuvent consulter vos fichiers, à part vous, sont celles à qui vous envoyez un lien, par exemple un ami ou un client.

Dropbox crypte également vos données lorsqu’elles sont transportées entre votre ordinateur ou appareil et son service. Dropbox utilise le Secure Sockets Layer (SSL) et le Transport Layer Security (TLS), qui crée un tunnel sécurisé dans lequel vos données circulent et les protège avec un cryptage AES 128 bits. La société teste également régulièrement ses applications et son infrastructure à la recherche de failles susceptibles de laisser pénétrer des pirates informatiques et renforce sa sécurité lorsqu’elle trouve quelque chose de préoccupant.

Pour protéger davantage vos données, Dropbox vous permet d’utiliser l’authentification à deux facteurs pour vous connecter. Vous pouvez choisir comment vous recevez vos codes de sécurité : par SMS ou dans une application d’authentification sur votre appareil mobile. Ce type d’authentification à deux facteurs garantit que c’est vraiment vous qui accédez à vos données, car en théorie, vous seul avez accès à votre appareil mobile.

Enfin, Dropbox encourage les utilisateurs et autres hackers à signaler les failles qu’ils trouvent. La société a mis en place un système qui permet de signaler ces problèmes et ne poursuit personne ni ne les signale aux autorités, tant qu’ils ne modifient pas les données des utilisateurs ou n’essaient pas de faire tomber les serveurs de Dropbox.

Conformité Dropbox et HIPAA

Lorsque la loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health) a été promulguée en 2009 aux USA, elle spécifiait que les normes de conformité HIPAA s’appliqueraient à tout fournisseur pouvant accéder aux informations de santé personnelles, y compris aux services cloud comme Dropbox.

Les prestataires de soins de santé peuvent naturellement hésiter à utiliser un service de stockage cloud, car ils ne veulent pas mettre en danger les informations de leurs patients ou se retrouver face à de lourdes sanctions de la part des régulateurs.

Cependant, Dropbox fournit ce dont les prestataires de soins de santé ont besoin pour être conforme HIPAA / HITECH. Le service Dropbox Business vous permet de configurer les autorisations de partage, de désactiver les suppressions permanentes et de surveiller l’accès et l’activité des comptes, ce qui vous permet de rester du bon côté de la loi.

Dropbox fournit également un accord d’association commerciale (BAA) que ses utilisateurs doivent signer. Le BAA est une assurance contractuelle qui stipule que Dropbox respecte les exigences de la HIPAA, ce qui est requis par la loi. Dropbox est très clair sur le fait que le BAA doit être signé avant que ses clients ne transfèrent des informations de santé privées au service.

De plus, Dropbox propose un guide “Débuter avec la HIPAA” pour ses utilisateurs. Ce guide décrit les mesures que vous pouvez prendre pour garantir la conformité HIPAA, par exemple, comment configurer vos autorisations de partage pour protéger les informations, comment configurer l’authentification à deux facteurs et désactiver les suppressions permanentes. Il inclut également certaines bonnes pratiques pour les utilisateurs, telles que la réalisation de tests d’accès et la surveillance des activités inhabituelles, ainsi que l’évaluation des applications tierces que vous connectez à Dropbox.

Bien que toute plate-forme de partage de fichiers puisse être utilisée d’une manière non conforme à la loi HIPAA, Dropbox fait tout son possible pour empêcher les prestataires de soins de santé de violer la loi. Tant que la procédure est respectée et que tous les contrôles fournis par Dropbox sont effectués, nul ne devrait s’inquiéter.

En fin de compte, Dropbox est l’un des services de partage et de stockage de fichiers parmi les plus sécurisés du marché. L’entreprise prend la sécurité au sérieux, et elle est aussi bonne voire meilleure que ses concurrents. Dropbox utilise un cryptage de haut niveau et fournit les outils nécessaires aux établissements de santé pour qu’ils se conforment à la HIPAA.

Si vous êtes prêt à commencer à utiliser Dropbox, vous voudrez en savoir plus sur ses fonctionnalités et capacités. Le chapitre suivant va vous expliquer tout ce que vous pouvez faire avec Dropbox : partage de fichiers, stockage, sauvegarde, etc.

Quelles sont les fonctionnalités de Dropbox ?

Dropbox a beaucoup à offrir, même si vous utilisez simplement la version gratuite. En termes de fonctionnalités, vous trouverez la possibilité de partager des fichiers et des dossiers ; stocker et accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil ou emplacement ; et de sauvegarder vos fichiers dans le cloud. Vous pouvez également accéder à l’historique des versions et restaurer les versions précédentes d’un fichier, gérer les autorisations et suivre les modifications.

Les forfaits payants offrent encore plus de fonctionnalités, comme la possibilité de définir des autorisations de fichiers avancées et de créer des dossiers mobiles hors connexion.

Partage de fichiers Dropbox

Une fonctionnalité très connue de Dropbox est le partage de fichiers. Lorsque vous téléchargez des fichiers sur Dropbox ou que vous les synchronisez dans votre dossier, vous pouvez les envoyer à l’aide d’un lien que Dropbox génère pour vous. Et tant qu’un fichier tient dans votre espace de stockage cloud, le partage devient un jeu d’enfant.

Le partage de fichiers Dropbox vous permet également d’obtenir des mises à jour sur l’activité existante sur les fichiers que vous avez partagés. Par exemple, vous pouvez envoyer un document à un client pour modification. Lorsque le client apporte des modifications au fichier, vous serez averti par email ou dans l’application Dropbox. Le fichier sera automatiquement synchronisé pour tous les utilisateurs, sur tous les appareils.

Vous pouvez également partager des dossiers et, avec Dropbox Business, créer des groupes pour le partage de fichiers et de dossiers. Si vous travaillez avec une équipe sur un projet, vous pouvez configurer des dossiers de groupe dans lesquels vous pouvez télécharger des parties du projet. Par exemple, si vous faites partie d’une équipe qui travaille sur la conception d’un site web, vous pouvez créer un dossier que vous utilisez pour partager les maquettes, et le rédacteur peut téléverser le contenu écrit que vous allez ensuite ajouter au site web.

Stockage de fichiers Dropbox

Le stockage de fichiers est une autre fonctionnalité couramment utilisée de Dropbox. Selon le forfait que vous choisissez, vous pouvez stocker de 2 Go à plusieurs téraoctets de données. Ces fichiers sont accessibles avec des applications de bureau sur des ordinateurs Windows ou Mac, avec une application mobile sur un appareil iOS ou Android, ou dans un navigateur web.

Comme mentionné dans le chapitre précédent, le stockage de fichiers Dropbox inclut également le cryptage AES 256 bits pour vos fichiers dans le cloud, et lorsqu’ils sont transférés vers et depuis Dropbox, ils sont cryptés dans un tunnel sécurisé.

De plus, si vous disposez d’un forfait Dropbox Plus, Professionnal ou Enterprise et que vous perdez un appareil sur lequel vous avez installé Dropbox, vous pouvez l’effacer à distance. Cela supprimera tous les fichiers Dropbox qu’il contient. Vous aurez toujours les fichiers dans le stockage de fichiers Dropbox, mais l’appareil manquant ne le sera pas.

Sauvegarde Dropbox

De nombreuses personnes utilisent également la sauvegarde Dropbox. Comme pour le stockage de fichiers, il vous suffit de créer un compte Dropbox et de téléverser vos fichiers sur Dropbox (utiliser l’application de bureau Dropbox est le moyen le plus simple de le faire). Vous pouvez utiliser la version gratuite pour sauvegarder les fichiers critiques, ou vous pouvez prendre un forfait payant pour obtenir plus d’espace de stockage et sauvegarder le contenu de l’ensemble de votre ordinateur.

La sauvegarde Dropbox vous permet également de récupérer des fichiers si vous les supprimez accidentellement. Il stocke des copies de tous vos fichiers et dossiers supprimés pendant 30 jours pour les utilisateurs de forfaits personnels et 180 jours pour les utilisateurs Dropbox Business, donc si un membre de l’équipe supprime un fichier que vous souhaitiez conserver, vous pouvez le récupérer.

Les utilisateurs de Dropbox Plus peuvent “rembobiner” l’intégralité de l’historique de leur compte à tout moment sur les 30 derniers jours (ou 180 jours, pour Dropbox Business), ce qui annulera tout ce qui a été modifié dans leur compte Dropbox. Ceci est particulièrement utile si un utilisateur a besoin de récupérer des fichiers qui ont été infectés par un virus ou qui sont détenus par un ransomware.

Historique des versions de Dropbox

L’historique des versions de Dropbox vous permet de restaurer les anciennes versions de vos fichiers. Par exemple, si vous avez apporté des modifications à un document et supprimé accidentellement quelques paragraphes dont vous aviez vraiment besoin, vous pouvez restaurer le fichier dans une version précédente contenant les-dits paragraphes.

Vous pouvez consulter l’intégralité de votre historique pendant 180 jours maximum, si vous disposez d’un compte Dropbox Business ou Professional. Cet historique de fichiers ne compte pas dans votre quota de stockage.

Gestion des fichiers Dropbox

Si vous recherchez un moyen d’organiser vos fichiers, la gestion des fichiers Dropbox leur fournit un emplacement centralisé. Vous pouvez utiliser Dropbox comme classeur en ligne, en configurant la structure des dossiers et le système d’organisation comme vous le feriez dans l’Explorateur Windows. Cela vous permet de trouver facilement les fichiers dont vous avez besoin.

Vous pouvez créer une hiérarchie de dossiers complète avec la gestion de fichiers Dropbox et décider de la manière dont vous souhaitez créer et configurer vos dossiers de fichiers afin de pouvoir utiliser un système d’organisation que vous connaissez bien. Par exemple, si vous stockez vos projets actifs dans Dropbox, vous pouvez configurer des dossiers pour chaque client. Ensuite, vous pouvez configurer des dossiers de fichiers dans chaque projet pour les éléments constitutifs de ces projets : recherche, brouillons, tâches, avancée…

En outre, vous pouvez inviter des personnes à afficher les dossiers partagés dans le cadre de la gestion des fichiers Dropbox et leur accorder des autorisations en lecture seule ou en modification sur le contenu des dossiers. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les photos du premier match de football de votre enfant, puis partager le dossier avec les membres de votre famille.

Enfin, vous pouvez supprimer des fichiers et des dossiers Dropbox d’un appareil Windows ou Mac sans les supprimer de votre compte Dropbox. Il vous suffit d’utiliser une fonction de synchronisation sélective pour choisir les fichiers qui seront conservés hors d’un ordinateur spécifique. Cela permet de libérer de l’espace si vous utilisez un appareil avec un stockage limité, comme une tablette.

Dropbox vous permet de faire beaucoup de choses, de la sauvegarde de vos fichiers à leur gestion et à leur partage avec vos amis, votre famille ou vos collègues. Et la possibilité d’utiliser à la fois les applications de bureau et mobiles rend la plate-forme encore plus conviviale. Le chapitre suivant expliquera comment installer et utiliser Dropbox sur votre bureau, ainsi que sur un appareil iOS ou Android.

Applications de bureau et mobile Dropbox

Comme vous l’avez appris dans les chapitres précédents, vous pouvez accéder à Dropbox dans un navigateur web, sur votre ordinateur de bureau ou sur votre appareil mobile. Dropbox propose des applications pour trois systèmes d’exploitation d’ordinateurs de bureau : Windows, Linux et Mac. Il propose également une application mobile Dropbox pour les appareils iOS et Android.

Pour tirer le meilleur parti du service Dropbox, téléchargez l’application appropriée pour tout appareil que vous prévoyez d’utiliser pour accéder à vos fichiers.

Application de bureau Dropbox

Dropbox a apporté de nombreuses améliorations à son application de bureau depuis son lancement. Vous pouvez désormais utiliser l’application pour organiser les fichiers et les dossiers. Vous pouvez également ajouter des @mentions à vos dossiers pour les transformer en espaces Dropbox. De plus, vous pouvez ajouter des notes et des listes de tâches.

Épinglez vos fichiers et dossiers pour un accès facile, stockez des raccourcis vers des pages web dans des dossiers Dropbox ou Dropbox Spaces, et obtenez des suggestions personnalisées de fichiers et de dossiers dans l’onglet “Pour vous” de la barre d’état système ou de la barre de menus.

L’application de bureau Dropbox est disponible pour les ordinateurs Windows et Mac. Une fois que vous avez installé l’application Dropbox, une icône Dropbox apparaîtra dans la barre d’état système ou la barre de menus, et un dossier Dropbox sera ajouté à votre ordinateur. Lorsque vous modifiez quelque chose dans l’application Dropbox, la modification est automatiquement synchronisée avec votre compte Dropbox.com.

Pour installer l’application de bureau Dropbox, allez simplement sur la page de téléchargement de Dropbox. Après avoir téléchargé l’application, suivez les invites à l’écran pour l’installer sur votre ordinateur de bureau. Vous devrez vous connecter ou créer un compte pour l’utiliser.

Vous aurez besoin de privilèges d’administrateur sur votre ordinateur pour installer l’application et l’exécuter avec toutes les fonctions, notamment les capacités de synchronisation intelligente. Vous avez probablement déjà des privilèges d’administrateur et vous n’aurez pas à vous connecter en tant qu’administrateur. Si vous l’installez sur un appareil Mac, vous devrez donner l’accès au trousseau Dropbox afin qu’il puisse vérifier votre compte.

Vous pouvez configurer Dropbox pour qu’il s’ouvre au démarrage du système afin qu’il synchronise automatiquement les fichiers et les dossiers lorsque vous vous connectez à votre ordinateur. Vous pouvez également le configurer comme navigateur de fichiers par défaut. Vous pouvez trouver des instructions sur la façon de procéder ici .

Pour fermer l’application Dropbox, cliquez simplement sur l’icône X dans le coin de l’application. Si vous souhaitez que Dropbox arrête la synchronisation, cliquez sur l’icône Dropbox dans la barre d’état système ou dans la barre de menus, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis cliquez sur Quitter Dropbox.

Application mobile Dropbox

Si vous souhaitez utiliser Dropbox sur votre appareil mobile, téléchargez l’application sur votre téléphone Android ou iOS. Vous pouvez obtenir les applications depuis l’App Store (iOS) ou Google Play (Android).

Vous pourrez accéder à tout ce qui se trouve dans votre compte Dropbox depuis votre appareil et enregistrer les photos et les vidéos de votre pellicule directement sur Dropbox. Vous pouvez également modifier vos fichiers Dropbox dans Microsoft Office en ouvrant le fichier et en cliquant sur le bouton Modifier, l’icône “papier et crayon”.

L’application mobile Dropbox vous permettra également de configurer des fichiers pour une consultation hors ligne. Ceci est utile lorsque votre téléphone n’est pas connecté au Wi-Fi ou aux données.

Si vous souhaitez supprimer les fichiers que vous avez consultés sur votre appareil mobile, vous pouvez vider le cache de l’application Dropbox sur la version Android de l’application, ce qui libérera de l’espace sur l’appareil. Sur iOS, cliquez sur les trois petits points à côté du nom du fichier et sélectionnez Supprimer de l’appareil. Cela supprimera également le fichier de l’accès hors ligne.

Il existe une version de Dropbox pour les appareils Kindle Fire. Cela fonctionne plus ou moins comme l’application Dropbox pour Android, mais ne prend pas en charge les notifications push, la vérification par email, l’authentification Google ou la recherche sur l’appareil avec Google.

Comment utiliser Dropbox sur un iPhone

Alors que l’application mobile Dropbox a la plupart des mêmes fonctionnalités dans les deux versions, l’application Dropbox iOS fonctionne un peu différemment de l’application Android. L’application Dropbox pour iPhone est aussi facile à télécharger que n’importe quelle autre application sur votre appareil. Il vous suffit de vous connecter avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour accéder à vos fichiers. Si vous souhaitez utiliser l’application Fichiers pour parcourir les fichiers, accédez à Emplacements pour voir votre dossier Dropbox. Cliquez dessus et vous pourrez voir tous vos fichiers.

Vous pouvez également imprimer des fichiers directement depuis l’application Dropbox iOS. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de partage lors de la visualisation d’un fichier et sélectionnez l’option d’impression. Tant que vous êtes connecté à une imprimante compatible AirPrint, votre fichier s’imprimera.

Dropbox pour iOS s’intègre également à iMessage. Ouvrez l’application Messages sur votre iPhone, ouvrez un message ou créez un nouveau message, appuyez sur l’ icône de l’application A , appuyez sur l’icône de la grille dans le coin inférieur gauche et appuyez sur Store pour ajouter une nouvelle application tierce à Messages. Ensuite, appuyez sur Gérer et basculez le commutateur Dropbox sur la position “On”. Une fois que vous avez intégré Dropbox iOS à iMessage, vous pouvez envoyer des fichiers via l’application Messages afin que les autres utilisateurs d’appareils iOS puissent les voir lors de leurs déplacements.

Application Dropbox pour Android

L’application Dropbox pour Android fonctionne presque de la même manière que son homologue iOS. Cependant, il existe quelques différences. Par exemple, pour exporter vers une carte SD (une fonctionnalité que les appareils iOS n’ont pas), vous devez vous assurer que vous disposez de la bonne version de l’application Dropbox Android. Ensuite, vous pouvez utiliser le bouton Action rapide pour exporter les fichiers sur une carte SD.

Une autre chose qui diffère entre les deux applications est la création de raccourcis de dossier. Pour ce faire dans l’application Dropbox Android, appuyez longuement sur un espace vide sur votre écran d’accueil, appuyez sur l’icône des widgets, sélectionnez Dossier Dropbox, appuyez longuement sur l’icône Dropbox et faites-la glisser sur votre écran d’accueil. L’appareil vous demandera alors de créer un raccourci.

Les applications Dropbox pour les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles vous aident à tirer le meilleur parti possible du service. Cependant, la version gratuite pourrait ne pas vous suffire, en particulier si vous dirigez une entreprise. Le chapitre suivant va plonger dans Dropbox Business, ce que vous pouvez faire avec ainsi que les intégrations tierces que vous pouvez utiliser avec.

Qu'est-ce que Dropbox Business ?

Dropbox propose de nombreuses fonctionnalités intéressantes dans ses versions gratuites et personnelles. Vous pouvez créer, stocker et partager du contenu cloud à partir de Google Docs et Sheets ainsi que de Microsoft Office et Dropbox Paper. Vous pouvez également vous connecter à des outils tels que Slack et Zoom pour améliorer votre processus de travail en équipe.

Cependant, les entreprises auront besoin de davantage si elles souhaitent utiliser Dropbox dans toute l’entreprise. Dropbox Business offre plus d’espace de stockage, vous permet de configurer plusieurs utilisateurs sur le compte et crée des pistes d’audit pour l’activité et le partage des utilisateurs – des choses que vous ne pouvez pas faire facilement dans la version standard de Dropbox.

Vous disposez également de plus d’options pour intégrer des applications à Dropbox Business et bénéficiez d’une assistance prioritaire. Dropbox Business vous permet de rassembler des fichiers et du contenu cloud, de sorte que vous pouvez théoriquement stocker des fichiers Microsoft Word avec Google Sheets et les tableaux Asana.

Les outils d’administration de Dropbox Business sont également plus complets. Vous pouvez créer des listes d’utilisateurs et permettre facilement aux employés d’accéder à différents fichiers. L’application Dropbox Business vous permet également de faire un suivi de la manière dont les données sont partagées, y compris si elles sont partagées en dehors de l’entreprise. Vous pouvez restaurer des fichiers qui ont été supprimés jusqu’à 180 jours en amont.

Forfaits Dropbox Business

Parce que les prestations uniques ne conviennent pas à tous, Dropbox Business propose des plans pour les entreprises de quelques employés seulement aux très grandes entreprises. Il existe trois principaux plans Dropbox Business : Standard, Advanced et Enterprise.

Le plan Dropbox Business Standard commence à 12,50$ par utilisateur et par mois (facturé annuellement), à partir de trois utilisateurs. Il comprend 5 To de stockage et vous permet de définir les autorisations et les dates d’expiration des liens partagés. Il permet également la conformité HIPAA et offre la plupart des fonctionnalités de collaboration et d’administration comme les autres plans.

Le plan Dropbox Business Advanced commence à 20$ par utilisateur et par mois (facturé annuellement), à partir de trois utilisateurs. Vous pouvez acheter autant d’espace que votre équipe en a besoin.

Il s’agit de la version de Dropbox Business qui possède presque toutes les fonctionnalités de contrôle et de sécurité décrites ci-dessus. Il n’inclut pas la gestion de la mobilité d’entreprise (EMM), mais vous permet d’exiger qu’un appareil soit approuvé avant qu’un employé puisse télécharger l’application Dropbox sur son appareil. Vous pouvez également créer des rôles d’administrateur à plusieurs niveaux, vous connecter en tant qu’utilisateur et afficher les journaux d’audit.

Le plan Dropbox Business Enterprise est destiné aux grandes entreprises et, pour obtenir les tarifs, vous devez contacter Dropbox. Ce plan fournit autant d’espace que votre organisation a besoin. Il comprend l’EMM ainsi qu’une console d’administration centralisée, un contrôle réseau, des informations sur le domaine et une capture de compte, cette dernière obligeant tous les comptes d’une adresse email d’entreprise à rejoindre le dossier dédié à l’équipe. En outre, le plan Entreprise comprend une assistance téléphonique 24h/24 et 7j/7 et une formation avancée pour les utilisateurs finaux et les administrateurs.

Intégrations Dropbox

Comme mentionné dans le chapitre précédent, Dropbox Business vous permet d’intégrer beaucoup plus d’applications que la version standard. Bien que vous puissiez connecter des applications tierces à des comptes professionnels et individuels, les utilisateurs professionnels voudront probablement utiliser plus d’intégrations que les utilisateurs individuels.

Les intégrations tierces peuvent étendre les fonctionnalités de Dropbox et faciliter l’optimisation des flux de travail. Ces outils peuvent réduire le nombre d’étapes à suivre pour enregistrer des fichiers et y accéder, ainsi que faciliter la collaboration des membres d’une équipe entre eux sur des projets.

Les intégrations professionnelles de Dropbox couvrent toute la gamme des applications de productivité aux applications de collaboration et de flux de travail et même aux applications de sécurité. Vous pouvez intégrer différentes plateformes CRM et même des logiciels de comptabilité comme Freshbooks.

Vous pouvez utiliser Dropbox Business avec Salesforce, Microsoft Office, Symantec et Autodesk, ce qui vous permet d’accéder à vos fichiers Dropbox directement dans AutoCAD. Il est possible d’ajouter Dropbox à Microsoft Teams et en tant qu’espace dans Microsoft Office. Dropbox a également étendu ses intégrations avec Canva, Final Draft, Frame.io, Marvel, Getty Images, Shift et Widen pour faciliter le travail des équipes de publication, de production et de médias sur des projets.

Dropbox met en évidence ses intégrations avec Jira, où vous pouvez partager du contenu directement dans un outil de gestion de projet, et Okta, qui peut aider à provisionner rapidement des comptes. Slack est également une intégration commerciale Dropbox populaire, car elle vous permet de rassembler du contenu et des conversations, afin que vous ayez un contexte autour des différents documents sur lesquels vous collaborez.

Une autre des intégrations commerciales de Dropbox est avec JotForm. Avec cette intégration, vous recevez des soumissions à votre formulaire directement dans votre dossier Dropbox, ce qui élimine le besoin de téléverser ces données ailleurs.

Si ces intégrations ne suffisent pas, Dropbox dispose également de son propre ensemble d’API sur la plateforme DBX. L’API Dropbox Business étend Dropbox afin que vous puissiez utiliser des outils de sécurité, de conformité et d’administration : par exemple afin de prévenir toute perte de données ou gérer des informations et des événements de sécurité.

Tant que vous utilisez des intégrations tierces approuvées ou qu’un développeur expérimenté travaille sur vos intégrations sur la plate-forme DBX, vous n’aurez probablement aucun problème de sécurité. Si vous êtes un administrateur Dropbox pour votre équipe, vous pouvez afficher toutes les applications et extensions auxquelles les membres de l’équipe sont connectés et supprimer les connexions si nécessaire. Les utilisateurs ne peuvent pas activer eux-mêmes les connexions tierces et recevront un message d’erreur s’ils essaient de le faire.

Dropbox Business permet en fin de compte aux entreprises de faire davantage avec Dropbox. Vous pouvez activer plusieurs comptes d’utilisateurs et leur accorder les autorisations nécessaires, ainsi qu’intégrer des outils tiers afin de pouvoir utiliser Dropbox dans différentes applications.

Dropbox propose des forfaits pour les entreprises allant des PME avec seulement quelques salariés, jusqu’aux grandes entreprises. Il peut s’agir d’un puissant outil de stockage, de partage et de collaboration de fichiers pour votre entreprise.

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