Expenses Submission / Soumission des dépenses

Expenses Submission / Soumission des dépenses

(For people external to McMaster University / Pour les personnes à l'extérieur de l'Université McMaster)

McMaster University Employees or Students/Étudiants ou employés de l'Université McMaster
French follows English / Le français suit l'anglais

If you are a McMaster employee or student, please use Mosaic to submit your expenses. Ensure you have the 'Travel & Expenses' module enabled in Mosaic. If you are unsure how to do so, please consult this guide.

Si vous êtes un employé ou un étudiant de McMaster, veuillez utiliser Mosaic pour soumettre vos dépenses. Assurez-vous que le module «Voyages et dépenses» est activé dans Mosaic. Si vous ne savez pas comment procéder, veuillez consulter ce guide.

Notes for submitting expenses/Notes pour la soumission des dépenses

French follows English / Le français suit l'anglais

In order to be reimbursed:

Itemized receipts - you need to submit itemized receipts, credit card receipts/statements are not sufficient. Think of it as if you were paying with cash - how would you prove you had paid?
Please ensure when submitting receipts, the entire receipt is visible including the taxes and total amount. We can't reimburse you without evidence of expenditures.
Only food items are eligible for grocery/meal reimbursement. Items like toothpaste, menstrual products, facial tissue, plastic bags are not eligible.
Airplane/train/bus fare - in addition to the receipt, we also require the boarding passes.

Restaurant - need itemized receipt. This is important as our funding agency, SSHRC, does not reimburse for alcohol.
Mileage - submit start and end addresses of the journey. This information is entered into Google Maps to determine how many kilometers must be reimbursed.
Taxi - need official receipt (ask taxi driver).
Evidence of attendance at the event - in your attachment, include evidence you attended the event. Examples of evidence include a photograph of your name tag, notes you made during the event or a copy of the agenda.
Amount received – include in your attachment, a copy of the email you received indicating the amount you have been awarded.
Reimbursement cheques will only be made out to the name and address as entered below.

It is the responsibilty of the claimant to ensure the above requirements are followed in order to be reimbursed in a timely and efficient manner.

Afin d’être remboursé :

reçus détaillés - vous devez présenter des reçus détaillés, les relevés de carte de crédit ne suffisent pas. Pour exemple, imaginez que vous payiez en espèces - comment démontreriez-vous que vous avez payé pour l'article?
assurez-vous que l’intégralité du reçu est complètement visible, y compris les taxes et la somme totale. Nous ne pouvons pas vous rembourser des fonds sans une preuve de paiement complète.
les chèques de remboursement ne seront remplis qu’avec le nom et l’adresse enregistrés ci-dessous.
avion / train / bus - en plus du reçu, nous demandons également les cartes d'embarquement.
restaurant - il nous faut un reçu détaillé. Ceci est particulièrement important car notre agence de financement, le CRSH, ne rembourse pas des dépenses liées à l'alcool.
kilométrage: soumettez les adresses de début et de fin du voyage. Ces informations sont saisies dans Google Maps pour déterminer les kilomètres qui seront remboursés.
taxi - il nous faudra un reçu officiel (vous pouvez en demander un au chauffeur de taxi)
preuve de participation à l'événement - inclure une preuve peut s'agir d'une photo de votre étiquette, des notes que vous avez faites pendant l'événement, ou une copie du programme.
montant reçu - inclure une copie du courriel électronique que vous avez reçu qui indique le montant qui vous a été accordé.

Le demandeur est responsable de répondre à toute exigence listée ci-dessus afin d'être remboursé de manière efficace dans un délai convenable.

Submission Details / Détails de soumission
Name / Nom

First Name / PrénomLast Name / Nom
Start date of travel / Date de début du voyage*

DayMonthYear
Date
End date of travel / Date de fin de voyage*

DayMonthYear
Date
What bank account will the reimbursement be deposited into?

Canadian/USForeign (not a Canadian or US bank account)
Mailing Address (cheque will be mailed to this address) / Adresse postale (le chèque sera envoyé par la poste à cette adresse)*

Street Address / Adresse de rue

Street Address Line 2 / Adresse 2

City / VilleProvince / Province

Postal Code / Code postal
Mailing Address / Adresse postale*

Street Address / Adresse de rue

Street Address Line 2 / Adresse 2

City / VilleProvince / Province

Postal Code / Code postalCountry
If money is to be reimbursed to a non-Canadian bank account or not in US dollars, we will wire the money. Please fill in the foreign payment form, https://www.mcmaster.ca/bms/pdf/foreign_payment.pdf and submit it with your expenses.
What are you claiming (please check all that apply)? / Qu'est-ce que vous réclamez (vérifiez tout?*

mileage / kilométrageairfare / billet d'avionaccomodations / hébergementtransit / transittaxi / taximeals / le repas
Address of departure / Adresse de départ*

Street Address / adresse de rue

Street Address Line 2 / Adresse 2

City / VilleProvince / Province

Postal Code / Code postal
Address of destination / Adresse de destination*

Street Address / adresse de rue

Street Address Line 2 / adresse de rue ligne 2

City / VilleProvince / Province

Postal Code / Code postal
The purpose of your expense, including location (e.g. travel and stay in Ottawa to access CDER data; travel grant to attend CEA 2017) / Le but de votre dépense, y compris l'emplacement (par exemple, voyager et rester à Ottawa pour accéder aux données CDRE; subvention de déplacement pour la participation à l'ACE 2017)*
Please submit your expenses in one pdf. Save file as [last name][first name][event name] / Merci de soumettre vos dépenses en format pdf. Enregistrez le fichier sous [nom][prénom][nom de l'événement]*

After you submit, you will receive an email with your submission. /
Après votre soumission, vous recevrez un courriel avec votre soumission.

Process for after you submit / Traiter après avoir soumis
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1. Once the receipts have been received, they will be processed within 1 week. Before submitting into the McMaster expense system, you will be emailed to review the submission and ask for your email confirmation of the expenses.
2. Once the confirmation email has been received, the submission package will be submitted within 2-3 days.
3. After that, the expenses go through the approval process: Research Finance and Accounts Payable.
4. Once it has been approved by Accounts Payable, you will receive an email to expect a cheque in the mail.
5. If you don’t receive the cheque within 2 weeks of receiving the email from step #4, please email productivitypartnership@mcmaster.ca
1. Une fois que nous recevrons les documents, ils seront traités dans un délai d'une semaine. Avant de soumettre au système de dépenses McMaster, vous recevrez un courriel électronique pour confirmer les informations inscrites sur votre demande et demander une confirmation des dépenses par courriel..
2. Une fois que le courriel électronique de confirmation ait été reçu, le dossier de soumission sera soumis dans les 2 à 3 jours.
3. Après cela, les dépenses passent par le processus d'approbation: Financement de la recherche et Comptes payables.
4. Une fois qu'il a été approuvé par le Compte Payable, vous recevrez un courriel confirmant qu'un chèque vous a été envoyé par la poste.
5. Si vous ne recevez pas le chèque dans les 2 semaines suivant la réception du courriel électronique de l'étape 4, veuillez envoyer un courriel à productivitypartnership@mcmaster.ca
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