Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası (HYS), Hawaiʻi’deki tek eyalet çapındaki gençlik orkestrası programıdır. Bu kapsamlı, toplum odaklı kaynak, her yıl adalardaki yaklaşık 150 okulda 800’den fazla öğrenciye hizmet vermektedir.
HYS, her müzik eğitimi seviyesine uygun tam bir topluluk ve program yelpazesi sunar: başlangıç seviyesi yaylı çalgılar, ukulele ve genel müzikten ileri seviye caz topluluklarına, tam senfonilere ve Pacific Music Institute gibi yoğun yaz programlarına kadar. HYS, müzikal beceri, işbirliği, toplum bilinci ve adaların kültürel mirasına derin saygı geliştiren eğlenceli deneyimler yaratır.
HYS daha fazla öğrenciye müzik eğitimi erişimi sağlamaya çalışırken, organizasyon onlarca program ve yüzlerce aile arasında karmaşık kayıtları, ödemeleri ve iletişimi otomatikleştirmek zorundaydı.
Jotform Kurumsal, HYS ekibine şunları yapabileceği bütünsel bir platform sundu:
- Karmaşık öğrenci kayıtlarını toplama
- Koşullu mantık ile desteklenen onaylar ve iş akışları oluşturma
- Seçme video başvurularını toplama ve video varlıklarını depolama
- Bir uygulama aracılığıyla paydaşlar için program bilgilerini merkezileştirme
- Giderleri takip etme
Operasyonları tamamen otomatikleştirmek için organizasyon, Jotform Kurumsal‘ı Stripe ile senkronize ederek öğrenim ücreti, ürün, sponsorluk ve kiralama ödemelerini kolayca mutabık hale getirdi.
Artık kağıt, manuel görevler ve bağlantısız platformlara bağımlı olmayan HYS, darboğazları ortadan kaldırabildi ve hem aileler hem de organizasyon için deneyimi basitleştirdi.
Jotform ve Stripe birlikte, HYS’nin temel vizyonunu gerçekleştirmesine yardımcı oluyor: “müziğin bir hak olduğu bir Hawaiʻi yaratmak.”
Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası örnek çalışma sonuçları bir bakışta
6 adada 150+ okulu kapsayan 800+ öğrenci
Jotform Kurumsal ve Stripe, HYS’nin programlarını ölçeklendirerek Hawaiʻi genelinde daha fazla çocuğa hizmet vermesine yardımcı oldu.
1.000.000$+
2024’ten beri HYS, Jotform Kurumsal ve Stripe aracılığıyla 1 milyon doların üzerinde dijital ödemeyi otomatikleştirdi, manuel takip ve hatalı verileri ortadan kaldırdı.
Rutin işlerde %86 azalma
HYS, Jotform ve Stripe’ın otomasyon akışlarını kullanarak idari işlerde (öğrenci kaydı) neredeyse %90 azalma yaşadı.
Karmaşık kayıtlar ve dağınık iş akışları ile uğraşan büyüyen bir müzik organizasyonu
Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası (HYS), acemiden ileri seviyeye kadar birden fazla müzik programında yüzlerce öğrenciye hizmet vermektedir. Tanımı gereği, müziği Hawaiʻi’deki her öğrenci için bir hak haline getirme vizyonu, ekibin sürekli olarak programları ölçeklendirmesi, yeni girişimler eklemesi ve birden fazla adadan öğrencileri desteklemesi anlamına geliyordu.
HYS’nin program direktörü Hannah Watanabe, hızlı büyümenin aynı zamanda parçalanmış kağıt tabanlı (ve eski) iş akışları ile uğraşmak anlamına geldiğini birinci elden biliyordu.
Jotform Kurumsal’ı kullanmadan önce, HYS aileleri birkaç kağıt formu doldurması, kağıt çekleri bizzat teslim etmesi ve tıbbi muafiyetler, sözleşmeler, enstrüman kiralamaları ve ödemeleri kapsayan birkaç bağlantısız süreci yönetmesi gerekiyordu.
“Uzun bir süre boyunca, ebeveynler bu kağıt kayıt formlarını doldururdu, sonra bunları teslim etmek için gelmek zorundaydılar, ardından çek veya nakit ile ödeme yaparlardı,” diyor Watanabe.
Her meşgul ebeveyn, birden fazla formu doldurmak için çok az zamanın olduğunu bilir, bizzat ödeme yapmak için zaman ayırmaktan bahsetmiyorum bile.
Bunu yüzlerce çocukla çarpın ve küçük bir personeli olan bir kar amacı gütmeyen kuruluşun çözmesi gereken büyük bir idari sorunla karşılaşırsınız.
HYS ekibi, öğrenci kayıtları için organizasyonun mevcut CRM’ini kullanarak ve ödeme durumlarını manuel olarak çapraz kontrol ederek bunu halletmeye çalıştı, ancak bu özelleştirilmesi zor ve kullanıcı hatasına açık formlarla sonuçlandı. Ayrıca, personel eksik belgeleri takip etmek ve el yazısı bilgileri yeniden girmekle saatler harcadı.
Watanabe hayal kırıklığını hatırlıyor:
“Ebeveynler ilk kaydı doldururdu, sonra biz başlamadan önce onlara ek formlar gönderirdik. Sonraki bilgileri doldurmaları gerekiyordu ve her form veya bileşenden sonra ebeveynlerin peşinden koşmak zorunda kalmak çok fazla oldu.”
HYS’nin adaların öğrencileri arasındaki erişimini artırmak aynı zamanda ek (ve manuel) idari ve finansal işe eşdeğer olan farklı geri ödeme süreçleriyle uğraşmak anlamına geliyordu.
Son olarak, ekibin koordine ettiği program sayısı yıllar içinde önemli ölçüde artmıştı. HYS programları, kayıt yönergeleri ve talimatları için merkezi bir konuma sahip olmanın kayıt sonrası katılım için ne kadar hayati olduğunu fark ettiler.
Bu gerçekten kaydı kolaylaştırdı, sadece veri toplama için değil ebeveynlerimiz için de. Şimdi, sadece bu tek kaydı yapabilirler ve işleri biter.
Hannah Watanabe, Program Direktörü, Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası
Kayıtları, ödemeleri, iş akışlarını ve iletişimi birleştirmenin bir yolunu bulmak
Watanabe öğrenci kayıtlarını üstlendikten sonra, HYS’nin başkanı ona bir iş akışı çözümü olarak Jotform’u araştırmasını tavsiye etti.
Platforma ne kadar derinlemesine baktı, Jotform Kurumsal’ın (ve entegrasyonlarının) halledebileceği o kadar çok görev olduğunu fark etti. Kısa süre sonra HYS, Jotform’u program yönetimi için temel sistem olarak kullanmaya başladı ve organizasyonun operasyonunun neredeyse her bölümünde, özellikle de incelikli kayıt görevlerinde kullandı.
“Ebeveynlerin Jotform aracılığıyla çok sayıda video başvurusu gönderebilmesi, videoları toplamamızı kolaylaştırdı ve ebeveynlerin endişelenmemelerini sağladı,” diyor Watanabe. “Telefonlarıyla bir şey çekip Jotform’a yüklemeleri kolay… Tüm videolar orada barındırılıyor, kimin teslim ettiğini görmemiz kolay ve güzel bir tek durak noktası.”
Watanabe, süreçleri ve birden fazla formu birleştirmek için Jotform’u kullanabileceğini keşfetti. Örnek olarak, Jotform’un koşullu mantığını kullanarak kayıt, sağlık geçmişi, e-imza onayı, enstrüman kiralama ve ödemeleri tek bir formda birleştirdi.
Ayrıca organizasyonun Pacific Music Institute yaz programı için Jotform Uygulamalar’ı kullanarak ebeveynler, öğrenciler ve öğretim görevlileri için merkezi bilgi açığını çözdü. Program paydaşları artık yaz kampında görüntülenen bir QR kod aracılığıyla programlara, talimatlara, belgelendirme ihtiyaçlarına ve haritalara anında erişebiliyor. Bu, Watanabe’nin daha da fazla rutin işten tasarruf etmek için kullandığı zarif bir çözüm.
“Bu, personel ve öğretim görevlilerine konular hakkında soru sormak zorunda kalmanın büyük bir kısmını ortadan kaldırıyor. Uygulamaya gidebileceklerini biliyorlardı, ya da gönüllülerimiz sadece ‘İşte QR kod; uygulamayı indirin ve cevaplarınız orada olacak’ diyebiliyordu.”
Arka planda, HYS ekibi mali yardım talepleri için otomatik yönlendirme, komşu ada geri ödeme formları, dahili gider takibi ve onayları ile çok adımlı kayıt eylemleri gibi hem dahili hem de harici idari ihtiyaçları karşılamak için Jotform İş Akışları’nı kullanmaya başladı.
“Ebeveynlerin her şeyi sadece bir kez doldurmak zorunda olduğu noktadayız. Bu harika iş akışı [çocukların] kaydının bir parçası olarak başlıyor,” diyor Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası COO’su Rachel Schultz. “Sonra tüm detaylar farklı klasörlere aktarılıyor, böylece uygun paydaşlar bilgilere ve onaylara erişebiliyor. Oldukça harika.”
Stripe ile kar amacı gütmeyen kuruluş ödemelerini, takibini ve mutabakatını kolaylaştırmak
Bir öğrenci HYS’ye kaydolduktan sonra birkaç farklı ödeme toplama sonucu vardır. Sonuç olarak, organizasyon Jotform Kurumsal ile kolayca senkronize olacak ve ihtiyaçlarını destekleyecek kadar esnek bir ödeme çözümü sağlayıcısına ihtiyaç duyuyordu.
Personel, kolay mutabakat, faturalandırma ve takip için Stripe’ı belirledi. Stripe, senfoninin program öğrenim ücreti, ürünler, enstrüman kiralamaları, orkestra faturaları ve daha fazlası için fon toplamasını sağladı.
Ödemeleri toplamaya ek olarak, Schultz Stripe’ın ekibinin incelikli yollarla daha verimli olmasına yardımcı olduğuna inanıyor.
“Ailelerimiz genellikle birden fazla e-posta adresiyle kaydolur ve okul yılının ortasında kredi kartlarını değiştirebilirler. Bu, eski sistemimizde sorun yaratıyordu. Ancak Stripe’da, hesapları ve kartları mutabık hale getirmek gerçekten kolay. Sponsorlar yakın zamanda galalarımız için Stripe aracılığıyla masa satın aldılar ve Stripe aracılığıyla fatura göndermek de aynı derecede kolay.”
Zaman kazandıran ve organizasyonel büyümeyi destekleyen tek platform
Jotform Kurumsal ve Stripe entegrasyonunu kullanarak, HYS karmaşık, manuel, çok adımlı süreçleri Hawaiʻi adalarındaki aileler ve personel için işleyen sorunsuz bir sistemle değiştirdi.
HYS, birden fazla kayıt formundan koşullu mantık ile desteklenen tek birleşik öğrenci kayıt deneyimine geçerek müşteri deneyimini ve personel verimliliğini iyileştirdi. Bu tek değişiklik haftalarca süren karşılıklı e-postaları ortadan kaldırdı ve ebeveyn karışıklığını dramatik olarak azalttı.
“Bu gerçekten kaydı kolaylaştırdı, sadece veri toplama için değil ebeveynlerimiz için de. Şimdi, sadece bu tek kaydı yapabilirler ve işleri biter,” açıklıyor Watanabe. “Tüm evrak işlerini hallettiler.”
Yönetim tarafında, HYS personeli 2024’ten beri iş akışlarının bir parçası olarak 1 milyon doların üzerinde dijital ödeme toplayarak önemli ölçüde zaman tasarrufu sağladı. Sonuç, daha az takip ve manuel fatura ile birlikte daha doğru veriler oldu. Stripe, HYS personeline senfoninin geçmişte karşılaştığı sorunlar olmadan partiler, ödenmemiş bakiyeler, faturalar ve kredi kartı değişiklikleri konusunda net görünürlük sağlıyor.
“Stripe kullanmak kesinlikle yönetim zamanından tasarruf sağlıyor, bu [büyük bir personeli olmayan] bir kar amacı gütmeyen kuruluş olduğunuzda gerçekten önemli. Ve ödeme verileri takip etmesi, mutabık hale getirmesi ve departmanlar ile harici ajanslarımız arasında iletmesi kolay. Son olarak, ebeveynlerimizin kullanması kolay, bu yüzden şikayetlerle uğraşmıyoruz. Büyük resme odaklanmamızı kolaylaştırdı ki bu da çocukların müzik yapmasına yardımcı olmak,” diyor Schultz.
Jotform Kurumsal ile HYS, ebeveynler, öğrenciler ve gönüllüler için daha iyi deneyimler yarattı. Organizasyon seçme video sürecini basitleştirdi ve program bilgilerine kolay erişim sağlayan mobil uyumlu bir uygulama oluşturdu. Aynı zamanda, organizasyon belgeleri doğru öğretim görevlilerine, mali yardım personeline ve ilgili yöneticilere yönlendiren iş akışları oluşturarak dahili personel için operasyonları iyileştirdi.
Jotform ve Stripe entegrasyonu ile HYS, hem aileler hem de personel için işleyen tamamen online, mobil uyumlu bir deneyim oluşturdu. Ve HYS program ve yazılım eklemeye devam ettikçe, entegrasyon organizasyonla birlikte ölçeklenebilir.
Yorum Gönder: