E-imzalarla iş süreçlerini nasıl otomatikleştirebilir ve maliyetleri nasıl düşürebilirsiniz
Giriş
İş süreçlerinin otomatikleştirilmesi, kuruluşların giderlerini kontrol etmelerine, üretkenliklerini artırmalarına ve karlılıklarını yükseltmelerine yardımcı olur. Aynı zamanda daha uygun ve düzenli bir müşteri deneyimi yaratır. Ancak günümüzde artan işletme maliyetleri, daha sürdürülebilir iş uygulamalarına olan talep ve daha yüksek dijital güvenlik ihtiyacı ile birlikte, iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi herhangi bir pazarda rekabetçi kalabilmek için bir gereklilik haline gelmiştir.
İmza süreçleri, her kurum için en çok zaman alan işlemlerden biri olmasına rağmen otomasyona en uygun süreçlerden biridir. Neyse ki e-imza teknolojisi bu süreçleri otomatikleştirerek imza toplamayı, imzalı belgeleri online olarak saklamayı, yönetmeliklere uyum sağlamayı ve paydaşları bir belgenin durumu hakkında otomatik olarak bilgilendirmeyi kolaylaştırıyor.
Bu özellikler sözleşmeler, satış, finans, işe alım, sürümler ve doğrulamalar dahil olmak üzere her sektörde ve her türlü iş sürecinde zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.
CivilLaw. Tech gibi kuruluşlar, e-imza çözümlerini uygulamaya koyarak birçok iş süreçlerindeki zaman ve maliyetleri azalttı.
Yakında, kuruluşunuzda fiziksel imzaları zorunlu tutmak bile mümkün olmayabilir. McKinsey'nin 2022 araştırmasına göre, çalışanların yüzde 35'i tam zamanlı olarak evden çalışabilirken, çalışanların yüzde 23'ü yarı zamanlı olarak evden çalışabiliyor. Uzaktan çalışmaya uyum sağlamak için bu kadar çok dijital belge süreci varken, e-imza teknolojisi her kuruluşun dijital ekosisteminin hayati bir parçasıdır.
İmzalama süreçlerini otomatikleştirmek ve maliyetleri düşürmek için bilmeniz gereken her şey burada.
E-imza nedir?
E-imza nedir?
E-imza (elektronik imza olarak da bilinir), fiziksel imzanın veya ıslak imzanın dijital versiyonudur ve insanların belgeleri online olarak imzalamasını sağlar. E-imzalar, imzalama sürecini daha hızlı ve daha kullanışlı hale getirmek için fiziksel imzaların yerini alır. Aslında, bu teknoloji olmadan birçok online işlem mümkün olmazdı.
E-imzalar genellikle kullanıcının imzasını fare veya dokunmatik yüzeyle yazmasına veya çizmesine olanak tanıyan yazılımlarla oluşturulur. Çoğu ülkede yasal olarak bağlayıcı kabul edilirler ve finans, gayrimenkul ve sağlık sektörlerinde sözleşmeleri, anlaşmaları ve diğer yasal belgeleri imzalamak için yaygın olarak kullanılırlar.
Örneğin, birçok banka ve finans kurumu, müşterilerin uzaktan hesap açmalarına ve diğer işlemleri tamamlamalarına olanak tanımak için e-imzaları uygulamaya koydu. Gayrimenkul sektöründe şirketler, yüz yüze görüşme gerektirmeden sözleşme imzalamayı kolaylaştırmak için e-imzalara güveniyor.
Son birkaç yıldır daha fazla kişinin evden çalışmasıyla birlikte, belgeleri elektronik olarak imzalamanın güvenli ve kullanışlı yollarına yönelik benzeri görülmemiş bir talep oluştu. Bunun sonucunda, e-imza platformları günlük hayatın giderek daha fazla parçası haline geliyor. Hatta küresel dijital imza pazarının büyüklüğünün 2021'deki 4,4 milyar dolardan 2030'da 42 milyar dolara yükselmesi bekleniyor.
Fiziksel imzalar neden artık yeterli değil
1980'lerden ve entegre ofis sisteminin ortaya çıkışından bu yana, işletme operasyonları giderek kağıtsız hale geldi. 1990'lar ve 2000'lerde e-posta, müşteri hizmet ağları ve kurumsal web sunucularının yaygın olarak benimsenmesi, basılı kopya ihtiyacını daha da azalttı. Bulut tabanlı bilgi işlem ve mobil teknolojinin 2010'larda yaygınlaşmasıyla birlikte, birçok kuruluş daha fazla kritik süreci dijitalleştirebildi.
Artık hayatımızın neredeyse her alanı kağıt belgeler olmadan yönetilebiliyor, ancak iş yapmak için hala imzalı, yasal olarak bağlayıcı anlaşmalara ihtiyacımız var. Teknolojiye adapte olmakta yavaş olmasıyla bilinen federal hükümet bile e-imza araçlarını benimsemeye başladı.
2021 yılının sonunda, Başkan Biden teknoloji ile devlet hizmetlerinin iyileştirilmesine yönelik bir başkanlık kararnamesi imzaladı ve federal kurumların halk ile olan etkileşimlerini daha fazla dijitalleştirmelerini zorunlu kıldı. Kararname ayrıca federal kurumların hizmet sunumunda müşteri odaklı bir yaklaşım benimsemelerini de öngörüyor.
E-imza teknolojisinin daha geniş kullanımını teşvik etmek, bu hedefe ulaşmanın yollarından biri olacak. Federal kurumlar e-imza çözümlerini benimseyerek kağıt belge ihtiyacını azaltabilir ve vatandaşların online hizmetlere erişmesini ve tamamlamasını kolaylaştırabilir.
E-imza Yatırım Getirisi: Bu teknoloji maliyetleri nasıl düşürüyor
Düzenli online işlemler sunmak, müşteri deneyimini iyileştirmenin ötesinde kuruluşların önemli miktarda zaman ve para tasarrufu yapmasına yardımcı olur. E-imzaların maliyetleri düşürme şekli, herhangi bir kuruluşun karlılığını artırmasına yardımcı olabilir. İşte nasıl.
E-imzalar kuruluşlara para kazandırmanın beş yolu:
- Kağıt ve baskı maliyetlerini azalttı
- Daha düşük dosyalama ve depolama maliyetleri
- Daha düşük bertaraf ve geri dönüşüm maliyetleri
- Daha hızlı belge işleme süreleri
- Güvenlik ihlali riskinin azaltılması
Kağıt ve baskı maliyetlerini azalttı
İşletmeler her yıl çalışan başına ortalama 1.200 dolar baskı maliyeti harcıyor. Birçok kuruluş kağıt kullanımını azaltmak için belgelerinin çoğunu dijitalleştirmiş olsa da, e-imza çözümleri basılı kopyalarda ıslak imza ihtiyacını ortadan kaldırarak baskı maliyetlerini daha da azaltmaya yardımcı olabilir. Baskı, fotokopi ve diğer kağıt yönetimi süreçlerine harcanan zamanın azaltılması aynı zamanda verimliliği artırır ve çalışanların daha etkili işlere odaklanmasını sağlar.
Daha düşük dosyalama ve depolama maliyetleri
Business.com'a göre, ortalama bir çalışanın çalışmak için 120 metrekarelik alana ihtiyacı vardır, ancak her çalışma alanı çalışan ihtiyaçlarını karşılamak için sadece 50 metrekare ölçüde olmak zorundadır. İlave 70 metrekare genellikle depolama alanı gibi diğer amaçlara hizmet eder. İmzalı sözleşmeler veya formlar gibi kağıt belgelerin miktarını azaltmak, pahalı ofis gayrimenkulüne olan ihtiyacı azaltabilir.
Birçok şirketin tamamen uzaktan çalışmaya geçtiği bu dönemde, e-imza çözümleriyle tamamen kağıtsız bir sisteme geçmek, maliyetli üçüncü taraf kağıt belge depolama ihtiyacını da ortadan kaldırabilir.
Daha düşük bertaraf ve geri dönüşüm maliyetleri
Hassas bilgiler (imzalar dahil) içeren kağıt belgelerin, kimlik hırsızlığını önlemek için dikkatli bir şekilde imha edilmesi gerekir. Kurum içi belge imha işlemi, başlangıçta ekipman satın alma ve bakım maliyetlerini bir kenara bırakın, sürekli olarak üstesinden gelmek için önemli miktarda iş gücü gerektirir. Üçüncü taraf hizmetleri de bir o kadar maliyetli olabilir, büyük şirketler için tahminler ayda 1.500 dolara kadar çıkabilmektedir.
E-imzalar kağıt belgelere olan ihtiyacı ortadan kaldırdığı için, sonraki imha maliyetlerini de azaltır.
Daha hızlı belge işleme süreleri
Fiziksel imza almak için belgeleri yazdırmanız, fiziksel olarak imzalamak için bir toplantı planlamanız veya bir belgeyi PDF olarak e-posta ile göndermeniz gerekir. İmzalayan kişinin ya toplantıya fiziksel olarak katılması ya da PDF'yi yazdırıp imzalaması, ardından belgeyi yeniden taraması ve e-posta ile geri göndermesi gerekir. Ancak kağıt belgelerin güvenli dijital depolama için taranması gerektiğinden belge yönetimi hala tamamlanmamıştır.
E-imzalar, Wi-Fi olan her yerden erişilebilen güvenli bir online platform üzerinden imzalamaya olanak tanıyarak neredeyse tüm bu manuel işleri ve ayak işlerini ortadan kaldırır.
Geliştirilmiş güvenlik
Kağıt belgeler, hırsızlığı önlemek ve hassas bilgileri korumak için güvenli fiziksel depolama alanının yanı sıra zaman alan ve maliyetli imha gerektirmektedir. İmza gerektiren belgeler de dahil olmak üzere dijital belgeler, bulutta depolandığında bile kötü niyetli kişilerin erişmesi daha zordur. Bu, tüketicileri kimlik hırsızlığından ve kuruluşları güvenlik ihlalleri nedeniyle oluşabilecek para cezalarından koruyabilir.
E-imza otomasyonu: Nasıl çalışır
Geleneksel olarak, imzaların toplanması ve dosyalanması birçok adım ve manuel iş gerektirir. E-imza çözümlerinin bu kadar etkileyici maliyet tasarrufu sağlayabilmesinin nedenlerinden biri, bu işlerin çoğunu otomatikleştirmesidir. En güzeli, e-imza çözümleri sıfırdan imzalama iş akışları oluşturabilir veya bir işletmenin halihazırda kurmuş olduğu otomatik süreçlere entegre olabilir.
İşte e-imza çözümlerinin otomasyon özelliklerinden bazıları:
E-imza kullanımının 7 faydası
- İstekleri, güncellemeleri ve onayları otomatikleştirin
- İş akışlarından iletişimleri tetikle
- Darboğazları belirleyin ve ortadan kaldırın
- Yerleştirilmiş dijital kağıt izlerini görüntüleyin ve paylaşın
- Dijital güncellemelerle sürüm kontrolünden kaçının
- Daha hızlı genel işlem süreleri deneyimleyin
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- E-imza taleplerini otomatik olarak tetikleyin. İşe alım süreçleri ve çok sayıda belge içeren diğer iş akışlarının çoğu, çeşitli platformlarla zaten otomatikleştirilmiş olsa da, hala yüz yüze imza gerektiriyor. Kuruluşlar, e-imza çözümünü sürece dahil ettiklerinde, iş akışı sırasında e-imza taleplerinin otomatik olarak tetiklenmesini sağlayabilir, böylece alıcılar anında imzalayabilir. E-imza çözümleri, kuruluşların ıslak imza toplama için süreçleri kesintiye uğratmak yerine tüm belge iş akışlarını tamamen otomatikleştirmelerine olanak tanır.
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- Konum ve zamandan bağımsız erişilebilirliği artırın. Modern e-imza çözümleri bulut tabanlıdır, bu nedenle kullanıcılar Wi-Fi bağlantısı olan her yerden erişebilir. Tüm belgeler ve imzalama araçları bilgisayar tabanlı bir yazılım platformu yerine yalnızca online olarak kullanılabilir, böylece kullanıcılar masaüstü bilgisayarlarında, dizüstü bilgisayarlarında, tabletlerinde veya akıllı telefonlarında belgelerini yönetebilir ve imzalayabilir.
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- Daha kolay sürüm kontrolünü etkinleştirin. Geleneksel olarak, belgelerin PDF'leri alıcılara e-posta ile gönderildiğinde, göndericilerin güncellemeleri durumunda yeni bir sürüm dağıtmaları gerekir. Bulut tabanlı herhangi bir platformda, kaç kez ve kime dağıtıldığından bağımsız olarak, bir belgenin yalnızca bir canlı sürümü vardır. Kullanıcılar platformdaki tek belge dosyasında değişiklik yapar ve değişiklikler bağlantıya sahip olan herkes için otomatik olarak güncellenir.
- İşlem sürelerini hızlandırın. Tüm bu otomasyonlar, imza toplama ve belge yönetiminin her yönünü kolaylaştırır ve hızlandırır. Otomatik bildirimler, belgelerin dağıtımı sırasında oluşabilecek gecikmeleri ortadan kaldırarak daha hızlı yanıt sürelerine olanak tanır. Son imza kabul edildikten sonra dosyalama otomatik olarak gerçekleşir ve bir süreçteki sonraki adımları engelleyen darboğazları önler.
E-imzaları nerede kullanabilirsiniz
Sağladıkları kolaylık, verimlilik ve güvenlik göz önüne alındığında, e-imza platformları birçok farklı sektörde faydalı olabilir. Belgelerin imzalanmasını gerektiren neredeyse her sektörde kullanılabilirler. İşte başlıca kullanım alanları.
İnsan kaynakları
İK departmanları, iş teklifi mektupları, gizlilik sözleşmeleri ve çalışan el kitaplarının elektronik olarak imzalanmasını kolaylaştırmak için e-imza teknolojisini kullanabilir. Bu, İK ekiplerinin bu belgeleri yazdırma, imzalama ve tarama ihtiyacını ortadan kaldırarak zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilir. E-imza teknolojisi ayrıca performans değerlendirmeleri, yan haklar kayıt formları ve şirket politikası güncellemeleri için gerekli imzaları ve onayları toplamak üzere kullanılabilir.
İK departmanları, e-imza teknolojisini çalışanın işe alım sürecindeki ilerlemesini takip etmek için de kullanabilir. E-imza platformları genellikle İK departmanlarının hangi belgelerin kim tarafından imzalandığını görmesine olanak tanıyan özellikler içerir ve böylece tüm gerekli belgelerin zamanında tamamlanmasını sağlar.
Satış departmanları
Satış departmanları, bir anlaşmayı sonuçlandırmaya çalışırken mümkün olduğunca fazla engeli ortadan kaldırmanın öneminin farkındadır. E-imza teknolojisini kullanan satış ekipleri, tekliflerin durumunu hızlıca takip edebilir, sözleşmeleri ve eklerini revize edip yeniden gönderebilir ve satın alma tutarına veya diğer kriterlere göre uygun imzacıları belirleyebilir.
E-imza teknolojisiyle satış süreçlerinin otomatikleştirilmesinin ek faydası, satış ekibine müşteri adaylarıyla bağlantı kurarak ve onları dönüştürerek gelir yaratmak için daha fazla zaman kazandırmasıdır. Sorunsuz ve şık bir imzalama deneyimi sunmak, yeni müşteri ilişkilerinin doğru yolda başlamasını da sağlar.
Eğitim
Okullar ve üniversiteler gibi eğitim kurumları, akademik transkriptler, kayıt sözleşmeleri, kayıt formları, mali yardım formları ve daha fazlası dahil olmak üzere çok çeşitli belgeleri elektronik olarak işlemek için e-imza teknolojisinden yararlanabilir.
Akademik işler departmanları, yeni öğrenci kabul ve kayıt belgelerinin imzalanmasını kolaylaştırmak için e-imza platformlarını kullanabilir. Bu, ilgili tüm tarafları her şeyi gözden geçirmek için yüz yüze randevu ayarlama zahmetinden kurtarabilir.
E-imza teknolojisi, öğrencilerin izin belgelerini ebeveynlerine incelemeleri için eve götürmelerine gerek kalmadan imza toplayabilir. Bunun yerine, öğretmenler ve yöneticiler izin belgelerinin bağlantılarını doğrudan ebeveynlere e-posta ile gönderip online imzalarını alabilirler. Bu yöntem sadece daha ekonomik ve kullanışlı olmakla kalmaz, aynı zamanda öğrencilerin ebeveynlerinin imzalarını taklit etmelerini de önleyebilir.
Hükümet
Kamu kurumları sözleşmeler, formlar ve yardım başvuruları dahil olmak üzere çok çeşitli belgelerin imzalanmasını kolaylaştırmak için e-imzaları kullanabilir. Bu teknoloji özellikle izin verme, yardım dağıtma, vergi beyannamesi verme ve pasaport ve ruhsat işlemlerini daha uygun hale getirmek için kullanışlıdır. Kurumlar, işsizlik yardımları, Sosyal Güvenlik ve diğer yardım türleriyle ilgili formları dijitalleştirebilir ve yüz yüze randevulara olan ihtiyacı ortadan kaldırabilir.
Güvenlik kontrolü başvurularını tamamlamak veya sürücü belgelerini yenilemek gibi fiziksel giriş gerektiren hizmetler için çalışanlar, imzalı fiziksel belgeleri tarayarak dijital kayıt oluşturmak yerine, dijital imzaları hızlıca almak için e-imza teknolojisini yerinde kullanabilirler.
Sağlık hizmeti sağlayıcıları
Sağlık kuruluşları, onay formlarını ve tıbbi kayıtları imzalamayı kolaylaştırmak için e-imza platformlarını kullanabilir. Klinikler ve diğer sağlık hizmeti veren kuruluşlardaki resepsiyon personeli, mali beyanlar ve ödeme sözleşmeleri gibi formlarla e-imza çözümlerini kullanarak kayıt sürecini hızlandırabilir ve daha sonra mürekkepli evrakları tarama ihtiyacını ortadan kaldırabilir. Hatta COVID-19 pandemisi sırasında birçok sağlık kuruluşu, gereksiz fiziksel teması önlemek için hastaların muayenehaneye girmeden önce giriş işlemlerini mobil uygulamalar üzerinden tamamlamasını zorunlu hale getirdi.
Acil serviste, e-imzalar taburcu özetlerini, ilerleme notlarını ve diğer hasta belgelerini imzalamak için kullanılabilir, bu da uyumluluğu takip etmeyi kolaylaştırır. Hemşirelik personeli ve diğer çalışanlar, kendi iç onaylarını tamamlamak ve kağıt işlerini azaltmak için bu teknolojiyi kullanabilir.
Sivil toplum kuruluşları
Sivil toplum kuruluşları ve yardım dernekleri, bağış kabulünden etkinlik feragatnamelerine, gönüllü sözleşmelerine ve daha fazlasına kadar her şey için e-imza teknolojisini kullanabilir. Yöneticiler, zaman alan karşılıklı e-postalar olmadan tedarikçiler, ortaklar ve diğer kuruluşlarla sözleşmeleri imzalamak için bu teknolojiyi kullanabilir.
E-imza platformları, hibe başvurularının, bağış formlarının ve diğer önemli belgelerin imzalanmasını da kolaylaştırabilir. Herhangi bir zamanda işlemde olan çok sayıda sözleşme olduğundan, e-imza platformu özellikle sivil toplum kuruluşu yöneticilerinin her belgenin durumunu kontrol etmesine ve hala inceleme veya imza gerektiren belgeleri hızlıca bulmasına yardımcı olur.
Genel olarak, e-imza platformları, akla gelebilecek her sektörde belge imzalama süreçlerini kolaylaştırmak için değerli bir araçtır. Bu teknoloji, tamamen dijital ve otomatik bir ofis için anahtar olabilir.
E-imza hazırlanıyor
Artık e-imzaların kuruluşunuza nasıl fayda sağlayabileceğini bildiğinize göre, muhtemelen bunları belge süreçlerinize nasıl entegre edeceğinizi merak ediyorsunuz. Bunu yapmak için, e-imzaları yasal olarak bağlayıcı kılan şeyleri ve bunları yönetmek için ne tür bir platforma ihtiyacınız olduğunu anlamanız gerekir.
E-imzalar için yasal çerçeve
E-imzalar nispeten yeni bir araç ve bunları destekleyen yasa ve düzenlemeler gelişmeye devam ediyor. ABD'de e-imza yasası aşağıdaki iki kanuna dayanmaktadır:
- Tek Tip Elektronik İşlemler Yasası (UETA), 1999 yılında kabul edilmiş olup elektronik imzaları ıslak imzalarla eşdeğer olarak tanımaktadır. Tarafların, geleneksel kağıt belgelerde olduğu gibi sözleşme yapmalarına ve online olarak iş yapmalarına olanak tanır. UETA, elektronik imzaların ve kayıtların mahkemede delil olarak kabul edilebilir olduğunu belirterek bunlara yasal tanınırlık sağlar. Ayrıca, elektronik imzaların sadece elektronik formda oldukları için "yasal etkilerinin veya uygulanabilirliklerinin reddedilemeyeceğini" de öngörür. Kısacası UETA, elektronik olarak imzalanan bir sözleşmenin veya diğer yasal belgelerin, kağıt üzerinde ki ıslak imzalı bir belge ile aynı geçerliliğe sahip olduğunu belirtir.
- E-İmza Kanunu, 2000 yılında kabul edilmiş olup ABD genelinde elektronik imzaların kullanımını düzenlemektedir. Tarafların, tıpkı geleneksel kağıt belgelerde olduğu gibi, elektronik yollarla belge oluşturmasına, saklamasına, imzalamasına ve iş yapmasına olanak tanır. Bu kanun UETA ile örtüşmektedir. Ancak, E-İmza Kanunu eyaletler arası veya uluslararası ticareti içeren işlemlere uygulanırken, UETA tek bir eyalet içinde gerçekleşen işlemlere uygulanır.
Dünyada e-imza yasalarını şekillendiren başka düzenlemeler de bulunmaktadır. Avrupa Parlamentosu 2014 yılında eIDAS Yönetmeliğini yürürlüğe koydu. Bu yönetmelik, Avrupa Birliği'nde e-imzaların kullanımına ilişkin yasal çerçeveyi, kimlerin ve hangi kurumların bu teknolojiyi hangi koşullarda kullanabileceğini tanımlamaktadır. Avustralya'da ise hükümet, 1999 yılında Elektronik İşlemler Yasası'nı uygulamaya koydu. Bu yasa, vatandaşların el yazısı ile imza vermesini gerektiren kanunları geriye dönük olarak güncelleyerek elektronik olarak imza atmalarına olanak tanımaktadır.
Avrupa, Avustralya veya diğer bölgelerde iş yapan her kuruluş, yerel elektronik imza yasalarına uyumluluk sağlamak için bu yasaları araştırmalıdır.
E-imza platformunda dikkat edilmesi gerekenler
Piyasada birçok e-imza yazılım çözümü var, ancak hepsi aynı kolaylık ve etki düzeyini sağlamıyor. Farklı seçenekleri değerlendirirken, bu kriterleri karşılayan bir e-imza platformu arayın.
- Kullanımı kolay. E-imza platformu bulut tabanlı olmalı ve her işletim sisteminde veya mobil cihazda çalışmalıdır. Yazılım, herhangi bir kullanıcının teknolojik uzmanlık gerektirmeden kurabilmesi için kodlama gerektirmeyen olmalı ve kurulum ve personel eğitimi için değerli zaman ve kaynak harcamamalısınız. Kullanıcı arayüzü, gezinmesi kolay ve kullanımı kolay olmalıdır.
- Entegrasyonu kolay. Kuruluşunuz iş süreçleri için halihazırda otomasyon kullanıyorsa, mevcut sistemlerinizle uyumlu çalışan bir e-imza çözümüne ihtiyacınız olacak.
- Güvenli. Platform, kullanıcı bilgilerini güvende tutmak için en son teknoloji veri şifreleme ve depolama özelliklerine sahip olmalıdır. Gelişen güvenlik standartlarını karşılama konusunda kanıtlanmış geçmişe sahip platformları tercih edin. Ek bir güvenlik katmanı için mevcut tek oturum açma sağlayıcınızla entegrasyonları kontrol edin.
- Yasal olarak uyumlu. Seçtiğiniz yazılım, e-imzalar için mevcut düzenlemelere uyumlu olup olmadığını belirtmelidir. Amerika Birleşik Devletleri'nde sağlık sektöründe kullanılan e-imza platformları aynı zamanda HIPAA uyumlu olmalıdır.
- Sınırsız. Seçtiğiniz çözüm, uzun yıllar boyunca kuruluşunuzla birlikte büyüyebilmelidir. E-imza çözümünüz, kuruluşunuzun sınırsız sayıda imza toplamasına olanak tanımalıdır, böylece işiniz büyüdükçe daha fazla ödeme yaparak başarınız için cezalandırılmazsınız. Ayrıca, depolama hiçbir zaman sorun olmasın diye sınırsız sayıda kayıt tutabilmelisiniz.
- Net maliyet yapısı. Birçok e-imza sağlayıcısı, belge başına maliyet veya kullanılabilir depolama alanı miktarına dayalı karmaşık fiyatlandırma yapılarına sahiptir. Bu fiyatlandırma yöntemleri, çözümün gerçek maliyetini tahmin etmeyi ve yatırım getirisini belirlemeyi zorlaştırabilir. Beklenmeyen ücretlerden kaçınmak için açık ve şeffaf fiyatlandırma sunan bir çözüm arayın.
- Uçtan uca. En iyi e-imza çözümleri sadece kullanıcıların online imza toplamasını sağlamakla kalmaz - kuruluşların belge süreçlerinin birçoğunu yönetmesine ve otomatikleştirmesine olanak tanır. Eksiksiz, uçtan uca bir çözümü tercih etmek, tedarikçileri bir araya getirmeye ve genel işletme maliyetlerini azaltmaya yardımcı olurken, farklı yazılımlar arasındaki uyumsuzluktan kaynaklanabilecek sorunları da ortadan kaldırır.
Jotform İmza: Geleceğe hazır e-imza platformu
E-imzalar, hem imzalayanlar hem de imza sahipleri için her türlü işlemin rahatlığını, verimliliğini ve güvenliğini artırır. Kuruluşunuzun tamamında e-imza çözümlerini kullanmak, gelişmiş üretkenlik ve daha düşük maliyetler de dahil olmak üzere teknolojinin tüm avantajlarından yararlanmanın anahtarıdır.
Jotform İmza, belge ve iş akışı oluşturmadan güvenli bulut depolamaya kadar e-imza toplamanın her yönünü otomatikleştirmek için kullanıcılara güç verir. Jotform Kurumsal çözüm paketinin bir parçası olan bu çok yönlü platform, verimliliği o kadar artırır ki kullanıcılar birçok imza iş akışının süresini ortalama 1,8 güne kadar düşürebilir. Hızlı kurulum ve kolay dağıtım için platform, kullanıcıların halihazırda kurmuş olabilecekleri birçok üçüncü taraf platformla sorunsuz bir şekilde entegre olur.
Müşteriler ve onlara hizmet veren kuruluşlar, belgeleri imzalama ve yönetme konusunda kolaylığı hak eder. E-imza çözümleri sadece zaman ve paradan tasarruf sağlamakla kalmaz - imzalama deneyimini ilgili herkes için iyileştirir.
Yasal Uyarı: Bu kılavuzda sağlanan bilgiler yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımamaktadır. Bilgileri doğru ve güncel tutmaya çalışsak da, yasalar ve düzenlemeler yargı bölgesine göre değişiklik gösterebilir ve sık sık değişebilir. Bu sitedeki herhangi bir bilgi hakkında özel hukuki sorularınız varsa, bulunduğunuz bölgedeki ruhsatlı bir avukata danışmalısınız.