Formdan işleve: Jotform ve Todoist entegrasyonuyla verimliliğinizi artırın

Verimlilik sadece işleri halletmekle ilgili değildir. Jotform’da verimlilik, sürtünmeyi azaltmak, verileri merkezileştirmek ve iş akışlarının bir form yanıtından tamamlanmış bir göreve çok fazla manuel müdahale olmadan geçmesini sağlamakla ilgilidir.

Bu yüzden yeni bir entegrasyonu duyurmaktan heyecan duyuyoruz. Jotform artık piyasadaki önde gelen görev yönetimi platformlarından biri olan Todoist ile sorunsuz bir şekilde entegre oluyor.

Jotform Form Oluşturucu’da şu anda mevcut olan bu entegrasyon, gelen Jotform yanıtlarını otomatik olarak eyleme dönüştürülebilir Todoist görevlerine dönüştürmenize olanak tanır. Artık manuel veri girişi yok. Artık ayrıntıları bir ekrandan diğerine kopyalamak yok. Sadece kolaylaştırılmış iş akışları ve anında organize edilmiş çalışmalar.

Nasıl çalışır: Kontrol için esnek eşleştirme

Bu entegrasyon sadece bir Todoist görevine Jotform bağlantısı eklemez. Verilerin formunuzdan proje yönetimi iş akışınıza tam olarak nasıl taşınacağını özelleştirebilmeniz için derin alan eşleştirme yetenekleri oluşturduk.

İşte nasıl çalıştığı.

1. Jotform Form Oluşturucu‘da, sayfanın üst kısmındaki gezinme çubuğunda Ayarlar‘a tıklayın.
2. Sayfanın sol tarafındaki menüde Entegrasyonlar‘a tıklayın.
3. Ana paneldeki Entegrasyonlar bölümünde Todoist‘i arayın ve üzerine tıklayın.

4. Kimlik Doğrula‘ya tıklayın.

5. Açılan Todoist giriş ekranında Todoist hesabınıza giriş yapın ve erişim izni verin. Daha önce giriş yaptıysanız, açılır menüden Todoist hesabınızı seçin ve Kimlik Doğrula‘ya tıklayın. Farklı bir hesap kullanmak için Başka bir hesap kullan bağlantısına tıklayın.
6. Jotform’u Todoist ile bağladıktan sonra aşağıdakileri ayarlayın:
   • Projeler. Görevin oluşturulacağı Todoist projesini seçin. Bu, görevin nerede bulunacağını ve hangi proje ayarlarının, iş akışlarının ve izinlerin geçerli olacağını belirler.
   • Görev alanları. Soldaki Todoist alanlarını seçin ve bunları sağdaki form alanlarınızla eşleştirin. Daha fazla eklemek için Alan Ekle‘ye tıklayın.
7. Kaydet‘e tıklayın ve hazırsınız.

Biri bir form yanıtı gönderdiğinde, entegrasyon Todoist’te Görev Oluştur eylemini tetikler ve ihtiyaçlarınıza göre kesin ayrıntıları aktarır. Jotform alanlarını doğrudan Todoist görev özelliklerine eşleştirebilirsiniz:

• İçerik: Formdaki verileri kullanarak görev başlığını tanımlayın.
• Açıklama: Karmaşık ayrıntıları, açıklamaları veya müşteri notlarını doğrudan görev gövdesine taşıyın.
• Proje seçimi: Yanıtları belirli, önceden tanımlanmış Todoist projelerine yönlendirin.
• Öncelik: Jotform’daki öncelik seviyesi açılır menülerini Todoist’in öncelik ayarlarıyla eşleştirin.
• Son tarih: Görevleri son tarih alanlarına göre otomatik olarak planlayın.
• Etiketler: Filtreleme ve projeler arası raporlama için gelen işleri kategorize edin.
• Sorumlu kullanıcı: Görevi gönderim anında belirli bir ekip üyesine atayın.

Gerçek dünya etkisi: Sizin için 4 kullanım senaryosu

Bu entegrasyon, veri toplama ile eyleme dönüştürülebilir uygulama arasındaki boşluğu kapatır. İşte verimliliği en üst düzeye çıkarmak için bu yeni güçlü kombinasyonu nasıl kullanabileceğinize dair bazı örnekler.

1. Merkezi görev yakalama ve günlük planlama

Günlük planlamadaki en büyük zorluk, gelen istekleri önceliklendirmektir. İster dahili bir destek kuyruğunu ister bir pazarlama istekleri gelen kutusunu yönetiyor olun, Jotform görev verilerini toplamak için dijital ön kapı haline gelir.

• Senaryo: Yoğun trafikli bir BT yardım masası formu.
• İş akışı: Bir kullanıcı bir sorun gönderdiğinde, “Sorun Özeti” alanı Todoist İçerik veya görev başlığıyla eşleştirilir. “Talep Edilen Son Tarih” alanı Son Tarih ile eşleştirilir.
• Sonuç: Yardım masası lideri, aşırı yüklenmiş bir e-posta gelen kutusunu araştırmak yerine, Todoist’te önceden doldurulmuş, önceliklendirilmiş bir “Bugün” görünümüyle gününe başlar ve bu da anlık, veriye dayalı günlük planlama yapılmasını sağlar.

2. Kolaylaştırılmış yinelenen uyumluluk ve hatırlatmalar

Mevzuat uyumluluğunu, güvenlik denetimlerini veya ekipman kontrollerini yöneten ekipler için zorluk, görevi ne zaman tekrar yapacaklarını hatırlamaktır.

• Senaryo: Zorunlu bir aylık güvenlik denetimi.
• İş akışı: Bir tesis yöneticisi bir denetimi tamamlar ve bir denetim formu gönderir. Bir sonraki denetim otomatik olarak planlanır.
• Eşleştirme: Form yanıtı, Todoist’te bir #Uyumluluk Etiketi ile eşleştirilir. Jotform’daki gizli bir alan (“Sonraki İnceleme Tarihi” gibi) otomatik olarak Todoist’teki Son Tarih alanıyla eşleştirilir.
• Sonuç: Jotform aracılığıyla mevcut görevi tamamlama eylemi, Todoist’te bir sonraki denetimi otomatik olarak planlar ve hiçbir uyumluluk penceresini kaçırmamanızı sağlar.

3. Hızlandırılmış proje ve hedef yönetimi

Yeni iş taleplerini stratejik organizasyonel projelerle eşleştirmek, üç aylık hedeflere ulaşmak için gereklidir.

• Senaryo: Satış ekibi tarafından kullanılan bir “Yeni Müşteri Başlangıcı” formu.
• İş akışı: Bir müşteri formu tamamlar tamamlamaz, yanıt Todoist’te özel bir “Müşteri Katılımı” Projesi‘ne yönlendirilir.
• Eşleştirme: “Müşteri Hedef Özeti” gibi bir alandan gelen stratejik ayrıntılar Açıklama ile eşleştirilirken, bir “Sözleşme Değeri” açılır menüsü öncelik Etiketleri ile eşleştirilebilir (örneğin, #Seviye1Müşteri).
• Sonuç: Proje yöneticileri, yeni girişimlerin doğru projede, tam bağlamlaştırılmış ve üst düzey hedef planlaması için hazır olarak göründüğünü anında görür.

4. Sorunsuz işbirliği ve verimliliği görselleştirme

Görevler atanmadığında veya sahiplik belirsiz olduğunda iş akışı yönetimi başarısız olur. Jotform ve Todoist entegrasyonu, atamalarla ilgili bu belirsizliği ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

• Senaryo: Yaratıcı varlıklar için departman genelinde bir talep formu.
• İş akışı: Bir pazarlama yöneticisi bir varlık talep ettiğinde, “Tasarımcı Belirle” açılır menüsü içeren bir form kullanır.
• Eşleştirme: Bu açılır menü, Todoist’teki Sorumlu Kullanıcı ile doğrudan eşleştirilir.
• Sonuç: Belirli yaratıcı ekip üyesi, Todoist’te kuyruğuna yeni bir görevin düştüğü konusunda anında bilgilendirilir. Yöneticiler daha sonra üretim hattını görselleştirmek ve canlı form verilerine dayalı olarak ekip iş yükünü dengelemek için Todoist’in pano görünümünü kullanabilir.

Bugün deneyin

Jotform ve Todoist entegrasyonu, Bronz Plan, Gümüş Plan ve Altın Plan kullanıcılarımız için Form Oluşturucu’da yayında. Veri akışlarınızı doğrudan iş akışınıza bağlamaya başlayın ve gerçek verimliliği deneyimleyin.