İş akışı ile ilgili

Merhaba, Tenis Kortu Rezervasyon Formu isimli bir tenis kort rezervasyon sistemi kurdum ve tarih rezervasyonunu mail ile iş akışına sokup bir yetkiliden onaylamasını isteyeceğim, onay verilmemesi durumunda formun doldurulamamasını istiyorum, iş akışını kurdum fakat onay gelmeden rezervasyonu veriyor sistem. Bir de excel entegrasyonu yaptım, onay vermeden o excel tabloya da rezervasyon yapılmış gibi ekliyor.

Onay mekanizması olmadan formun doldurulmamasını nasıl sağlayabilirim?

Merhaba Azad,

Jotform Destek ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Ne yazık ki form gönderildikten sonra iş akışında onay verilmese de randevu slotu ilgili rezervasyonu onaylayacaktır. Bunun önüne geçebilmek için isterseniz İş Akışına iki form bağlayıp birinci formda kayıt bilgileri toplayıp ardından onay verildikten sonra randevu formunu ilgili mail adreslerine gönderilecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu sayede, onay vermediğiniz kişiler 2. formu dolduramayacaktır. Ayrıca, reddedilen gönderileri manuel olarak Jotform Tablolara gidip silip o slotu boşaltabilirsiniz. Bunu nasıl yapabileceğinizi gösteren rehbere buradan ulaşabilirsiniz.

Daha fazla desteğe ihtiyaç duymanız halinde bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Merhaba, reddedilen gönderileri otomatik olarak Jotform Tablolarda sildirip o slotu boş tutabiliyor muyuz? Mantıken reddelilen bir başvuru hala neden o slotu meşgul ediyor?

Merhaba Azad,

Reddedilen form yanıtlarının hala randevu slotlarında yer kaplamasının sebebi, formun gönderime alındıktan sonra iş akışına girmesinden dolayı kaynaklanmaktadır. İlgili reddedilen form gönderileri silindiğinde onlar tarafından seçilen slotlar da otomatik olarak boşalacaktır.

Daha fazla desteğe ihtiyaç duymanız halinde bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Merhaba, çok teşekkürler önerinizi uygulamaya çalışıyorum, ilk önce bir talep formu doldurtup onaylanırsa rezervasyon formuna yönlendirme yapacağım. İş Akışı: Tenis Kortu Rezervasyon Talebi formunda iş akışı yazarken onaylanırsa Tenis Kortu Rezervasyon Formu'nu doldurabilsin istiyorum, bunun için talep onaylanırsa mail atılsın gelen mailde Tenis Kortu Rezervasyon Formu'na bağlayarak onu doldursun istiyorum fakat talep olan formdaki iş akışında form eklediğimde listede Tenis Kortu Rezervasyon Formu çıkmıyor. Ekran görüntüsünü paylaşıyorum:

Merhaba Azad,

Talebin onaylanması durumunda onay mailine yeni formun bağlantısını ekleyebilirsiniz. Böyle bir durumda son kullanıcı ilk formdan onay aldığı takdirde ikinci forma ulaşacağından iş akışınızda herhangi bir düzensizlik veya reddedilen formların hala randevu slotlarında yer alması gibi bir sorun olmayacaktır.

Daha fazla desteğe ihtiyaç duymanız halinde bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Merhaba Azad,

İlgili formunuz şu anda başka bir iş akışına bağlı olduğu için listede görünmemektedir. Jotform’da her form yalnızca tek bir iş akışı içerisinde yer alabilir. Formu mevcut iş akışından kaldırdığınızda, ilgili listede tekrar görüntüleyebilir ve istediğiniz iş akışına ekleyebilirsiniz.

Daha fazla desteğe ihtiyaç duymanız halinde bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Çok çok teşekkür ederim hzılı dönüşünüz ve yardımlarınız için.

Bir sorum daha olacak 2. formun linkini alıp browsera yapıştırınca doldurulabiliyor, ben o formun sadece ilk formda çıkan onay durumuna göre doldurulabilir olmasını istiyorum. Bu durumda nasıl bir ayar yapmalıyım?

Hi Azad,

Thanks for reaching out Jotform Support. To ensure your form is accessible only to specific people, we recommend changing its Access Settings to Private. This setting ensures that only invited individuals can view and fill out the form, keeping it secure from public access.

Additionally, within your Workflow, you can configure the system to automatically send this private form to the user's email address once their initial submission is approved. This way, the second form remains protected and is only shared when the approval condition is met.

Let me show you how step by step.

1. Open your private form in the Form Builder.

2. Go to the Publish tab on the orange top bar.

3. Click on Settings.

4. This section contains access settings for your form. Select the Private Form button.

That's it, now your form will only be visible to the people you invited or assigned for. Now, let's create a scenario on the Worklow side where the assignment is only given to the person who filled out the initial form, provided it's approved.

1. Open your worklow in the Worklow Builder. I created a sample workflow.

2. Go to your private form, which will be assigned to first form filler if approved on the workflow.

3. Click the Fields button to the right of the Assignee Email Address text. From here you can select your starting form. Then, from the fields that appear below, you can select the email field. This way, if the first person to fill out the form approves, your private form will be assigned to their email address.

That's all. If you have any other questions, please do not hesitate to ask us.

Çok çok teşekkür ederim, çok faydalı oldu. İyi günler, iyi çalışmalar diliyorum.

Hi Azad IŞIK,

Talebiniz yanıtlandı ve soru dizisi kapatıldı.

Başka bir sorunuz veya daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa, buradan yanıt vermekten çekinmeyin; size hemen yardımcı oluruz.