Talep Formu Oluşturucu

Talep formu oluşturucu, satın alma, malzeme, hizmet veya kaynak talepleri için uygun yetkilendirme iş akışlarıyla özelleştirilmiş formlar oluşturan bir araçtır. Jotform'un oluşturucusu, tedarik gereksinimlerinize göre talep formları oluşturmak için yapay zeka kullanır ve otomatik olarak uygun öğe açıklama alanlarını, miktar girdilerini, bütçe tahsis bölümlerini, gerekçelendirme alanlarını ve onay yönlendirme mantığını içerir. Oluşturucu, satın alma talepleri, malzeme siparişleri, ekipman edinimi, hizmet sözleşmeleri ve personel talepleri dahil olmak üzere farklı talep türlerine uyum sağlar. Uygun onay hiyerarşileri ve bütçe takip mekanizmalarıyla tasarlamak için normalde önemli zaman gerektiren profesyonel bir talep formunu saniyeler içinde alırsınız.

Talep formu oluşturucuya erişerek başlayın ve "kampanya detayları ve tedarikçi seçimi ile pazarlama materyalleri talebi" gibi gereksinimlerinizi yazın. Talep Formu Oluşturucu, uygun talep alanları ve onay yapısı ile formunuzu oluşturur. Oluşturulan formu Form Copilot kullanarak "proje gerekçesi için bir alan ekle" veya "tercih edilen tedarikçi seçeneklerini dahil et" gibi değişiklikler isteyerek özelleştirin. Onay iş akışlarını kurun, bütçe hesaplamalarını yapılandırın, kuruluşunuzun markasını ekleyin, ardından çalışan erişimi için paylaşılabilir bağlantılar veya tedarik portalınız için yerleştirme kodları almak üzere yayınlayın.

Satın alma departmanları, tedarikçi siparişlerinden önce uygun yetkilendirmeyi sağlayarak birden fazla departmandan gelen satın alma taleplerini işler. Finans ekipleri, satın alma onayından önce bütçe uygunluğunu ve harcama yetkisini doğrulayarak talepleri inceler. Operasyon yöneticileri, envanter seviyelerini ve üretim sürekliliğini koruyarak malzeme taleplerini gönderir. BT departmanları, teknik özellikler ve uyumluluk doğrulaması ile ekipman ve yazılım taleplerini ele alır. Tesis ekipleri, bakım malzemeleri, hizmet sözleşmeleri ve bina iyileştirme yetkilendirmeleri talep eder. İK departmanları, pozisyon ihtiyaçlarını ve işe alım onaylarını belgeleyen personel taleplerini işler. Yetkilendirme iş akışları ile kontrollü satın alma gerektiren her kuruluş, yapılandırılmış talep formu oluşturmadan faydalanır.

Mevcut onay aşamasını, gözden geçiren atamalarını ve karar geçmişini gösteren tüm talep yanıtlarını Jotform Tablolar'da görüntüleyin. Bekleyen talepleri, yakın zamanda onaylanan istekleri ve ek bilgi bekleyen öğeleri görüntüleyen durum kontrol panelleri oluşturun. Talepler onaylandığında, reddedildiğinde veya açıklama gerektirdiğinde talep sahiplerini uyaran otomatik bildirimler kurmak için Jotform İş Akışları'nı kullanın. Ortalama onay sürelerini, departmana göre talep hacimlerini ve işleme darboğazlarını gösteren raporlar oluşturun. Karmaşık tedarik operasyonlarını yöneten kuruluşlar için Jotform Uygulamalar, talep sahiplerine ve onaylayanlara talep durumunu, onay kuyruklarını ve satın alma analizlerini gösteren birleşik arayüzler sağlayan özel uygulamalar oluşturmanıza olanak tanır.

Talep edilen ürünler, hizmetler veya kaynakları parça numaraları, özellikler veya kapsam detayları ile belirten ayrıntılı öge açıklamaları ekleyin. Bütçe etkisinin netliğini sağlamak için otomatik toplam hesaplamaları ile miktar ve birim fiyat alanları ekleyin. Talep edilen satın almaların iş ihtiyacını, aciliyet düzeyini ve beklenen faydalarını açıklayan gerekçe bölümleri sağlayın. Uygun gider takibi için maliyet merkezi kodları, proje tanımlayıcıları veya hesap numaraları içeren bütçe tahsis alanları ekleyin. Tedarik ekiplerinin tedarikçi müzakerelerine öncelik vermesine yardımcı olan teslimat veya tamamlanma tarihi gereksinimlerini ekleyin. İnceleme süreçleri sırasında takip sorularını mümkün kılan talep eden kişinin iletişim bilgilerini ekleyin. Uyumluluk veya sözleşme yükümlülükleri için belirli tedarikçiler gerektiğinde tedarikçi tercihi alanları sağlayın.

Tedarikçi seçimi ve bütçe onayı ile ekipman, malzeme, materyal ve ürünler için satın alma talep formları oluşturun. Kapsam dokümantasyonu ile bakım sözleşmeleri, danışmanlık hizmetleri ve profesyonel hizmetler için hizmet talep formları oluşturun. İşe alım onayları, pozisyon gerekçelendirmeleri ve personel planlaması için personel talep formları oluşturun. Seyahat yetkilendirmeleri, harcama bütçeleri ve ön onaylar için seyahat talep formları tasarlayın. Alan değişiklikleri, mobilya alımları ve bina iyileştirmeleri için tesis talep formları oluşturun. Yazılım lisansları, donanım alımları ve teknoloji hizmet sözleşmeleri için BT talep formları oluşturun. Talep formu oluşturucu, özel açıklamanıza göre ilgili özellik alanları ve onay yapıları ekleyerek her tedarik senaryosuna uyum sağlar.

Kesinlikle. Her departmanın özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmış ayrı, özelleştirilmiş talep formları oluşturabilirsiniz (örneğin, donanım özelliklerini soran bir BT ekipman talep formu ile iş tanımlarını soran bir İK personel talep formu). Daha sonra tüm bu formları, çalışanların kolayca erişimi için tek bir Jotform Uygulama içinde toplayabilirsiniz.