Logiciel de gestion des réservations de salles de conférence
Le logiciel de Jotform pur le planning des salles de conférence aide les équipes et les organisations à réserver et à gérer les espaces de réunion grâce à la synchronisation en temps réel des calendriers et à la prévention des conflits. Grâce à ce logiciel, vous pouvez proposer une sélection personnalisée de salles, éviter les doubles réservations, automatiser les confirmations et les notifications, et organiser les réservations entre les différents services sans coder.
Avantages
Synchronisation bidirectionnelle du calendrier avec protection contre les doubles réservations
Connectez-vous à Calendly, Google ou Outlook Calendar pour vérifier la disponibilité des salles en temps réel et ajouter automatiquement de nouvelles réservations. Jotform supprime les créneaux déjà réservés de votre formulaire afin d'éviter tout conflit.
Sélecteur de salles avec logique conditionnelle
Proposez aux utilisateurs une liste de salles en fonction de leurs besoins (capacité, équipement ou emplacement). Affichez uniquement les salles pertinentes et les créneaux horaires disponibles à l'aide d'une logique conditionnelle intelligente.
Créneaux horaires personnalisés & règles de réservation
Définissez des durées de réunion fixes, des marges de sécurité entre les réservations et des limites de réservation quotidiennes. Personnalisez la disponibilité par salle ou par type de salle pour refléter les contraintes réelles.
Confirmations par email et invitations calendrier automatisées
Envoyez des emails de confirmation et des rappels personnalisés à votre marque lorsqu'une salle est réservée. Ajoutez automatiquement des invitations au calendrier et informez les équipes en charge des installations ou informatiques si une configuration est nécessaire.
Intégrez des formulaires de réservation & accès par QR code
Intégrez des formulaires de réservation sur l'intranet de votre entreprise ou affichez-les via un QR code à l'extérieur de chaque salle. Permettez aux employés de vérifier la disponibilité et de réserver en quelques secondes depuis n'importe quel appareil.
Planifiez plus intelligemment - une salle ou une douzaine
Des petites entreprises aux grandes organisations, Jotform s'adapte à vos besoins de réservation de salles. Gérez plusieurs salles, suivez leur utilisation et permettez la réservation en libre-service grâce à des formulaires de réservation personnalisés qui se synchronisent directement avec votre calendrier.
Réservations internes de salle de réunions
Permettez aux employés de réserver les salles disponibles en fonction de la disponibilité en temps réel. Ajoutez des champs pour le titre de la réunion, les participants et l'équipement requis comme les projecteurs ou les tableaux blancs.
Salles de conférence pour les clients
Permettez à vos équipes commerciales, de conseil ou de direction de réserver des salles pour les réunions clients. Personnalisez les règles de disponibilité et envoyez des emails de confirmation personnalisés à tous les participants.
Réservation de salle pour espace de coworking
Proposez la réservation en libre-service de salles de réunion et d'espaces partagés sur plusieurs sites. Limitez l'accès par type d'utilisateur ou plan d'adhésion grâce aux conditions de formulaire.
Demandes de planification au niveau des services
Permettez aux services de réserver des créneaux horaires pour les réunions hebdomadaires récurrentes ou les synchronisations d'équipe. Définissez des règles sur la fréquence de réservation d'une salle et établissez des flux d'approbation si nécessaire.