FAQ Jotform Entreprise

Le package de base Jotform Entreprise est le point d'entrée minimum pour Jotform Entreprise et comprend jusqu'à 5 utilisateurs autorisés. Des utilisateurs autorisés supplémentaires peuvent être achetés par lots de 5. Il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs autorisés que vous pouvez ajouter à votre forfait.

Quand vous déterminerez combien vous avez besoin de prévoir d'utilisateurs, veuillez noter que notre accord de licence exige que chaque utilisateur soit une personne unique avec une adresse e-mail unique et individuelle. Les alias de groupe tels que, par exemple, marketing@company.com ne sont pas autorisés. Le partage d'identifiants de connexion entre utilisateurs n'est pas autorisé. À des fins d'audit informatique et de suivi, chaque connexion doit être liée à une personne unique.

Par exemple, avec Jotform Entreprise, vous pouvez avoir deux administrateurs et 18 utilisateurs. Ce qui fait donc un total de 20 utilisateurs (aussi appelés sièges), vous achetez donc des accès pour chaque individu. De plus, chaque individu requiert un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques. L'administrateur peut modifier un nom d'utilisateur et un mot de passe à tout moment.

Un "utilisateur" est défini comme une personne qui dispose d'une connexion à votre compte Jotform Entreprise pour

1. Créer/modifier les formulaires
2. mettre en place des intégration, et/ou
3. afficher/modifier/analyser les données de soumission directement dans la base de données de soumission de formulaire.

Jotform Entreprise propose deux niveaux de fonction utilisateur - Utilisateur et Administrateur. C'est vous qui déterminez si une personne est classée comme Utilisateur ou Administrateur.

Par défaut, un utilisateur peut uniquement créer des formulaires et consulter les données de soumission de formulaires pour ses propres formulaires. Les utilisateurs peuvent ensuite partager l'accès à un, certains ou tous ces formulaires et/ou données à un, certains ou tous les autres utilisateurs sur le même serveur entreprise.

Un administrateur gère votre compte Jotform Entreprise. Cela peut inclure l'ajout ou la suppression d'utilisateurs ou la révision des mesures de performances des formulaires, entre autres tâches. De plus, un administrateur peut également créer des formulaires et consulter les données de soumission. Un administrateur a accès à tous les formulaires et données de soumission créés par n'importe qui dans votre compte Jotform Entreprise, sauf s'il s'agit d'un serveur conforme à la loi HIPAA, où l'administrateur n'a accès qu'aux données de soumission qui ont été explicitement partagées avec lui par les propriétaires des formulaires.

Un client qui remplit votre formulaire en ligne ne compte pas comme utilisateur. Seules les personnes qui créent des formulaires, analysent les données de soumission de formulaires ou gèrent votre compte Jotform Entreprise sont considérées comme des utilisateurs et/ou des administrateurs.

La problématique des comptes d'utilisateur unique au sein des grandes entreprises est multiple :

Avec un compte mono-utilisateur, les formulaires, ainsi que les données collectées, appartiennent techniquement à l'utilisateur. Si et quand cette personne quitte votre organisation, les formulaires et les données ne vous seront donc plus accessibles. Ces données doivent appartenir à l'organisation, mais avec un compte mono-utilisateur, ce n'est pas le cas. Avec Jotform Entreprise, l'administrateur peut simplement attribuer le siège à un autre utilisateur, garantissant que les données restent au sein de votre organisation.

De plus, un compte mono-utilisateur est déconnecté des autres comptes Jotform. Cela signifie qu'il n'y a aucune possibilité de partager et de collaborer sur des formulaires déjà créés ou d'accéder aux données sur les comptes d'autres utilisateurs.

Chaque accès unique aux données de soumission doit être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables, à des fins d'audit informatique. Avec les forfaits mono-utilisateur, comme il n'y a aucun moyen de partager des données, les utilisateurs peuvent décider de partager leurs informations de connexion, ce qui constitue une violation des conditions d'utilisation de Jotform.

Veuillez noter que ce dernier élément devient un problème juridique encore plus important car les réglementations HIPAA exigent que chaque accès unique aux PHI (Protected Health Information) doive être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables.

Nos abonnements standards (Starter, Bronze, Argent et Or) sont des comptes mono-utilisateur qui s'exécutent sur des serveurs partagés et qui ne disposent que d'une assistance en ligne uniquement.

Jotform Entreprise est notre seul abonnement multi-utilisateurs où un administrateur peut attribuer des contrôles de niveau d'accès aux utilisateurs et via lequel ces utilisateurs peuvent collaborer avec d'autres utilisateurs. De plus, il s'exécute sur un serveur dédié à votre entreprise, et vous bénéficiez aussi des services d'un spécialiste qui pourra vous offrir une aide instantanée et vous dépanner en cas de besoin.

Un aperçu des différences peut être trouvé ici :
https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

Jotform Entreprise est une solution web SaaS (Software-as-a-Service), ce qui signifie que vous n'êtes pas obligé d'installer de logiciel sur vos serveurs ou votre ordinateur d'entreprise. Seul un navigateur web, tel que Chrome, Firefox ou Safari est requis.

À partir du moment où vous signez notre accord d'entreprise, nous sommes en mesure de configurer votre serveur, de migrer vos formulaires et données existants (le cas échéant) et de vous fournir vos informations d'identification de serveur dans un délai d'un jour ouvrable.

Les formulaires Jotform Entreprise sont dynamiques et peuvent fonctionner avec pratiquement tous les navigateurs web, smartphones et tablettes.

Jotform Entreprise ne pose aucune limite quant au nombre de formulaires, de soumissions, de champs de formulaire, de paiements, d'appels de l'API et de stockage.

Jotform Entreprise propose des intégrations avec toutes les passerelles de paiement les plus utilisées, telles que Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net etc.

Lorsque vous créez un formulaire de paiement, vous serez invité à saisir les informations de connexion de votre passerelle de paiement. Une fois cette opération terminée, vous pourrez commencer à recevoir des paiements en ligne.

De plus, Jotform Entreprise ne facture pas de frais de transaction supplémentaires. Vous n'avez qu'à payer les frais de traitement de carte de crédit standard.

Lorsque vous achetez Jotform Entreprise, un contrat de niveau de service (SLA) est inclus dans le contrat d'achat. Cet accord est pour une période minimale d'un an et comprend tous les termes et conditions, ainsi que le coût global. Vous devrez signer l'accord pour créer votre compte Jotform Entreprise.

Oui. Jotform peut prendre en charge les demandes de changement dans les documents juridiques, ou utiliser vos formulaires d'accord commercial (BAA) ou d'accord de traitement des données (DPA) comme base pour créer un accord.

Oui, l'équipe sécurité de Jotform peut travailler avec votre équipe pour s'assurer que toutes les questions de sécurité informatique et juridiques sont satisfaites.

La tarification de Jotform Entreprise est déterminée en fonction du nombre d'utilisateurs qui utiliseront Jotform Entreprise. Les établissements d'enseignement et les organisations à but non lucratif sont éligibles à une réduction de 30 %. Les réductions ne s'appliquent pas sur les frais afférents au serveur HIPAA. Contactez le service commercial pour en savoir plus sur les tarifs.

Jotform Entreprise est payable d'avance sur une base annuelle. Nous ne proposons pas de paiement mensualisé pour ce type de comptes.

Vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires à tout moment au cours de l'année de votre contrat et ils seront ajoutés au prorata. Par exemple, si vous ajoutez cinq utilisateurs supplémentaires cinq mois après le début de votre année contractuelle, vous serez facturé pour les sept mois restants de l'année en cours.

En raison des coûts associés à la configuration d'un compte et d'un serveur Jotform Entreprise, nous ne sommes pas en mesure de fournir une version d'essai de la plateforme Entreprise et aucun remboursement n'est disponible. Avant d'acheter Jotform Entreprise, il vous sera demandé de lire et de signer un accord. Il vous incombe de lire attentivement l'accord avant de le signer.

Jotform Entreprise s'exécute dans un centre de résidence de données local, vous pouvez donc proposer une expérience utilisateur en marque blanche en utilisant votre propre domaine personnalisé (par exemple, form.votredomaine.com). Si nécessaire, Jotform achètera le certificat SSL en votre nom et l'installera sans frais supplémentaires, afin que vos formulaires aient la désignation sécurisée https://.

Oui, la migration de vos formulaires et données existants (le cas échéant) fait partie de notre processus de configuration du serveur. Il vous suffira simplement de fournir votre nom d'utilisateur de compte standard Jotform à la personne chargée de la gestion de votre de compte.

Vous pouvez faire une demande de migration une fois votre serveur Entreprise configuré en soumettant une demande à notre équipe d'assistance client. Veuillez inclure les informations suivantes avec votre demande :

• La date et l'heure auxquelles vous préférez que la migration ait lieu. Votre demande doit nous parvenir au moins deux jours ouvrables avant la date de migration demandée.
• L'adresse email du compte standard Jotform.com standard qui sera migré
• L'adresse e-mail du propriétaire du formulaire sur votre serveur Entreprise
• Quels formulaires vous souhaitez migrer
• Si vous ne souhaitez pas migrer l'intégralité d'un compte ; ou si vous souhaitez migrer des formulaires vers plusieurs comptes utilisateurs différents sur le serveur Entreprise, veuillez fournir une liste de toutes les URL ou ID de formulaire que vous souhaitez migrer.
• Vous pouvez également demander que l'ensemble des formulaires du compte soient migrés.

Oui. Il n'y a pas de temps de maintenance.

Oui. Toutes vos données de soumission seront migrées.

Les URL de formulaire seront automatiquement redirigées. L'intégration iFrame et JavaScript est également prise en charge.

• Par exemple : Jotform.com/formid sera redirigé vers YourServer.jotform.com/formid.
• Les formulaires intégrés au code source ne seront pas automatiquement redirigés. Vous devrez mettre à jour le code source avec la version Entreprise du formulaire.

Vous pouvez fournir l'ancienne URL du formulaire Jotform ou votre nouvelle URL du formulaire Jotform Entreprise aux utilisateurs de vos formulaires, mais nous vous recommandons de mettre à jour tous les liens vers la nouvelle URL Entreprise le plus rapidement possible.

Nous migrons les formulaires vers le compte utilisateur que vous spécifiez dans votre demande de migration vers un serveur Entreprise. Cet utilisateur sera le propriétaire du formulaire sur votre serveur Enterprise. Vous pouvez partager le formulaire avec d'autres utilisateurs autorisés sur le serveur, ou vous pouvez transférer la propriété du formulaire si vous êtes sur un serveur non-HIPAA.

Oui, si vous utilisez Dropbox, Zapier, OneDrive, Salesforce, ou Power Automate. Toutes les autres intégrations resteront intactes. Une fois le formulaire migré, reconnectez-vous simplement à votre intégration dans le générateur de formulaires.

Non, vous devrez désactiver le chiffrement avant que la migration puisse avoir lieu. Vous pouvez utiliser la même clé de chiffrement une fois le formulaire migré si vous souhaitez réactiver le chiffrement après la migration. Vous pouvez trouver des instructions détaillées dans notre guide dédié.

Si votre compte Jotform standard est protégé par la conformité HIPAA, vos formulaires HIPAA seront automatiquement migrés et vous n'aurez rien à faire de plus.

Non, vos URL d'API changeront. Lorsque vous rejoignez Jotform Entreprise, l'URL de votre API passera de https://api.jotform.com à "https://{subdomain}.jotform.com/API" (avec API en majuscules).

Après la migration, vous pouvez apporter des modifications à vos formulaires à partir du nouveau serveur Entreprise. Les modifications apportées aux formulaires d'origine sur Jotform.com ne s'appliqueront pas aux versions Entreprise et ne seront pas affichées à cause de la redirection.

Nous vous recommandons vivement de travailler exclusivement sur votre serveur Entreprise pour éviter toute confusion.

Non, ni votre historique d'activité sur les formulaire, ni les attributions de formulaires ne seront migrés vers votre serveur Entreprise. Il est recommandé d'informer vos assignés que de nouvelles invitations seront envoyées et qu'ils devront créer un nouveau compte pour se connecter sur votre serveur Entreprise. Le processus de réinvitation des utilisateurs est le même, et vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici.

Votre compte Jotform standard vers être déclassé vers un compte gratuit afin que vous ne soyez plus facturé pour celui-ci à l'avenir.

Tout montant prépayé mais inutilisé à la date de la migration sera remboursé sur la carte de crédit que vous avez enregistrée auprès de Jotform.

Votre compte Jotform Entreprise bénéficie d'une équipe d'assistance Entreprise dédiée. Vous pouvez facilement soumettre des tickets 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou les administrateurs de la plateforme peuvent planifier des appels d'assistance Zoom via notre portail d'assistance intégré, garantissant ainsi que toute demande ou préoccupation sera traitée rapidement et efficacement.

Jotform Entreprise prend en charge le SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), ce qui signifie qu'il peut s'intégrer aux solutions SSO de fournisseurs tels que Microsoft, Google, Okta, Duo et OneLogin, entre autres.

L'intégration SSO permet deux applications distinctes :

Les utilisateurs et administrateurs Jotform Entreprise se connecteront à la plate-forme pour accéder à leurs formulaires et données de soumission à l'aide de leurs identifiants de connexion SSO, sans avoir à se souvenir d'un autre ensemble de nom d'utilisateur et de mot de passe. Cela permet également à votre service informatique de suivre les connexions de manière centralisée, ainsi que vos autres applications informatiques.

De plus, les formulaires internes peuvent être sélectivement protégés par SSO pour garantir que seuls les employés, le personnel, les professeurs ou les étudiants pourront voir le formulaire, le remplir et le soumettre. Pour la collecte de données dans des applications sensibles, l'authentification basée sur l'authentification unique garantit que la personne qui remplit le formulaire est exactement ce qu'elle prétend être.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les formulaires SSO dans ce guide.

Si vous avez d'autres solutions de service d'annuaire, contactez l'équipe Jotform Entreprise pour voir comment nous pouvons vous aider. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre page d'informations SSO.

Jotform Entreprise s'exécute dans un centre de résidence de données local, vous pouvez donc proposer une expérience utilisateur en marque blanche en utilisant votre propre domaine personnalisé (par exemple, form.votredomaine.com). Si nécessaire, Jotform achètera le certificat SSL en votre nom et l'installera sans frais supplémentaires, afin que vos formulaires aient la désignation sécurisée https://.

L'API Jotform Entreprise prend en charge la communication de données bidirectionnelle. Si vous avez besoin d'informations supplémentaires, veuillez consulter notre documentation sur les API.

Votre centre de résidence de données Jotform local sera hébergé par Google Cloud Platform, notre partenaire d'hébergement préféré. Nous travaillons également avec d'autres partenaires d'hébergement, tels qu'Amazon Web Services (AWS), selon les besoins.

Parce que votre serveur Jotform Entreprise vous est dédié, nous sommes en mesure de répondre à vos besoins spécifiques de domiciliation des données, afin que vos données ne quittent jamais votre pays. Ce qui est extrêmement important pour les clients localisés en Australie, au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe, etc. Avec 19 centres de données dans 15 pays à travers le monde, nous sommes en mesure de répondre aux exigences de domiciliation des données dans votre pays si nécessaire.

Garantir la confidentialité et la sécurité de vos données de soumission de formulaire est une priorité absolue chez Jotform. Jotform Entreprise propose de nombreuses fonctionnalités qui permettent de bénéficier d'un service de formulaire en ligne avec une sécurité de haut niveau, notamment un cryptage 256 bits, la conformité SOC 2 et, si nécessaire, des solutions HIPAA pour les besoins liés aux soins de santé. Pour plus d'informations, consultez la page des tarifs Jotform.

Les données sont chiffrées au repos par défaut sur un serveur d'entreprise :

• La solution d'entreprise est complètement isolée de l'environnement Jotform Entreprise, donc rien n'est partagé avec les autres utilisateurs.
• Toutes les données (formulaires/soumissions de l'utilisateur, etc.) sont automatiquement cryptées au repos pendant leur écriture sur les disques physiques.
• Chaque clé de chiffrement est également chiffrée avec des clés principales gérées par l plateforme Google Cloud (notre partenaire d'hébergement).

La base de données de chiffrement au repos, disponible avec la conformité HIPAA, est un niveau au-dessus de cela :

• Nos serveurs reçoivent les données brutes et lors de leur écriture dans la base de données, Jotform les crypte au format AES256 (chaque soumission individuelle a une clé unique) et chaque clé AES265 individuelle est également cryptée avec la clé publique de l'utilisateur (RSA2048). Les clés sont invisibles pour les utilisateurs et entièrement gérées par Jotform.

En bref, la configuration d'entreprise standard fournit le chiffrement du disque, tandis que la conformité HIPAA ajoute le chiffrement de la base de données en sus.

Jotform Entreprise offre des fonctionnalités de conformité HIPAA pour vous aider à stocker les informations de santé en toute sécurité. En savoir plus.

Votre compte Jotform Entreprise fonctionnera de la même manière. Les données de soumission de formulaire existantes seront automatiquement cryptées dans votre centre de résidence de données local, ainsi que dans la base de données.

Si vous collectez des informations de santé protégées et que vous avez besoin que votre serveur soit conforme à la loi HIPAA, veuillez contacter votre chargé de compte Entreprise pour discuter des options de tarification et de migration de données. Les remises pour les établissements d'enseignement et les organisations à but non lucratif ne sont pas applicables sur les coûts des serveurs HIPAA.

Si vous collectez des informations de santé protégées (PHI) et que vous avez besoin que votre serveur Jotform Entreprise soit conforme à la norme HIPAA. Les frais supplémentaires sont de 299 $ par mois, facturés annuellement par anticipation et ajoutés à vos frais de licence. Il n'est pas possible de bénéficier des réductions pour les établissements d'enseignement et les organisations caritatives sur les coûts du serveur HIPAA.

La HIPAA exige pour nous une utilisation CPU supplémentaire sur les serveurs, en raison du chiffrement supplémentaire au repos au niveau de la base de données, qui est une exigence de la loi HIPAA. Nos hébergeurs facturent en fonction de l'utilisation du processeur, il y a donc un coût supplémentaire pour Jotform pour la conformité HIPAA. Découvrez pourquoi Jotform est une solution bien pratique pour tout ce qui appartient au domaine de la santé.

Si vous disposez d'un serveur Entreprise, vos formulaires et soumissions sont automatiquement chiffrés au repos au niveau du disque physique.

Les solutions HIPAA vont encore plus loin en matière de sécurité en fournissant un cryptage supplémentaire de la base de données avec des clés AES256 uniques pour chaque soumission individuelle.

La loi américaine exige que les organisations qui collectent et stockent des données de santé sensibles doivent être conformes à la HIPAA. Par conséquent, si vous collectez des données sensibles et que vous résidez aux États-Unis, vous avez besoin des fonctionnalités de conformité HIPAA. Cependant, certains clients Jotform Entreprise qui ne sont pas situés aux États-Unis optent également pour l'activation HIPAA comme niveau de sécurité supplémentaire.

Votre compte Or est un compte utilisateur unique, ce qui signifie qu'une seule personne peut créer des formulaires, collecter des données et accéder aux données.

Les réglementations HIPAA stipulent que chaque accès unique aux PHI (Protected Health Information) doit être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables.

Partager des identifiants de connexion est une violation de la loi HIPAA et peut vous valoir des poursuites pénales.

Même si une seule personne crée des formulaires dans votre compte, si plusieurs personnes accèdent aux données collectées, vous aurez besoin de Jotform Entreprise, qui est la seule plateforme prenant en charge plusieurs utilisateurs.