FAQ dédiée à Jotform Entreprise

Le package de base Jotform Entreprise est le point d'entrée minimum pour Jotform Entreprise et comprend jusqu'à 5 utilisateurs autorisés. Des utilisateurs autorisés supplémentaires peuvent être achetés par lots de 5. Il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs autorisés que vous pouvez ajouter à votre forfait.

Quand vous déterminerez combien vous avez besoin de prévoir d'utilisateurs, veuillez noter que notre accord de licence exige que chaque utilisateur soit une personne unique avec une adresse e-mail unique et individuelle. Les alias de groupe tels que, par exemple, marketing@company.com ne sont pas autorisés. Le partage d'identifiants de connexion entre utilisateurs n'est pas autorisé. À des fins d'audit informatique et de suivi, chaque connexion doit être liée à une personne unique.

Par exemple, avec Jotform Entreprise, vous pouvez avoir deux administrateurs et 18 utilisateurs. Cela représente un total de 20 utilisateurs (ou « sièges »), vous devrez donc acheter un accès pour chaque personne. De plus, chacun doit disposer d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe uniques.

Un "utilisateur" est défini comme une personne qui dispose d'une connexion à votre compte Jotform Entreprise pour

1. Créer/modifier les formulaires
2. mettre en place des intégration, et/ou
3. afficher/modifier/analyser les données de soumission directement dans la base de données de soumission de formulaire.

Jotform Entreprise propose deux niveaux de fonction utilisateur - Utilisateur et Administrateur. C'est vous qui déterminez si une personne est classée comme Utilisateur ou Administrateur.

Par défaut, un utilisateur peut uniquement créer des formulaires et consulter les données de soumission de formulaires pour ses propres formulaires. Les utilisateurs peuvent ensuite partager l'accès à un, certains ou tous ces formulaires et/ou données à un, certains ou tous les autres utilisateurs sur le même serveur entreprise.

Un administrateur gère votre compte Jotform Entreprise. Cela peut inclure l'ajout ou la suppression d'utilisateurs ou la révision des mesures de performances des formulaires, entre autres tâches. De plus, un administrateur peut également créer des formulaires et consulter les données de soumission. Un administrateur a accès à tous les formulaires et données de soumission créés par n'importe qui dans votre compte Jotform Entreprise, sauf s'il s'agit d'un serveur conforme à la loi HIPAA, où l'administrateur n'a accès qu'aux données de soumission qui ont été explicitement partagées avec lui par les propriétaires des formulaires.

Un client qui remplit votre formulaire en ligne ne compte pas comme utilisateur. Seules les personnes qui créent des formulaires, analysent les données de soumission de formulaires ou gèrent votre compte Jotform Entreprise sont considérées comme des utilisateurs et/ou des administrateurs.

La problématique des comptes d'utilisateur unique au sein des grandes entreprises est multiple :

Avec un compte mono-utilisateur, les formulaires, ainsi que les données collectées, appartiennent techniquement à l'utilisateur. Si et quand cette personne quitte votre organisation, les formulaires et les données ne vous seront donc plus accessibles. Ces données doivent appartenir à l'organisation, mais avec un compte mono-utilisateur, ce n'est pas le cas. Avec Jotform Entreprise, l'administrateur peut simplement attribuer le siège à un autre utilisateur, garantissant que les données restent au sein de votre organisation.

De plus, un compte mono-utilisateur est déconnecté des autres comptes Jotform. Cela signifie qu'il n'y a aucune possibilité de partager et de collaborer sur des formulaires déjà créés ou d'accéder aux données sur les comptes d'autres utilisateurs.

Chaque accès unique aux données de soumission doit être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables, à des fins d'audit informatique. Avec les forfaits mono-utilisateur, comme il n'y a aucun moyen de partager des données, les utilisateurs peuvent décider de partager leurs informations de connexion, ce qui constitue une violation des conditions d'utilisation de Jotform.

Veuillez noter que ce dernier élément devient un problème juridique encore plus important car les réglementations HIPAA exigent que chaque accès unique aux PHI (Protected Health Information) doive être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables.

Nos abonnements standards (Starter, Bronze, Argent et Or) sont des comptes mono-utilisateur qui s'exécutent sur des serveurs partagés et qui ne disposent que d'une assistance en ligne uniquement.

Jotform Entreprise est notre seul forfait multi-utilisateurs dans lequel un administrateur peut attribuer des contrôles de niveau d'accès aux utilisateurs et avec lequel les utilisateurs concernés peuvent travailler en équipe. De plus, il fonctionne sur un serveur dédié à votre entreprise, et vous obtenez aussi une équipe d'assistance spécifique à votre disposition pour vous aider lorsque vous en avez le plus besoin.

Un aperçu des différences peut être trouvé ici :
https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

Jotform Entreprise est une solution web SaaS (Software-as-a-Service), ce qui signifie que vous n'êtes pas obligé d'installer de logiciel sur vos serveurs ou votre ordinateur d'entreprise. Seul un navigateur web, tel que Chrome, Firefox ou Safari est requis.

À partir du moment où vous signez notre accord d'entreprise, nous sommes en mesure de configurer votre serveur, de migrer vos formulaires et données existants (le cas échéant) et de vous fournir vos informations d'identification de serveur dans un délai d'un jour ouvrable.

Les formulaires Jotform Entreprise sont dynamiques et peuvent fonctionner avec pratiquement tous les navigateurs web, smartphones et tablettes.

Jotform Entreprise ne pose aucune limite quant au nombre de formulaires, de soumissions, de champs de formulaire, de paiements, d'appels de l'API et de stockage.

Jotform Entreprise propose des intégrations avec toutes les passerelles de paiement les plus utilisées, telles que Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net etc.

Lorsque vous créez un formulaire de paiement, vous serez invité à saisir les informations de connexion de votre passerelle de paiement. Une fois cette opération terminée, vous pourrez commencer à recevoir des paiements en ligne.

De plus, Jotform Entreprise ne facture pas de frais de transaction supplémentaires. Vous n'avez qu'à payer les frais de traitement de carte de crédit standard.

Lorsque vous achetez Jotform Entreprise, un contrat de niveau de service (SLA) est inclus dans le contrat d'achat. Cet accord est pour une période minimale d'un an et comprend tous les termes et conditions, ainsi que le coût global. Vous devrez signer l'accord pour créer votre compte Jotform Entreprise.

Oui. Jotform peut prendre en charge les demandes de changement dans les documents juridiques, ou utiliser vos formulaires d'accord commercial (BAA) ou d'accord de traitement des données (DPA) comme base pour créer un accord.

Oui, l'équipe sécurité de Jotform peut travailler avec votre équipe pour s'assurer que toutes les questions de sécurité informatique et juridiques sont satisfaites.

Les tarifs de Jotform Entreprise sont personnalisés en fonction de votre utilisation et de vos besoins spécifiques. Les facteurs qui déterminent votre tarification personnalisée incluent le nombre de postes utilisateurs requis, vos besoins en matière de sécurité informatique, le type d'informations que vous collecterez et les modules complémentaires requis par votre cas d'utilisation. Les établissements d'enseignement et les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier d'une remise de 30 %, applicable uniquement aux frais d'utilisation. Contactez le service commercial pour demander votre tarification personnalisée.

Jotform Entreprise est payable d'avance sur une base annuelle. Nous ne proposons pas de paiement mensualisé pour ce type de comptes.

Oui, des postes d'utilisateur autorisés supplémentaires peuvent être achetés à tout moment pendant la durée de l'abonnement et ils seront facturés au prorata. Par exemple, s'il vous reste sept mois sur votre durée d'abonnement et que vous ajoutez cinq utilisateurs supplémentaires, ces 5 utilisateurs vous seront facturés pour les sept mois restants.

En raison des coûts associés à la configuration d'un compte et d'un serveur Jotform Entreprise, nous ne sommes pas en mesure de fournir une version d'essai de la plateforme Entreprise et aucun remboursement n'est disponible. Avant d'acheter Jotform Entreprise, il vous sera demandé de lire et de signer un accord. Il vous incombe de lire attentivement l'accord avant de le signer.

Jotform Entreprise s'exécute dans un centre de résidence de données local, vous pouvez donc proposer une expérience utilisateur en marque blanche en utilisant votre propre domaine personnalisé (par exemple, formulaires.votredomaine.com). Si nécessaire, Jotform achètera le certificat SSL en votre nom et l'installera sans frais supplémentaires, afin que vos formulaires incluent la désignation sécurisée https:// .

Oui. La migration de vos formulaires et données existants est incluse dans le processus d'installation du serveur.

Les administrateurs peuvent lancer une migration depuis la console d'administration du compte Jotform Entreprise de leur organisation. Le propriétaire du compte Jotform standard recevra une demande d'autorisation de transfert de données et pourra choisir de démarrer la migration immédiatement ou de la programmer ultérieurement.

Vous pouvez également contacter votre gestionnaire de compte ou soumettre une demande de migration à l'équipe d'assistance.

Non. Les migrations n'entraînent aucune interruption de service et la plupart sont instantanées. Le titulaire d'un compte Jotform standard peut programmer la migration à la date et à l'heure qui lui conviennent le mieux.

Oui, les données de soumission seront également migrées. Une fois la migration terminée, vous pourrez y accéder depuis votre compte Entreprise. Certaines exceptions existent, notamment pour les formulaires chiffrés, les brouillons et les flux de travail incomplets ; pensez à les contrôler avant.

Non. La migration inclut toutes les ressources et données de soumission de votre compte Jotform standard. Si certains éléments ne doivent pas être migrés, vous devez les supprimer avant le début de la migration. Chaque compte Jotform standard ne peut être migré qu'une seule fois.

Après la migration, toutes les URL des formulaires seront remplacées par des URL Entreprise. Les URL Jotform existantes continueront de fonctionner, afin que les répondants puissent accéder aux formulaires avec l’une ou l’autre des adresses. Par exemple, jotform.com/formID sera remplacé par {subdomain}.jotform.com/formID. Nous vous recommandons de mettre à jour tous vos liens vers les nouvelles URL Entreprise dès que possible.

• Les éléments iFrame et JavaScript intégrés seront automatiquement redirigés vers les nouvelles URL Entreprise.
• L'intégration de code source ne redirige pas automatiquement. Le code source intégré doit être mis à jour pour utiliser les formulaires du compte Entreprise.
• Les URL de l’API seront mises à jour automatiquement. Elles passeront de https://api.jotform.com à https://{subdomain}.jotform.com/API (avec "API" en majuscules).

Les ressources migrées seront désactivées dans l'espace de travail du compte Jotform standard. Elles pourront être consultées ou dupliquées, mais ne pourront pas être modifiées dans leur compte Jotform standard d'origine.

Après la migration, les ressources migrées sont répertoriées dans l'espace de travail du compte Entreprise cible ou dans l'espace de travail d'équipe cible, avec la mention "migré". Les propriétaires du compte Entreprise peuvent partager le formulaire avec d'autres utilisateurs disposant d'une licence, l'ajouter à une équipe, lui attribuer une étiquette ou en transférer la propriété sur un serveur non conforme à la loi HIPAA.

Le chiffrement doit être désactivé avant la migration d'un formulaire. Les soumissions chiffrées existantes resteront chiffrées et accessibles avec le code d'accès actuel. Après la migration, le chiffrement pourra être réactivé dans le compte Entreprise à l'aide de la même clé de chiffrement (si ce n'est pas un compte avec conformité HIPAA).

Dans la plupart des cas, non. Vos paramètres d'intégration seront également migrés. Cependant, les intégrations suivantes nécessitent des étapes supplémentaires :

Si les ressources migrées ont une intégration Dropbox ou OneDrive, il faut reconnecter le compte concerné dans les paramètres du formulaire.

Si les ressources migrées ont une intégration Zapier ou Power Automate, il faut remplacer le déclencheur et les variables dans le flux de travail.

Non, les personnes assignées aux formulaires et leur historique d'assignation ne seront pas transférés vers le compte Entreprise. Elles pourront être réinvitées à rejoindre le compte Entreprise une fois la migration terminée. Il est recommandé de les informer que de nouvelles invitations leur seront envoyées et qu'elles devront créer un nouveau compte sur votre compte Entreprise. La procédure de réinvitation est identique ; vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici.

• Les numéros de téléphone des assistants IA et les numéros associés seront automatiquement et définitivement supprimés lors de la migration. De nouveaux numéros devront être attribués après la migration.
• Les widgets du site web resteront dans le compte Jotform standard et ne seront pas migrés.
• Le chiffrement doit être désactivé avant que les formulaires chiffrés puissent être migrés.
• Les brouillons (soumissions enregistrées à compléter ultérieurement) ne seront pas transférés.
• Les soumissions de flux de travail en cours ne seront pas migrées.

Vous pouvez continuer à utiliser le compte Jotform standard, mais les ressources qui ont été migrées ne pourront pas être modifiées dans ce compte.

Si vous préférez passer à un compte Jotform Standard inférieur, nous effectuerons cette modification afin que vous ne soyez plus facturé. Tout montant prépayé non utilisé à la date de la migration sera remboursé sur la carte bancaire enregistrée auprès de Jotform.

Si votre compte Jotform Standard est protégé par la loi HIPAA, la migration ne peut être effectuée qu'en soumettant une demande d'assistance ou en contactant votre gestionnaire de compte. Une fois la demande de migration reçue, les formulaires HIPAA seront automatiquement migrés et vous n'aurez aucune autre action à entreprendre.

Oui, la migration vers un compte Entreprise compatible HIPAA doit être demandée en soumettant une demande d'assistance ou en contactant votre gestionnaire de compte.

Vous pouvez demander une migration une fois votre serveur Entreprise configuré en soumettant une demande à notre équipe d'assistance. Veuillez inclure les informations suivantes dans votre demande :

• Le nom d'utilisateur ou l'adresse email de votre compte Jotform Standard qui sera migré.
• Le nom d'utilisateur ou l'email du compte sur le serveur Entreprise qui recevra les formulaires.
• Que vous souhaitiez revenir à un forfait Jotform Standard par la suite

Votre compte Jotform Entreprise bénéficie d'une équipe d'assistance Entreprise dédiée. Vous pouvez facilement soumettre des tickets 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou les administrateurs de la plateforme peuvent planifier des appels d'assistance Zoom via notre portail d'assistance intégré, garantissant ainsi que toute demande ou préoccupation sera traitée rapidement et efficacement.

Oui. Jotform Entreprise prend en charge le SAML 2.0 et s'intègre aux fournisseurs d'identité tels que Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin, et bien d'autres. Vous pouvez connecter un seul fournisseur d'authentification unique (SSO) ou activer l'authentification unique multiple pour authentifier les utilisateurs auprès de plusieurs fournisseurs d'identité simultanément.

Grâce à l’authentification unique (SSO) en option, les utilisateurs et les administrateurs peuvent se connecter à Jotform Entreprise avec leurs identifiants professionnels. Cette approche renforce la sécurité et élimine la gestion de mots de passe supplémentaires. Les formulaires à usage interne peuvent également être protégés par le SSO afin que seuls les membres vérifiés de votre organisation puissent les consulter et les soumettre.

Pour automatiser la gestion des utilisateurs, Jotform Entreprise propose à la fois le provisionnement JIT (Just-In-Time) et le provisionnement SCIM afin de créer, mettre à jour et désactiver automatiquement les utilisateurs et les groupes directement depuis votre fournisseur d’identité.

Vous trouverez plus d'informations sur l'authentification unique pour les formulaires dans ce guide.

Si vous avez d'autres solutions de service d'annuaire, contactez l'équipe Jotform Entreprise pour voir comment nous pouvons vous aider. Pour en savoir plus, consultez notre page d'informations SSO.

L'API Jotform Entreprise permet une communication bidirectionnelle des données. Pour en savoir plus, consultez notre documentation sur les API.

Votre centre de résidence de données Jotform local sera hébergé par Google Cloud Platform, notre partenaire d'hébergement préféré. Nous travaillons également avec d'autres partenaires d'hébergement, tels qu'Amazon Web Services (AWS), selon les besoins.

Parce que votre serveur Jotform Entreprise vous est dédié, nous sommes en mesure de répondre à vos besoins spécifiques de domiciliation des données, afin que vos données ne quittent jamais votre pays. Ce qui est extrêmement important pour les clients localisés en Australie, au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe, etc. Avec 19 centres de données dans 15 pays à travers le monde, nous sommes en mesure de répondre aux exigences de domiciliation des données dans votre pays si nécessaire.

Garantir la confidentialité et la sécurité de vos données de soumission de formulaire est une priorité absolue chez Jotform. Jotform Entreprise propose de nombreuses fonctionnalités qui permettent de bénéficier d'un service de formulaire en ligne avec une sécurité de haut niveau, notamment un chiffrement 256 bits, la conformité SOC 2 et, si nécessaire, des solutions HIPAA pour les besoins liés aux soins de santé. Pour plus d'informations, consultez la page des tarifs Jotform.

Les données sont chiffrées au repos par défaut sur un serveur d'entreprise :

• La solution d'entreprise est complètement isolée de l'environnement Jotform Entreprise, donc rien n'est partagé avec les autres utilisateurs.
• Toutes les données (formulaires/soumissions de l'utilisateur, etc.) sont automatiquement chiffrées au repos pendant leur écriture sur les disques physiques.
• Chaque clé de chiffrement est également chiffrée avec des clés principales gérées par l plateforme Google Cloud (notre partenaire d'hébergement).

La base de données de chiffrement au repos, disponible avec l'activation HIPAA, est un niveau au-dessus de cela :

• Our servers get the raw data, and while writing it to the database, Jotform encrypts it with AES256 (every individual submission has a unique key) and every individual AES256 key is also encrypted with the user's public key (RSA2048). Keys are seamless to users and completely managed by Jotform.

En bref, la configuration d'entreprise standard fournit le chiffrement du disque, tandis que le respect des exigences de l'HIPAA ajoute le chiffrement de la base de données en sus.

Jotform Entreprise offre des fonctionnalités dédiées à l'HIPAA pour vous aider à stocker les informations de santé en toute sécurité. En savoir plus.

Votre compte Jotform Entreprise fonctionnera de la même manière. Les données de soumission de formulaire existantes seront automatiquement chiffrées dans votre centre de résidence de données local, ainsi que dans la base de données.

Si vous recueillez des informations de santé protégées (PHI) auprès de patients américains et que vous souhaitez que votre serveur soit compatible HIPAA, merci de contacter votre responsable de compte ainsi que l'équipe Réussite client dédiée aux entreprises. Ils pourront vous informer sur les tarifs et les options de migration des données. Veuillez noter que les réductions accordées aux établissements d'enseignement et aux organismes à but non lucratif basés aux États-Unis ne s'appliquent pas aux coûts liés aux serveurs HIPAA.

La confidentialité et la sécurité des données de soumission de vos formulaires sont une priorité absolue chez Jotform. Jotform Entreprise prend toutes les précautions nécessaires pour fournir un service de formulaire en ligne avec une sécurité de pointe, notamment un chiffrement 256 bits, des solutions de conformité SOC 2 et compatibles HIPAA pour les besoins liés aux soins de santé. Pour plus d'informations, consultez la page de relative à la sécurité de Jotform.

Les fonctionnalités HIPAA nécessitent une utilisation supplémentaire du processeur sur les serveurs de par le chiffrement supplémentaire au repos de la base de données. Nos fournisseurs d'hébergement facturent en fonction de l'utilisation du processeur. Jotform doit donc s'acquitter d'un coût supplémentaire pour l'activation du respect des exigences de l'HIPAA. Découvrez pourquoi Jotform Entreprise est une excellente solution logicielle pour le secteur de la santé.

Si vous disposez d'un serveur Entreprise, vos formulaires et soumissions sont automatiquement chiffrés au repos au niveau du disque physique.

Les solutions HIPAA vont encore plus loin en matière de sécurité en fournissant un chiffrement supplémentaire de la base de données avec des clés AES256 uniques pour chaque soumission individuelle.

Aux États-Unis, la loi impose aux organismes qui collectent et conservent des informations de santé protégées (PHI) de recourir à des méthodes de conformité à la loi HIPAA. Si vous collectez de telles données et que vous êtes basé aux États-Unis, vous devez donc disposer de fonctionnalités compatibles HIPAA. Cela dit, certains clients Jotform Entreprise basés hors des États-Unis choisissent également d’activer les fonctionnalités compatibles HIPAA, y voyant un niveau de sécurité supplémentaire.

Votre compte Or est un compte utilisateur unique, ce qui signifie qu'une seule personne peut créer des formulaires, collecter des données et accéder aux données.

Les réglementations HIPAA stipulent que chaque accès unique aux PHI (Protected Health Information) doit être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables.

Partager des identifiants de connexion est une violation de la loi HIPAA et peut vous valoir des poursuites pénales.

Même si une seule personne crée des formulaires dans votre compte, si plusieurs personnes accèdent aux données collectées, vous aurez besoin de Jotform Entreprise, qui est la seule plateforme prenant en charge plusieurs utilisateurs.