7 atividades para o planejamento de projetos que facilitarão as coisas para você

A gestão de projetos pode ser um processo complexo e desafiador, dado que projetos geralmente envolvem múltiplos funcionários, equipes e fornecedores terceirizados, todos tentando trabalhar em conjunto dentro de um orçamento e prazo definidos para alcançar um objetivo específico.

Logo, não é uma grande surpresa quando, por vezes, projetos falham – e por uma grande gama de motivos. Na verdade, 70% dos projetos estão sujeitos ao fracasso e 50% dos projetos que falham têm orçamentos superiores a US $1 milhão. São muitos recursos desperdiçados.

A boa notícia é que existem diversas maneiras de impulsionar as chances de sucesso de um projeto. Um dos métodos mais importantes para estimular melhores resultados é seu planejamento.

Um planejamento adequado o permite definir expectativas para a equipe responsável pelo projeto, preparar-se para quaisquer problemas que possam surgir, e melhor gerenciar os recursos disponíveis. Abaixo, vamos conferir sete atividades para o planejamento de projetos que podem ajudá-lo a criar um plano infalível para seu projeto.

1. Defina os fatores essenciais para seu sucesso

O planejamento de um projeto gera muito ruído. Todo mundo tem opiniões para dar, e as mais diversas restrições – como orçamento, tempo e recursos – dificultam o planejamento e execução de um projeto.

Uma das atividades de planejamento chaves na qual você deve concentrar seus esforços é a definição de fatores que são absolutamente essenciais para se obter o resultado desejado. Por exemplo, um projeto possui uma data de conclusão específica, mas não existe um número suficiente de funcionários qualificados para lidar com ele. O prazo é flexível? Se não, podemos contratar funcionários extras para terminar dentro do prazo? Se sim, temos o orçamento extra para fazê-lo?

Nesse caso, o prazo não é negociável, logo, a habilidade de concluir o projeto dentro do mesmo é um fator essencial para o sucesso. A empresa agora pode decidir se vale a pena realocar os recursos para a contratação de ajuda extra.

Definir os fatores críticos para seu sucesso o ajudarão a esclarecer o que você realmente precisa para executar o projeto adequadamente, o que é possível viver sem, e o que não é essencial, mas desejável.

2. Concentre-se em subtarefas

O fluxo de trabalho de um projeto é baseado em diversas tarefas que uma equipe deve concluir para produzir o resultado desejado. Quanto mais complexo o projeto, mais tarefas serão incluídas.

É especialmente importante dividir grandes tarefas em subtarefas de mais fácil gestão. Por exemplo, se o projeto pretendido é a organização de um evento, então, uma das tarefas é o envio de convites para potenciais convidados. É melhor dividir esta tarefa em tarefas menores, como a redação dos convites, seu design, a criação de uma lista de convidados e sua distribuição. Quando concentrando-se em subtarefas, é bem mais fácil criar uma linha do tempo mais precisa, definir prazos viáveis e prever o custo da atividade com maior precisão.

3. Crie os melhores – e piores – cenários

Uma grande parte do planejamento de projetos é a avaliação de riscos. Todo projeto possui algum risco. Por exemplo, uma equipe pode passar meses desenvolvendo um produto. Uma boa pesquisa de mercado realizada com antecedência ajudará a prever a demanda do produto, o que influenciará a decisão quanto a escala de sua produção primária. Isso reduz o risco de a empresa perder dinheiro.

Durante a etapa de planejamento do projeto, mapeie diferentes cenários que podem acontecer e suas ramificações. Imagine a melhor das hipóteses. E se você finalizar o projeto antes do prazo? Como pode usar esse tempo extra para melhorar ainda mais a performance do projeto?

Por outro lado, considere a pior das hipóteses. Caso tenha de cancelar um evento completamente devido ao mau tempo, quanto irá custar para atrasá-lo ou remarcá-lo? Como isto irá afetar a reputação da sua empresa? Mergulhar fundo nos melhores e piores cenários é uma ótima maneira de se preparar para uma grande gama de imprevistos.

4. Peça que os responsáveis pelas tarefas forneçam esboços e especificações de processos

Projetos são normalmente constituídos de diferentes pessoas contribuindo seu conhecimento e habilidades específicas para um propósito conjunto. O gerente de finanças é o especialista em problemas orçamentários. O engenheiro de projetos sabe quais materiais são necessários para o desenvolvimento de um produto, e assim por diante.

Durante a etapa de planejamento do projeto, você precisa obter a imagem mais clara possível acerca de todos os aspectos de todas as tarefas. Isso inclui o tempo, recursos e equipamentos necessários, exigências legais e regulatórias, custos e mais. E as melhores pessoas para fornecer tais informações são aquelas responsáveis por cada tarefa.

Aborde os responsáveis por cada tarefa e peça-os para fornecer uma lista abrangente de especificações, exigências e processos com base em suas previsões profissionais. Você não apenas obterá as estimativas mais precisas a partir daqueles que realmente sabem do que estão falando, mas também incentivará o trabalho em equipe e colaboração.

5. Realize sessões para a discussão de ideias

É fato que pessoas com conhecimentos profissionais em diferentes áreas executam projetos, mas é incrível quanta criatividade e pensamento inovador você pode desencadear com uma sessão de brainstorming na etapa de planejamento do seu projeto.

A discussão de ideias pode ajudar membros de sua equipe a considerar diferentes ângulos do projeto que poderiam não enxergar sozinhos. Esta também traz diferentes perspectivas à mesa, o que pode inspirar novas ideias e direcionamentos. Além disso, o brainstorming ajuda os colaboradores a entender as necessidades de seus colegas de trabalho e como estas impactarão a todos durante a fase de execução.

Brainstorming funciona melhor em grupos menores de cinco a oito pessoas – desta forma, todo mundo tem uma chance de ser ouvido e deixar suas ideias florescerem. Se a equipe do seu projeto for muito grande, você pode realizar sessões para grupos menores ou até mesmo múltiplas sessões com diferentes combinações de funcionários para obter uma perspectiva mais ampla.

6. Disponibilize recursos visuais

Projetos já são complexos o suficiente sem uma enorme quantidade de longos documentos para ler. Por isso, o uso de ferramentas visuais durante a etapa de planejamento do projeto funciona bem para ajudar membros de sua equipe a assimilar informações de forma rápida e fácil.

Usar uma linha do tempo de planejamento do projeto, por exemplo, é uma ótima maneira de apresentar os diferentes aspectos de um projeto de forma visualmente interessante. Diferentes membros de uma mesma tarefa podem ser representados com diferentes cores e até mesmo fotografias na linha do tempo – facilitando a identificação de sua parte no projeto. Você pode apresentar seu cronograma como um calendário ou seu orçamento como um gráfico vertical para exibir os custos totais em diferentes etapas do projeto.

Use as ferramentas à sua disposição para criar um plano para seu projeto que possa animar os membros de sua equipe.

7. Utilize softwares para a gestão de projetos

Projetos podem ser confusos. Quanto maior o projeto, mais complexo este se torna – dificultando sua organização para membros da equipe. Essa complexidade também acaba por impossibilitar a gestão do gerente do projeto, impedindo-o de manter o controle sobre todas as tarefas a todos os momentos.

As coisas não precisam ser assim graças à proliferação de softwares para a gestão de projetos no mercado nos últimos anos. Softwares para a gestão de projetos são desenvolvidos especificamente para tornar o planejamento e execução de projetos mais fácil e eficiente, com poderosos recursos como agendamento e alertas automáticos, compartilhamento de documentos e canais de comunicação direta para os membros das equipes envolvidas no projeto.

Mesmo assim, a adoção do uso de softwares para a gestão de projetos é relativamente baixa, com apenas 22% das organizações afirmando utilizá-los regularmente. Isso é uma pena, pois os softwares para a gestão de projetos não apenas são simples de usar e possuem um ótimo custo-benefício, mas também fazem uma incrível diferença na execução adequada de um projeto – 77% dos projetos definidos como de alto desempenho foram criados por equipes que utilizaram softwares para a gestão de projetos para atingir seus objetivos.

Vá com calma

Facilitar a execução de um projeto não significa comprometer sua qualidade, desempenho ou resultados. Seguindo as atividades essenciais para o planejamento de projetos mencionadas acima, você poderá planejar seu projeto com antecedência para obter um ótimo desempenho, reduzir riscos, incentivar o trabalho em equipe e alinhar fluxos de trabalho.

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