Bir sağlık kuruluşunun finans veya hukuk biriminde çalışıyorsanız, dokümantasyona herkesin baktığı gözle bakmazsınız.
Çoğu ekip için dokümantasyon sadece evrak işidir: Tamamlanıp geride bırakılması gereken zorunlu bir adım. Ancak sizin için farklı bir amaca hizmet eder. Dokümantasyon bir kanıttır. Onamın alındığının, bir sürecin izlendiğinin ve kuruluşunuz bir gün sorgulanırsa yaptıklarının arkasında güvenle durabileceğinin kanıtıdır.
Bu fark, günlük operasyonlarda her zaman acil görünmez. Ancak bir şeyler ters gittiğinde netlik kazanır.
Dokümantasyon ancak aksadığında fark edilir
Dokümantasyon çoğu zaman arka planda sessizce işler. Formlar doldurulur, imzalar alınır ve dosyalar sistemde bir yerde saklanır. Görünüşte her şey yolunda gidiyordur. Bu istikrar hissi ise nadiren sınanır.
Sonra bir denetim talebi gelir. Bir talep reddedilir. Bir hastayla yaşanan anlaşmazlık büyür. Böyle anlarda rutin gibi görünen bir süreç, kısa sürede çok daha ciddi bir meseleye dönüşür. Bunun nedeni tek bir belgenin eksik olması değil, bu belgelerin arkasındaki sistemin basit sorulara kesin yanıtlar verememesidir.
- Tedavi onamı her seferinde tutarlı bir şekilde alındı mı?
- Bir belgenin ne zaman ve nasıl imzalandığını kanıtlayabiliyor musunuz?
- Her hasta için eksiksiz ve izlenebilir bir kayıt var mı?
Bu soruların yanıtları anında verilemediğinde, dokümantasyon operasyonel bir araç olmaktan çıkar ve bir risk unsuruna dönüşür. Pek çok kuruluş, farkında olmadan bu riski taşır.
Eksiksizlik yanılsaması
Sorunun bir kısmı, dokümantasyonun dışarıdan çoğu zaman eksiksiz görünmesinden kaynaklanır. Formlar, imzalar ve saklanan dosyalar mevcuttur. Ancak eksiksizlik aslında ne kadar dokümantasyona sahip olduğunuzla ilgili değildir: Önemli olan, bu dokümantasyonun tutarlı ve izlenebilir olup olmadığıdır.
Finans ve hukuk yöneticilerinin, özellikle baskı altındayken ortaya çıkardığı tablo ise pek de iç açıcı değildir. Süreçler bir departmandan diğerine farklılık gösterir. Onam bir iş akışında alınırken bir diğerinde atlanabilir. İmzalı PDF’ler mevcut olabilir, ancak bunları kimin, ne zaman imzaladığına ya da imzalayanın kimliğinin nasıl doğrulandığına dair net bir bağlam bulunmayabilir. Kayıtlar teknik olarak vardır, ancak gelen kutularına, paylaşılan sürücülere ve farklı sistemlere dağılmış durumdadır.
Bu sorunların hiçbiri tek başına kritik görünmez. Ancak bir araya geldiklerinde belirsizlik yaratırlar ve denetimlerin, anlaşmazlıkların ve düzenleyici kurumların gün yüzüne çıkardığı şey tam da bu belirsizliktir. Bu boşluklar nadiren ihmalin sonucudur. Zaman içinde standartlaşma ya da net bir sorumluluk dağılımı olmadan şekillenen süreçlerden doğarlar.
Denetimler dosyalarınızı değil, süreçlerinizi sınar
Denetimlerin yalnızca belirli belgelerin var olup olmadığıyla ilgili olduğunu düşünmek kolaydır. Gerçekte ise denetimler çok daha derindeki bir şeyi sınar: süreç bütünlüğünü.
Denetçiler yalnızca doğru dosyalara sahip olup olmadığınızı sormaz. Sisteminizin bu dosyaları her seferinde tutarlı bir şekilde üretip üretmediğini sorgular. Bu da dokümantasyonun tüm iş akışlarında aynı şekilde toplandığını, imzaların geçerli ve kime ait olduğunun belirlenebilir olduğunu, kayıtların ise eksiksiz ve kolayca erişilebilir olduğunu göstermek anlamına gelir.
Daha da önemlisi, tüm bunların tesadüfen değil, tasarım gereği gerçekleştiğini göstermek anlamına gelir.
Pek çok kuruluş tam da bu noktada zorlanır. Bunun nedeni dokümantasyon eksikliği değil, dokümantasyonu güvenilir bir şekilde üreten bir sistemin eksikliğidir.
Belgelerden sistemlere
Denetimleri başarıyla atlatan kuruluşlar genellikle farklı bir yaklaşım benimser. Dokümantasyonu bir dosya yığını olarak değil, bir sistem olarak ele alırlar. .
Böyle bir sistemde dokümantasyon, iş işten geçtikten sonra peşine düşmeniz gereken bir şey değildir. İş akışının doğal bir parçası olarak otomatik şekilde oluşturulur. Personelin onam almayı hatırlaması gerekmez, çünkü bu zorunlu bir adımdır. E-imza toplama sürece entegre edilmiştir. Saklama çözümleri en baştan kurgulanmıştır.
Belki de en önemlisi, her eylemin geride bir iz bırakmasıdır. Kimin, neyi, ne zaman ve nasıl yaptığını gösteren bu iz, dokümantasyonu savunulabilir kılar. Kuruluşların denetimlere tepki vermek yerine denetimlere hazırlıklı olmasını sağlayan da budur. Yüksek performanslı ekipler, bu zorlukların etkili bir şekilde üstesinden gelmek için dokümantasyonun “tasarımı gereği savunulabilir” olduğu bir stratejiyi giderek daha fazla benimsiyor.
Uyumluluk ve verimliliğin gerçekte buluştuğu nokta
Daha güçlü bir uyumluluğun işleri kaçınılmaz olarak yavaşlattığına dair yaygın bir inanış vardır: Daha fazla kontrol, daha fazla adım, daha fazla sürtünme.
Ancak pratikte çoğu zaman bunun tam tersi geçerlidir.
Dokümantasyon süreçleri belirsiz olduğunda insanlar hafızalarına, kendi muhakemelerine ve geçici çözümlere güvenir. Sürtünme ve risk asıl buradan kaynaklanır. Süreçler net bir şekilde tanımlanıp iş akışlarına yerleştirildiğinde, kişilerin tek seferlik kararları kendi başlarına vermesi gerekmez. Adımlar otomatik hale gelir. Ekstra çaba harcamadan tutarlılık artar.
Personelin durup doğru formu toplayıp toplamadığını veya doğru imzayı alıp almadığını düşünmesine gerek kalmaz. Sistem bunun gerçekleşmesini sağlar. Finans ve hukuk ekipleri için ise bu tutarlılık güven yaratır.
Çoğu ekibin hafife aldığı dolaylı etkiler
Eksik veya doğrulanamayan bir belge, uyumluluk sorununa yol açabilir. Ancak aynı zamanda gelirleri, zaman çizelgelerini ve hasta güvenini de etkileyebilir.
Eksik veya kaybolan evraklar, taleplerin gecikmesine ya da reddedilmesine neden olabilir. Denetimlerin tamamlanması daha uzun sürer. Anlaşmazlıkları çözmek zorlaşır. Ekipler, en başından net olması gereken bilgileri yeniden yapılandırmak için değerli zamanlarını harcar.
Bu sorunlar operasyonel problemler olarak ortaya çıkabilir, ancak kökleri dokümantasyona dayanır. İşte bu yüzden dokümantasyonu iyileştirmek, uyumluluğun yanı sıra finansal performans ve kurumsal verimlilikle de ilgilidir.
Dokümantasyonu bir riskten kontrol aracına dönüştürmek
Finans ve hukuk yöneticileri için dokümantasyonun güvenilir olması gerekir.
Bu da dokümantasyon toplamanın tüm iş akışlarında standart hale getirildiği, imzaların kimlik ve bağlamla ilişkilendirildiği, kayıtların merkezi ve erişilebilir olduğu ve her eylemin izlenebildiği bir ortam oluşturmak anlamına gelir.
Bu unsurlar yerinde olduğunda dokümantasyonu manuel olarak tekrar tekrar kontrol etmeniz gerekmez. Dokümantasyon, güvenebileceğiniz bir şeye dönüşür.
Jotform’un rolü
İşte tam bu noktada Jotform Kurumsal devreye girer. Jotform Kurumsal, dokümantasyonun en baştan nasıl oluşturulup yönetileceğini yapılandırır.
Onam ve yetkilendirme iş akışları bir kez tanımlanıp ekipler genelinde tutarlı bir şekilde uygulanabilir. İmzalar bu iş akışlarının bağlamı içinde alınır ve ileride önem taşıyacak ayrıntılar korunur. Belgeler, erişimin kullanıcının rolüne göre belirlendiği kontrollü ortamlarda saklanır ve yönlendirilir.
Sonuç olarak, her gün bu dokümantasyona güvenen kişileri yavaşlatmadan, savunabileceğiniz dokümantasyonlar üreten bir sistem elde edersiniz.
Özetle
Dokümantasyon ancak sınandığında acil bir meseleye dönüşür.
Asıl soru, sisteminizin o ana hazır olup olmadığıdır.
Manuel çabaya, tutarsız iş akışlarına veya dağınık depolamaya dayanan dokümantasyon hem verimsiz hem de öngörülemezdir. Ancak dokümantasyon standart, izlenebilir ve tekrarlanabilir şekilde sistemlere yerleştirildiğinde, uyumluluktan çok daha değerli bir şey kazanırsınız.
Kesinlik kazanırsınız.
Finans ve hukuk alanlarında ise diğer her şey bu kesinliğe dayanır.
—
“Bir altyapı olarak hasta kabulü: Tıbbi operasyon yöneticileri için stratejik bir çerçeve” başlıklı web seminerini izleyin.
Sağlık sektörü için Jotform hakkında daha fazla bilgi edinin.
Yorum Gönder: