Yaklaşık 160 yıldır YWCA Greater Pittsburgh, toplumu için önemli anlarda yanında olmaya devam ediyor. Yaklaşık 50 kişilik bir ekiple çalışan kuruluş, doğrudan hizmetler, savunuculuk, erken eğitim programları, çocuk bakımı ve daha fazlasını sunuyor — tüm bunlar, her geçmişten insanın gelişebileceği bir gelecek vizyonuyla yönlendiriliyor.
Ancak topluluğa bu kadar çok yönden hizmet vermek operasyonel zorluklar yaratabilir. YWCA Greater Pittsburgh’daki program değerlendirme müdürü Sharice Smalls’a göre, kuruluşun hassas bilgiler toplaması, başvuruları incelemesi, onay süreçleri yürütmesi, imza toplaması, ortaklarla koordinasyon sağlaması ve birden fazla programda veri takibi yapması gerekiyordu.
Mevcut yazılımlarının yenileme zamanı geldiğinde, personel tüm bu sorumlulukları yönetmeyi kolaylaştıracak bir teknolojiye ihtiyaç duyduklarını biliyordu; böylece ekip, misyonuna odaklanmak için daha fazla zamana ve enerjiye sahip olacaktı.
[Jotform Kurumsal] bizi topluluğumuzla daha fazla buluşturdu.
Sharice Smalls, Program Değerlendirme Müdürü, YWCA Greater Pittsburgh
Daha kapsamlı bir sisteme duyulan ihtiyaç
Jotform Kurumsal‘ı kullanmaya başlamadan önce kuruluş, Bonterra’nın Apricot vaka yönetimi yazılımına, kağıt formlara, elektronik tablolara, e-postaya ve manuel takiplere güveniyordu. Bu düzen, doğrudan hizmet vaka yönetimi için iyi çalışıyordu.
Ancak kuruluşun çalışmaları savunuculuk, toplumsal etki ve daha geniş veri toplama alanlarına genişledikçe, personel kendilerini sistemin içinde çalışmak yerine sistemin etrafında çalışmanın yollarını ararken buldu — boşlukları doldurmak için elektronik tablolar, karşılıklı e-postalar ve manuel veri aktarımları kullanarak.
Bu nedenle Apricot ile olan sözleşme yenilemeye geldiğinde, YWCA Greater Pittsburgh birkaç seçeneği değerlendirdi. Sonunda listeyi Apricot, Typeform, FormAssembly ve Jotform olarak daralttı. Her platformun güçlü yönleri vardı, ancak sonuçta kuruluşun birden fazla departmanı destekleyebilen, personel için kullanıcı dostu olan ve hem topluluğa yönelik formlar hem de dahili onay iş akışları için çalışan bir çözüme ihtiyacı vardı.
Ayrıca, COVID-19 pandemisi ve dijital hizmetlere yönelik daha geniş çaplı geçiş, kuruluşun kağıt başvuruları ve diğer manuel süreçleri zamana daha uygun hale getirmek için değiştirmesi gerektiğini açıkça ortaya koydu.
Kar amacı gütmeyen kuruluş bütçesine uygun teknoloji
Birçok kar amacı gütmeyen kuruluşta olduğu gibi, maliyet de önemli bir değerlendirme faktörüydü. YWCA Greater Pittsburgh, sistemi daha az kullanmasına rağmen Apricot’u yenilemek için önemli bir fiyat artışıyla karşı karşıyaydı; Jotform’un kar amacı gütmeyen kuruluşlar için sunduğu indirim ise kuruluşun karşılayabileceği bir fiyata çok yönlü bir platform sunuyordu.
“Bir sonraki seçeneğimizle karşılaştırıldığında, [Jotform Kurumsal] yüzde 25 maliyet tasarrufu sağladı,” diyor Smalls.
Bu tasarruflar, uyarlanabilirlikten ödün vermeden bütçe dahilinde kalmalarını sağlarken, daha fazla kaynağı personel, doğrudan yardım, programlar ve toplumsal erişim çalışmalarına yönlendirmelerine olanak tanıyor.
Tüm kuruluş için esneklik
Sonuçta ekip, Jotform Kurumsal’ı seçti. Apricot’un yanı sıra yazdırılması, manuel olarak yönlendirilmesi, elektronik tablolar aracılığıyla takip edilmesi veya e-posta ile takip edilmesi gereken formlar dahil olmak üzere birçok kağıt tabanlı ve e-posta ağırlıklı süreci değiştirdi. Jotform Kurumsal ile personel, bu süreçleri tek ve daha esnek bir platforma taşıdı.
Smalls, Jotform Kurumsal’ın ileri düzey teknik veya kodlama becerileri gerektirmeden birden fazla departmanı, topluluğa yönelik formları ve otomatik dahili onay süreçlerini nasıl desteklediğinden bahsediyor. Personel, formları, iş akışlarını, onayları, tabloları, raporlamayı, e-imzaları, entegrasyonları ve kullanıcı hesaplarını tek bir yerde kolayca yönetebiliyor.
Uygulama basitti ve Kurumsal destek ekibi, Zoom görüşmelerine katılmak ve süreçlerin nasıl kurulacağını açıklamak için hazırdı.
“[Jotform Kurumsal] destek ekibi çok duyarlı oldu,” diyor Smalls.
Sonuç olarak, YWCA yazdırma, manuel yönlendirme, yinelenen veri girişi ve tekrarlayan görevler içeren süreçleri hızla değiştirdi. Personel artık verileri daha sorunsuz yönetebiliyor ve programlara ve topluluk üyelerine daha fazla zaman ayırabiliyor.
Dolandırıcılığı azaltmak ve verileri korumak
Kuruluşun en sık kullandığı iş akışlarından biri, kağıt çek taleplerini ve hibe ile ilgili ödemeleri finans departmanı üzerinden yönlendiren dahili çek talep sürecidir.
Bu talepleri e-posta yoluyla yönetirken, personel CEO’dan geliyormuş gibi görünen dolandırıcılık e-postaları alıyordu. Bu süreci Jotform Kurumsal’a taşımak, gönderilerin doğrulanmasını kolaylaştırdı.
“[Jotform Kurumsal] kuruluşumuz içindeki dolandırıcılığı azalttı,” diyor Smalls.
Acil yardıma erişimi hızlandırmak
Jotform Kurumsal ayrıca YWCA Greater Pittsburgh’un topluluk üyelerini doğru destek programlarıyla buluşturmasına yardımcı oluyor. Kuruluşun popüler kaynak sorgulama formu, bir başvuru sahibinin son yıllarda artan talep gören Acil Temel İhtiyaçlar programı için uygun olup olmadığını belirlemek üzere bilgi topluyor.
“[Jotform Kurumsal] bizi topluluğumuzla daha fazla buluşturdu,” diyor Smalls.
İş akışı, bir başvuru sahibinin destek hizmetleri için uygun olup olmadığını otomatik olarak belirliyor. Uygun görülürse, başvuru sahibinin bilgileri otomatik olarak YWCA ekibinin ilgili üyesine gönderiliyor ve bu kişi başvuru sürecindeki sonraki adımlarla ilgili takip yapabiliyor.
Bir kişi uygun değilse, otomatik bir e-posta nedenini açıklıyor, uygun hale gelmelerine yardımcı olabilecek eylemleri öneriyor ve diğer potansiyel kaynakları içeren bir kılavuza bağlantı veriyor.
Gabby adlı bir Jotform yapay zeka asistanı da başvuru sahiplerinin süreci yönlendirmesine yardımcı oluyor. Kaynak sorgulama ve iletişim formlarına bağlı olan Gabby, sık sorulan soruları yanıtlıyor ve ziyaretçileri kaynak kılavuzundaki ilgili bilgilere yönlendiriyor. Bu, personelin zaman alan görevlerle ilgili tekrarlayan işlerini azaltıyor ve topluluk üyelerinin aradıkları bilgileri daha hızlı bulmalarına yardımcı oluyor.
Misyonla birlikte büyüyen bir platform
Formlar ve iş akışları sadece acil yardım programlarını değil, daha fazlasını destekliyor. Bir zamanlar kağıt tabanlı olan kuruluşun yıllık Eşitlik Ödülleri aday gösterme süreci artık dijital olarak yürütülüyor.
Personel, belirli bilgileri harici paydaşlarla paylaşmak için Excel ve OneDrive ile entegrasyonlar kullanıyor. Bu entegrasyonlar, topluluk üyeleri ve yerel politikacılar dahil olmak üzere kuruluş dışındaki jüri üyelerinin, kuruluşun tüm dahili sistemine erişim kazanmadan ödül aday gösterme bilgilerine erişmesine olanak tanıyor.
Jotform İmza, medya yayın izinleri, ödeme onayları ve erken öğrenme programları için ebeveyn sözleşmeleri için imza toplamanın kolay bir yolunu sunuyor. Jotform Tablolar, personele gönderileri takip etmek, iş akışı ilerlemesini izlemek ve verileri güvenli bir şekilde depolamak için merkezi bir yer sağlıyor. Jotform Kurumsal’ın Yönetici Paneli, kullanıcıları yönetmelerine ve ayarları kuruluş genelinde güncellemelerine olanak tanıyor.
“Yaptığınız çeşitli işlerin tümüne göre özelleştirebileceğiniz bir yazılım arıyorsanız, [Jotform Kurumsal] doğru seçimdir,” diyor Smalls.
Daha iyi bir geleceğe doğru ilerleme
YWCA Greater Pittsburgh, Jotform’u sadece mevcut zorluklarını karşılamak için değil, aynı zamanda gelecekteki hedeflerine ulaşmak için de seçti. Kar amacı gütmeyen kuruluş liderleri için bu, en değerli fayda olabilir: bir kuruluşun programları, ortaklıkları ve topluluk ihtiyaçlarıyla birlikte gelişebilen bir platform.
Yorum Gönder: