İş akışı otomasyonunda zamanlama her şeydir. Süreçleri anında çalıştırmak, hızlı bildirim gönderme gibi görevler için idealdir; ancak gerçek hayattaki iş akışları nadiren tek seferde tamamlanır.
Yeni bir çalışanı işe alıştırıyor, bir etkinlik öncesinde hatırlatma e-postaları gönderiyor ya da sözleşme yenilemelerini yönetiyor olun; kritik görevlerin genellikle belirli zamanlarda gerçekleşmesi gerekir — form gönderilir gönderilmez değil.
İşte bu yüzden Jotform İş Akışları’nda artık kullanıma sunulan güçlü yeni özellik Bekle öğesini heyecanla tanıtıyoruz.
Bekle öğesi, ekiplere otomatik süreçlerinin zamanlaması üzerinde daha fazla kontrol sağlar. İş akışı yürütmesini duraklatabilir ve ihtiyaç duyduğunuzda eylemleri otomatik olarak devam ettirebilirsiniz; böylece manuel takipler ve karmaşık geçici çözümler ortadan kalkar.
Bekle öğesi nedir?
Bekle öğesi, sürükle-bırak Jotform İş Akışı Oluşturucu’daki bir koşullu mantık ve iş akışı kontrol özelliğidir. İş akışı yürütmesini duraklatmanıza ve sonraki adımları belirlenen zamanlara veya form alanlarından gelen dinamik verilere göre geciktirmenize olanak tanır. Birisi bir form gönderdiğinde hemen bir e-posta, görev ataması veya onay isteği tetiklemek yerine, iş akışınız belirli bir koşul karşılanana kadar duraklar.
Otomatik iş akışları için hassas zamanlama oluşturmak, eskiden karmaşık geçici çözümler veya manuel takipler gerektirirdi. Bekle öğesi, Jotform Kurumsal müşterilerine zamana dayalı otomasyonlar oluşturmanın basit ve kesintisiz bir yolunu sunar; böylece sürecinizin her adımı tam doğru anda çalışır.
İş akışı yürütmesini zamanlamanın 3 esnek yolu
Bekle öğesini doğrudan İş Akışı Oluşturucu öğe listesinde bulabilirsiniz. İş akışınıza ekledikten sonra şu üç zamanlama seçeneğinden birini tercih edebilirsiniz.
1. Belirli bir tarih ve saate kadar bekle
Bir iş akışı adımının sabit bir takvim tarihinde gerçekleşmesini mi istiyorsunuz? Bekle öğesini, iş akışını tam bir tarih ve saate kadar duraklatacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu seçenek, çeyrek sonu değerlendirmelerini planlama, ürün lansmanı duyuruları ve son tarih hatırlatmaları gibi görevler için idealdir.
2. Formdaki tarih alanı verisini bekle
Süreçleriniz genellikle kullanıcı girdisiyle yönlendirilir. Bekle öğesini, iş akışınızdaki bir formda belirtilen tarihe kadar duraklatacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Örneğin, bir kullanıcı “Etkinlik Tarihi” alanı içeren bir etkinlik kayıt formu gönderirse, iş akışınız o belirli tarihe kadar duraklar.
3. Tarih alanından önce veya sonra zamanla
Bir randevudan bir gün sonra kontrol mesajı göndermek veya bir sözleşmenin sona ermesinden iki gün önce otomatik hatırlatma e-postası göndermek mi istiyorsunuz? Bekle öğesi, formdaki bir tarih alanından belirli sayıda gün veya saat önce ya da sonra gibi aralıklarla eylemler zamanlamanıza olanak tanır. Bu, son tarihe dayalı süreçleriniz üzerinde daha fazla kontrol sağlar.
Bekle öğesinin popüler kullanım senaryoları
Zamanlı duraklamalar eklemek, ekiplere çok adımlı iş süreçlerini otomatikleştirmek için daha fazla yol sunar. İşte birkaç örnek:
- İK ve işe alıştırma: Yeni çalışanın belgelerini toplayın, iş akışını duraklatın ve yeni çalışanın resmi başlangıç tarihinden iki gün önce oryantasyon materyallerini otomatik olarak gönderin.
- Etkinlik yönetimi: Rezervasyon onaylarını hemen gönderin, hatırlatma göndermek için etkinlikten 24 saat öncesine kadar duraklatın ve etkinlikten üç gün sonra geri bildirim anketi ile takip yapın.
- Sözleşme ve abonelik yenilemeleri: Sözleşmenin sona erme tarihinden 30, 15 ve yedi gün önce otomatik yenileme bildirimleri gönderin.
- Randevu sonrası takip: Belirlenen bir gecikme süresinin ardından randevu sonrası bakım talimatlarını veya ödeme hatırlatmalarını gönderin.
Jotform İş Akışları’nda Bekle öğesini nasıl kurarsınız?
Bekle öğesini kurmak, İş Akışı Oluşturucu’da yalnızca birkaç tıklama gerektirir:
- Jotform İş Akışları’nı açın ve Bekle öğesini sol menüden iş akışı kanvasınıza sürükleyin.
- Öğeyi, iş akışının duraklamasını ve devam etmesini istediğiniz adımların arasına yerleştirin.
- İş akışının devam etme koşullarını yapılandırmak için Ayarlar‘a (dişli simgesi) tıklayın: belirli bir tarih, form alanından alınan bir tarih veya tarih alanından önce ya da sonra belirli bir süre.
- Ayarlarınızı kaydedin ve iş akışınızı yayınlayın. Gerisini zamanlama konusunda Jotform’a bırakın.
Otomatik zaman çizelgelerinizin kontrolünü elinize alın
Jotform Kurumsal’daki Bekle öğesi sayesinde, zamana duyarlı süreçleri manuel takiplere veya geçici çözümlere başvurmadan otomatikleştirebilirsiniz. İş akışları sizin belirlediğiniz zamanlama doğrultusunda çalışır ve ekibinize daha fazla hassasiyet ve esneklik sağlar.
Zamana duyarlı otomasyonlarınızı kolaylaştırmaya hazır mısınız? Jotform İş Akışları’ndaki yeni Bekle öğesini denemek için hemen Jotform Kurumsal hesabınıza giriş yapın.
Yorum Gönder: