Edwin Ruiz satranca olan sevgisini üçüncü sınıftayken katıldığı bir okul sonrası programında keşfetti. Yıllar sonra aynı dünyaya bir hedefle geri döndü. Öğrencilerde o tutkuyu uyandırmak, eleştirel düşünme becerilerini geliştirmek ve tahtanın hem başında hem dışında özgüvenlerini artırmak istiyordu.
Ruiz’in 2022’de kurduğu Day & Knight Chess Club, Güney Kaliforniya’da faaliyet gösteren kâr amacı gütmeyen bir kuruluş. Her seviyeden gelişmekte olan satranç oyuncusuna okul sonrası programlar, akademi dersleri, mentorluk ve turnuvalar sunuyor. Kulüp geçen yıl Corona, Glendora, Riverside ve Pomona’da 3.000’den fazla öğrenciye ulaştı.
Programlar büyüdükçe kayıtları ve ödemeleri yönetmek giderek daha fazla zaman almaya başladı. Jotform bu süreçleri tek bir yerde toplamasına yardımcı oldu ve kulüp ekibi böylece öğretmeye daha çok zaman ayırabildi.
Day & Knight Chess Club: Kısaca sonuçlar
Kayıtlar
Kayıtları, feragatnameleri ve ödemeleri bir araya getiren sorunsuz bir kayıt deneyimi oluşturuldu
Turnuva Organizasyonu
Her seviyeden oyuncu için daha verimli kayıt süreci
İç Operasyonlar
Birbirinden kopuk yönetim araçlarından bilgi toplamaya daha az zaman harcanıyor
Hamlesi fazla olan bir kayıt süreci
Jotform’dan önce kayıt işi, birbirinden bağımsız birkaç süreci aynı anda idare etmek demekti. Veliler iletişim bilgilerini gönderiyor, ödemeyi Venmo veya Zelle üzerinden yapıyor, sorumluluk feragatnamelerini de PDF ya da elektronik imza araçlarıyla iletiyordu. Ardından ekip üyeleri listeleri güncellemek için tüm bu bilgileri elle bir araya getirmek zorunda kalıyordu.
Program büyüdükçe kayıtları ve ödemeleri takip etmek, belgeleri eşleştirmek ve listeleri güncel tutmak da zorlaştı. Veri girişi sırasında bazı öğrenciler sık sık gözden kaçıyor ya da bilgiler yanlış kaydediliyordu.
Kayıtları ve operasyonları kontrol altında tutmak
Jotform, Day & Knight Chess Club’ın kayıt sürecini baştan değiştirdi. Kayıt, feragatname ve ödeme artık tek ve sade bir formda buluşuyordu.
Veliler kaydı tamamlamak, ödemeyi yapmak ve feragatnameyi imzalamak için tek bir form yanıtı göndermeleri yeterliydi. Otomasyonlar sayesinde öğrenci bilgileri doğrudan Google Sheets’e aktarılıyordu. Okul yöneticileri ve antrenörler her zaman güncel listelere ulaşırken elle yapılan iş ve veri girişi hataları azaldı.
Aynı kolaylık turnuva kayıtlarına da taşındı. Ekip, soruları her yarışmacının durumuna ve deneyim seviyesine göre uyarlamak için koşullu mantıktan yararlandı. Böylece herkese aynı soruları sormadan farklı seviyedeki oyunculara uygun bir kayıt sunabiliyorlar.
Jotform, Day & Knight Chess Club’ın turnuva kayıtlarını da sadeleştirdi. Koşullu mantık, soruları her oyuncunun durumuna ve deneyimine göre şekillendirdi. Oyuncular yalnızca kendileriyle ilgili soruları gördü ve kayıt hem daha hızlı hem daha kişisel hâle geldi.
Kulüp kayıtların ötesinde, antrenör evraklarını ve program raporlarını da Jotform ile tek bir yerden yönetiyor. Dijital formlar kayıtları düzenli tutuyor ve ekibe programların nasıl ilerlediğine dair daha net bir tablo sunuyor.
Eskiden ayrı araçlar ve elle takip gerektiren süreçler artık birbirine bağlı. Katılımcılar daha profesyonel bir kayıt deneyimi yaşıyor, ekip de veri girişine ve evrak düzenlemeye çok daha az zaman harcıyor.
Öğrencilere ayrılan zamanı geri kazanmak
Day & Knight Chess Club için en büyük kazanç, asıl önemli olana, yani öğrencilere ayıracak zamanı geri kazanmak oldu.
Day & Knight Chess Club’ın kurucusu ve başkanı Ruiz bunu şöyle anlatıyor: “Jotform bize çok değerli bir zaman kazandırdı ve tüm sürecimizi sadeleştirdi. Artık en önemli şeye, öğrencilerimiz ve topluluğumuz için mümkün olan en iyi etkiyi yaratmaya odaklanabiliyoruz.”
Yorum Gönder: