Randevuya gelmeyen müşteriler, medikal spa merkezleri için en sinir bozucu (ve en maliyetli) sorunlardan biridir.
İyi haber şu: Randevuya gelmeme durumlarının çoğu kasıtlı değildir. İnsanlar randevularını unutur. Hayat yoğunlaşır. Neyse ki doğru bir hatırlatma sistemi, sizin ek bir çaba harcamanıza gerek kalmadan kaçırılan randevuları önemli ölçüde azaltabilir.
Bu sistemi nasıl kuracağınızı adım adım anlatalım.
Müşteriler randevuya neden gelmez (ve hatırlatmalar neden işe yarar)
Müşterileriniz sizi görmezden gelmiyor; çoğu zaman yalnızca küçük bir hatırlatmaya ihtiyaç duyuyor. Doğru zamanda gönderilen bir e-posta veya SMS hatırlatması tam olarak bunu sağlar. Ayrıca işletmenizin düzenli ve profesyonel olduğunu da gösterir.
Asıl zorluk, ekibinizin iş yükünü artırmadan hatırlatmaları düzenli olarak göndermektir. Her müşteriyi randevusundan önce tek tek aramak veya ona mesaj atmak, özellikle işletmeniz büyüdükçe sürdürülebilir değildir.
İşte otomasyon tam bu noktada devreye girer. Takip sürecini sizin yerinize, her seferinde, kimsenin hatırlamasına gerek kalmadan yürütür.
Jotform ile otomatik hatırlatmalar kurun
Jotform’a yeni başlıyor olsanız da randevu taleplerini toplamak için zaten kullanıyor olsanız da tam bir hatırlatma sistemi kurmaya düşündüğünüzden daha yakınsınız. Randevuya gelmeyen müşterileri azaltmak için Jotform randevu formlarınıza hangi elemanları ekleyebileceğinizi şöyle görebilirsiniz.
1. Randevu formunuzu oluşturun
Jotform Form Oluşturucu’yu veya hazır medikal spa şablonlarımızdan birini kullanarak bir randevu formu oluşturun. Müşterinin adını, telefon numarasını, e-posta adresini, tedavi türünü ve tercih ettiği tarih ile saati toplayın.
2. Otomatik e-posta onayı ayarlayın
Jotform, müşteri formu gönderdiği anda otomatik olarak bir onay e-postası gönderebilir. Onay mesajını müşterinin adı, randevu bilgileri ve tedavi öncesi talimatlarla kişiselleştirmek için otomatik yanıt özelliğini kullanın. Bu ilk temas noktası, beklentileri en baştan belirler.
3. Randevudan önce hatırlatma e-postası ekleyin
Jotform İş Akışları‘nı kullanarak randevudan 24-48 saat önce gönderilecek bir hatırlatma e-postası planlayabilirsiniz. Mesajı samimi ve kısa tutun, örneğin: “Yarın saat 14.00’te bizimle randevunuz olduğunu hatırlatmak isteriz. Sizi görmek için sabırsızlanıyoruz!”
İptal politikanızı da buraya ekleyin; böylece müşteriler gerektiğinde randevularını nasıl iptal edeceklerini veya erteleyeceklerini bilir. Örneğin 24 saatlik bir iptal politikanız varsa, randevularından 24 saatten daha kısa bir süre önce iptal etmeleri hâlinde ücret alınıp alınmayacağını müşterilerinize bildirin.
4. Randevu sırasında depozito alın
Randevuya gelmeme oranını düşürmenin finansal bir taahhütten daha etkili bir yolu yoktur. Randevu formunuza bir ödeme alanı ekleyin ve baştan küçük bir depozito alın. Jotform; Square, Stripe, PayPal ve diğer popüler ödeme işlemcileriyle entegre olur; böylece müşteriler randevu sırasında güvenle ödeme yapabilir. Ödemesini önceden yapan kişinin randevuya gelme olasılığı çok daha yüksektir.
Etkili randevu hatırlatmaları için birkaç ipucu
Hatırlatmaları otomatikleştirmenin yanı sıra randevuya gelmeyen müşterileri azaltmak için şu en iyi uygulamaları da aklınızda bulundurun.
- Hatırlatmaları kişiselleştirin. Her mesajı müşterinin adı ve rezervasyon yaptırdığı tedaviye göre özelleştirin.
- Randevuyu ertelemeyi kolaylaştırın. Randevu hatırlatmalarına rezervasyon formunuzun doğrudan bağlantısını ekleyin; böylece müşteriler aramak zorunda kalmadan randevularını değiştirebilir. Müşteriler için randevuyu ertelemek ne kadar kolaysa, randevuya hiç gelmeme ihtimalleri o kadar azalır ve tamamen ortadan kaybolmak yerine yeniden randevu alma olasılıkları o kadar artar.
- Randevuya gelmeme verilerinizi üç ayda bir inceleyin. Jotform Tablolar, tüm form yanıtlarınızı tek bir yerde takip etmenizi sağlar; böylece belirli günlerde veya belirli tedavi türlerinde randevuya gelmeme oranının daha yüksek olup olmadığı gibi örüntüleri fark edebilir ve buna göre düzenleme yapabilirsiniz.
Sonuç olarak
Bir rezervasyon formu, otomatik bir onay, zamanında gönderilen bir hatırlatma ve baştan alınan bir depozitodan oluşan bu basit kombinasyon, randevuya gelmeme oranınızda gerçek bir fark yaratabilir. Jotform’da hatırlatma sistemini bir kez kurduktan sonra sistem kendi kendine çalışır.
Başlamaya hazır mısınız? Jotform’un randevu formu şablonlarını keşfedin ve randevuya gelmeyen müşterileri azaltmaya bugün başlayın.
Yorum Gönder: