2014 yılında Cat Town, kedi kurtarma ve sahiplendirme hizmetlerini misyonunun merkezine alarak Amerika Birleşik Devletleri’ndeki ilk kedi kafeyi açtı. O zamandan bu yana ülke genelinde giderek daha fazla kedi kafe açılıyor ve ziyaretçilere kahvelerini yudumlarken sevimli kedilerle vakit geçirme, aynı zamanda kedilerin sahiplendirilmesine katkıda bulunma fırsatı sunuyor.
Ülke çapında bu akımı başlattığından beri Cat Town’ın misyonuna olan bağlılığı hiç sarsılmadı. Kaliforniya’nın Oakland şehrinde faaliyet gösteren bu kâr amacı gütmeyen kuruluş, geleneksel barınak ortamlarında sahiplendirilmekte zorlanan kedilere yardım etmeye odaklanıyor. Çalışmalarının merkezinde en çok gözden kaçma riski taşıyan kediler yer alıyor: yaşlı kediler, stresli kediler, çekingen kediler ve özel bakım gerektiren sağlık sorunları olan kediler.
Kuruluş; davranışsal destek, koruyucu aileler, tıbbi bakım ve toplumsal çaba sayesinde Oakland’daki barınak kedilerinin ötanazi oranını yüzde 70’ten fazla azaltmaya yardımcı oldu.
Bu çalışmanın özünde bağ kurmak yatıyor. Cat Town’ın geliştirme direktörü ve direktör yardımcısı Quinn White’ın açıkladığı gibi, onun görevi tek tek kedilerin hikâyelerini anlatarak ve destekçilere nasıl yardımcı olabileceklerini göstererek insanların kuruluşun misyonuyla bağ kurmasını sağlamak.
Ancak kuruluş büyüdükçe Cat Town’ın sistemleri misyonuna ayak uyduramaz hale geldi.
Süreçleri hızlandırmak için manuel işleri ortadan kaldırmak
Pek çok kâr amacı gütmeyen kuruluş gibi Cat Town da bilgi toplama ve iş akışlarını yönetmek için başlangıçta elektronik tablolar, e-posta ve Google Formlar’ın bir kombinasyonuna güveniyordu. Bu yöntem ilk başta idare etse de çalışanlar kısa sürede süreçlerinin sınırlarını fark etti.
Özellikle sahiplendirme taleplerini karşılama süreci baş edilemez bir hal almıştı.
White, “Her şey e-posta yoluyla geliyordu ve bu durum kaotik ve stresliydi. Hem de çok stresli,” diyor.
Koruyucu aile yerleştirmeleri, bağışlar, sahiplendirmeler ve etkinliklerin yanı sıra 200’den fazla gönüllüyü yöneten küçük bir ekip için düzensiz iş akışları yalnızca bir zahmet değildi. Bu durum, doğrudan misyona ayrılması gereken zamanı ve enerjiyi tüketiyordu.
Jotform’dan önce kuruluşun, düzenli aylık bağışları toplamak için etkili bir yöntemi de yoktu. Oysa bu, büyük ölçüde sürekli bireysel desteğe dayanan Cat Town gibi kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için hayati bir ihtiyaçtır.
İşte o noktada ekip Jotform’a yöneldi.
Her şeyi değiştirdi.
Quinn White, Geliştirme Direktörü ve Direktör Yardımcısı, Cat Town
Kâr amacı gütmeyen kuruluşların gerçekten karşılayabileceği esnek ve ölçeklenebilir bir platform
Cat Town, Jotform ile platformu daha önce başka bir kuruluşta kullanmış olan bir çalışanı sayesinde tanıştı.
White, “Fiyatı tam bize uygundu,” diye açıklıyor.
Pek çok kâr amacı gütmeyen kuruluş için uygun fiyat, işlevsellik kadar, hatta ondan da fazla önem taşıyor. Bütçeler kısıtlı ve kuruluşların, kendilerini mali açıdan zora sokmadan değer yaratan teknoloji araçlarına ihtiyacı var.
White bunu basitçe şöyle ifade ediyor: “Biz küçük bir kâr amacı gütmeyen kuruluşuz, devasa bir bütçemiz yok ve Jotform bütçemize uyuyor.”
Erişilebilirlik ile işlevsellik arasındaki bu denge, Cat Town’ın platformu hızla benimsemesine yardımcı oldu. White, Jotform’un hem formları oluşturan çalışanlar hem de formları dolduran sahiplenenler, koruyucu aileler ve topluluk üyeleri için “kolay bir kullanıcı arayüzüne” sahip olduğunu belirtti.
Ekip ayrıca formları kolayca özelleştirebilmeyi ve kuruluşun web sitesine yerleştirebilmeyi de takdir ediyor. Cat Town’a özgü marka öğelerini, yazı tiplerini ve renkleri ekleyerek destekçilerine kesintisiz ve bütünlüklü bir online deneyim sunabiliyorlar.
White, “Neredeyse ilk andan itibaren Jotform’un büyük hayranı olduk,” diyor.
İnsani dokunuşla kolaylaştırılmış iş akışları
Jotform’un en büyük avantajlarından biri, anlamlı insani bağı korurken idari işleri basitleştirebilmesidir. Cat Town’da bu avantaj özellikle COVID-19 salgını sırasında açıkça ortaya çıktı.
COVID-19’dan önce sahiplendirmeler, büyük ölçüde sahiplendirme koordinatörleri ile potansiyel sahiplenenler arasındaki bireysel görüşmeler aracılığıyla yürütülüyordu. Ancak evde kal kısıtlamaları başlayıp evcil hayvan sahiplendirme talepleri hızla artınca ekibin acilen ölçeklenebilir bir çözüme ihtiyacı oldu.
White, “O kadar çok talep alıyorduk ki başa çıkamıyorduk,” diye hatırlıyor. “Çok küçük bir ekibiz.”
Cat Town, Jotform ile başvuru sahiplerinin bilgilerini düzenlemek ve kedilerle sahiplenenler arasındaki en uygun eşleşmeleri belirlemeyi kolaylaştırmak için bir sahiplendirme ilgi formu oluşturdu. Çalışanlar, potansiyel sahiplenenin evcil hayvan deneyimini, yaşam koşullarını ve tercihlerini hızla inceleyerek daha bilinçli yerleştirme kararları verebildi.
Sonuçlar oldukça etkileyiciydi. Kuruluş isabetli eşleşmeler yapabildiği için sahiplendirme sonrasında iade edilen kedi sayısı azaldı.
White, “Daha fazla hayat kurtarıyoruz ve bunu [Jotform sayesinde] daha hızlı ve verimli bir şekilde yaptığımızı biliyorum,” diyor.
Gönüllülerin, koruyucu ailelerin ve bağışçıların gücüne güç katmak
Cat Town, Jotform kullanımını genişlettikçe platform, kuruluşun operasyonlarının neredeyse her alanına derinlemesine entegre oldu.
White, “Akla gelebilecek her şekilde kullanıyoruz,” diyor.
Kâr amacı gütmeyen kuruluş artık Stripe entegrasyonu sayesinde düzenli bağışları toplamanın yanı sıra etkinlik katılım bildirimleri, gönüllü koordinasyonu, kedi koruyucu aile başvuruları ve malzeme talepleri, online açık artırma bağışları, masraf iadeleri, yasal belgeler ve e-imzalar için de Jotform’a güveniyor.
White, “Her şeyi değiştirdi,” diyor.
Koruyucu aile programı bunun harika bir örneği. Cat Town’ın kedilerinin yaklaşık yarısı Oakland bölgesindeki koruyucu ailelerin yanında yaşıyor ve kuruluş, başvuruları toplamak, her başvuru sahibinin yaşam ortamını ve tercihlerini anlamak ve ideal yerleştirmeleri belirlemek için Jotform’u kullanıyor.
White, “Koruyucu ailelerimiz için doğru eşleşmeyi yapmamıza yardımcı oluyor,” diyor.
Ayrıca koruyucu ailelerin mama, ilaç, oyuncak ve diğer temel bakım ihtiyaçlarını hızlı ve kolay bir şekilde talep edebilmesi için malzeme talep formları kullanıyorlar. Bu sayede Cat Town ekibi düzenini korurken koruyucu aileler de lojistik engellerle uğraşmak yerine zamanlarını bakımlarını üstlendikleri kedilere ayırabiliyor.
Ne zaman bir sorunla karşılaşsam, Jotform her şeyi yeniden kolaylaştırmak için yanımda.
Quinn White, Geliştirme Direktörü ve Direktör Yardımcısı, Cat Town
Cat Town çalışanları Jotform’u kullanmaya devam ettikçe kullanım alanları da genişlemeye devam etti. Cat Town en son olarak, yönetim kurulu için gerekli olan çıkar çatışması formlarında e-imza toplamak amacıyla Jotform İmza’yı kullanmaya başladı.
White, “Kullanım alanları o kadar genişti ki,” diyor. “Sürekli ‘Hadi Jotform’u kullanalım, Jotform’u kullanalım’ diyorduk ve çok geçmeden her şey için onu kullanır olduk.”
Küçük ekiplerin büyük etki yaratmasına yardımcı olmak
Kullanım kolaylığı ve geniş uygulama potansiyelinin yanı sıra Jotform’un müşteri hizmetleri deneyimi de platformun bir diğer önemli avantajı haline geldi.
White, “[Jotform destek ekibi] son derece titiz ve güler yüzlü, ayrıca yardım edenin gerçek bir insan olduğu açıkça belli oluyor; bu gerçekten çok hoş,” diyor.
Destek forumlarına ve birebir yardıma erişim, kuruluşun ihtiyaçları değiştikçe yeni iş akışları oluşturmaya devam etmesine yardımcı oldu.
White durumu şöyle özetliyor: “Ne zaman bir sorunla karşılaşsam, Jotform her şeyi yeniden kolaylaştırmak için yanımda.”
Teknolojiyle misyonun etkisini artırmak
Cat Town, Jotform’u kullanmaya başladığından beri yalnızca veri toplama ve yönetim süreçlerini iyileştirmekle kalmadı, aynı zamanda topluluk etkileşimi ve misyon odaklı çalışmalar için daha fazla zaman ve alan açtı.
White’a göre Jotform, perde arkasında yürütülen idari işleri basitleştirirken Cat Town’ın sahiplenenler, koruyucu aileler, bağışçılar, gönüllüler ve topluluk üyeleriyle ilişkilerini güçlendirmesine yardımcı oldu.
Platform, sahibi vefat ettikten sonra kedilerin bakımının sürdürülmesini sağlamaya yardımcı olan Legacy of Love programını destekliyor. Ayrıca sahiplendirme sonrasında hospis bakımındaki kedilerin ömür boyu bakım ve destek almasına yardımcı olan In It For Life programının masraf iadelerini yönetiyor. Bunun yanı sıra bağışçı desteğinin, etkinlik yönetiminin, yasal uyumluluğun ve topluluk erişim çalışmalarının düzenlenmesine de yardımcı oluyor.
En önemlisi de Cat Town’ın küçük ekibine, sahiplendirilmesi zor kedilere kalıcı yuvalar bulmaya odaklanmak ve böylece daha fazla hayat kurtarmak için daha fazla zaman ve enerji kazandırıyor.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için iş akışlarını hızlandırmanın, zaman kazanmanın ve etkinizi genişletmenin yollarını arıyorsanız, platformun misyonunuzu nasıl destekleyebileceğini keşfetmek için hemen ücretsiz bir Jotform hesabı oluşturun.
Yorum Gönder: