Scripture Union Northern Ireland, Jotform Kurumsal ile her yıl 7.000 gence nasıl destek oluyor?

Scripture Union Northern Ireland (SUNI), her yıl yüzlerce farklı noktada 3 ile 18 yaş arasındaki 7.000 çocuk ve gencin bakım sorumluluğunu üstleniyor.

SUNI, inanç eğitimi alanında çalışan kâr amacı gütmeyen bir kuruluş. Çocukların ve gençlerin Kutsal Kitap’ı okuyup öğretilerini anlamasına yardım ediyor. Kuruluş, Kuzey İrlanda’nın dört bir yanında gönüllülerin yürüttüğü yaz kampları, yerel etkinlikler ve okul içi programlar düzenliyor.

SUNI’nin operasyon müdürü Kathy Croskery için bu iş, tüm bu programların sorunsuz ve her şeyden önce güvenli işlemesini sağlamanın yollarını bulmak anlamına geliyor.

Croskery, SUNI’nin ilk operasyon müdürü. Bu görev, kuruluşun işleyişini sadeleştirmek için kısa süre önce oluşturuldu. Croskery çoğu zaman sistemleri sıfırdan kuruyor ve elinden geldiği her yerde iyileştirme fırsatları arıyor.

“İşleri nasıl sadeleştirebileceğimi, nasıl hızlandırıp insanlar için daha erişilebilir hâle getirebileceğimi düşünüyorum” diyor.

Yılda 7.000 kaydı tek bir sistemde toplamak

Süreçleri hızlandırıp daha şeffaf hâle getirmek için SUNI’nin önce kâğıda dayalı iş akışlarını dijitale taşıması gerekiyordu. Kuruluş eskiden kampçıların kaydından gönüllü liderlerin güvenlik taramasına kadar her işi kâğıt formlarla yürütüyordu.

Croskery durumu şöyle anlatıyor: “Kapımızdan giren her çocuk ve genç için doldurulmuş bir onay formuna ihtiyacımız var. Ebeveyn sorumluluğunu üstleniyorsak beslenme gereksinimlerini ve sağlık bilgilerini de bilmemiz gerekiyor.”

[Jotform Kurumsal] elimize geçene kadar bize ne kadar çok konuda yardımcı olabileceğini fark etmemiştik sanırım.

Kathy Croskery, Operasyon Müdürü, Scripture Union Northern Ireland

Bu kadar bilgiyi kâğıt formlarla toplamak en hafif tabiriyle verimsizdi. Katılımcı bilgilerini tek bir merkezden takip etmek de zorlaşıyordu. COVID-19 salgını başladığında SUNI, dijital veri toplamaya geçişi hızlandırmak zorunda kaldı.

Çalışanların COVID-19 vakalarını yerel halk sağlığı kurumuna bildirmesi gerekiyordu. Bu bilgileri kâğıt formlarla toplamak hem yavaş hem de zahmetli olurdu. Ekip, verileri toplamayı, bir araya getirmeyi ve paylaşmayı kolaylaştıran Jotform’u seçti.

“Salgın döneminde en acil ihtiyacımız dijitalleşmeydi” diyor Croskery. “Sonra verileri merkezi olarak tutabilmek de bizim için çok büyük bir kazanım oldu. [Jotform Kurumsal] elimize geçene kadar bize ne kadar çok konuda yardımcı olabileceğini fark etmemiştik sanırım.”

Artık tüm katılımcı verileri tek bir merkezde duruyor. Böylece bütün çalışanlar aynı bilgilere ulaşabiliyor ve bu bilgiler form yanıtları geldikçe gerçek zamanlı olarak güncelleniyor. Bir çocuğun gıda alerjisi gibi hayati bir bilgiyi bulmak için kâğıt dosyaları karıştırmaya gerek kalmadı.

Jotform Kurumsal’ın Takımlar özelliği sayesinde kamplar, okullar ve operasyon gibi farklı birimlerdeki çalışanların kendi çalışma alanları var. Her çalışma alanında o birimin formları, tabloları ve diğer varlıkları bir arada duruyor, dolayısıyla hepsine kolayca erişilebiliyor. Eskiden e-posta yazışmalarına ya da kâğıt formlara dağılmış olan bilgilere artık anında ulaşılabiliyor.

SUNI’nin verileri, Jotform Kurumsal hesabı sayesinde AB içindeki bir sunucuda saklanıyor. Bu da kuruluşun Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) standartlarına uyum sağlamasına yardımcı oluyor.
Çalışanlar erişimi kontrol edebiliyor, farklı roller için yetkiler belirleyebiliyor ve sunucudaki işlemleri takip edebiliyor. Bu da güvenliği ve hesap verebilirliği artırıyor.

Çoğu 25 yaşın altında olan 2.000’den fazla gönüllüyü yönetmek ve desteklemek

SUNI ekibi her yıl kamplarda, okullarda ve yerel etkinliklerde programları yürüten yaklaşık 2.000 gönüllüyü yönetiyor. Bu gönüllülerin çoğu 17 ile 25 yaş arasında.

Gönüllü liderler ülkenin dört bir yanındaki yüzlerce noktaya dağılmış durumda, bu yüzden kaynaklara dilediğiniz yerden erişebilmeleri gerekiyor. Croskery’ye göre gönüllülerin çoğu 25 yaşın altında olduğu için e-posta gibi iletişim kanalları pek işe yaramıyor.

“Bazıları kısa mesajı bile neredeyse hiç kullanmıyor” diyor.

Ekip, gönüllülere onların zaten kullandığı yoldan ulaşmak için Jotform Uygulamalar ile gönüllü liderlere özel bir mobil uygulama geliştirdi. Uygulama sayesinde gönüllüler şu bilgilere hızla ulaşabiliyor:

• Çalışanların iletişim bilgileri
• Politikalar ve çocuk koruma kaynakları
• Onay formları ve malzeme sipariş formları gibi sık kullanılan formlar
• Kendi etkinliklerine kaydolan katılımcıların Jotform Tablolar’daki güncel listeleri
  

Çalışanlar uygulama üzerinden anlık bildirim de gönderebiliyor. Böylece gönüllülerin ihtiyaç duyduğu bilgiler her zaman parmaklarının ucunda oluyor.

Croskery’ye göre e-posta gönderip gönüllülerin okumasını ummak yerine uygulama bildirimleri doğrudan “hep ellerinde olan” cihaza ulaşıyor. “Uzun bir e-postayı baştan sona okumaktansa bildirimi görme ihtimalleri çok daha yüksek.”

Arka plandaki bütün onaylar ve benzeri işler, insanlarla günlerce karşılıklı e-postalaşmak demekti. Şimdi gelen kutularına ufak bir bildirim düşüyor, o kadar.

Kathy Croskery, Operasyon Müdürü, Scripture Union Northern Ireland

Croskery, ekibin Jotform Uygulamalar’ın yeni WhatsApp bildirim özelliğini kullanmak için sabırsızlandığını söylüyor. Bu özellik özellikle kritik durumlarda işe yarayabilir. Örneğin birinin şüpheli bir istismarı ya da başka bir sağlık ve güvenlik olayını bildirmesi gerektiğini düşünün. Çalışanlar form yanıtlarının bildirimini e-posta yerine WhatsApp üzerinden anında alabiliyor, bu da müdahale süresini kısaltıyor.

“Bir formun ne zaman gönderildiğini görmek için e-postalarımızı yenileyip durmak yerine bildirimi anında alacağız” diyor Croskery. “Böylece sosyal hizmetlere iletmemiz gereken bilgilere ulaşmakta hiç gecikme yaşamayacağız.”

Perde arkasındaki işleri sadeleştirmek

Croskery, katılımcı ve gönüllü bilgilerini yönetmenin yanında kuruluşun dayandığı diğer arka plan süreçlerini iyileştirmenin yollarını da arıyor.

Örneğin çalışanların masraf iadelerini onaylamak için otomatik iş akışları kurdu. İade formlarında Jotform’un koşullu mantık özelliğini kullanarak onay taleplerini ilgili bütçe sorumlusuna yönlendirebiliyor.

“Arka plandaki bütün onaylar ve benzeri işler, insanlarla günlerce karşılıklı e-postalaşmak demekti” diyor. “Şimdi gelen kutularına ufak bir bildirim düşüyor, o kadar.”

Croskery çalışanlar için de bir mobil uygulama hazırladı. Bu uygulamada aylık masrafları bildirmek, yıllık izin istemek, ekipman ayırtmak ve fatura ödemesi talep etmek için gereken formların bağlantıları yer alıyor. Ortak klasörlere, SharePoint’teki varlıklara ve çalışanların iletişim bilgilerine giden hızlı bağlantılar da burada duruyor. Hatta atıştırmalık getirme sırasını gösteren bir nöbet çizelgesi bile var.

Jotform Kurumsal’ın kazandırdığı zaman, SUNI’nin sunduğu hizmetleri geliştirmeye ve büyütmeye devam etmesini sağlıyor.  Croskery, SUNI’nin yönetim kurulu üyelerine Jotform’a yaptıkları yatırımın karşılığını fazlasıyla verdiğini söyleyebilmekten her zaman memnuniyet duyduğunu anlatıyor.Croskery’nin onlara anlattığına göre Jotform, hem kendisinin hem de diğer çalışanların işlerini daha verimli yapmasını sağlıyor. Ekip böylece daha az kaynakla daha fazlasını başarabiliyor ve kuruluş büyümeye devam edebiliyor.