GenkiJACS, Jotform Enterprise ile ölçeklenebilir, kişiselleştirilmiş bir öğrenci deneyimi sunuyor

Japonya merkezli Genki Japonca ve Kültür Okulu (GenkiJACS) için dil eğitimi, dilbilgisi ve kelime hazinesinden çok daha fazlasını ifade ediyor. 

2005 yılından bu yana GenkiJACS, dünyanın dört bir yanından 12.000’den fazla öğrencinin Japonca öğrenmesine ve yerel Japon topluluklarıyla kültürüne dahil olmasına yardımcı oldu. Ülke genelindeki beş kampüsünde organizasyonun yol gösterici felsefesi basit: Japonya’yı Öğren. 

“Düşünce sürecimiz dilin kültür olduğu yönünde,” diyor GenkiJACS’taki satış ve iletişim lideri Dmitry Ser. 

Öğrenciler Japonya’ya gelmeden çok önce yolculuklarına başlıyor. Haftalar hatta aylar boyunca seviye belirleme testlerini tamamlıyor, belgeleri gönderiyor, kayıtları paylaşıyor ve yeni bir ülkedeki yaşama hazırlanmak için GenkiJACS personeliyle yakın çalışıyor. 

Ser için bu yolculuk boyunca kişisel bağlantıyı sürdürmek çok önemli.

Jotform, yaptığımız işi çarpan etkisiyle güçlendirmemizi sağlıyor.

Dmitry Ser, Satış ve İletişim Lideri, GenkiJACS

On yıl önce kendisi de bir GenkiJACS öğrencisiydi. Bugün, potansiyel öğrencilerin kendisini Japonya’ya getiren süreçte yol almalarına yardımcı oluyor. Ser, dünyanın öbür ucuna taşınmaya hazırlanan öğrenciler için kişisel rehberliğin ne kadar önemli olabileceğini anlıyor. 

“Müşteri deneyimimiz her şey demek,” diyor. 2014’ten bu yana GenkiJACS, öğrencilerden personele kadar dahil olan herkes için veri toplamayı kolaylaştırmak amacıyla Jotform kullanıyor. 

GenkiJACS operasyonlarını Japonya genelinde genişlettikçe Ser yeni bir zorlukla karşılaştı: GenkiJACS deneyimini tanımlayan kişisel dokunuşu kaybetmeden organizasyonu nasıl büyütecekti.  

Bu deneyimi korumaya yardımcı olmak için GenkiJACS, Jotform Kurumsal‘a yükseltme yaptı.

Case study results at a glance

108 bin form yanıtı

Sınırsız yanıt, kayıt verilerini, programa özgü formları ve daha fazlasını gerektiren aylarca süren işe alım sürecini destekliyor.

5 kampüste işbirliği

Jotform Kurumsal, organizasyon üç kampüsten beşe büyürken GenkiJACS pazarlama, öğrenci desteği ve akademik ekiplerini destekledi.

107 optimize edilmiş online form

GenkiJACS personeli, Jotform Kurumsal Analitik kullanarak yüksek yanıt oranları sağlamak için formları optimize ediyor.

Kişisel dokunuşlu öğrenci deneyimini ölçeklendirmek

GenkiJACS’taki büyüme son yıllarda hızlandı. Okul, Fukuoka, Tokyo ve Kyoto’daki kampüslere ek olarak Okinawa ve Nagoya’ya da genişledi. 

Organizasyon, ilk sorulardan ve kayıt belgelerinden işe alım iletişimlerine ve devam eden desteğe kadar öğrenci yaşam döngüsü boyunca zengin bir bilgi yelpazesini topluyor ve yönetiyor.

“Çok talepkar bir okuluz,” diyor Ser. “Öğrencilerimizin mümkün olan en iyi deneyimi yaşamasını istiyoruz. Bunun için testler ve gereksinimler belirliyoruz, bu da işe alım sürecimizi oldukça karmaşık hale getiriyor.” 

Personel daha önce online form yanıtlarını izlemek, eksik bilgileri takip etmek ve öğrencileri işe alım sürecinde manuel olarak ilerletmek için önemli miktarda zaman harcıyordu.

“Bir sürü form göndermesi gereken bir öğrencimiz olduğunda, bir sonraki formu manuel olarak gönderiyorduk,” diyor Ser.

Aynı zamanda ekipler, öğrenci etkileşimine daha fazla görünürlük, formları ve iş akışlarını geliştirmek için daha fazla esneklik ve topladıkları hassas bilgiler üzerinde daha güçlü gözetim istiyordu. Yönetim düzeyinde veri güvenliği de bir endişe kaynağıydı. 

Ser, GenkiJACS’ı farklı kılan kişiselleştirilmiş deneyimi korurken büyümeyi destekleyebilecek bir çözüme ihtiyaç duyuyordu.

Daha fazla görünürlük, daha az manuel çalışma 

Büyüyen operasyonlarını desteklemek için GenkiJACS, Jotform Kurumsal’a yükseltme yaptı. 

“Kurumsal, Gümüş hesabımıza kıyasla tamamen farklı bir seviye,” diyor Ser.

Yükseltme, Ser’e denemeler yapmak için daha fazla özgürlük, işe alım sürecine daha fazla görünürlük ve öğrencileri desteklemeye odaklanmak için daha fazla zaman sağladı. Jotform Kurumsal artık pazarlama, öğrenci desteği ve akademik ekipler arasında kullanılıyor.

Ekipler istedikleri kadar form oluşturabildiğinden, süreçler geliştikçe formları kopyalayabilir ve iyileştirebiliyorlar.

Ek olarak, Jotform Kurumsal Yönetici Paneli yanıt trendlerine, etkileşime ve form performansına daha fazla görünürlük sağlıyor. Bu, ekiplerin sürtüşme noktalarını belirlemesine ve form tamamlama oranlarını iyileştirmesine yardımcı oluyor.

Jotform İş Akışları bir diğer önemli fayda sağladı. Bugün otomatik iş akışları, tamamlanmamış formlar hakkında hatırlatıcılar gönderiyor, kritik işe alım bilgilerini topluyor ve öğrencileri sürekli manuel gözetim gerektirmeden kayıt süreçlerinde ilerletiyor. 

Eksik bilgileri takip etmek için zaman harcamak yerine, personel doğrudan öğrencileri desteklemeye odaklanabiliyor.

“Bu bana huzur veriyor,” diyor Ser. 

Öğrencileri desteklemek aynı zamanda bilgilerini korumak anlamına da geliyor. GenkiJACS büyüdükçe veri yönetişimi giderek daha önemli hale geldi. 

“Japonya’nın kendi yasaları var. Bu yüzden bunlara uyduğumuzdan emin olmamız gerekiyor,” diyor Ser.

Jotform Kurumsal, organizasyonun uyumluluk çabalarını desteklemeye yardımcı olmak için yerel veri ikamet merkezleri sunuyor.

Koşullu mantık da günlük operasyonların önemli bir parçası haline geldi. Formlar, potansiyel öğrencileri konuma ve program gereksinimlerine göre otomatik olarak uygun temsilciye yönlendiriyor.

Jotform’un görsel arayüzü, departmanlar arasında benimsemeyi kolaylaştırdı. Jotform İş Akışları gibi gelişmiş araçlar bile platformun sürükle-bırak özellikleriyle erişilebilir olduğunu kanıtladı. 

“İş akışları sadece mantık. Sürükleyip bırakarak programlama,” diyor. “Jotform gibi bir araç seçerken kullanım basitliğinin çok önemli olduğunu düşünüyorum.”

Ser, Jotform Kurumsal ile deneyimini şöyle özetledi: “Kullanım basitliği, veri ve müşteri hizmetiniz. Ve insanlarınızın ne kadar şeffaf olduğu, hizmetin ne kadar şeffaf olduğu. Ekstra veya gizli maliyet yok. Aldığımız müşteri hizmeti miktarı tam olarak umduğumuz şey.” 

Jotform: Bir çarpan güç

Bugün GenkiJACS personeli, idari görevleri yönetmek için daha az, öğrencileri desteklemek için daha fazla zaman harcıyor. Otomatik iş akışları, kritik bilgilerin tutarlı bir şekilde toplanmasını sağlarken manuel takip ihtiyacını azaltıyor. 

“Alışmak zaman alıyor çünkü şimdiye kadar çok fazla ‘Tamam, bunu yapmamız gerekiyor’ şeklindeydi ve şimdi elimizi direksiyondan çekip ‘Sistem çalışıyor’ diyebiliyoruz. Sadece bir sorun olduğunda devreye giriyoruz,” diyor Ser.

Yönetici Paneli Analitik ve yanıt verilerini kullanarak ekipler, sürtüşme noktalarını belirleyebiliyor, form tamamlama oranlarını iyileştirebiliyor ve öğrenci iletişimleri hakkında bilinçli kararlar verebiliyor.

Kurumsal, kullanışlı bir sürü araçla dolu bir oyun alanı gibi. Ve harika olan şey, bu oyun alanında size yardımcı olabilecek bir grup yetişkin olması.

Dmitry Ser, Satış ve İletişim Lideri, GenkiJACS

Bu içgörüler, GenkiJACS’ın kayıt ve işe alım süreçlerini sürekli olarak iyileştirmesine olanak tanıyor. Varsayımlara güvenmek yerine, ekipler öğrencilerin formlarla nasıl etkileşime girdiğini görebiliyor ve genel deneyimi iyileştiren ayarlamalar yapabiliyor.

En önemlisi, otomasyon GenkiJACS’ın insan odaklı felsefesinden ödün vermeden ölçeklenmesine yardımcı oldu. 

Ser, tekrarlayan idari işleri azaltmanın çalışanların müşteri hizmetlerine ve kişisel etkileşimin fark yarattığı işe alım sürecine odaklanmalarına olanak tanıdığını söylüyor. 

Arka planda çalışan daha güvenilir süreçlerle personel, veri peşinde koşmak için daha az zaman harcayabilir ve öğrencilerin Japonya’ya gelmeden önce hazırlıklı, desteklenmiş ve bağlantılı hissetmelerine yardımcı olmak için daha fazla zaman ayırabilir.

“Jotform, yaptığımız işi çarpan etkisiyle güçlendirmemizi sağlıyor,” diyor Ser. 

Kişisel dokunuşu kaybetmeden büyümek

GenkiJACS için Jotform Kurumsal, insanların yerini almakla ilgili değil. İnsanların en iyi işlerini yapmalarına yardımcı olmakla ilgili.

GenkiJACS, öğrencilerin sınıftan ayrıldıktan çok sonra hatırladıkları konuşmalar, rehberlik ve destek için daha fazla zaman yarattı. Bu, organizasyonun yol gösterici felsefesine odaklanmasını sağlıyor: öğrencilerin sadece Japonca öğrenmesine değil, Japonya’yı öğrenmesine yardımcı olmak.

GenkiJACS büyümeye devam ederken, Ser Jotform Kurumsal kullanımını daha da genişletme fırsatları görüyor. 

Ekibinin bu fırsatları yalnız başına yönlendirmeyeceğini biliyor. Organizasyonun Kurumsal’a geçişi boyunca, Jotform’un işe alım, müşteri başarısı ve teknik ekipleri GenkiJACS’ın yeni iş akışlarını uygulamasına, entegrasyonlarda sorun gidermesine ve platformdan daha fazla değer elde etmenin yollarını belirlemesine yardımcı oldu.

“Kurumsal, kullanışlı bir sürü araçla dolu bir oyun alanı gibi,” diyor Ser. “Ve harika olan şey, bu oyun alanında size yardımcı olabilecek bir grup yetişkin olması.”

Ser bu yardım için mutlu. Çünkü onun için en büyük fırsat tek bir özellik değil. GenkiJACS büyüdükçe öğrenci deneyimini iyileştirmeye devam etme özgürlüğü.