تعد شركة JT’s Landscape Maintenance في بلدة ووترفورد، ميشيغان، شركة عائلية صغيرة. عادةً ما يكون لدى الموظفين عمل أكثر مما لديهم وقت للقيام به. لذا فإن توفير الوقت الذي يمكن استخدامه لمتابعة المزيد من الوظائف يُحدث فرقًا حقيقيًا في النتيجة النهائية.
في الماضي، اعتمدت الشركة على مزيج من الأوراق والمجلدات لتتبع العمل. لكن خلال زيارة عمل في أحد الأيام، طلب عميل محتمل تقديرًا للتكلفة. اتضح أن فريق JT’s في ذلك اليوم لم يكن لديه نسخة ورقية من نموذج التقدير معهم. كانت لحظة مُنَبِّهة.
بحثًا عن حل، اكتشف موظفو JT’s منصة Jotform عبر بحث في Google. عندما أدركوا أنه يمكنهم رقمنة جميع نماذجهم الورقية باستخدام محرر pdf من Jotform، استبدلوا عملياتهم اليدوية بمزيج من النماذج عبر الإنترنت، وتطبيقات jotform، ووكلاء الذكاء الاصطناعي، وميزة الحساب، وأدوات التعاون.
منذ الاستفادة من Jotform في وقت سابق من هذا العام، فتحت JT’s Landscape Maintenance فرص إيرادات جديدة، ووفرت الوقت، وحسّنت التنسيق بين أعضاء الفريق.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: نتائج سريعة
120,000 دولار سنويًا من الإيرادات المحتملة
استخدم الموظفون منشئ تطبيقات الذكاء الاصطناعي لإنشاء مركز تعاون يتيح لفريق JT’s القيام بأعمال جديدة. ويقدرون أن العمل الإضافي سيحقق ما يصل إلى 10,000 دولار من الإيرادات الشهرية.
أكثر من 3,000 دولار من التوفير سنويًا
أدت رقمنة التقديرات والفواتير إلى تقليل تكاليف اللوازم المكتبية بحوالي 260 دولارًا شهريًا – وهي أموال تُستخدم الآن لوجبات غداء الموظفين.
تحسين التنسيق بين أعضاء الفريق
حسّنت سير عمل JT’s عبر الهاتف المحمول الرؤية والتواصل والكفاءة عبر الوظائف.
شركة متنامية تعيقها العمليات الورقية
لسنوات، اعتمدت JT’s Landscape Maintenance على النماذج الورقية والتقديرات المكتوبة بخط اليد والتنسيق اليدوي للتعامل مع العمليات اليومية. لكن مع بدء نمو الأعمال، وجد الفريق المتماسك صعوبة متزايدة في
- توحيد الأسعار
- إنتاج تقديرات سريعة في الموقع
- الحفاظ على تنظيم الأوراق المكتبية
- تنسيق فرق العمل الميدانية عبر وظائف متعددة
كان جوناثان ديكمان، مستشار العمليات الهجين و”السكين السويسرية” للشركة، يعلم أن الفريق بحاجة إلى نظام أكثر قابلية للتوسع.
“كنا نعتمد على الورق”، يؤكد ديكمان. “كل شيء [كان] في مجلدات الملفات والمظاريف…. لقد أصبح الأمر فوضويًا للغاية بالنسبة لنا.”
وجدت JT’s أن اعتمادها على الورق أدى إلى تسعير وتقديرات غير متسقة، بالإضافة إلى جداول عملاء غير منظمة.
تحت السطح كانت هناك مشكلات أخرى ذات صلة، مثل عدم وجود طريقة سهلة لتدريب الموظفين الجدد، أو مشاركة المعرفة المؤسسية، أو ضمان أمان معلومات العملاء.
مركزة العمليات باستخدام منشئ تطبيقات الذكاء الاصطناعي
بدأت عملية التنظيم مع بحث ديكمان عبر الإنترنت عن ملفات PDF قابلة للتحرير. قاده ذلك إلى محرر pdf من Jotform، ومن هناك، بحث عن طرق لدمج Jotform بفعالية في أجزاء أخرى من الأعمال.
كانت لديه لحظة إلهام عندما أدرك أن إنشاء تطبيق يمكن أن يحل مشكلتين في وقت واحد: كيفية إنشاء تقديرات بسهولة في الميدان وكيفية جعل جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة تشغيليًا.
استخدم ديكمان تطبيقات jotform لإنشاء تطبيقات داخلية مخصصة يمكن للفريق الوصول إليها عبر العمليات المتنقلة.
من بين الموارد الأخرى للموظفين، تتضمن التطبيقات
- حاسبات المواد
- أدلة التقدير
- جداول زمنية للموظفين
- سجلات العملاء القابلة للبحث
استخدام الذكاء الاصطناعي لتبسيط التقديرات القائمة على التطبيقات
اكتشف ديكمان مدى سهولة تعديل التطبيق الذي أنشأه في البداية (وسير العمل الذي احتاجه هو والموظفون) – دون أي معرفة بالبرمجة.
بدلاً من رسم الأشياء يدويًا – مثل إنشاء علامات تبويب منفصلة داخل التطبيق لتخطيطات مختلفة وتنقل أسهل – وصف فقط التعديلات التي أراد إجراءها لمنشئ الذكاء الاصطناعي من Jotform.
“إنه سلس للغاية”، يتعجب ديكمان. “سألجأ فعليًا إلى الاستماع إلى ما يقوله [Podo] وتوصياته التحسينية. هكذا حصلت على كل الأشياء الرائعة.”
وجد أن الطبيعة الموجهة ذاتيًا لمنشئ الذكاء الاصطناعي ساعدته على تطوير تطبيقاته من الأساسية إلى المتقدمة، بما في ذلك ميزات أكثر تطورًا مثل حاسبة المواد.
جزء حاسم من بناء التقديرات، تساعد حاسبة المواد فريق JT’s الميداني على حساب تكلفة مواد المناظر الطبيعية المخصصة تلقائيًا بناءً على حجم التربة، ومتطلبات النشارة، وتقديرات العشب، وحمولة الصخور/الجرانيت بالطن.
يمكن للموظفين بعد ذلك أخذ تلك المعلومات إلى متجر الإمدادات للحصول على ما يحتاجون إليه، مما يوفر الوقت ويوحد إنشاء التقديرات في وقت واحد.
الآن، بدلاً من الاعتماد على شخص واحد للتقديرات أو التوجيه أو التسعير أو تنسيق المشاريع، يؤكد ديكمان أن “الجميع لديه إمكانية الوصول إلى نفس الموارد في الوقت الفعلي…. إنه يوحد الجميع في وقت واحد.”
خلق فرص عمل جديدة من خلال استبدال الورق
من خلال تحويل العمليات الورقية إلى تطبيقات غنية بالموارد مدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن لشركة JT’s Landscape Maintenance الاستفادة من فرص عمل جديدة (وكبيرة)، وتقليل التكاليف الإدارية، ومنح الفرق الميدانية الموارد التي تحتاجها للعمل بشكل مستقل.
غيرت JT’s إمكانات أعمالها بطريقتين محددتين بمساعدة منشئ تطبيقات الذكاء الاصطناعي من Jotform:
- زيادة إمكانات الإيرادات: استعادة ما يقدر بخمس ساعات في الأسبوع تمكن الشركة من القيام بوظائف جديدة، مما يعادل 10,000 دولار من الإيرادات الشهرية الإضافية. كما يوفرون أكثر من 3,000 دولار من خلال رقمنة الأوراق وسير العمل.
- تنسيق أفضل للفريق: حسّنت سير العمل المتنقلة المشتركة للشركة الرؤية والكفاءة والتواصل عبر الوظائف، مما قلل من الارتباك بشكل عام.
تم تمكين الشركة أيضًا من اقتراح فرص بيع إضافية في الموقع، والإجابة على الأسئلة التشغيلية في الوقت الفعلي، وتوجيه الموظفين الجدد – غير المألوفين مع محادثات المبيعات النموذجية – باستخدام إرشادات من “Grizz”، وكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بها من Jotform.
نتيجة دمج الوكيل في سير العمل اليومي للشركة هي تأهيل أسرع للموظفين ودعم داخل وخارج الميدان.
شركة صغيرة بسير عمل على مستوى المؤسسات
حولت JT’s Landscape Maintenance عملياتها من التنسيق القائم على الورق إلى نظام رقمي متصل مدعوم بالذكاء الاصطناعي من Jotform. يساعد نظامها البيئي الرقمي الآن الشركة على الاستفادة من أعمال جديدة، وتبسيط سير العمل، وتمكين الموظفين.
كما يقول ديكمان، “إنه حقًا شيء جميل.”
كتابة تعليق: