Das Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) ist das einzige landesweite Jugendorchester-Programm in Hawaiʻi. Diese umfassende, gemeinschaftsgetragene Ressource betreut jährlich über 800 Schüler in fast 150 Schulen auf den Inseln.
HYS bietet eine vollständige Palette von Ensembles und Programmen für jedes Niveau der Musikausbildung: von Anfänger-Streichinstrumenten, Ukulele lernen und allgemeiner Musik bis hin zu fortgeschrittenen Jazz-Ensembles, vollständigen Sinfonien und intensiven Sommerprogrammen wie dem Pacific Music Institute. HYS fördert unterhaltsame Erfahrungen, die musikalische Fähigkeiten, Zusammenarbeit, Gemeinschaft und tiefen Respekt für das kulturelle Erbe der Inseln aufbauen. Der Musikunterricht für Kinder steht dabei im Mittelpunkt ihrer Mission.
Als HYS mehr Schülern Zugang zur Musikausbildung ermöglichen wollte, benötigte die Organisation eine Automatisierung komplexer Anmeldungen, Zahlungen und Kommunikation für Dutzende von Programmen und Hunderte von Familien.
Jotform Enterprise gab dem HYS-Team eine ganzheitliche Plattform, um
- Komplexe Schüleranmeldungen zu erfassen
- Genehmigungen und Arbeitsabläufe mit bedingter Logik zu erstellen
- Vorsingen-Video-Einreichungen zu sammeln und Video-Assets zu speichern
- Programminformationen für Stakeholder über eine App zu zentralisieren
- Ausgaben zu verfolgen
Um die Abläufe vollständig zu automatisieren, synchronisierte die Organisation Jotform Enterprise mit Stripe, um Studiengebühren, Merchandise, Sponsoring und Mietgebühren einfach abzugleichen.
Nicht länger abhängig von Papier, manuellen Aufgaben und unverbundenen Plattformen, konnte HYS Engpässe beseitigen und die Erfahrung sowohl für Familien als auch für die Organisation vereinfachen.
Gemeinsam helfen Jotform und Stripe HYS dabei, ihre Kernvision zu erfüllen: “ein Hawaiʻi zu schaffen, in dem Musik ein Recht ist.”
Hawaiʻi Youth Symphony Fallstudie Ergebnisse auf einen Blick
800+ Schüler in 150+ Schulen auf 6 Inseln
Jotform Enterprise u0026amp; Stripe halfen HYS dabei, ihre Programme zu skalieren, um mehr Kindern in Hawaiʻi zu dienen.
1.000.000+ $
Seit 2024 hat HYS über 1 Million Dollar an digitalen Zahlungen durch Jotform Enterprise u0026amp; Stripe automatisiert und dabei manuelle Nachverfolgung und fehlerhafte Daten eliminiert.
86% Reduzierung der Routinearbeit
HYS erreichte eine fast 90%ige Reduzierung der Verwaltungsarbeit (Schüleranmeldungen) durch die Nutzung der Automatisierungsabläufe von Jotform u0026amp; Stripe.
Eine wachsende Musikorganisation jongliert mit komplexen Anmeldungen und verstreuten Arbeitsabläufen
Das Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) betreut Hunderte von Schülern in verschiedenen Musikprogrammen für Anfänger bis Fortgeschrittene. Ihre Vision, Musik zu einem Recht für jeden Schüler in Hawaiʻi zu machen, bedeutete per Definition, dass das Team ständig Programme skalierte, neue Initiativen hinzufügte und Schüler von mehreren Inseln unterstützte. Der Musikunterricht für Kinder und das Jugendorchester standen dabei im Zentrum ihrer Bemühungen.
Hannah Watanabe, die Programmdirektorin von HYS, wusste aus erster Hand, dass schnelles Wachstum auch bedeutete, mit fragmentierten papierbasierten (und veralteten) Arbeitsabläufen umzugehen.
Vor der Nutzung von Jotform Enterprise mussten HYS-Familien mehrere Papierformulare ausfüllen, Schecks persönlich abgeben und verschiedene unverbundene Prozesse durchlaufen, die medizinische Freigaben, Verträge, Instrumentenmieten und Zahlungen umfassten.
“Lange Zeit füllten Eltern diese Papier-Anmeldeformulare aus, mussten dann vorbeikommen, um sie abzugeben, und dann per Scheck oder bar bezahlen”, bemerkt Watanabe.
Jeder beschäftigte Elternteil weiß, dass es kostbare wenig Zeit gibt, mehrere Formulare auszufüllen, ganz zu schweigen davon, sich die Zeit zu nehmen, Zahlungen persönlich zu überbringen.
Multiplizieren Sie das mit Hunderten von Kindern, und Sie haben ein großes Verwaltungsproblem für eine gemeinnützige Organisation mit einem kleinen Personal zu lösen.
Das HYS-Team tat sein Bestes, um dies zu bewältigen, indem es das bestehende CRM der Organisation für Schüleranmeldungen nutzte und Zahlungsstatus manuell überprüfte, aber dies führte zu Formularen, die schwer anzupassen waren und fehleranfällig. Zusätzlich verbrachte das Personal Stunden damit, fehlende Dokumente aufzuspüren und handgeschriebene Informationen neu einzugeben.
Watanabe erinnert sich an die Frustration:
“Eltern füllten die erste Anmeldung aus, dann schickten wir ihnen zusätzliche Formulare, bevor wir überhaupt anfangen konnten. Sie mussten weitere Informationen ausfüllen, und es wurde zu viel Hinterherlaufen nach Eltern nach jedem Formular oder jeder Komponente.”
Die Erweiterung von HYS’ Reichweite unter den Schülern der Inseln bedeutete auch, mit verschiedenen Erstattungsprozessen umzugehen, die zusätzliche (und manuelle) administrative und finanzielle Arbeit bedeuteten.
Nicht zuletzt war die Anzahl der Programme, die das Team koordinierte, über die Jahre erheblich gewachsen. Sie erkannten, wie wichtig es war, einen zentralen Ort für HYS-Zeitpläne, Anmelderichtlinien und Anweisungen für das Engagement nach der Anmeldung zu haben.
Es hat die Anmeldung wirklich rationalisiert, nicht nur für die Datenerfassung, sondern auch für unsere Eltern. Jetzt können sie einfach diese eine Anmeldung machen und sind fertig.
Hannah Watanabe, Programmdirektorin, Hawaiʻi Youth Symphony
Einen Weg finden, Anmeldungen, Zahlungen, Arbeitsabläufe und Kommunikation zu vereinheitlichen
Als Watanabe die Schüleranmeldungen übernahm, drängte sie der Präsident von HYS dazu, Jotform als Workflow-Lösung zu untersuchen.
Je tiefer sie in die Plattform eintauchte, desto mehr Aufgaben erkannte sie, die Jotform Enterprise (und seine Integrationen) bewältigen konnte. Bald begann HYS, sich auf Jotform als Kernsystem für das Programmmanagement zu verlassen und nutzte es in fast jedem Teil der Organisationsabläufe, besonders bei nuancierten Anmeldeaufgaben.
“Dass Eltern viele Video-Einreichungen über Jotform senden können, hat es uns leicht gemacht, Videos zu sammeln und sicherzustellen, dass sich Eltern keine Sorgen machen müssen”, sagt Watanabe. “Es ist einfach für sie, etwas mit ihrem Handy zu filmen und es dann auf Jotform hochzuladen…. Alle Videos sind dort gespeichert, es ist einfach für uns zu sehen, wer es eingereicht hat, und es ist ein schöner One-Stop-Shop.”
Watanabe entdeckte, dass sie Jotform nutzen konnte, um Prozesse und mehrere Formulare zu konsolidieren. Als Beispiel kombinierte sie Anmeldung, Gesundheitshistorie, E-Signatur-Einverständnis, Instrumentenmiete und Zahlungen in ein Formular mit Jotforms bedingter Logik.
Sie löste auch die zentralisierte Informationslücke für Eltern, Schüler und Fakultät, indem sie Jotform Apps für das Pacific Music Institute Sommerprogramm der Organisation nutzte. Programm-Stakeholder können jetzt sofort auf Zeitpläne, Anweisungen, Dokumentationsanforderungen und Karten über einen QR-Code zugreifen, der im Sommercamp angezeigt wird. Es ist eine elegante Lösung, die Watanabe nutzte, um noch mehr Routinearbeit zu sparen.
“Es reduziert viel von dem Fragen an Personal und Fakultät über Dinge. Sie wussten, dass sie zur App gehen konnten, oder unsere Freiwilligen konnten einfach sagen: ‘Hier ist der QR-Code; lade die App herunter, und deine Antworten werden da sein.'”
Im Backend begann das HYS-Team, Jotform Workflows zu nutzen, um sowohl interne als auch externe administrative Bedürfnisse zu handhaben, wie automatisierte Weiterleitung für Stipendienanträge, Nachbarinsel-Erstattungsformulare, interne Ausgabenverfolgung und Genehmigungen sowie mehrstufige Anmeldeaktionen.
“Wir sind an dem Punkt, dass Eltern alles nur einmal ausfüllen müssen. Dieser erstaunliche Workflow beginnt als Teil der [Kinder-]Anmeldung”, sagt Rachel Schultz, COO des Hawaiʻi Youth Symphony. “Dann werden alle Details in verschiedene Ordner ausgegeben, damit die entsprechenden Stakeholder auf die Informationen und Genehmigungen zugreifen können. Das ist ziemlich cool.”
Gemeinnützige Zahlungen, Verfolgung und Abstimmung mit Stripe einfach machen
Es gibt verschiedene Zahlungserfassungsergebnisse, nachdem sich ein Schüler bei HYS anmeldet. Daher benötigte die Organisation einen Zahlungsdienstleister, der sich einfach mit Jotform Enterprise synchronisieren lässt und flexibel genug ist, um ihre Bedürfnisse zu unterstützen.
Das Personal identifizierte Stripe für einfache Abstimmung, Rechnungsstellung und Verfolgung. Stripe hat es dem Sinfonieorchester ermöglicht, Gelder für Programmgebühren, Merchandise, Instrumentenmieten, Orchester-Rechnungen und mehr zu sammeln.
Zusätzlich zum Sammeln von Zahlungen glaubt Schultz, dass Stripe ihrem Team geholfen hat, auf nuancierte Weise effizienter zu sein.
“Unsere Familien melden sich oft mit mehreren E-Mail-Adressen an, und sie können mitten im Schuljahr Kreditkarten wechseln. Das verursachte ein Problem mit unserem alten System. Aber in Stripe ist es wirklich einfach, die Konten und Karten abzustimmen. Sponsoren haben kürzlich Tische für unsere Gala über Stripe gekauft, und das Versenden von Rechnungen über Stripe ist genauso einfach.”
Eine Plattform, die Zeit spart und Organisationswachstum unterstützt
Durch die Nutzung von Jotform Enterprise und seiner Stripe-Integration tauschte HYS komplizierte, manuelle, mehrstufige Prozesse gegen ein nahtloses System ein, das für Familien und Personal auf den Inseln von Hawaiʻi funktioniert.
HYS verbesserte die Kundenerfahrung und Personaleffizienz, indem sie von mehreren Anmeldeformularen zu einer einheitlichen Schüleranmeldeerfahrung wechselten, die von bedingter Logik angetrieben wird. Diese einzige Änderung eliminierte wochenlange Hin- und Her-E-Mails und reduzierte die Verwirrung der Eltern dramatisch.
“Es hat die Anmeldung wirklich rationalisiert, nicht nur für die Datenerfassung, sondern auch für unsere Eltern. Jetzt können sie einfach diese eine Anmeldung machen und sind fertig”, erklärt Watanabe. “Sie haben alle Papierarbeiten erledigt.”
Auf der Verwaltungsseite hat das HYS-Personal erheblich Zeit gespart, indem es seit 2024 über 1 Million Dollar an digitalen Zahlungen als Teil ihrer Arbeitsabläufe gesammelt hat. Das Ergebnis sind weniger Nachfassaktionen und manuelle Rechnungen sowie genauere Daten. Stripe gibt dem HYS-Personal klare Sichtbarkeit in Chargen, ausstehende Salden, Rechnungen und Kreditkartenänderungen, ohne die Probleme, denen das Sinfonieorchester in der Vergangenheit gegenüberstand.
“Die Nutzung von Stripe spart definitiv Verwaltungszeit, was wirklich wichtig ist, wenn man eine gemeinnützige Organisation [ist, die nicht] über ein großes Personal verfügt. Und die Zahlungsdaten sind einfach zu verfolgen, abzustimmen und zwischen Abteilungen und unseren externen Agenturen weiterzuleiten. Schließlich ist es für unsere Eltern einfach zu nutzen, sodass wir keine Beschwerden bearbeiten müssen. Es hat es uns einfacher gemacht, uns auf das große Ganze zu konzentrieren, was dabei hilft, Kindern beim Musikmachen zu helfen”, sagt Schultz.
Mit Jotform Enterprise schuf HYS bessere Erfahrungen für Eltern, Schüler und Freiwillige. Die Organisation vereinfachte den Vorsingen-Video-Prozess und baute eine mobilfreundliche App, die einfachen Zugang zu Programminformationen bietet. Gleichzeitig verbesserte die Organisation die Abläufe für internes Personal, indem sie Workflows erstellte, die Dokumente an die richtigen Fakultätsmitglieder, Stipendienpersonal und relevante Administratoren weiterleiten.
Mit der Jotform- und Stripe-Integration hat HYS eine vollständig online, mobilfreundliche Erfahrung aufgebaut, die sowohl für Familien als auch für Personal funktioniert. Und während HYS weiterhin Programme und Software hinzufügt, kann die Integration zusammen mit der Organisation skalieren.
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