Das Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) ist das einzige landesweite Jugendorchesterprogramm in Hawaiʻi. Diese umfassende, gemeinschaftlich getragene Einrichtung erreicht jährlich über 800 Schülerinnen und Schüler an fast 150 Schulen auf den Inseln.
HYS bietet ein umfassendes Angebot an Ensembles und Programmen für jedes musikalische Niveau: von Anfängerkursen für Streichinstrumente, Ukulele und allgemeine Musik bis hin zu fortgeschrittenen Jazzensembles, kompletten Sinfonieorchestern und intensiven Sommerkursen wie dem Pacific Music Institute. HYS fördert abwechslungsreiche Erlebnisse, die musikalische Fähigkeiten, Zusammenarbeit, Gemeinschaftssinn und tiefen Respekt vor dem kulturellen Erbe der Inseln vermitteln.
Da HYS bestrebt war, mehr Schülern Zugang zu musikalischer Bildung zu ermöglichen, musste die Organisation komplexe Registrierungs-, Zahlungs- und Kommunikationsprozesse über Dutzende von Programmen und Hunderte von Familien hinweg automatisieren.
Jotform Enterprise bot dem HYS-Team eine ganzheitliche Plattform
- Komplexe Studierendenregistrierungen erfassen
- Erstellen Sie Genehmigungen und Workflows, die auf bedingter Logik basieren.
- Sammeln Sie die eingereichten Vorsprechvideos und speichern Sie die Videodateien.
- Zentralisieren Sie Programminformationen für Beteiligte über eine App.
- Ausgaben verfolgen
Um die Abläufe vollständig zu automatisieren, synchronisierte die Organisation Jotform Enterprise mit Stripe, um Studiengebühren, Warenverkäufe, Sponsoring und Mietzahlungen einfach abstimmen zu können.
Da HYS nicht mehr auf Papier, manuelle Arbeitsabläufe und voneinander getrennte Plattformen angewiesen war, konnte es Engpässe beseitigen und die Erfahrung sowohl für Familien als auch für die Organisation vereinfachen.
Gemeinsam helfen Jotform und Stripe HYS dabei, seine Kernvision zu verwirklichen: ein Hawaii zu schaffen, in dem Musik ein Recht ist.
Hawaiʻi Youth Symphony Fallstudie Ergebnisse auf einen Blick
800+ Schüler in 150+ Schulen auf 6 Inseln
Jotform Enterprise u0026amp; Stripe halfen HYS dabei, ihre Programme zu skalieren, um mehr Kindern in Hawaiʻi zu dienen.
1.000.000+ $
Seit 2024 hat HYS über 1 Million Dollar an digitalen Zahlungen durch Jotform Enterprise u0026amp; Stripe automatisiert und dabei manuelle Nachverfolgung und fehlerhafte Daten eliminiert.
86% Reduzierung der Routinearbeit
HYS erreichte eine fast 90%ige Reduzierung der Verwaltungsarbeit (Schüleranmeldungen) durch die Nutzung der Automatisierungsabläufe von Jotform u0026amp; Stripe.
Eine wachsende Musikorganisation, die mit komplexen Registrierungen und unübersichtlichen Arbeitsabläufen jongliert
Das Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) bietet Hunderten von Schülerinnen und Schülern Musikprogramme für Anfänger bis Fortgeschrittene an. Gemäß seiner Vision, Musik für jeden Schüler in Hawaiʻi zu einem Recht zu machen, entwickelte das Team seine Programme stetig weiter, führte neue Initiativen ein und unterstützte Schülerinnen und Schüler von mehreren Inseln.
Hannah Watanabe, die Programmdirektorin von HYS, wusste aus eigener Erfahrung, dass schnelles Wachstum auch den Umgang mit fragmentierten, papierbasierten (und veralteten) Arbeitsabläufen mit sich brachte.
Vor der Einführung von Jotform Enterprise mussten HYS-Familien mehrere Papierformulare ausfüllen, Schecks persönlich abgeben und sich durch mehrere voneinander unabhängige Prozesse kämpfen, die medizinische Freigaben, Verträge, Instrumentenverleih und Zahlungen betrafen.
Lange Zeit mussten die Eltern diese Anmeldeformulare aus Papier ausfüllen, sie dann persönlich abgeben und anschließend per Scheck oder in bar bezahlen, bemerkt Watanabe.
Jeder vielbeschäftigte Elternteil weiß, dass man kaum Zeit hat, mehrere Formulare auszufüllen, ganz zu schweigen von der Zeit, die man für die persönliche Abgabe von Zahlungen aufwenden muss.
Multipliziert man das mit Hunderten von Kindern, ergibt sich für eine gemeinnützige Organisation mit einem kleinen Mitarbeiterstab ein großes administratives Problem, das es zu lösen gilt.
Das HYS-Team bemühte sich nach Kräften, dies mithilfe des bestehenden CRM-Systems der Organisation für die Studierendenregistrierung und durch manuelle Überprüfung der Zahlungsstatus zu bewältigen. Dies führte jedoch zu Formularen, die schwer anzupassen und fehleranfällig waren. Zudem verbrachten die Mitarbeiter Stunden damit, fehlende Dokumente aufzuspüren und handschriftliche Informationen erneut einzugeben.
Watanabe erinnert sich an die Frustration:
Die Eltern füllten das Anmeldeformular aus, dann schickten wir ihnen weitere Formulare, bevor wir überhaupt anfangen konnten. Sie mussten weitere Informationen angeben, und es bedeutete, dass wir den Eltern wegen jedes Formulars oder Bestandteils hinterherlaufen mussten.
Die Ausweitung der Reichweite von HYS unter den Studenten der Inseln bedeutete auch die Auseinandersetzung mit unterschiedlichen Erstattungsprozessen, was zusätzlichen (und manuellen) Verwaltungs- und Finanzaufwand mit sich brachte.
Nicht zuletzt hatte die Anzahl der vom Team koordinierten Programme über die Jahre erheblich zugenommen. Ihnen wurde bewusst, wie wichtig ein zentraler Ort für HYS-Zeitpläne, Anmelderichtlinien und Anweisungen für die weitere Betreuung nach der Anmeldung war.
Die Registrierung ist wirklich deutlich vereinfacht, nicht nur für die Datenerfassung, sondern auch für die Eltern. Sie müssen sich jetzt nur noch einmal registrieren und sind fertig.
Hannah Watanabe, Programmdirektorin, Hawaiʻi Youth Symphony
Einen Weg finden, um Registrierungen, Zahlungen, Arbeitsabläufe und Kommunikation zu vereinheitlichen
Nachdem Watanabe die Studierendenregistrierung übernommen hatte, drängte der Präsident von HYS sie, Jotform als Workflow-Lösung in Betracht zu ziehen.
Je tiefer sie in die Plattform eintauchte, desto mehr Aufgaben erkannte sie, die Jotform Enterprise (und seine Integrationen) bewältigen konnte. Schon bald nutzte HYS Jotform als Kernsystem für das Programmmanagement und setzte es in nahezu allen Bereichen der Organisation ein, insbesondere bei komplexen Registrierungsaufgaben.
Dadurch, dass Eltern über Jotform viele Videos einreichen können, ist es für uns ganz einfach, die Videos zu sammeln und den Eltern jegliche Sorgen zu ersparen, sagt Watanabe. Sie können ganz einfach mit ihrem Handy etwas filmen und es dann auf Jotform hochladen… Alle Videos werden dort gespeichert, wir sehen sofort, wer etwas eingereicht hat, und es ist eine praktische Komplettlösung.
Watanabe entdeckte, dass sie mit Jotform Prozesse und mehrere Formulare zusammenfassen konnte. Beispielsweise kombinierte sie Registrierung, Krankengeschichte, Einwilligung zur elektronischen Signatur, Instrumentenverleih und Zahlungen in einem einzigen Formular mithilfe der bedingten Logik von Jotform.
Sie schloss außerdem die Informationslücke für Eltern, Schüler und Lehrkräfte, indem sie Jotform Apps für das Sommerprogramm des Pacific Music Institute einsetzte. Programmbeteiligte können nun über einen im Sommercamp angezeigten QR-Code sofort auf Zeitpläne, Anweisungen, benötigte Dokumente und Lagepläne zugreifen. Eine elegante Lösung, die Watanabe nutzte, um noch mehr Routinearbeit zu ersparen.
Dadurch entfällt eine Menge Nachfragen bei Mitarbeitern und Dozenten. Sie wussten, dass sie die App nutzen konnten, oder unsere Freiwilligen konnten einfach sagen: ‚Hier ist der QR-Code; laden Sie die App herunter, und Ihre Antworten finden Sie dort.
Im Backend begann das HYS-Team, Jotform Workflows zu nutzen, um sowohl interne als auch externe administrative Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. die automatisierte Weiterleitung von Anträgen auf finanzielle Unterstützung, Erstattungsformulare für Nachbarinseln, interne Ausgabenverfolgung und Genehmigungen sowie mehrstufige Registrierungsvorgänge.
Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem Eltern alles nur noch einmal ausfüllen müssen. Dieser fantastische Workflow beginnt bereits bei der Anmeldung der Kinder, sagt Rachel Schultz, COO des Hawaiʻi Youth Symphony. Anschließend werden alle Details in verschiedene Ordner verteilt, sodass die zuständigen Beteiligten auf die Informationen und Genehmigungen zugreifen können. Das ist wirklich genial.
Mit Stripe werden Zahlungen, Nachverfolgung und Abstimmung für gemeinnützige Organisationen ganz einfach
Nach der Registrierung eines Studierenden bei HYS gibt es verschiedene Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung. Daher benötigte die Organisation einen Zahlungsdienstleister, der sich problemlos mit Jotform Enterprise synchronisieren ließ und flexibel genug war, um ihre Anforderungen zu erfüllen.
Die Mitarbeiter wählten Stripe aufgrund der einfachen Abwicklung von Abstimmung, Rechnungsstellung und Nachverfolgung. Stripe ermöglicht es dem Orchester, Gelder für Programmgebühren, Merchandise-Artikel, Instrumentenverleih, Orchesterrechnungen und vieles mehr einzuziehen.
Neben der Abwicklung von Zahlungen ist Schultz überzeugt, dass Stripe ihrem Team auch in vielerlei anderer Hinsicht geholfen hat, effizienter zu arbeiten.
„Unsere Familien registrieren sich oft mit mehreren E-Mail-Adressen und wechseln mitunter mitten im Schuljahr ihre Kreditkarten. Das hat mit unserem alten System Probleme verursacht. Mit Stripe hingegen lassen sich Konten und Karten ganz einfach abgleichen. Sponsoren haben kürzlich Tische für unsere Gala über Stripe gebucht, und auch das Versenden von Rechnungen ist über Stripe kinderleicht.“
Eine Plattform, die Zeit spart und das Unternehmenswachstum unterstützt
Durch die Nutzung von Jotform Enterprise und dessen Stripe-Integration tauschte HYS komplizierte, manuelle, mehrstufige Prozesse gegen ein nahtloses System ein, das für Familien und Mitarbeiter auf den gesamten Inseln von Hawaiʻi funktioniert.
HYS verbesserte das Kundenerlebnis und die Mitarbeitereffizienz durch die Umstellung von mehreren Anmeldeformularen auf ein einheitliches, bedingt logisches Anmeldeverfahren für Schüler. Diese einfache Änderung ersparte wochenlange E-Mail-Korrespondenz und reduzierte die Verwirrung der Eltern erheblich.
„Die Registrierung ist deutlich vereinfacht, nicht nur für die Datenerfassung, sondern auch für die Eltern. Sie müssen sich jetzt nur noch einmal registrieren und sind damit fertig“, erklärt Watanabe. „Sie haben alle Formalitäten erledigt.“
Im administrativen Bereich hat das HYS-Team seit 2024 durch die Abwicklung digitaler Zahlungen im Wert von über einer Million US-Dollar im Rahmen seiner Arbeitsabläufe erheblich Zeit gespart. Dies führt zu weniger Nachfragen und manuellen Rechnungen sowie zu präziseren Daten. Stripe bietet dem HYS-Team einen klaren Überblick über Zahlungsstapel, offene Salden, Rechnungen und Kreditkartenänderungen – ohne die Probleme, mit denen das Orchester in der Vergangenheit zu kämpfen hatte.
„Die Nutzung von Stripe spart uns definitiv Verwaltungszeit, was für eine gemeinnützige Organisation mit kleinem Team besonders wichtig ist. Die Zahlungsdaten lassen sich zudem einfach nachverfolgen, abgleichen und zwischen den Abteilungen und unseren externen Partnern weiterleiten. Und schließlich ist die Bedienung für die Eltern so einfach, dass wir keine Beschwerden mehr erhalten. Dadurch können wir uns besser auf das Wesentliche konzentrieren: Kinder beim Musizieren zu unterstützen“, sagt Schultz.
Mit Jotform Enterprise verbesserte HYS die Nutzung für Eltern, Schüler und Freiwillige. Die Organisation vereinfachte den Prozess der Bewerbungsvideos und entwickelte eine mobile App, die einen einfachen Zugriff auf Programminformationen ermöglicht. Gleichzeitig optimierte sie die internen Abläufe durch Workflows, die Dokumente an die zuständigen Dozenten, Mitarbeiter der Studienfinanzierung und die zuständigen Verwaltungsmitarbeiter weiterleiten.
Durch die Integration von Jotform und Stripe hat HYS eine vollständig digitale, mobiloptimierte Lösung geschaffen, die sowohl für Familien als auch für Mitarbeiter geeignet ist. Und da HYS kontinuierlich neue Programme und Software einführt, lässt sich die Integration mit dem Wachstum der Organisation skalieren.
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