Jotform Enterprise FAQ

Das Jotform Enterprise Basispaket ist der Mindesteinstieg in Jotform Enterprise und beinhaltet bis zu 5 Berechtigte Benutzer. Zusätzliche Berechtigte Benutzer können in 5er-Paketen erworben werden. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der zugelassenen Benutzer, die Sie zu Ihrem Paket hinzufügen können.

Bitte beachten Sie, dass unsere Lizenzvereinbarung bei der Festlegung der Nutzerzahl voraussetzt, dass jeder Nutzer eine eindeutige Person mit einer eindeutigen, individuellen E-Mail-Adresse ist. Gruppenaliase wie marketing@company.com sind ebenso wenig erlaubt wie das Teilen von Zugangsdaten mit anderen Personen. Aus Gründen der Nachverfolgbarkeit und für IT-Audits muss jeder Log-in auf eine individuelle Person rückverfolgbar sein.

Bei Jotform Enterprise können Sie beispielsweise zwei Administratoren und 18 Benutzer haben. Das ergibt insgesamt 20 Benutzer (auch als „Lizenzen“ bezeichnet). Daher müssen Sie für jede Person einen Zugang erwerben. Jede Person benötigt einen eindeutigen Benutzernamen und ein Passwort.

Ein "Nutzer" ist definiert als Person, die einen Zugang zu Ihrem Jotform Enterprise Account hat, um

1. Formulare zu erstellen/bearbeiten,
2. Integrationen zu initiieren, und/oder
3. Antwortdaten direkt in der Antwortdatenbank zu sehen/bearbeiten/analysieren

Jotform Enterprise verfügt über zwei Benutzerfunktionsstufen – Benutzer und Administrator. Sie bestimmen, ob eine Person als Benutzer oder als Administrator eingestuft wird.

Standardmäßig kann ein Benutzer Formulare erstellen und die Antwortdaten nur für seine eigenen Formulare einsehen. Benutzer können dann den Zugriff auf eines, einige oder alle dieser Formulare und/oder Daten für einen, einige oder alle anderen Benutzer auf demselben Enterprise Server freigeben.

Ein Administrator verwaltet Ihr Jotform Enterprise Konto. Dazu gehören das Hinzufügen oder Löschen von Benutzern, die Überprüfung von Leistungskennzahlen für Formulare und andere Aufgaben. Außerdem kann ein Administrator Formulare erstellen und die Daten von Formularantworten überprüfen. Ein Administrator hat Zugriff auf alle Formulare und Antworten, die von einer Person in Ihrem Jotform Enterprise Konto erstellt wurden, es sei denn, Sie haben einen HIPAA-Server. In diesem Fall hat der Administrator nur Zugriff auf die Antwortdaten, die ihm von den Eigentümern der Formulare ausdrücklich mitgeteilt wurden.

Ein Kunde, der Ihr Formular ausfüllt, gilt nicht als Nutzer. Nur diejenigen, die Formulare erstellen, Antwortdaten analysieren oder Ihren Jotform Enterprise Account managen, gelten als Nutzer und/oder Administratoren.

Das Problem mit Single-User-Accounts in großen Organisationen ist vielschichtig:

Mit einem Single-User-Account gehören die Formulare sowie die gesammelten Daten technisch gesehen diesem Nutzer. Falls und wenn diese Person Ihre Organisation verlässt, gehen damit auch die Formulare und die Daten verloren. Diese Daten sollten eigentlich im Besitz der Organisation sein, sind es aber mit einem Single-User-Account nicht. Mit Jotform Enterprise kann der Administrator diese Rolle einfach einem anderen Nutzer zuweisen, um damit sicherzustellen, dass die Daten weiterhin in der Organisation bleiben.

Außerdem sind Single-User-Accounts von anderen JotForm-Accounts getrennt. Das bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, bereits erstellte Formulare zu teilen und an ihnen zusammenzuarbeiten sowie auf die Daten der Accounts anderer Nutzer zuzugreifen.

Jeder einzelne Zugriff auf Antwortdaten muss für IT-Audit-Zwecke auf einzelne Personen und Ihre identifizierbaren Zugangsdaten rückverfolgbar sein. In Abonnements mit nur einem Nutzer ist das Teilen von Daten nicht möglich, weshalb die Weitergabe und Nutzung von Zugangsdaten durch weitere Personen eine Verletzung der Jotform Nutzungsbedingungen darstellt.

Beachten Sie, dass der letzte Punkt ein sogar noch größeres Problem darstellt, da HIPAA-Regulierungen vorschreiben, dass jeder einzelne Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten (PHI) auf eine individuelle Person und deren Zugangsdaten rückverfolgbar ist.

Unsere standardmäßigen Abonnements (Starter, Bronze, Silber und Gold) sind Single-User-Abonnements, die auf geteilten Servern betrieben werden und nur über Online-Support verfügen.

Jotform Enterprise ist unser einziges Angebot für mehrere Benutzer, bei dem ein Administrator den Benutzern Zugriffsrechte zuweisen kann und diese Benutzer mit anderen Benutzern zusammenarbeiten können.Jotform Enterprise läuft auf einem speziell für Ihr Unternehmen eingerichteten Server und verfügt über ein eigenes Enterprise Support-Team, das Ihnen jederzeit zur Verfügung steht.

Einen Überblick über die Unterschiede finden Sie in dieser Anleitung.

Jotform Enterprise ist ein Software as a Service (SaaS) webbasiertes Produkt, was für Sie bedeutet, dass Sie keinerlei Software auf Ihren Unternehmenscomputern oder -servern installieren müssen. Sie brauchen lediglich einen Webbrowser wie Chrome, Firefox oder Safari.

Nachdem Sie unseren Enterprise-Vertrag unterzeichnet haben, richten wir Ihren Server ein, migrieren Ihre bestehenden Formulare und Daten, falls vorhanden, und schicken Ihnen innerhalb eines Werktags Ihre Server-Zugangsdaten zu.

Jotform Enterprise Formulare sind dynamisch und können praktisch in jedem Webbrowser, Smartphone und Tablet genutzt werden.

Jotform Enterprise ist unlimitiert bezogen auf die Anzahl von Formularen, Antworten, Formularfelder, Zahlungen, API-Calls und Speicherplatz.

Jotform Enterprise bietet Integrationen mit großen Zahlungsanbietern wie Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net und andere.

Wenn Sie ein Zahlungsformular erstellen, werden Sie dazu aufgefordert, die Zugangsdaten Ihres Zahlungsanbieters einzugeben. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, können Sie mit dem Erhalt von Online-Zahlungen beginnen.

Darüberhinaus erhebt Jotform Enterprise keine zusätzlichen Gebühren über Zahlungen. Sie müssen lediglich die standardmäßigen Gebühren für Kreditkartenzahlungen zahlen.

Wenn Sie Jotform Enterprise erwerben, ist ein Service Level Agreement (SLA) als Teil des Kaufvertrags enthalten. Dieser Vertrag gilt für mindestens ein Jahr und beinhaltet sowohl alle Bedingungen und Konditionen als auch die Gesamtkosten. Um Ihren Jotform Enterprise Account zu eröffnen, müssen Sie diesen Vertrag unterzeichnen.

Ja. Jotform kann Änderungswünsche in den rechtlichen Dokumenten berücksichtigen oder Ihr Business Associate Agreement (BAA) oder Data Processing Agreement (DPA) als Grundlage für eine Vereinbarung verwenden.

Ja, Jotforms Security-Team kann mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Fragen der IT-Sicherheit und gesetzliche Fragen beantwortet werden.

Die Preise für Jotform Enterprise richten sich nach der Anzahl der Benutzer, die Jotform Enterprise nutzen werden. Zu den Faktoren, die Ihre individuelle Preisgestaltung bestimmen, gehören die Anzahl der benötigten Benutzerplätze, Ihre IT-Sicherheitsanforderungen, die Art der zu erfassenden Informationen und alle für Ihren Anwendungsfall erforderlichen Zusatzfunktionen. Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen erhalten einen Rabatt von 30%, welcher für Nutzerkosten gilt. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Preise zu erfahren.

Eine monatliche Zahlungsoption ist für Jotform Enterprise nicht verfügbar. Die Gebühren für die gesamte Laufzeit, wie im Vertrag angegeben, müssen im Voraus bezahlt werden.

Ja, zusätzliche Benutzerlizenzen können jederzeit während der Vertragslaufzeit erworben werden und werden anteilig berechnet. Wenn Sie zum Beispiel noch sieben Monate Ihrer Vertragslaufzeit verbleiben und fünf weitere Benutzer hinzufügen, werden Ihnen die verbleibenden sieben Monate in Rechnung gestellt.

Aufgrund der mit der Einrichtung Ihres Jotform Enterprise Accounts und Servers verbundenen Kosten, können wir keine Testversion der Enterprise-Plattform anbieten und eine Rückerstattung ist nicht möglich. Vor dem Erwerb von Jotform Enterprise werden Sie gebeten, eine Vereinbarung zu prüfen und zu unterzeichnen. Sie sind dafür verantwortlich die Vereinbarung vor der Unterzeichnung sorgfältig zu lesen.

Jotform Enterprise wird in einem lokalen Datenresidenzzentrum ausgeführt, sodass Sie die Benutzererfahrung vollständig anpassen können, indem Sie Ihre eigene Domain verwenden (z. B. forms.ihredomain.com). Bei Bedarf erwirbt Jotform für Sie ein SSL-Zertifikat und installiert es ohne zusätzliche Kosten, so dass Ihre Formulare mit der sicheren https:// Kennzeichnung gekennzeichnet sind.

Yes. Migrating your existing forms and data is included in the server setup process.

Admins can initiate a migration from the Admin Console in their organization's Jotform Enterprise account. The standard Jotform account owner will receive a request to authorize the data transfer and can choose to start the migration immediately or schedule it for later.

Alternatively, contact your Account Manager or submit a migration request to the Support team.

No. Migrations involve no downtime, and most are completed instantly. Standard Jotform account owner can schedule migration for a date and time that works the best.

Yes, submission data will be migrated as well. Once migration is complete, the submission data can be accessed in the Enterprise account. There are some exceptions, such as encrypted forms, draft submissions, and incomplete workflows, so make sure to review those as well.

No. Migration includes all assets and submission data from your standard Jotform account. If there are any items you do not want to migrate, you must delete them before the migration begins. Each standard Jotform account can be migrated only once.

After migration, all form URLs will be updated to Enterprise URLs. Existing Jotform URLs will continue to work, allowing respondents to access forms using either URL. For example, jotform.com/formID will be updated to {subdomain}.jotform.com/formID. We recommend updating all links to the new Enterprise URL as time permits.

• iFrame and JavaScript embeds will automatically redirect to the new Enterprise URLs.
• Source code embeds will not redirect automatically. The embedded source code must be updated to use the forms in the Enterprise account.
• API URLs will be updated automatically. API URLs will change from https://api.jotform.com to https://{subdomain}.jotform.com/API (with API in all caps).

Migrated assets will be disabled in the standard Jotform account’s Workspace. Migrated assets can be viewed or cloned, but can not be edited in their original Jotform Standard account.

After migration, migrated assets are listed in target Enterprise account’s Workspace or target Team Workspace, labelled as “migrated”. Enterprise account owners can share the form with other licensed users, add it to a Team, assign it a Label, or transfer ownership on a non-HIPAA server.

Encryption must be disabled before a form can be migrated. Existing encrypted submissions will remain encrypted and can still be accessed using the current access code. After migration, encryption can be re-enabled in the non-HIPAA Enterprise account using the same encryption key

In most cases, no. Your integration settings will also be migrated. However, the following integrations require additional steps:

If migrated assets have Dropbox or OneDrive integration, sign back into your connected account in the form’s Settings.

If migrated assets have Zapier or Power Automate integration, replace the trigger and the variables in workflow.

No, form assignees and their assignment history will not migrate over to the Enterprise Account. Form assignees can be re-invited to Enterprise Account once migration is complete. It’s recommended that you inform your assignees that new invites will go out, and they’ll need to create a new login account on your Enterprise account. The process for re-inviting users is the same, and you can learn more about that here.

• AI Agent phone numbers and linked phone numbers will be automatically and permanently revoked during migration. New phone numbers must be assigned after migration.
• Website Widgets will remain in the standard Jotform account and won’t migrate over.
• Encryption must be disabled before encrypted forms can be migrated.
• Draft submissions (saved submissions to be completed later) will not migrate.
• Workflow submissions in progress will not migrate.

You can continue using the standard Jotform account, but any assets that have been migrated can't be edited in this account.

If you prefer to downgrade your Standard Jotform account, we’ll downgrade your standard Jotform account so that you aren’t charged for it going forward. Any prepaid but unused amount as of the date of the migration will be refunded to the credit card you have on file with Jotform.

If your Standard Jotform account is HIPAA-protected, the migration can only be processed by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager. Once the migration request is received, HIPAA forms will automatically be migrated, and you won’t need to take any additional action.

Yes, migration to a HIPAA-enabled Enterprise account must be requested by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager.

You can request migration after your Enterprise server is set up by submitting a ticket to our Customer Success team. Please include the following information with your request:

• Der Benutzername oder die E-Mail-Adresse Ihres Jotform Standard-Kontos, das Sie migrieren möchten.
• Der Benutzername oder die E-Mail-Adresse des Kontos auf dem Enterprise-Server, das die Formulare erhalten wird.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward

Ihr Jotform Enterprise Konto bietet Ihnen den exklusiven Vorteil eines eigenen Enterprise Support-Teams. Über unser integriertes Support-Portal können Sie 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche Tickets einreichen oder die Plattform-Administratoren können Zoom-Supportanrufe vereinbaren. So wird sichergestellt, dass alle Anfragen und Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden.

Ja. Jotform Enterprise unterstützt SAML 2.0 und lässt sich mit Identitätsanbietern wie Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin und weiteren verbinden. Sie können einen einzelnen SSO-Anbieter anbinden oder Multi-SSO aktivieren, um Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig über mehrere Identitätsanbieter zu authentifizieren.

Wenn SSO aktiviert ist, können sich Benutzer und Admins mit ihren bisherigen Zugangsdaten Ihrer Organisation bei Jotform Enterprise anmelden. Das ist sicherer und erspart zusätzliche Passwörter. Auch interne Formulare lassen sich per SSO schützen, sodass nur autorisierte Personen Ihrer Organisation diese öffnen und ausfüllen können.

Für die automatisierte Benutzerverwaltung bietet Jotform Enterprise sowohl JIT-Provisioning (Just-In-Time) als auch SCIM-Provisioning an, um Benutzer und Gruppen direkt über Ihren Identity Provider automatisch anzulegen, zu ändern und zu deaktivieren.

Weitere Informationen zu SSO für Formulare finden Sie in diesem Leitfaden.

Wenn Sie einen anderen Directory Service nutzen, wenden Sie sich an das Jotform Enterprise Team, um zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können. Zusätzliche Informationen finden Sie auf unserer SSO-Informationsseite.

Die Jotform Enterprise API unterstützt die Datenkommunikation in beide Richtungen. Falls Sie zusätzliche Informationen benötigen, lesen Sie bitte unsere API-Dokumentation.

Ihr lokales Datenresidenzzentrum von Jotform wird von Google Cloud Platform, unserem bevorzugten Hosting-Partner, gehostet. Wir arbeiten auch mit anderen Hosting-Partnern zusammen, z.B. Amazon Web Services (AWS), je nach Bedarf.

Da Ihre Daten in einem lokalen Datenresidenzzentrum gespeichert werden, sind wir in der Lage, Ihre speziellen Anforderungen an die Datenresidenz zu erfüllen, wobei Ihre Daten das Land nie verlassen. Dies ist besonders wichtig für Kunden in Australien, Kanada, den USA, Großbritannien, der EU und anderen Ländern. Mit 19 Datenresidenzzentren in 15 Ländern auf der ganzen Welt sind wir in der Lage, die Anforderungen an die Datenresidenz in Ihrem Land bei Bedarf zu erfüllen.

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten beim Ausfüllen von Formularen hat für Jotform höchste Priorität. Jotform Enterprise trifft alle Vorkehrungen, um einen hochsicheren Online-Formulardienst anzubieten - einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung, SOC 2 Compliance und, falls erforderlich, HIPAA-Lösungen für die Anforderungen des Gesundheitswesens. Weitere Informationen finden Sie auf der Jotform Sicherheitsseite.

Daten werden auf Enterprise Servern standardmäßig bei der Speicherung verschlüsselt:

• Die Enterprise-Lösung ist vollständig von der Jotform Enterprise Umgebung isoliert, sodass nichts mit anderen Nutzern geteilt ist.
• Alle Daten (Formulare von Nutzern/Antworten, etc.) werden automatisch verschlüsselt, während Sie auf das Speichermedium geschrieben werden.
• Jeder Verschlüsselungsschlüssel wird außerdem mittels Hauptschlüsseln verschlüsselt, die von der Google Cloud Plattform (unserem Hosting-Partner) verwaltet werden.

Die Verschlüsselung von gespeicherten Daten in der Datenbank (verfügbar für HIPAA) ist eine Ebene darüber:

• Unsere Server erhalten die Rohdaten, und während sie diese in die Datenbank schreiben, verschlüsselt Jotform sie mit AES256 (jede einzelne Antwort hat einen eindeutigen Schlüssel) und jeder einzelne AES265-Schlüssel wird zusätzlich mit dem öffentlichen Schlüssel des Benutzers (RSA2048) verschlüsselt. Die Schlüssel werden von Jotform vollständig verwaltet und sind für den Benutzer nicht sichtbar.

In Kürze: Das normale Enterprise Setup bietet die Verschlüsselung von Speichermedien, wohingegen mit HIPAA eine Datenbankverschlüsselung hinzukommt.

Jotform Enterprise bietet Funktionen zur Einhaltung des HIPAA, die Ihnen helfen, Ihre Gesundheitsdaten zu schützen. Mehr erfahren.

Ihr Jotform Enterprise Konto wird auf die gleiche Weise funktionieren. Bestehende Antworten werden automatisch in Ihrem lokalen Datenresidenzzentrum und in der Datenbank verschlüsselt.

Wenn Sie geschützte Gesundheitsdaten (Protected Health Information, PHI) erfassen und Ihren Server HIPAA-konform betreiben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager sowie an unser Enterprise Customer Success Team, um Preise und Optionen für die Datenmigration zu klären. Für HIPAA-konforme Server gibt es keine Rabatte für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen.

Der Datenschutz und die Gewährleistung der Privatsphäre bei der Beantwortung von Formularen hat bei Jotform höchste Priorität. Jotform Enterprise trifft alle Vorkehrungen, um einen Online-Formularservice mit branchenführender Sicherheit zu bieten, einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung, SOC 2-Compliance-Lösungen und HIPAA-Compliance für Anforderungen im Gesundheitswesen. Weitere Informationen finden Sie auf Jotforms Sicherheitsseite.

HIPAA-Funktionen erfordern eine zusätzliche CPU-Auslastung auf den Servern aufgrund der zusätzlichen Verschlüsselung im Ruhezustand auf Datenbankebene. Unsere Hosting-Provider berechnen die CPU-Auslastung, so dass für Jotform zusätzliche Kosten für die HIPAA-Funktionen anfallen. Erfahren Sie mehr darüber, warum Jotform Enterprise eine hervorragende Lösung für das Gesundheitswesen ist.

Wenn Sie über einen Unternehmensserver verfügen, werden Ihre Formulare und Antworten im Ruhezustand automatisch auf der Ebene der physischen Festplatte verschlüsselt.

HIPAA-Lösungen gehen in Sachen Sicherheit noch einen Schritt weiter und bieten eine zusätzliche Datenbankverschlüsselung mit eindeutigen AES256-Schlüsseln für jede einzelne Antwort.

Nach US-Recht müssen Organisationen, die geschützte Gesundheitsdaten (PHI) erheben und speichern, HIPAA-konforme Verfahren einhalten. Wenn Sie also geschützte Gesundheitsdaten erheben und in den USA ansässig sind, brauchen Sie Funktionen für HIPAA-Compliance. Einige Jotform Enterprise-Kunden außerhalb der USA wählen ebenfalls HIPAA-Compliance für mehr Sicherheit.

Ihr Gold-Konto ist ein Einzelbenutzerkonto, d.h. eine Person kann Formulare erstellen, Daten erfassen und auf Daten zugreifen.

HIPAA-Vorschriften besagen, dass jeder einzelne Zugriff sensibler Gesundheitsdaten (PHI) auf individuelle Nutzer und deren eindeutige Zugangsdaten rückverfolgbar sein muss.

Zugangsdaten zu teilen, stellt eine signifikante Verletzung von HIPAA dar und kann zu rechtlichen Schwierigkeiten führen.

Auch wenn nur eine Person Formulare in Ihrem Konto erstellt, benötigen Sie Jotform Enterprise, wenn mehrere Personen auf die gesammelten Gesundheitsdaten zugreifen sollen. Jotform Enterprise ist die einzige Plattform, die mehrere Benutzer unterstützt.