Jotform Enterprise FAQ

Das Jotform Enterprise Basispaket ist der Mindesteinstieg in Jotform Enterprise und beinhaltet bis zu 5 Berechtigte Benutzer. Zusätzliche Berechtigte Benutzer können in 5er-Paketen erworben werden. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der zugelassenen Benutzer, die Sie zu Ihrem Paket hinzufügen können.

Ein "Nutzer" ist definiert als Person, die einen Zugang zu Ihrem Jotform Enterprise Account hat, um

1. Formulare zu erstellen/bearbeiten,
2. Integrationen zu initiieren, und/oder
3. Antwortdaten direkt in der Antwortdatenbank zu sehen/bearbeiten/analysieren

Jotform Enterprise verfügt über zwei Benutzerfunktionsstufen – Benutzer und Administrator. Sie bestimmen, ob eine Person als Benutzer oder als Administrator eingestuft wird.

Standardmäßig kann ein Nutzer nur Formulare erstellen und Antwortdaten eigener Formulare einsehen. Nutzer können dann den Zugang zu einem, mehreren oder allen Formularen und/oder Daten mit einem, mehreren oder allen Nutzern auf dem selben Enterprise-Server teilen.

Ein Administrator verwaltet Ihren Jotform Enterprise Account. Dies beinhaltet das Hinzufügen oder Löschen von Nutzern, die Beurteilung von Kennzahlen und andere Aufgaben. Zusätzlich kann ein Administrator Formulare erstellen und Antwortdaten überprüfen. Ein Administrator hat Zugriff auf die Formulare und Antwortdaten aller Nutzer in Ihrem Jotform Enterprise Account. Ausnahmen sind HIPAA-konforme Server, auf denen Administratoren nur Zugriff auf Antwortdaten haben, die ausdrücklich durch die Besitzer der Formulare mit Ihnen geteilt wurden.

Bitte beachten Sie, dass unsere Lizenzvereinbarung bei der Festlegung der Nutzerzahl voraussetzt, dass jeder Nutzer eine eindeutige Person mit einer eindeutigen, individuellen E-Mail-Adresse ist. Gruppenaliase wie marketing@company.com sind ebenso wenig erlaubt wie das Teilen von Zugangsdaten mit anderen Personen. Aus Gründen der Nachverfolgbarkeit und für IT-Audits muss jeder Log-in auf eine individuelle Person rückverfolgbar sein.

Mit Jotform Enterprise haben Sie beispielsweise zwei Administratoren und 18 Nutzer. Zusammen sind das 20 Nutzer (oder "Seats"), sodass Sie Lizenzen für jeden individuellen Nutzer erwerben. Zusätzlich benötigt jeder Nutzer einen einmaligen Benutzernamen und ein eigenes Passwort. Administratoren können die Benutzernamen und Passwörter jederzeit ändern.

Ein Kunde, der Ihr Formular ausfüllt, gilt nicht als Nutzer. Nur diejenigen, die Formulare erstellen, Antwortdaten analysieren oder Ihren Jotform Enterprise Account managen, gelten als Nutzer und/oder Administratoren.

Das Problem mit Single-User-Accounts in großen Organisationen ist vielschichtig:

Mit einem Single-User-Account gehören die Formulare sowie die gesammelten Daten technisch gesehen diesem Nutzer. Falls und wenn diese Person Ihre Organisation verlässt, gehen damit auch die Formulare und die Daten verloren. Diese Daten sollten eigentlich im Besitz der Organisation sein, sind es aber mit einem Single-User-Account nicht. Mit Jotform Enterprise kann der Administrator diese Rolle einfach einem anderen Nutzer zuweisen, um damit sicherzustellen, dass die Daten weiterhin in der Organisation bleiben.

Außerdem sind Single-User-Accounts von anderen JotForm-Accounts getrennt. Das bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, bereits erstellte Formulare zu teilen und an ihnen zusammenzuarbeiten sowie auf die Daten der Accounts anderer Nutzer zuzugreifen.

Jeder einzelne Zugriff auf Antwortdaten muss für IT-Audit-Zwecke auf einzelne Personen und Ihre identifizierbaren Zugangsdaten rückverfolgbar sein. In Abonnements mit nur einem Nutzer ist das Teilen von Daten nicht möglich, weshalb die Weitergabe und Nutzung von Zugangsdaten durch weitere Personen eine Verletzung der Jotform Nutzungsbedingungen darstellt.

Beachten Sie, dass der letzte Punkt ein sogar noch größeres Problem darstellt, da HIPAA-Regulierungen vorschreiben, dass jeder einzelne Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten (PHI) auf eine individuelle Person und deren Zugangsdaten rückverfolgbar ist.

Unsere standardmäßigen Abonnements (Starter, Bronze, Silber und Gold) sind Single-User-Abonnements, die auf geteilten Servern betrieben werden und nur über Online-Support verfügen.

Jotform Enterprise ist unser einziges Abonnement für mehrere Nutzer, in dem ein Administrator Zugriffsrechte an andere Nutzer vergeben kann. Diese Nutzer können dann mit anderen Nutzern zusammenarbeiten. Außerdem steht Ihnen ein zugewiesener Enterprise-Support-Engineer zur Seite, der Ihnen bei Problemen sofort helfen kann.

Einen Überblick über die Unterschiede können Sie hier finden:
https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

Jotform Enterprise ist ein Software as a Service (SaaS) webbasiertes Produkt, was für Sie bedeutet, dass Sie keinerlei Software auf Ihren Unternehmenscomputern oder -servern installieren müssen. Sie brauchen lediglich einen Webbrowser wie Chrome, Firefox oder Safari.

Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie unsere Enterprise-Vereinbarung unterzeichnet haben, können wir innerhalb eines Werktages Ihren Server aufsetzen, vorhandene Formulare und Daten (falls zutreffend) migrieren und Ihnen Ihre Zugangsdaten bereitstellen.

Jotform Enterprise Formulare sind dynamisch und können praktisch in jedem Webbrowser, Smartphone und Tablet genutzt werden.

Jotform Enterprise ist unlimitiert bezogen auf die Anzahl von Formularen, Antworten, Formularfelder, Zahlungen, API-Calls und Speicherplatz.

Jotform Enterprise bietet Integrationen mit großen Zahlungsanbietern wie Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net und andere.

Wenn Sie ein Zahlungsformular erstellen, werden Sie dazu aufgefordert, die Zugangsdaten Ihres Zahlungsanbieters einzugeben. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, können Sie mit dem Erhalt von Online-Zahlungen beginnen.

Darüberhinaus erhebt Jotform Enterprise keine zusätzlichen Gebühren über Zahlungen. Sie müssen lediglich die standardmäßigen Gebühren für Kreditkartenzahlungen zahlen.

Wenn Sie Jotform Enterprise erwerben, ist ein Service Level Agreement (SLA) als Teil des Kaufvertrags enthalten. Dieser Vertrag gilt für mindestens ein Jahr und beinhaltet sowohl alle Bedingungen und Konditionen als auch die Gesamtkosten. Um Ihren Jotform Enterprise Account zu eröffnen, müssen Sie diesen Vertrag unterzeichnen.

Ja. Jotform kann Änderungswünsche in den rechtlichen Dokumenten berücksichtigen oder Ihr Business Associate Agreement (BAA) oder Data Processing Agreement (DPA) als Grundlage für eine Vereinbarung verwenden.

Ja, Jotforms Security-Team kann mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Fragen der IT-Sicherheit und gesetzliche Fragen beantwortet werden.

Die Preisgestaltung bei Jotform Enterprise hängt davon ab, wie viele Nutzer Jotform Enterprise verwenden werden. Bildungseinrichtungen und Non-Profit Organisationen haben Anspruch auf einen Rabatt von 30 Prozent. Dieser Rabatt ist nicht verfügbar auf die HIPAA-Server Kosten. Bitte nehmen Sie kontakt zum Vertrieb auf, um mehr über die Preisgestaltung zu erfahren.

Jotform Enterprise wird auf jährlicher Basis im Voraus bezahlt. Eine monatliche Zahlungsoption ist nicht verfügbar.

Sie können jederzeit innerhalb Ihrer Vertragslaufzeit neue Nutzer erstellen, die dann anteilig angerechnet werden. Wenn Sie beispielsweise nach fünf Monaten Vertragslaufzeit fünf neue Nutzer anlegen, werden Ihnen diese für die restlichen sieben Monate des Vertragsjahres berechnet.

Aufgrund der mit der Einrichtung Ihres Jotform Enterprise Accounts und Servers verbundenen Kosten, können wir keine Testversion der Enterprise-Plattform anbieten und eine Rückerstattung ist nicht möglich. Vor dem Erwerb von Jotform Enterprise werden Sie gebeten, eine Vereinbarung zu prüfen und zu unterzeichnen. Sie sind dafür verantwortlich die Vereinbarung vor der Unterzeichnung sorgfältig zu lesen.

Jotform Enterprise unterstützt SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), was bedeutet, dass es mit SSO-Lösungen von Anbietern wie Microsoft, Google, Okta, Duo, OneLogin und weiteren integriert werden kann.

Die Integration von SSO erlaubt zwei bestimmte Anwendungen:

Jotform Enterprise Nutzer und Administratoren loggen sich mit Ihren SSO-Zugangsdaten in die Plattform ein, um auf ihre Formulare und Antwortdaten zuzugreifen, ohne sich ein weiteres Paar aus Benutzername und Passwort merken zu müssen. Das erlaubt es Ihrer IT-Abteilung außerdem neben anderer IT-Anwendungen, Logins zentral zu erfassen.

Zusätzlich können interne Formulare nach belieben durch SSO geschützt werden, sodass nur Mitarbeiter/Teammitglieder/Mitglieder/Studenten Zugriff auf die Formulare haben. Für die Datenerfassung in sensiblen Anwendungen stellt die SSO-basierte Authentifizierung sicher, dass die Identität der Person eindeutig identifiziert ist.

Mehr Informationen über SSO in Formularen finden Sie in dieser Anleitung.

Wenn Sie andere Verzeichnisdienste (Directory Service Solutions) nutzen, kontaktieren Sie bitte das Jotform Enterprise Team, um zu sehen wie wir Ihnen am besten helfen können. Für zusätzliche Informationen besuchen Sie bitte unsere SSO Informationsseite.

Jotform Enterprise läuft auf einem dedizierten Server, sodass Sie Ihre eigene Domain (z. B. forms.yourdomain.com) für eine bessere Benutzererfahrung whitelabeln können.

Die Jotform Enterprise API unterstützt eine Datenkommunikation in beide Richtungen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie bitte unsere API-Dokumentation.

Ja, die Migration von vorhandenen Formularen und Daten (falls zutreffend) ist Teil unseres Prozesses zur Einrichtung Ihres Servers. Teilen Sie Ihrem Account-Manager lediglich Ihren Standard JotForm-Account Benutzernamen mit.

Sie können eine Umstellung beantragen, nachdem Ihr Enterprise-Server eingerichtet wurde, indem Sie ein Ticket an unser Customer Success-Team senden. Bitte fügen Sie Ihrer Anfrage die folgenden Informationen bei:

• Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Migration stattfinden soll. Die Tickets müssen mindestens zwei Arbeitstage vor dem gewünschten Migrationsdatum eingegangen sein.
• Die E-Mail-Adresse für das Jotform.com-Standardkonto, das migriert werden soll
• Die E-Mail-Adresse des Formularbesitzers auf Ihrem Enterprise-Server
• Welche Formulare sollen übertragen werden?
• Wenn kein komplettes Konto migriert werden soll oder wenn Formulare auf mehrere verschiedene Benutzerkonten auf dem Enterprise-Server migriert werden sollen, geben Sie bitte eine Liste aller Formular-URLs oder Formular-IDs für die Übertragung an.
• Alternativ können Sie beantragen, dass alle Formulare des Kontos übertragen werden.

Nein. Während der Umstellung gibt es keine Ausfallzeiten.

Ja. Alle Ihre Übermittlungsdaten werden übertragen.

Formular-URLs werden automatisch umgeleitet. iFrame- und JavaScript-Einbettung werden ebenfalls unterstützt.

• Zum Beispiel: Jotform.com/formid wird auf YourServer.jotform.com/formid umgeleitet.
• In den Quellcode eingebettete Formulare werden nicht automatisch umgeleitet. Sie müssen den Quellcode der Enterprise-Version des Formulars aktualisieren.

Sie können den Benutzern die alte Jotform-Formular-URL oder die neue Jotform Enterprise-Formular-URL geben. Wir empfehlen jedoch, alle Links auf die neue Enterprise-URL zu aktualisieren, sobald dies möglich ist.

Wir migrieren Formulare zu dem Benutzerkonto, das Sie in Ihrer Migrationsanfrage für den Enterprise-Server angeben. Dieser Benutzer ist dann der Formulareigentümer auf Ihrem Enterprise-Server. Sie können das Formular mit anderen lizenzierten Benutzern auf dem Server teilen, oder Sie können den Besitz des Formulars übertragen, wenn Sie auf einem Nicht-HIPAA-Server sind.

Ja, wenn Sie Dropbox, Zapier, OneDrive, Salesforce oder Power Automate verwenden. Alle anderen Integrationen bleiben unverändert. Nachdem das Formular migriert wurde, melden Sie sich einfach wieder in Ihrer Integration innerhalb des Formularbaukastens an.

Nein, Sie müssen die Verschlüsselung deaktivieren, bevor die Umstellung erfolgen kann. Wenn Sie die Verschlüsselung nach der Migration wieder aktivieren möchten, können Sie denselben Verschlüsselungscode verwenden, sobald die Migration des Formulars abgeschlossen ist. Ausführliche Anweisungen finden Sie in dieser Anleitung.

Wenn Ihr normaler Jotform-Account HIPAA-geschützt ist, werden Ihre HIPAA-Formulare automatisch migriert, ohne dass Sie etwas machen müssen.

Nein, Ihre API-URLs werden sich ändern. Wenn Sie auf Jotform Enterprise umsteigen, ändert sich Ihre API-URL von https://api.jotform.com zu „https://{subdomain}.jotform.com/API“ (mit API in Großbuchstaben).

Nach der Umstellung können Sie Ihre Formulare auf dem neuen Enterprise-Server bearbeiten. Änderungen, die an den ursprünglichen Formularen auf Jotform.com vorgenommen werden, gelten nicht für die Enterprise-Versionen und werden aufgrund der Umleitung nicht angezeigt.

Um Verwechslungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen dringend, ausschließlich auf Ihrem Enterprise-Server zu arbeiten.

Wir werden Ihren Standard Jotform-Account zurückstufen, sodass Sie künftig nicht mehr dafür bezahlen müssen.

Im Voraus bezahlte, aber zum Zeitpunkt der Migration nicht verwendete Beträge werden auf die von Ihnen bei Jotform hinterlegte Kreditkarte zurückerstattet.

Ihr Jotform Enterprise Account beinhaltet einen eigens für Sie zuständigen Support-Mitarbeiter, der während unserer normalen Geschäftszeiten (8-18 Uhr) von Montag bis Freitag erreichbar ist, um Ihre Fragen zu beantworten.

Jotform Enterprise unterstützt SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), was bedeutet, dass es mit SSO-Lösungen von Anbietern wie Microsoft, Google, Okta, Duo, OneLogin und weiteren integriert werden kann.

Die Integration von SSO erlaubt zwei bestimmte Anwendungen:

Jotform Enterprise Nutzer und Administratoren loggen sich mit Ihren SSO-Zugangsdaten in die Plattform ein, um auf ihre Formulare und Antwortdaten zuzugreifen, ohne sich ein weiteres Paar aus Benutzername und Passwort merken zu müssen. Das erlaubt es Ihrer IT-Abteilung außerdem neben anderer IT-Anwendungen, Logins zentral zu erfassen.

Zusätzlich können interne Formulare nach belieben durch SSO geschützt werden, sodass nur Mitarbeiter/Teammitglieder/Mitglieder/Studenten Zugriff auf die Formulare haben. Für die Datenerfassung in sensiblen Anwendungen stellt die SSO-basierte Authentifizierung sicher, dass die Identität der Person eindeutig identifiziert ist.

Weitere Informationen über SSO für Formulare finden Sie in dieser Anleitung.

Wenn Sie einen anderen Directory Service nutzen, wenden Sie sich an das Jotform Enterprise Team, um zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können. Zusätzliche Informationen finden Sie auf unserer SSO-Informationsseite.

Jotform Enterprise läuft auf einem dedizierten Server, sodass Sie Ihre eigene Domain (z. B. forms.yourdomain.com) für eine bessere Benutzererfahrung whitelabeln können.

Die Jotform Enterprise API unterstützt die Datenkommunikation in beide Richtungen. Falls Sie zusätzliche Informationen benötigen, lesen Sie bitte unsere API-Dokumentation.

Ihr dedizierter Jotform Enterprise Server wird in einem unserer Datenzentren eingerichtet, die von Google Cloud Platform gehostet werden, unserem bevorzugten Hosting-Anbieter. Wir arbeiten bei Bedarf auch mit anderen Hosting-Anbietern wie Amazon Web Services (AWS) zusammen.

Dadurch, dass Ihr Jotform Enterprise Server nur für Sie bestimmt ist, können wir Ihren speziellen Anforderungen an Speicherorte nachkommen, sodass Ihre Daten niemals Ihr Land verlassen. Dies ist insbesondere für Kunden in Australien, Kanada, den USA, Großbritannien, der EU und anderswo von besonderer Wichtigkeit. Mit 19 Datenzentren in 15 Ländern weltweit sind wir wahrscheinlich in der Lage, bei Bedarf Ihre Anforderungen an die Datenspeicherung in Ihrem Land zu erfüllen.

Jotform legt größten Wert auf den Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übermittlung von Formularen. Wir treffen alle Vorkehrungen, um einen Online-Formularservice mit hoher Sicherheit zu bieten – einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung, SOC 2-Konformität und falls erforderlich, HIPAA-Compliance für Anforderungen im Gesundheitswesen. Weitere Informationen finden Sie auf Jotforms Sicherheitsseite.

Daten werden auf Enterprise Servern standardmäßig bei der Speicherung verschlüsselt:

• Die Enterprise-Lösung ist vollständig von der Jotform Enterprise Umgebung isoliert, sodass nichts mit anderen Nutzern geteilt ist.
• Alle Daten (Formulare von Nutzern/Antworten, etc.) werden automatisch verschlüsselt, während Sie auf das Speichermedium geschrieben werden.
• Jeder Verschlüsselungsschlüssel wird außerdem mittels Hauptschlüsseln verschlüsselt, die von der Google Cloud Plattform (unserem Hosting-Partner) verwaltet werden.

Die Verschlüsselung von gespeicherten Daten in der Datenbank (verfügbar für HIPAA) ist eine Ebene darüber:

• Während unsere Server die Rohdaten empfangen und diese in die Datenbank geschrieben werden, verschlüsselt Jotform diese mit AES256 (jede Formularantwort hat ihren eigenen Schlüssel) und jeder einzelne AES256-Schlüssel ist ebenfalls mit einem benutzerspezifischen Schlüssel (RSA2048) verschlüsselt. Die Schlüssel sind für die Nutzer nahtlos und werden vollständig durch Jotform verwaltet.

In Kürze: Das normale Enterprise Setup bietet die Verschlüsselung von Speichermedien, wohingegen mit HIPAA eine Datenbankverschlüsselung hinzukommt.

Um die Sicherheit von Gesundheitsdaten zu gewährleisten, bietet Jotform Enterprise eine HIPAA-Option. Erfahren Sie mehr.

Ihr Jotform Enterprise Account funktioniert auf die gleiche Weise. Bereits bestehende Antwortdaten wird sowohl auf den dedizierten Servern als auch in der Datenbank automatisch verschlüsselt

Jotform legt größten Wert auf den Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übermittlung von Formularen. Wir treffen alle Vorkehrungen, um einen Online-Formularservice mit hoher Sicherheit zu bieten – einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung, SOC 2-Konformität und falls erforderlich, HIPAA-Compliance für Anforderungen im Gesundheitswesen. Weitere Informationen finden Sie auf Jotforms Sicherheitsseite.

Wenn Sie sensible Gesundheitsdaten (PHI) erfassen, muss Ihr Jotform Enterprise Server HIPAA-konform sein. Die zusätzliche Gebühr beträgt 299$ pro Monat und wird jährlich im Voraus zusätzlich zu Ihren Lizenzgebühren berechnet. Rabatte für Bildungsinstitutionen und gemeinnützige Organisationen sind nicht auf die Kosten für HIPAA-Server anwendbar.

Durch HIPAA entsteht für uns eine zusätzliche Rechenleistung auf den Servern aufgrund der zusätzlichen Verschlüsselung auf Datenbankebene, die eine Anforderung des HIPAA