RCHOC Fallstudie Ergebnisse auf einen Blick
Gesparte Stunden administrativer Arbeit
65+ Arbeitstage jährlich
Gesparte Stunden der Kliniker
10 Stunden/Woche
Trauma-Protokolle in der Jotform App
25+
Rady Children’s Health of Orange County (RCHOC) betreibt eines der anspruchsvollsten Umfelder in der Medizin: ein pädiatrisches Traumazentrum der Stufe 1. Diese Einstufung erfordert die Einhaltung strenger, unabdingbarer Standards und die ständige Befolgung klinischer Leitlinien.
Mary Maginas, Leiterin des Traumaprogramms und Kinderkrankenschwester am RCHOC, erkannte den dringenden Bedarf an einem zentralen Informationsspeicher. Die Organisation stand vor Herausforderungen, die vielen großen Gesundheitseinrichtungen bekannt sind: isolierte Datensilos, auf die das Personal nur schwer oder gar nicht zugreifen konnte. Dies kostete nicht nur Zeit, sondern beeinträchtigte auch die Patientenversorgung.
Das Traumaprogramm verwaltet alle klinischen Behandlungsrichtlinien und Informationen der Organisation, doch diese wichtigen Protokolle wurden entweder auf gemeinsam genutzten Laufwerken oder in einem physischen Ordner in der Notaufnahme gespeichert.
Das manuelle System für den Zugriff auf Traumainformationen stellte ein direktes Risiko für die Einhaltung von Richtlinien und die Patientensicherheit dar. Die Daten befanden sich häufig auf anderen Stationen oder in anderen Abteilungen. Um die Protokolle zu überprüfen, mussten die Mitarbeiter entweder die zuständige Station oder Abteilung anrufen oder persönlich dorthin gehen, wo die benötigten Informationen gespeichert waren.
Neuen Assistenzärzten, Fachärzten und Pflegekräften fehlten zentrale Protokollressourcen. Da die Protokolle für die Akkreditierung als Traumazentrum der Stufe 1 exakt eingehalten werden müssen, stellte dies ein Compliance-Risiko dar. Zudem war es unmöglich zu überprüfen, ob jedes Teammitglied die aktuellen Best Practices kannte. RCHOC benötigte daher eine Lösung, die sofort zugänglich, von Natur aus sicher und einfach zu verwalten war, damit auch nicht-technisch geschultes Klinikpersonal sie nutzen konnte.
Die Jotform App wurde zur verlässlichen Informationsquelle für das Traumaprogramm.
Mary Maginas, Trauma-Programm-Managerin, Rady Children’s Health of Orange County
Kliniker mit einer App ohne Programmierkenntnisse ausstatten
Die Lösung war eine Jotform App, die dem Traumateam eine sichere, individuell gestaltete mobile Plattform bot. Obwohl die App als kleines Projekt begann, ließ sie sich nahtlos zu einer unternehmensweiten Lösung skalieren, die mittlerweile abteilungsübergreifend eingesetzt wird. „Die Jotform-App wurde innerhalb von nur vier Monaten zur zentralen Informationsquelle für das Traumaprogramm“, so Maginas.
Wir sind Vorreiter in Sachen digitaler Innovation. Nur wenige andere Gesundheitszentren haben eine App. Die Leute finden das richtig cool.
Mary Maginas, Trauma-Programm-Managerin, RCHOC
Die Trauma-Programm-App enthält alle über 25 Trauma-Protokolle und ermöglicht deren sofortigen Zugriff auf jedem Mobilgerät. Sie ist jedoch weit mehr als nur eine Dokumentensammlung. Die App umfasst Kriterien für Traumapatienten, alle Patientendienstleistungen und -informationen, klinische Ressourcen, Patientenverfahren und vieles mehr.
Die App speichert außerdem Orientierungsmaterialien und klinische Ressourcen, um die Einarbeitung von Assistenzärzten zu erleichtern und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter sofort einsatzbereit sind. Jotform Enterprise ist ideal für die Datenverteilung, erklärt Maginas. Ich bin zwar nur eine Krankenpflegerin, kann aber problemlos all diese Formulare erstellen und mit meinem Team teilen. Das ist enorm hilfreich.
Jotform Workflows optimiert administrative Prozesse, indem es Forschern und Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit bietet, Traumadaten anzufordern. Diese Informationen werden dann automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, wodurch Verwaltungszeit gespart wird.
Die App verbessert auch die Qualitätssicherung. Nach schwerwiegenden Traumaereignissen führen alle beteiligten Mitarbeitenden ein Trauma-Debriefing durch. Sie scannen einen von Jotform generierten QR-Code, der einen kurzen Fragebogen öffnet, den sie direkt ausfüllen können. Dieser optimierte Prozess ermöglicht es dem Programm, Feedback zu sammeln und potenzielle Sicherheitsrisiken oder Probleme, die einer Nachverfolgung bedürfen, schnell zu erkennen. Im Rahmen des Trauma-Debriefings nutzen sie die App außerdem, um wichtige Ressourcen zur psychischen Gesundheit bereitzustellen, die wesentlich zum Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden beitragen können.
Jotform Enterprise verbessert die Patientenversorgung unmittelbar und gewährleistet optimale klinische Vorgehensweisen.
Mary Maginas, Trauma-Programm-Managerin, Rady Children’s Health of Orange County
Die App wird nicht nur von den Pflegekräften und Ärzten der Traumaabteilung genutzt. Auch Notfallmediziner, Intensivmediziner und Orthopäden verwenden sie. Der Datenzugriff für alle OP- und Intensivteams hat die Abläufe im Rady Children’s Hospital grundlegend verändert. Durch die Abschaffung des manuellen Ordnersystems und die Zusammenführung der Protokolle in einer sicheren, mobilen Jotform-App erzielte das RCHOC Ergebnisse, die sich direkt auf die Patientenversorgung und die betriebliche Effizienz auswirken.
Verbesserte Compliance und Zeitersparnis für die klinischen Teams
Die App stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf eine einheitliche und verifizierte Informationsquelle zugreifen können. Durch diese zentrale Speicherung der Informationen wird die Einhaltung und Dokumentation verbindlicher Standards gewährleistet. Dies wiederum erleichtert dem Krankenhaus die Aufrechterhaltung seiner Akkreditierung als Traumazentrum der höchsten Versorgungsstufe.
Die App erspart dem medizinischen Personal stundenlange, monotone Verwaltungsarbeit, sodass es sich auf die Bedürfnisse der Patienten konzentrieren kann. Maginas erklärt: „Die Nutzung von Jotform Enterprise spart dem Personal viel Zeit, da es nicht mehr nach den benötigten Informationen suchen muss.“ Mithilfe des Jotform Report Generators verfolgt und analysiert Maginas Formulardaten und stellt so sicher, dass ihr Team die Formulare korrekt ausfüllt.
„Jotform Enterprise ist bei allen sehr beliebt; es ist extrem benutzerfreundlich“, sagt Maginas. „Es verbessert die Patientenversorgung unmittelbar und gewährleistet optimale klinische Abläufe.“
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