Seit seinem Debüt im Jahr 2024 ist Jotform Workflows zu einem wichtigen Bestandteil der Genehmigungs- und Aufgabenprozesse vieler Nutzer geworden. Doch es gab noch einige Herausforderungen beim Erstellen von Workflows.
Einige Nutzer wollten ihre Workflows testen, um das richtige Verhalten sicherzustellen (vor der Bereitstellung). Andere mussten gewährleisten, dass bestimmte Workflow-Aktionen zum genau richtigen Zeitpunkt stattfinden, während wieder andere ihre Workflows anpassen wollten, um sie mit externen Tools zu verbinden. Jetzt ist all das möglich.
Wir schließen die Lücke bei diesen Geschäftsanforderungen, indem wir drei neue Workflows-Funktionen einführen:
- Vorschau
- Pause
- Webhook
Diese Funktionen bieten aktualisierte Ausführungssimulationen, Zeitsteuerungsoptionen und Konnektivitätsmöglichkeiten und geben Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen, um mehr aus Ihren kontrollbasierten Aktualisierungen für Jotform-Workflows herauszuholen.
Was Sie in diesem Beitrag lernen werden:
- Wie die neue Vorschau-Funktion Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Workflows hilft
- Wie Sie das Pause-Element in Jotform Workflows verwenden
- Was das Webhook-Element ist und wie Sie es in Jotform Workflows anwenden
Vorschau-Funktion
Das Erstellen von Workflows kann entmutigend sein. Wie oft haben Sie sich gefragt: Wird es so funktionieren, wie es soll? Oder: Wo bricht die Logik zusammen, wenn etwas schiefgeht?
Mit der neuen Vorschau-Funktion können Sie Ihren Workflow ausführen, während Sie jeden Schritt in Echtzeit in einem Simulator beobachten. Während die Schritte fortschreiten, können Sie Daten überprüfen, Entscheidungspfaden folgen und schnell erkennen, wo Bedingungen fehlschlagen oder die Logik von dem abweicht, was Sie beabsichtigt hatten – ohne zu raten.
Die Vorschau-Funktion befindet sich im Workflow Builder (in der oberen rechten Ecke). Sie wird angezeigt, sobald Sie mindestens einen Auslöser für Ihren Workflow konfiguriert haben.
Wenn Sie durch die Schritte Ihres Workflows navigieren, können Sie sich die Ausführungsübersicht anzeigen lassen, indem Sie auf das Hierarchiesymbol rechts klicken.
Wenn Ihr Workflow abgeschlossen ist, zeigt die Ausführungsübersicht die Ergebnisse Ihres Tests an.
Pause-Element
Es gibt Zeiten, in denen ein Workflow eine Aktion benötigt, die zu genau dem richtigen Zeitpunkt stattfindet, nicht unbedingt direkt nach dem vorhergehenden Schritt. Beispielsweise können Stipendiumsgenehmigungen subjektiv sein und an verschiedenen Tagen für verschiedene Studenten erfolgen, aber alle Annahme-E-Mails sollten an einem Ankündigungstermin gesendet werden.
Mit dem Pause-Element kann diese Art von benutzerdefinierter Zeitsteuerung direkt in den Workflow integriert werden. Die Pause kann von Minuten bis zu Monaten dauern oder bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit. Wenn die Wartezeit endet, wird Ihr Workflow automatisch dort fortgesetzt, wo er aufgehört hat.
Sie finden das Pause-Element im Workflow Builder unter dem Abschnitt Logik in Elementen.
In den Eigenschaften des Pause-Elements können Sie den Workflow so einstellen, dass er bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit anhält.
Sie können auch für eine festgelegte Dauer pausieren (z. B. einige Tage oder eine Stunde).
Sobald der Workflow in Bewegung ist, kann der Workflow-Besitzer den Ablauf vorzeitig fortsetzen, wenn er die Pause manuell beendet (durch Klicken auf Fortfahren in seinem Jotform Posteingang).
Wenn die Pause endet, setzt der Workflow automatisch mit der nächsten Aktion fort.
Das Pause-Element gibt Ihnen präzise Kontrolle über die Zeitsteuerung und hilft dabei sicherzustellen, dass Ihre automatisierten Workflows koordiniert und zuverlässig sind.
Wussten Sie schon?
Sie können mehr darüber erfahren, wie Sie einen Workflow pausieren, in unserem Hilfsleitfaden.
Webhook-Element
Seit den Anfängen der Software gab es den Bedarf, Daten in einem System mit einem anderen, separaten System zu verbinden.
So viel Spaß ad hoc Workarounds auch machen können 🙄 — denken Sie an das Einbetten von Links in E-Mail-Benachrichtigungselemente — freuen wir uns, ein formelles Webhooks-Element anzubieten, das Echtzeitdaten direkt aus Ihrem Workflow an eine andere App sendet.
Webhooks können bedingt in jedem Schritt des Workflows ausgeführt werden, sei es nach einer Formularübermittlung oder einer Genehmigung oder basierend auf Wenn-Dann-Logik. Diese Art von Workflow-Element ist maßgeschneidert für Nutzer mit benutzerdefinierten Workflows oder solche, die mit internen Automatisierungssystemen arbeiten.
Nehmen wir als Beispiel an, ein Kaufantragsformular wird übermittelt. Es durchläuft die Genehmigung und nach der Genehmigung sendet ein Webhook die genehmigten Daten (Artikel, Menge, Antragsteller) an ein externes Finanzsystem, um die Zahlung zu veranlassen.
Der Antrag geht zuerst zur Genehmigung an den Manager.
Nachdem es genehmigt wurde, sendet ein Webhook die genehmigten Daten an das Finanzsystem.
Das ist nur ein Beispiel. Webhooks können für viele andere Verwendungszwecke genutzt werden, wie das Senden von Formulardaten an Ihre SQL-Datenbank, das Erhalten von sofortigen E-Mail-Benachrichtigungen über Ihren E-Mail-Server und mehr.
Für weitere Informationen zum Erstellen, Einrichten und Testen des Webhook-Elements schauen Sie sich unseren Hilfsleitfaden an.
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Wir hoffen, dass die Hinzufügung der Vorschau-, Pause- und Webhook-Funktionen in Workflows Ihnen die zusätzliche Flexibilität gibt, Ihre Formularübermittlungsdaten genau so zu automatisieren, wie Sie es benötigen. Zur Erinnerung: Jotform Workflows kombiniert bereits Genehmigungen, E-Mails, Integrationen, bedingte Logik, E-Signatur und Aufgabenverwaltungsfunktionen, um alle Ihre Arbeitsprozesse zu vereinfachen.
Entdecken Sie noch heute die neuen Jotform Workflows-Funktionen!
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