Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) es el único programa de orquesta juvenil a nivel estatal en Hawaiʻi. Este recurso integral, impulsado por la comunidad, atiende a más de 800 estudiantes en casi 150 escuelas de las islas cada año.
HYS ofrece una variedad completa de conjuntos y programas para adaptarse a cualquier nivel de educación musical: desde cuerdas para principiantes, ukelele y música general hasta conjuntos de jazz avanzados, sinfonías completas e intensivos de verano inmersivos como el Pacific Music Institute. HYS fomenta experiencias divertidas que desarrollan habilidades musicales, colaboración, comunidad y un profundo respeto por el patrimonio cultural de las islas.
Mientras HYS buscaba dar a más estudiantes acceso a la educación musical, la organización necesitaba automatizar registros complejos, pagos y comunicaciones a través de docenas de programas y cientos de familias.
Jotform Empresarial proporcionó al equipo de HYS una plataforma integral para
- Recopilar registros complejos de estudiantes
- Crear aprobaciones y flujos de trabajo impulsados por lógica condicional
- Recopilar envíos de videos de audición y almacenar activos de video
- Centralizar información del programa para las partes interesadas a través de una aplicación
- Hacer seguimiento de gastos
Para automatizar completamente las operaciones, la organización sincronizó Jotform Empresarial con Stripe para conciliar fácilmente la matrícula, productos, patrocinios y pagos de alquiler.
Ya no dependiente del papel, tareas manuales y plataformas desconectadas, HYS pudo eliminar cuellos de botella y simplificar la experiencia tanto para las familias como para la organización.
Juntos, Jotform y Stripe ayudan a HYS a cumplir su visión central: “crear un Hawaiʻi donde la música sea un derecho”.
Resultados del caso de estudio de Hawaiʻi Youth Symphony de un vistazo
Más de 800 estudiantes, en más de 150 escuelas y 6 islas
Jotform Empresarial y Stripe ayudaron a HYS a ampliar sus programas para atender a más niños en todo Hawaiʻi.
Más de $1,000,000
Desde 2024, HYS ha automatizado más de 1 millón de dólares en pagos digitales a través de Jotform Empresarial y Stripe, eliminando el seguimiento manual y datos erróneos.
86% de reducción en trabajo administrativo
HYS logró una reducción de casi 90% en el trabajo administrativo (registro de estudiantes) al usar los flujos de automatización de Jotform y Stripe.
Una organización musical en crecimiento que gestiona registros complejos y flujos de trabajo dispersos
Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) atiende a cientos de estudiantes a través de múltiples programas musicales desde principiante hasta avanzado. Por definición, su visión de hacer de la música un derecho para cada estudiante en Hawaiʻi significaba que el equipo estaba constantemente escalando programas, agregando nuevas iniciativas y apoyando a estudiantes de múltiples islas.
Hannah Watanabe, la directora de programas de HYS, sabía de primera mano que el crecimiento rápido también significaba lidiar con flujos de trabajo fragmentados basados en papel (y sistemas obsoletos).
Antes de usar Jotform Enterprise, las familias de HYS debían completar varios formularios en papel, entregar cheques en persona y lidiar con varios procesos desconectados que incluían autorizaciones médicas, contratos, alquiler de instrumentos y pagos.
“Durante mucho tiempo, los padres llenaban estos formularios de registro en papel, luego tenían que venir a entregarlos, luego pagar con cheque o efectivo”, señala Watanabe.
Cualquier padre ocupado sabe que hay muy poco tiempo valioso para llenar múltiples formularios, sin mencionar tomarse el tiempo para entregar pagos en persona.
Si multiplica eso por cientos de niños, surge un gran desafío administrativo para una organización.
El equipo de HYS hizo lo mejor que pudo para manejar esto usando el CRM existente de la organización para registros de estudiantes y verificando manualmente los estados de pago, pero esto resultó en formularios que eran difíciles de personalizar y propensos a errores del usuario. Además, el personal pasaba horas buscando documentos faltantes y volviendo a ingresar información escrita a mano.
Watanabe recuerda la frustración:
“Los padres llenaban el registro inicial, luego les enviábamos formularios adicionales antes de que pudiéramos siquiera comenzar. Necesitaban llenar información subsecuente, y terminaba siendo necesario dar seguimiento constante a los padres después de cada formulario o componente”.
Expandir el alcance de HYS entre los estudiantes de las islas también significaba lidiar con diferentes procesos de reembolso que equivalían a trabajo administrativo y financiero adicional (y manual).
Por último, pero no menos importante, el número de programas que el equipo coordinaba había crecido considerablemente a lo largo de los años. Se dieron cuenta de lo vital que era tener una ubicación central para los horarios de HYS, pautas de registro e instrucciones para el compromiso posterior al registro.
Realmente ha simplificado el registro, no solo para la recopilación de datos sino para nuestros padres. Ahora, pueden hacer este registro único y ya terminaron.
Hannah Watanabe, Directora de Programas, Hawaiʻi Youth Symphony
Encontrando una manera de unificar registros, pagos, flujos de trabajo y comunicación
Una vez que Watanabe se hizo cargo de los registros de estudiantes, el presidente de HYS la instó a investigar Jotform como una solución de flujo de trabajo.
A medida que profundizaba en la plataforma, el equipo descubrió que Jotform Empresarial y sus integraciones podían gestionar cada vez más tareas. Pronto, HYS comenzó a depender de Jotform como su sistema central para la administración de programas, utilizándolo en casi todas las áreas de la operación de la organización, especialmente en procesos de registro más complejos.
“Que los padres puedan enviar múltiples videos a través de Jotform nos ha facilitado mucho la recopilación de estos materiales y les ha evitado preocupaciones”, afirma Watanabe. “Para ellos es muy sencillo grabar algo con su teléfono y luego subirlo a Jotform… Todos los videos quedan almacenados allí, podemos ver fácilmente quién ya lo ha entregado, y funciona como una ventanilla única muy práctica”.
Watanabe descubrió que podía usar Jotform para consolidar procesos y múltiples formularios. Como ejemplo, combinó registro, historial de salud, consentimiento de firma electrónica, alquiler de instrumentos y pagos en un formulario usando la lógica condicional de Jotform.
También resolvió la brecha de información centralizada para padres, estudiantes y profesores usando Jotform Apps para el programa de verano Pacific Music Institute de la organización. Las partes interesadas del programa ahora pueden acceder al instante a horarios, instrucciones, requisitos de documentación y mapas mediante un código QR mostrado en el campamento de verano. Es una solución práctica que Watanabe aprovechó para reducir aún más la carga administrativa.
“Reduce en gran medida la necesidad de hacer preguntas al personal y a los profesores. Sabían que podían ir a la aplicación, o que nuestros voluntarios simplemente podían decir: ‘Aquí está el código QR; descargue la aplicación y allí encontrará sus respuestas’”.
En el backend, el equipo de HYS comenzó a usar los Flujos de Trabajo de Jotform para gestionar tanto las necesidades administrativas internas como externas, como el enrutamiento automatizado de solicitudes de ayuda financiera, formularios de reembolso de islas vecinas, el seguimiento interno de gastos y aprobaciones, así como procesos de registro de múltiples pasos.
“Estamos en un punto en el que los padres solo tienen que completar todo una vez. Este increíble flujo de trabajo comienza como parte del registro [de los estudiantes]”, afirma Rachel Schultz, COO de Hawaiʻi Youth Symphony. “Después, todos los detalles se organizan en distintas carpetas para que las partes interesadas correspondientes puedan acceder a la información y a las aprobaciones. Es realmente fantástico”.
Facilitando los pagos, el seguimiento y la conciliación de las organizaciones sin fines de lucro con Stripe
Existen distintos escenarios de cobro después de que un estudiante se registra en HYS. Por ello, la organización necesitaba un proveedor de soluciones de pago que se integrara fácilmente con Jotform Empresarial y que fuera lo suficientemente flexible para respaldar sus necesidades.
El personal identificó a Stripe como la solución ideal para facilitar la conciliación, la facturación y el seguimiento. Stripe ha permitido que la sinfónica recaude fondos para matrículas de programas, venta de productos, alquiler de instrumentos, facturas orquestales y más.
Además de recopilar pagos, Schultz cree que Stripe ha ayudado a su equipo a ser más eficiente de maneras matizadas.
“Nuestras familias a menudo se registran con varias direcciones de correo electrónico y pueden cambiar sus tarjetas de crédito a mitad del año escolar. Esto generaba problemas con nuestro sistema anterior. Pero con Stripe, conciliar cuentas y tarjetas es realmente fácil. Recientemente, los patrocinadores compraron mesas para nuestra gala a través de Stripe, y enviar facturas por Stripe es igual de sencillo”.
Una plataforma que ahorra tiempo y apoya el crecimiento organizacional
Al usar Jotform Empresarial y su integración con Stripe, HYS intercambió procesos complicados, manuales y de múltiples pasos por un sistema sin problemas que funciona para familias y personal a través de las islas de Hawaiʻi.
HYS mejoró la experiencia del cliente y la eficiencia del personal al pasar de múltiples formularios de registro a una experiencia unificada de registro de estudiantes impulsada por lógica condicional. Este único cambio eliminó semanas de correos electrónicos de ida y vuelta y redujo dramáticamente la confusión de los padres.
“Realmente ha simplificado el registro, no solo en la recopilación de datos, sino también para nuestros padres. Ahora pueden hacer este registro único y ya han terminado”, explica Watanabe. “Han completado todo el papeleo”.
En el aspecto administrativo, el personal de HYS ha ahorrado una cantidad significativa de tiempo al procesar más de 1 millón de dólares en pagos digitales como parte de sus flujos de trabajo desde 2024. Esto se traduce en menos seguimientos y facturas manuales, así como en datos más precisos. Stripe brinda al personal de HYS una visibilidad clara de lotes, saldos pendientes, facturas y cambios de tarjetas de crédito, sin los problemas que la sinfónica enfrentaba en el pasado.
“Usar Stripe definitivamente ahorra tiempo de administración, lo cual es realmente importante cuando eres una organización sin fines de lucro con un personal pequeño. Además, es fácil hacer un seguimiento de los datos de pago, conciliarlos y compartirlos entre departamentos y con nuestras agencias externas. Por último, es fácil de usar para nuestros padres, así que no tenemos que lidiar con quejas. Esto nos ha permitido enfocarnos más en el panorama general, que es ayudar a los niños a hacer música”, afirma Schultz.
Con Jotform Empresarial, HYS creó experiencias mejoradas para padres, estudiantes y voluntarios. La organización simplificó el proceso de envío de videos de audición y desarrolló una aplicación compatible con dispositivos móviles que facilita el acceso a la información del programa. Al mismo tiempo, optimizó las operaciones para el personal interno mediante flujos de trabajo que dirigen los documentos a los profesores correctos, al personal de ayuda financiera y a los administradores correspondientes.
Gracias a la integración de Jotform y Stripe, HYS ha creado una experiencia completamente en línea y compatible con dispositivos móviles que funciona tanto para las familias como para el personal. Además, a medida que HYS sigue incorporando programas y software, la integración puede escalar junto con la organización.
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