La Sinfónica Juvenil de Hawaiʻi (HYS) es el único programa de orquesta juvenil a nivel estatal en Hawaiʻi. Este recurso integral, impulsado por la comunidad, atiende a más de 800 estudiantes en casi 150 escuelas de las islas cada año.
HYS ofrece una gama completa de conjuntos y programas para adaptarse a cualquier nivel de educación musical: desde cuerdas para principiantes, ukelele y música general hasta conjuntos de jazz avanzados, sinfonías completas e intensivos de verano inmersivos como el Pacific Music Institute. HYS fomenta experiencias divertidas que desarrollan habilidades musicales, colaboración, comunidad y un profundo respeto por el patrimonio cultural de las islas.
Mientras HYS buscaba dar a más estudiantes acceso a la educación musical, la organización necesitaba automatizar registros complejos, pagos y comunicaciones a través de docenas de programas y cientos de familias.
Jotform Empresarial proporcionó al equipo de HYS una plataforma integral para
- Recopilar registros complejos de estudiantes
- Crear aprobaciones y flujos de trabajo impulsados por lógica condicional
- Recopilar envíos de videos de audición y almacenar activos de video
- Centralizar información del programa para las partes interesadas a través de una aplicación
- Rastrear gastos
Para automatizar completamente las operaciones, la organización sincronizó Jotform Empresarial con Stripe para reconciliar fácilmente la matrícula, mercancías, patrocinios y pagos de alquiler.
Ya no dependiente del papel, tareas manuales y plataformas desconectadas, HYS pudo eliminar cuellos de botella y simplificar la experiencia tanto para las familias como para la organización.
Juntos, Jotform y Stripe ayudan a HYS a cumplir su visión central: “crear un Hawaiʻi donde la música sea un derecho”.
Resultados del estudio de caso de la Sinfónica Juvenil de Hawaiʻi de un vistazo
800+ estudiantes cubriendo 150+ escuelas y 6 islas
Jotform Empresarial u0026amp; Stripe ayudaron a HYS a escalar sus programas para servir a más niños en todo Hawaiʻi.
$1,000,000+
Desde 2024, HYS ha automatizado más de $1 millón en pagos digitales a través de Jotform Empresarial u0026amp; Stripe, eliminando el seguimiento manual y datos erróneos.
86% de reducción en trabajo administrativo
HYS disfrutó de una reducción de casi 90% en el trabajo administrativo (registro de estudiantes) al usar los flujos de automatización de Jotform u0026amp; Stripe.
Una organización musical en crecimiento manejando registros complejos y flujos de trabajo dispersos
La Sinfónica Juvenil de Hawaiʻi (HYS) atiende a cientos de estudiantes a través de múltiples programas musicales desde principiante hasta avanzado. Por definición, su visión de hacer de la música un derecho para cada estudiante en Hawaiʻi significaba que el equipo estaba constantemente escalando programas, añadiendo nuevas iniciativas y apoyando a estudiantes de múltiples islas.
Hannah Watanabe, la directora de programas de HYS, sabía de primera mano que el crecimiento rápido también significaba lidiar con flujos de trabajo fragmentados basados en papel (y sistemas obsoletos).
Antes de usar Jotform Empresarial, las familias de HYS necesitaban completar varios formularios en papel, entregar cheques en papel en persona, y navegar varios procesos desconectados que cubrían liberaciones médicas, contratos, alquileres de instrumentos y pagos.
“Durante mucho tiempo, los padres llenaban estos formularios de registro en papel, luego tenían que venir a entregarlos, luego pagar con cheque o efectivo”, señala Watanabe.
Cualquier padre ocupado sabe que hay muy poco tiempo precioso para llenar múltiples formularios, sin mencionar tomarse el tiempo para entregar pagos en persona.
Multiplica eso por cientos de niños, y tienes un gran problema administrativo que resolver para una organización sin fines de lucro con un personal pequeño.
El equipo de HYS hizo lo mejor que pudo para manejar esto usando el CRM existente de la organización para registros de estudiantes y verificando manualmente los estados de pago, pero esto resultó en formularios que eran difíciles de personalizar y propensos a errores del usuario. Además, el personal pasaba horas rastreando documentos faltantes y volviendo a ingresar información escrita a mano.
Watanabe recuerda la frustración:
“Los padres llenaban el registro inicial, luego les enviábamos formularios adicionales antes de que pudiéramos siquiera comenzar. Necesitaban llenar información subsecuente, y se convirtió en mucho tener que perseguir a los padres después de cada formulario o componente”.
Expandir el alcance de HYS entre los estudiantes de las islas también significaba lidiar con diferentes procesos de reembolso que equivalían a trabajo administrativo y financiero adicional (y manual).
Por último, pero no menos importante, el número de programas que el equipo coordinaba había crecido considerablemente a lo largo de los años. Se dieron cuenta de lo vital que era tener una ubicación central para los horarios de HYS, pautas de registro e instrucciones para el compromiso posterior al registro.
Realmente ha simplificado el registro, no solo para la recopilación de datos sino para nuestros padres. Ahora, pueden hacer este registro único y ya terminaron.
Hannah Watanabe, Directora de Programas, Sinfónica Juvenil de Hawaiʻi
Encontrando una manera de unificar registros, pagos, flujos de trabajo y comunicación
Una vez que Watanabe se hizo cargo de los registros de estudiantes, el presidente de HYS la instó a investigar Jotform como una solución de flujo de trabajo.
Mientras más profundizaba en la plataforma, más tareas se daba cuenta de que Jotform Empresarial (y sus integraciones) podía manejar. Pronto HYS comenzó a depender de Jotform como el sistema central para la gestión de programas, usándolo en casi todas las partes de la operación de la organización, especialmente en tareas de registro matizadas.
“Tener padres que puedan enviar muchos envíos de videos a través de Jotform ha hecho que sea fácil para nosotros recopilar videos y asegurar que los padres no tengan que preocuparse”, dice Watanabe. “Es fácil para ellos filmar algo en su teléfono y luego subirlo a Jotform…. Todos los videos están alojados allí, es fácil para nosotros ver quién lo ha entregado, y es una buena ventanilla única”.
Watanabe descubrió que podía usar Jotform para consolidar procesos y múltiples formularios. Como ejemplo, combinó registro, historial de salud, consentimiento de firma electrónica, alquiler de instrumentos y pagos en un formulario usando la lógica condicional de Jotform.
También resolvió la brecha de información centralizada para padres, estudiantes y profesores usando Jotform Apps para el programa de verano Pacific Music Institute de la organización. Las partes interesadas del programa ahora pueden acceder instantáneamente a horarios, instrucciones, necesidades de documentación y mapas a través de un código QR mostrado en el campamento de verano. Es una solución elegante que Watanabe aprovechó para ahorrar aún más trabajo administrativo.
“Elimina mucho tener que hacer preguntas al personal y profesores sobre las cosas. Sabían que podían ir a la aplicación, o nuestros voluntarios simplemente podían decir, ‘Aquí está el código QR; descarga la aplicación, y tus respuestas estarán allí.'”
En el backend, el equipo de HYS comenzó a usar Jotform Workflows para manejar tanto las necesidades administrativas internas como externas, como el enrutamiento automatizado para solicitudes de ayuda financiera, formularios de reembolso de islas vecinas, seguimiento interno de gastos y aprobaciones, y acciones de registro de múltiples pasos.
“Estamos en el punto en que los padres solo tienen que llenar todo una vez. Este flujo de trabajo increíble comienza como parte del registro [de los niños]”, dice Rachel Schultz, COO de la Sinfónica Juvenil de Hawaiʻi. “Luego todos los detalles se procesan en diferentes carpetas para que las partes interesadas apropiadas puedan acceder a la información y aprobaciones. Es bastante genial”.
Haciendo que los pagos, seguimiento y reconciliación de organizaciones sin fines de lucro sea fácil con Stripe
Hay una serie de diferentes resultados de recolección de pagos después de que un estudiante se registra con HYS. Como resultado, la organización necesitaba un proveedor de soluciones de pago que se sincronizara fácilmente con Jotform Empresarial y fuera lo suficientemente flexible para apoyar sus necesidades.
El personal identificó Stripe para una fácil reconciliación, facturación y seguimiento. Stripe ha permitido a la sinfónica recopilar fondos para matrícula del programa, mercancías, alquileres de instrumentos, facturas orquestales y más.
Además de recopilar pagos, Schultz cree que Stripe ha ayudado a su equipo a ser más eficiente de maneras matizadas.
“Nuestras familias a menudo se registran con múltiples direcciones de correo electrónico, y pueden cambiar tarjetas de crédito a mitad del año escolar. Esto estaba causando un problema con nuestro sistema anterior. Pero en Stripe, es realmente fácil reconciliar las cuentas y tarjetas. Los patrocinadores recientemente compraron mesas para nuestra gala a través de Stripe, y enviar facturas a través de Stripe es igual de fácil”.
Una plataforma que ahorra tiempo y apoya el crecimiento organizacional
Al usar Jotform Empresarial y su integración con Stripe, HYS intercambió procesos complicados, manuales y de múltiples pasos por un sistema sin problemas que funciona para familias y personal a través de las islas de Hawaiʻi.
HYS mejoró la experiencia del cliente y la eficiencia del personal al pasar de múltiples formularios de registro a una experiencia unificada de registro de estudiantes impulsada por lógica condicional. Este único cambio eliminó semanas de correos electrónicos de ida y vuelta y redujo dramáticamente la confusión de los padres.
“Realmente ha simplificado el registro, no solo para la recopilación de datos sino para nuestros padres. Ahora, pueden hacer este registro único y ya terminaron”, explica Watanabe. “Han hecho todo el papeleo”.
En el lado administrativo, el personal de HYS ha ahorrado tiempo significativo al recopilar más de $1 millón en pagos digitales como parte de sus flujos de trabajo desde 2024. El resultado son menos seguimientos y facturas manuales, así como datos más precisos. Stripe proporciona al personal de HYS una visibilidad clara de lotes, saldos pendientes, facturas y cambios de tarjetas de crédito, sin los problemas que la sinfónica enfrentó en el pasado.
“Usar Stripe definitivamente ahorra tiempo de administración, lo cual es realmente importante cuando eres una organización sin fines de lucro [que no tiene] un personal grande. Y los datos de pago son fáciles de rastrear, reconciliar y reenviar entre departamentos y nuestras agencias externas. Finalmente, es fácil de usar para nuestros padres, por lo que no estamos manejando quejas. Ha hecho que sea más fácil para nosotros enfocarnos en el panorama general, que es ayudar a los niños a hacer música”, dice Schultz.
Con Jotform Empresarial, HYS creó mejores experiencias para padres, estudiantes y voluntarios. La organización simplificó el proceso de videos de audición y construyó una aplicación compatible con móviles que proporciona fácil acceso a la información del programa. Simultáneamente, la organización mejoró las operaciones para el personal interno creando flujos de trabajo que enrutan documentos a los profesores correctos, personal de ayuda financiera y administradores relevantes.
Con la integración de Jotform y Stripe, HYS ha construido una experiencia completamente en línea y compatible con móviles que funciona tanto para familias como para personal. Y mientras HYS continúa añadiendo programas y software, la integración puede escalar junto con la organización.
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