Preguntas frecuentes de Jotform Enterprise

• ¿Existe un número mínimo de usuarios?

  Jotform Enterprise requiere un mínimo de cinco usuarios.

• ¿Cuál es el costo?

  Los precios de Jotform Enterprise se determinan en función del número de usuarios que vayan que lo vayan a utilizar. Las instituciones educativas y las organizaciones sin ánimo de lucro pueden beneficiarse de un descuento del 30%. Los descuentos no están disponibles para los costes del servidor HIPAA. Póngase en contacto con el departamento de ventas para obtener más información sobre los precios.

• ¿Cuál es la definición de "usuario"?

  Un usuario es definido como un individuo que tiene acceso a su cuenta Jotform Enterprise para:

  1. Crear/editar formularios,
  2. iniciar integraciones, y/o
  3. ver/editar/analizar datos de envío directamente en la base de datos de envíos.

  Jotform Enterprise tiene dos niveles de funciones de usuario -- Usuario y Administrador. Usted determina si un individuo es clasificado como Usuario o Administrador.

  Por defecto, un usuario puede crear formularios y revisar los datos de presentación de los mismos sólo para sus propios formularios. Los usuarios pueden entonces compartir el acceso a uno, algunos o todos estos formularios y/o datos con uno, algunos o todos los demás usuarios en el mismo Enterprise Server.

  Un administrador gestiona su cuenta de Jotform Enterprise. Esto puede incluir la adición o eliminación de usuarios, la revisión de métricas de rendimiento de formularios y otras tareas. Un Administrador también puede crear formularios y revisar los datos enviados. El Administrador tiene acceso a todos los formularios y datos de envío de formularios creados por cualquier persona en su cuenta de Jotform Enterprise, a menos que se trate de un servidor que cumpla con la HIPAA, donde el Administrador sólo tiene acceso a los datos enviados que fueron compartidos explícitamente con ellos por los propietarios de dichos formularios.

• ¿Cómo determino cuántos usuarios necesito?

  Al determinar el número de usuarios, tenga en cuenta que nuestro acuerdo de licencia requiere que cada usuario sea una única persona con una dirección de correo única. Los alias de grupo como marketing@company.com no se permiten, ni tampoco el compartir credenciales de acceso con otras personas. Para efectos de auditoría y control de TI, cada inicio de sesión debe ser rastreable hasta una persona única, para una mejor práctica.

  Por ejemplo, con Jotform Enterprise, puede tener dos Administradores y 18 usuarios. Eso hace un total de 20 usuarios, por lo que estaría comprando accesos para cada persona. Adicionalmente, se requiere un usuario y contraseña únicos para cada uno. El administrador puede cambiar el usuario y contraseña en cualquier momento.

• ¿Son mis clientes / empleados / visitantes quienes completan un formulario, considerados como usuarios?

  Un cliente quien completa su formulario en línea no cuenta como un Usuario. Solamente aquellas personas que crean formularios, analizan datos de envío o administran su cuenta de Jotform enterprise son considerados como Usuarios y/o Administradores.

• ¿Puedo pagar mensualmente?

  Jotform Enterprise se paga por adelantado de forma anual. La opción de pago mensual no está disponible.

• ¿Puedo cancelar mi cuenta de Jotform Enterprise?

  Una vez firmado su contrato de Jotform Enterprise, su cuenta no puede ser cancelada. Le invitamos a que lea minuciosamente su contrato antes de firmarlo.

• ¿Puedo añadir más usuarios a mitad de mi contrato?

  Puede agregar usuarios adicionales en cualquier momento durante su contrato anual y serán añadidos en modo prorrateado. Por ejemplo, si usted agrega cinco usuarios más al quinto mes de su contrato, le serán cobrado en los restantes siete meses del contrato anual.

• ¿Cual es la ventaja de una cuenta de Jotform Enterprise comparado con múltiples cuentas de usuario individuales?

  El problema con las cuentas individuales de usuarios en grandes organizaciones es múltiple:

  Con una cuenta individual, los formularios con sus datos recopilados, técnicamente pertenecen al usuario. Si esta persona deja su organización, los formularios y datos también se van. Estos datos deberían pertenecer a la organización, pero con una cuenta individual no es así. Con Jotform Enterprise, el administrador simplemente asigna el asiento a otro usuario, asegurándose que los datos se queden dentro de su organización.

  Además, una cuenta de usuario único se desconecta de otras cuentas de Jotform. Esto significa que no hay oportunidad de compartir y colaborar en los formularios ya creados, ni de acceder a los datos de las cuentas de otros usuarios.

  Cada acceso individual a los datos enviados necesita ser rastreable hasta a una persona única con sus propios accesos identificables, para fines de auditoría TI. Con los planes de usuarios individuales, los usuarios podrían elegir compartir sus credenciales de acceso, puesto que no hay forma de compartir los datos, lo que constituye una violación de las condiciones de uso de Jotform.

  Tenga en cuenta que este último punto se convierte en una cuestión legal aún mayor, ya que la normativa HIPAA dictamina que cada acceso a la información de salud protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

• ¿Cuáles son las diferencias entre los planes Jotform Enterprise y Standard (Bronce / Plata / Oro)?

  Nuestros planes tradicionales estándar (Inicial, Bronce, Plata y Oro) son planes de usuario único que funcionan en servidores compartidos y solo tienen soporte en línea.

  Jotform Enterprise es nuestro plan multi-usuario único donde el administrador puede asignar controles de nivel de acceso a los usuarios y esos usuarios pueden colaborar con otros usuarios. Además, corre en un servidor dedicado para su organización y viene con un ingeniero de servicio dedicado para Enterprise que brinda ayuda al instante en la solución de problemas.

  Un vistazo general de las diferencias puede ser encontrado esta guía.

• ¿Necesito instalar un software especial?

  Jotform Enterprise es una solución de software como servicio (SaaS) basado en la web, lo que significa que no se necesita que instale ningún software en sus servidores corporativos o computadoras. Solamente se requiere un navegador web como Chrome, Firefox o Safari.

• ¿Puedo mover mis formularios y datos existentes de mi cuenta estándar de Jotform?

  Sí, migrar sus formularios existentes y datos (si los hay) es parte de nuestro proceso de configuración de servidores. Simplemente proporcione a su ejecutivo de cuenta su usuario estándar de Jotform.

• ¿Qué tan rápido pueden configurar nuestra cuenta?

  Desde el momento en que firma nuestro contrato Enterprise, configuraremos su servidor, migraremos sus formularios y datos existentes (si aplica), y le enviaremos las credenciales del servidor dentro del siguiente día hábil.

• ¿ Pueden mis clientes completar sus formularios en un teléfono inteligente o tablet?

  Los formularios Jotform Enterprise son dinámicos y pueden funcionar prácticamente con cualquier navegador web, smartphone y tablet.

• ¿Existen límites en formularios, envíos, etc?

  Jotform Enterprise no tiene límites en cuanto al número de formularios, envíos, campos, pagos, llamadas a la API y almacenamiento.

• ¿Puedo aceptar pagos con mis formularios?

  Jotform Enterprise ofrece integraciones con los principales procesadores de pagos, como Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net y más.

  Cuando usted crea un formulario de pago, será redirigido a su procesador de pagos para poner sus credenciales. Una vez lo complete, puede comenzar a aceptar pagos en línea.

  Adicionalmente, Jotform Enterprise no cobra cargos adicionales de transacción. Usted solo necesita pagar el cargo estándar de procesamiento de tarjeta de crédito.

• ¿Hay servicio al cliente disponible?

  Su cuenta de Jotform Enterprise cuenta con una persona de soporte dedicada que está disponible durante el horario de trabajo estándar (8am a 6pm), de lunes a viernes para responder a cualquier pregunta que pueda tener.

• ¿Hay un acuerdo de nivel de servicio (SLA) disponible?

  Al comprar Jotform Enterprise, se incluye un acuerdo de nivel de servicio (SLA) como parte del contrato de compra. Este acuerdo tiene una duración mínima de un año e incluye todos los términos y condiciones, así como el costo total. Deberá firmar el acuerdo para iniciar su cuenta de Jotform Enterprise.

• ¿Es Jotform Enterprise elegible para la garantía de reembolso de 30 días?

  Debido a los costos asociados con la configuración de una cuenta y servidor de Jotform Enterprise, no podemos proporcionarle una prueba de la plataforma Enterprise, así que un reembolso no está disponible. Antes de comprar Jotform Enterprise, se le pedirá que revise y firme un contrato. Usted es responsable de leer el contrato cuidadosamente antes de firmar.

• ¿Puedo hacer que mi departamento legal personalice/redefina términos y condiciones/contrato/BAA/DPA en los documentos legales?

  Sí. Jotform puede acomodar solicitudes de cambios en los documentos legales, o utilizar su acuerdo de socio Comercial (BAA) o los formularios de acuerdo procesamiento de datos (DPA) como base para crear un contrato.

• Mi grupo de TI tiene una lista de documentos de vendedores y cuestionarios de seguridad, ¿pueden ustedes llenarlos?

  Sí, el equipo de seguridad de Jotform puede trabajar con su equipo para asegurar que todas las preguntas sobre seguridad y legales sean respondidas.

Información Técnica

• ¿Jotform Enterprise soporta inicio único de sesión (SSO)?

  Jotform Enterprise soporta SAML 2.0 (lenguaje de marcado de seguridad), por lo que puede integrarse con soluciones SSO de proveedores como: Microsoft, Google, Okta, Duo y OneLogin, entre otros.

  La integración Inicio de Sesión Única(SSO) permite dos aplicaciones distintas:

  Los usuarios y administradores de Jotform Enterprise entrarán en la plataforma para acceder a sus formularios y a los datos de envío utilizando sus credenciales de inicio de sesión SSO, sin tener que recordar otro set de nombre de usuario y contraseña. Esto también permite a su departamento de TI hacer un seguimiento de las sesiones de forma centralizada, junto con sus otras aplicaciones de TI.

  Adicionalmente, los formularios de uso interno pueden estar selectivamente protegidos con SSO para asegurar que solamente sus personal/equipo/facultad/estudiantes puedan ver el formulario, llenarlo y enviarlo. Para recopilar los datos en aplicaciones confidenciales, la autenticación basada en el Inicio de Sesión Única (SSO) asegura que la persona que está llenando el formulario es exactamente quien dice ser.

  Más información sobre el Inicio de sesión única (SSO) puede encontrarse en esta guía.

  Si tiene otras soluciones de servicio de directorio, contacte con el equipo de Jotform Enterprise para ver cómo podemos ayudarle. Para más información, por favor revise nuestra Página de Información SSO.

• ¿Puedo utilizar mi propio dominio/URL personalizada? ¿Puedo usar marca blanca con Jotform Enterprise?

  Jotform Enterprise se ejecuta en un servidor dedicado, así que puede poner su propia marca y dominio personalizado (por ejemplo, form.dominio.com) para una mejor experiencia del usuario. Si es necesario, Jotform comprará el certificado SSL en su nombre e instalará sin costo adicional, por lo que sus formularios tienen la designación segura https://

• ¿La API de Jotform Enterprise es de una vía o doble vía?

  La API de Jotform Enterprise admite una comunicación de datos bidireccional. Si necesita información adicional, por favor revise nuestra Documentación API.

Información de Seguridad

• ¿Donde estarán alojados mis datos?

  Su servidor dedicado de Jotform Enterprise será configurado en uno de nuestros data centers alojados en la Plataforma Google Cloud, nuestro socio preferido de hosting. Trabajamos con otros socios de hosting también, como Amazon Web Services (AWS) según se necesite.

• ¿Puedo tener residencia de datos en Australia/Canadá/EE.UU./Reino Unido/UE para que mis datos nunca salgan de mi país/región?

  Puesto que su servidor de Jotform Enterprise es dedicado para usted, podemos satisfacer sus necesidades específicas de residencia de datos, donde sus datos nunca salen de su país. Esto es extremadamente importante para los clientes de Australia, Canadá, EE.UU., Reino Unido, UE y otros. Con 19 centros de datos en 15 países de todo el mundo, es probable que podamos cumplir con los requisitos de residencia de datos en su país si es necesario.

• ¿Están seguros mis datos y formularios?

  Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos enviados en formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Enterprise toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con un alto grado de seguridad, incluido el cifrado de 256 bits, la certificación SOC 2 y, si es necesario, la normativa HIPAA para las necesidades relacionadas con la atención médica. Para obtener más información, visite la página de seguridad de Jotform.

• ¿Cuál es la diferencia en el cifrado entre el servidor HIPAA enterprise y el servidor enterprise que no es HIPAA?

  Su cuenta de Jotform Enterprise operará de la misma manera. Los envíos existentes en formularios serán automáticamente cifrados en su servidor dedicado, como también en la base de datos.

  • La solución Enterprise está completamente aislada del ambiente Jotform Enterprise, así que nada se comparte con otros usuarios.
  • Todos los datos (formularios/envíos del usuario, etc.) se codifican al instante en reposo mientras se escriben en los discos físicos.
  • Cada clave de cifrado también está encriptada con claves maestras administradas por la plataforma Google Cloud (nuestro socio de hosting).

  La encriptación en la base de datos REST, está disponible para HIPPA, a un nivel superior tal que:

  • Nuestros servidores obtienen los datos básicos, y mientras se escriben en la base de datos, Jotform los encripta con AES256 (cada envío individual tiene una clave única) y cada clave AES265 individual también se encripta con la clave pública del usuario (RSA2048). Las claves son perfectas para los usuarios y están completamente gestionadas por Jotform.

  En síntesis, la configuración regular de enterprise provee cifrado de discos, mientras que HIPAA añade encriptación de base de datos sobre éste.

Información HIPAA

• ¿Es Jotform Enterprise compatible con HIPAA?

  Jotform Enterprise ofrece la opción de HIPAA para ayudarlo a mantener la información médica segura y protegida. Saber Más.

• Si ya tengo una cuenta de Jotform Enterprise, y actualizo a HIPAA, qué pasa con los datos de envíos existentes en mi formulario?

  Su cuenta de Jotform Enterprise operará de la misma manera. Los envíos existentes en formularios serán automáticamente cifrados en su servidor dedicado, como también en la base de datos.

• ¿Hay un costo adicional por la normativa HIPAA?

  If you are collecting Protected Health Information (PHI) and you need your Jotform Enterprise server to be HIPAA compliant. This is an additional fee of 299 US$ per month, which is charged annually up front and will be added to your licensing costs. Educational institution and nonprofit organization discounts are not available on HIPAA server costs.

• ¿Por qué hay un costo adicional para la normativa HIPAA?

  La HIPAA implica para nosotros una utilización adicional de CPU en los servidores, debido al cifrado agregado REST a nivel de base de datos, que es un requisito de HIPAA. Nuestros proveedores de alojamiento cobran en base a la utilización del CPU, por lo que hay un costo adicional a Jotform por la normativa HIPAA. Descubra por qué Jotform Enterprise es una magnífica solución para el sector de salud.

• ¿En qué se diferencia la normativa HIPAA de otras formas de cifrado? ¿Está disponible la encriptación sin normativa HIPAA?

  Si usted tiene un servidor Enterprise, sus formularios y envíos son cifrados al instante en REST a nivel físico de disco.

  La normativa HIPAA lleva la seguridad un paso adelante al proporcionar cifrado de base de datos adicional con claves únicas AE256 para cada envío de datos individual.

• Si estoy recogiendo información de identificación personal (PII), ¿necesito la HIPAA?

  No. El doble cifrado que proporciona el servidor enterprise sin HIPAA está diseñado para recoger, almacenar de forma segura y acceder a la información personal.

• Si recojo Información de Médica Protegida (PHI), ¿necesito HIPAA?

  La ley de EE.UU. requiere que la recolección y el almacenamiento de la información médica protegida se haga con métodos que cumplan con la ley HIPAA. Jotform Enterprise tiene clientes no estadounidenses que optan por la HIPAA como un nivel de seguridad adicional.

• Ya tengo una cuenta Gold HIPAA. ¿Necesito Jotform Enterprise?

  Su cuenta Gold es una cuenta de usuario único, lo que significa que una persona puede crear formularios, recopilar datos y tener acceso a los mismos.

  Las regulaciones HIPAA dictaminan que cada acceso a la Información de Salud Protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

  Compartir credenciales de acceso es una violación significativa a la HIPAA y puede conducir a problemas legales.

  Aunque solamente tenga una persosna para crear los formularios, si tiene varias personas que acceden a la información confidencial guardada, necesitará Jotform Enterprise, la cual es la única plataforma con soporte multi-usuario.