Preguntas frecuentes de Jotform Empresarial

El paquete base de Jotform Empresarial es el punto de entrada mínimo para Jotform Empresarial e incluye hasta 5 usuarios permitidos. Se pueden comprar usuarios permitidos adicionales en paquetes de 5. No hay límite para la cantidad de usuarios permitidos que puede agregar a su plan.

Al determinar el número de usuarios, tenga en cuenta que nuestro acuerdo de licencia requiere que cada usuario sea una única persona con una dirección de correo única. Los alias de grupo como marketing@company.com no se permiten, ni tampoco el compartir credenciales de acceso con otras personas. Para efectos de auditoría y control de TI, cada inicio de sesión debe ser rastreable hasta una persona única, para una mejor práctica.

Por ejemplo, con Jotform Empresarial, puede tener dos Administradores y 18 usuarios. Eso hace un total de 20 usuarios, por lo que estaría comprando accesos para cada persona. Adicionalmente, se requiere un usuario y contraseña únicos para cada uno. El administrador puede cambiar el usuario y contraseña en cualquier momento.

Un usuario es definido como un individuo que tiene acceso a su cuenta Jotform Empresarial para:

1. Crear/editar formularios,
2. iniciar integraciones, y/o
3. ver/editar/analizar datos de envío directamente en la base de datos de envíos.

Jotform Empresarial presenta dos niveles de función de usuario: usuario y administrador. Usted determina si un individuo se clasifica como usuario o administrador.

Por defecto, un usuario puede crear formularios y revisar los datos de presentación de los mismos sólo para sus propios formularios. Los usuarios pueden entonces compartir el acceso a uno, algunos o todos estos formularios y/o datos con uno, algunos o todos los demás usuarios en el mismo Enterprise Server.

Un administrador gestiona su cuenta de Jotform Empresarial. Esto puede incluir la adición o eliminación de usuarios, la revisión de métricas de rendimiento de formularios y otras tareas. Un Administrador también puede crear formularios y revisar los datos enviados. El Administrador tiene acceso a todos los formularios y datos de envío de formularios creados por cualquier persona en su cuenta de Jotform Empresarial, a menos que se trate de un servidor HIPAA, donde el Administrador solo tiene acceso a los datos enviados que fueron compartidos explícitamente con ellos por los propietarios de dichos formularios.

Un cliente quien completa su formulario en línea no cuenta como un Usuario. Solamente aquellas personas que crean formularios, analizan datos de envío o administran su cuenta de Jotform Empresarial son considerados como Usuarios y/o Administradores.

El problema con las cuentas individuales de usuarios en grandes organizaciones es múltiple:

Con una cuenta individual, los formularios, con sus datos recopilados, técnicamente pertenecen al usuario. Si esta persona deja su organización, los formularios y datos también se van. Estos datos deberían pertenecer a la organización, pero con una cuenta individual no es así. Con Jotform Empresarial, el administrador simplemente asigna el asiento a otro usuario, asegurándose que los datos se queden dentro de su organización.

Además, una cuenta de usuario único se desconecta de otras cuentas de Jotform. Esto significa que no hay oportunidad de compartir y colaborar en los formularios ya creados, ni de acceder a los datos de las cuentas de otros usuarios.

Cada acceso individual a los datos enviados necesita ser rastreable hasta a una persona única con sus propios accesos identificables, para fines de auditoría TI. Con los planes de usuarios individuales, los usuarios podrían elegir compartir sus credenciales de acceso, puesto que no hay forma de compartir los datos, lo que constituye una violación de las condiciones de uso de Jotform.

Tenga en cuenta que este último punto se convierte en una cuestión legal aún mayor, ya que la normativa HIPAA dictamina que cada acceso a la información de salud protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

Nuestros planes tradicionales estándar (Inicial, Bronce, Plata y Oro) son planes de usuario único que funcionan en servidores compartidos y solo tienen soporte en línea.

Jotform Empresarial es nuestro único plan multiusuario en el que un administrador puede asignar controles de nivel de acceso a los usuarios y esos usuarios pueden colaborar con otros usuarios. Además, se ejecuta en un servidor dedicado a su organización y cuenta con un equipo de asistencia corporativa para ayudarle cuando más lo necesite.

Un vistazo general de las diferencias puede ser encontrado esta guía.

Jotform Empresarial es una solución de software como servicio (SaaS) basado en la web, lo que significa que no se necesita que instale ningún software en sus servidores corporativos o computadoras. Solamente se requiere un navegador web como Chrome, Firefox o Safari.

Desde el momento en que firma nuestro contrato Enterprise, configuraremos su servidor, migraremos sus formularios y datos existentes (si aplica), y le enviaremos las credenciales del servidor dentro del siguiente día hábil.

Los formularios Jotform Empresarial son dinámicos y pueden funcionar prácticamente con cualquier navegador web, smartphone y tablet.

Jotform Empresarial no tiene límites en cuanto al número de formularios, envíos, campos, pagos, llamadas a la API y almacenamiento.

Jotform Empresarial ofrece integraciones con los principales procesadores de pagos, como Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net y más.

Cuando usted crea un formulario de pago, será redirigido a su procesador de pagos para poner sus credenciales. Una vez lo complete, puede comenzar a aceptar pagos en línea.

Adicionalmente, Jotform Empresarial no cobra cargos adicionales de transacción. Usted solo necesita pagar el cargo estándar de procesamiento de tarjeta de crédito.

Al comprar Jotform Empresarial, se incluye un acuerdo de nivel de servicio (SLA) como parte del contrato de compra. Este acuerdo tiene una duración mínima de un año e incluye todos los términos y condiciones, así como el costo total. Deberá firmar el acuerdo para iniciar su cuenta de Jotform Empresarial.

Sí. Jotform puede acomodar solicitudes de cambios en los documentos legales, o utilizar su acuerdo de socio Comercial (BAA) o los formularios de acuerdo procesamiento de datos (DPA) como base para crear un contrato.

Sí, el equipo de seguridad de Jotform puede trabajar con su equipo para asegurar que todas las preguntas sobre seguridad y legales sean respondidas.

Los precios de Jotform Empresarial se determinan en función del número de usuarios que vayan que lo vayan a utilizar. Las instituciones educativas y las organizaciones sin ánimo de lucro pueden beneficiarse de un descuento del 30%. Los descuentos no están disponibles para los costes del servidor HIPAA. Póngase en contacto con el departamento de ventas para obtener más información sobre los precios.

Jotform Empresarial se paga por adelantado de forma anual. La opción de pago mensual no está disponible.

Puede agregar usuarios adicionales en cualquier momento durante su contrato anual y serán añadidos en modo prorrateado. Por ejemplo, si usted agrega cinco usuarios más al quinto mes de su contrato, le serán cobrado en los restantes siete meses del contrato anual.

Debido a los costos asociados con la configuración de una cuenta y servidor de Jotform Empresarial, no podemos proporcionarle una prueba de la plataforma Corporativa, así que un reembolso no está disponible. Antes de comprar Jotform Empresarial, se le pedirá que revise y firme un contrato. Usted es responsable de leer el contrato cuidadosamente antes de firmar.

Jotform Empresarial se ejecuta en un centro de residencia de datos local, por lo que puede personalizar la experiencia del usuario utilizando su propio dominio personalizado (por ejemplo, forms.sudominio.com). Si es necesario, Jotform comprará el certificado SSL en su nombre y lo instalará sin coste adicional, para que sus formularios tengan la designación segura https://.

Sí, migrar sus formularios existentes y datos (si los hay) es parte de nuestro proceso de configuración de servidores. Simplemente proporcione a su ejecutivo de cuenta su usuario estándar de Jotform.

Puede solicitar una migración después de configurar su servidor de Enterprise enviando un ticket a nuestro equipo de éxito del cliente. Por favor incluya:

• La fecha y hora en que prefiere que se realice la migración. Los boletos deben recibirse al menos dos días hábiles antes de la fecha de migración solicitada.
• La dirección de correo electrónico de la cuenta estándar de Jotform.com que será migrada.
• La dirección de correo electrónico del dueño del formulario en su servidor Enterprise
• ¿Qué formularios desea que sean migrados?
• Si no se migrará una cuenta completa, o si los formularios se migrarán a varias cuentas de usuario diferentes en el servidor de Enterprise, proporcione una lista de todas las URL o ID de formulario que le gustaría migrar.
• Como alternativa, puede solicitar que se migren todos los formularios de la cuenta.

No. No hay tiempo de inactividad durante la migración.

Sí. Todos los datos de envío de sus formularios serán migrados.

Los URLs de su formulario se redirigirán automáticamente. La inserción iFrame y JavaScript también son admitidas.

• Por ejemplo: Jotform.com/idformulario lo redirigirá a SuServidor.jotform.com/idformulario.
• Los formularios insertados en el código fuente no se redirigirán automáticamente. Deberá actualizar el código fuente de la versión Enterprise del formulario.

Les puede dar a sus usuarios el URL antiguo del formulario en Jotform o el nuevo URL de Jotform Empresarial, sin embargo, recomendamos actualizar todos los enlaces al nuevo URL Corporativo, según lo permita el tiempo.

Migramos formularios a la cuenta de usuario que especifique en su solicitud de migración del servidor de Enterprise. Ese usuario será el propietario del formulario en su servidor de Enterprise. Puede compartir el formulario con otros usuarios con licencia en el servidor, o puede transferir la propiedad del formulario si se encuentra en un servidor que no es HIPAA.

Sí, si está usando Dropbox, Zapier, OneDrive, Salesforce o Power Automate. Todas las demás integraciones se mantendrán intactas. Una vez que el formulario haya migrado, simplemente inicie sesión en su integración desde el creador de formularios.

No, necesitará deshabilitar el cifrado antes de que se lleve a cabo la migración. Puede usar la misma clave de cifrado una vez que el formulario haya sido migrado, en caso de que desee habilitar nuevamente el cifrado post-migración. Puede encontrar las instrucciones detalladas en nuestra guía.

Si su cuenta estándar de Jotform está protegida por la normativa HIPAA, sus formularios HIPAA serán migrados automáticamente y no necesitará realizar ninguna acción.

No, las URL de su API cambiarán. Al unirse a Jotform Empresarial, su URL del API cambiarán de https://api.jotform.com a "https://{subdominio}.jotform.com/API" (API en mayúsculas).

Después de la migración, puede hacer cambios a su formulario desde el nuevo servidor Enterprise. Los cambios realizados en los formularios originales desde Jotform.com no se aplicarán a la versión de Enterprise y no serán mostrados debido al redireccionamiento.

Le recomendamos que trabaje exclusivamente desde su servidor Enterprise para evitar confusiones.

No, los delegados y su historial de llenado/asignaciones no migrará a su servidor Enterprise. Se recomienda que le informe a sus delegados que recibirán nuevas invitaciones y tendrán que crear nuevas cuentas en su servidor Enterprise. El proceso para invitar nuevamente a los usuarios es el mismo, puede obtener más información sobre eso aquí.

Cancelaremos el plan de su cuenta estándar en Jotform para que no se realicen cargos posteriores.

Cualquier cantidad prepagada sin utilizar a partir de la fecha de migración será reembolsada a su tarjeta de crédito registrada en Jotform.

Su cuenta de Jotform Empresarial incluye la ventaja exclusiva de contar con un equipo de soporte empresarial dedicado. Puede enviar tickets cómodamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o los administradores de la plataforma pueden programar llamadas de asistencia con Zoom a través de nuestro portal de asistencia integrado, lo que garantiza que cualquier consulta o problema se resuelva de forma rápida y eficaz.

Jotform Empresarial soporta SAML 2.0 (lenguaje de marcado de seguridad), por lo que puede integrarse con soluciones SSO de proveedores como: Microsoft, Google, Okta, Duo y OneLogin, entre otros.

La integración Inicio de Sesión Única(SSO) permite dos aplicaciones distintas:

Los usuarios y administradores de Jotform Empresarial entrarán en la plataforma para acceder a sus formularios y a los datos de envío utilizando sus credenciales de inicio de sesión SSO, sin tener que recordar otro set de nombre de usuario y contraseña. Esto también permite a su departamento de TI hacer un seguimiento de las sesiones de forma centralizada, junto con sus otras aplicaciones de TI.

Adicionalmente, los formularios de uso interno pueden estar selectivamente protegidos con SSO para asegurar que solamente sus personal/equipo/facultad/estudiantes puedan ver el formulario, llenarlo y enviarlo. Para recopilar los datos en aplicaciones confidenciales, la autenticación basada en el Inicio de Sesión Única (SSO) asegura que la persona que está llenando el formulario es exactamente quien dice ser.

Más información sobre el Inicio de sesión única (SSO) puede encontrarse en esta guía.

Si tiene otras soluciones de servicio de directorio, contacte con el equipo de Jotform Empresarial para ver cómo podemos ayudarle. Para más información, por favor revise nuestra página de información SSO.

Jotform Empresarial se ejecuta en un centro de residencia de datos local, por lo que puede personalizar la experiencia del usuario utilizando su propio dominio personalizado (por ejemplo, forms.sudominio.com). Si es necesario, Jotform comprará el certificado SSL en su nombre y lo instalará sin coste adicional, para que sus formularios tengan la designación segura https://.

La API de Jotform Empresarial admite una comunicación de datos bidireccional. Si necesita información adicional, por favor revise nuestra Documentación API

Su centro local de residencia de datos de Jotform estará alojado en Google Cloud Platform, nuestro socio de alojamiento preferido. También trabajamos con otros socios de alojamiento, como Amazon Web Services (AWS) en función de las necesidades.

Puesto que sus datos se almacenan en un centro local de residencia de datos, podemos satisfacer sus necesidades específicas de residencia de datos, donde sus datos nunca salen de su país. Esto es extremadamente importante para los clientes de Australia, Canadá, EE.UU., Reino Unido, UE y otros. Con 19 centros de datos en 15 países de todo el mundo, es probable que podamos cumplir con los requisitos de residencia de datos en su país si es necesario.

Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos de envío de formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Empresarial toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con un alto grado de seguridad, incluido el cifrado de 256 bits, el cumplimiento de SOC 2 y si es necesario, soluciones HIPAA para necesidades relacionadas con la atención médica. Para más información, visite la Página de seguridad de Jotform.

Los datos se cifran en reposo por defecto en un servidor Empresarial:

• La solución Empresarial está completamente aislada del entorno de Jotform Empresarial, así que nada se comparte con otros usuarios.
• Todos los datos (formularios/envíos del usuario, etc.) se codifican al instante en reposo mientras se escriben en los discos físicos.
• Cada clave de cifrado también está encriptada con claves maestras administradas por la plataforma Google Cloud (nuestro socio de hosting).

La encriptación en la base de datos REST, está disponible para HIPPA, a un nivel superior tal que:

• Nuestros servidores obtienen los datos básicos, y mientras se escriben en la base de datos, Jotform los encripta con AES256 (cada envío individual tiene una clave única) y cada clave AES265 individual también se encripta con la clave pública del usuario (RSA2048). Las claves son perfectas para los usuarios y están completamente gestionadas por Jotform.

En síntesis, la configuración regular de enterprise provee cifrado de discos, mientras que HIPAA añade encriptación de base de datos sobre éste.

Jotform Empresarial ofrece funciones que cumplen con la HIPAA para ayudarlo a mantener la información médica segura y protegida. Conozca más.

Su cuenta de Jotform Empresarial operará de la misma manera. Los datos de envío de formulario existentes se cifrarán automáticamente en su centro de residencia local de datos, así como en la base de datos.

Si recopila información médica protegida (PHI) y necesita que su servidor cumpla la HIPAA, póngase en contacto con su gestor de cuenta y con el equipo de atención a clientes corporativos para hablar de precios y opciones de migración de datos. Los descuentos para instituciones educativas y organizaciones ánimo de lucro no están disponibles en los costes de servidores HIPAA.

Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos de envío de formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Empresarial toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con una seguridad líder en el sector, que incluye cifrado de 256 bits, soluciones que cumplan la normativa SOC 2 y la normativa HIPAA para las necesidades relacionadas con la atención médica. Para más información, visite la página de seguridad de Jotform.

La HIPAA requiere una utilización adicional de CPU en los servidores, debido al cifrado agregado REST al nivel de base de datos, que es un requisito de HIPAA. Nuestros proveedores de alojamiento cobran en base a la utilización del CPU, por lo que hay un costo adicional a Jotform por habilitar HIPAA. Descubra por qué Jotform Empresarial es una magnífica solución para el sector de salud.

Si usted tiene un servidor Enterprise, sus formularios y envíos son cifrados al instante en REST a nivel físico de disco.

Las soluciones HIPAA llevan la seguridad un paso más allá al proporcionar un cifrado adicional de la base de datos con claves AES256 únicas para cada envío individual.

La legislación de EE.UU exige que las organizaciones que recopilan y almacenan información médica protegida sigan métodos que cumplan con la HIPAA, por lo que si recopila información médica protegida y se encuentra en EE.UU., necesitará funciones de conformidad con la HIPAA. Sin embargo, algunos clientes de Jotform Empresarial que no están ubicados en EE.UU. también optan por habilitar la HIPAA como nivel adicional de seguridad.

Su cuenta Gold es una cuenta de usuario único, lo que significa que una sola persona puede crear formularios, recopilar datos y acceder a ellos.

Las regulaciones HIPAA dictaminan que cada acceso a la Información de Salud Protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

Compartir credenciales de acceso es una violación significativa a la HIPAA y puede conducir a problemas legales.

Aunque sólo una persona cree formularios en su cuenta, si varias personas acceden a la Información protegida de salud (PHI) recopilada, necesitará Jotform Empresarial, que es la única plataforma que admite varios usuarios.