Cómo aprovechar al máximo las integraciones de Google en sus formularios

En las pasadas dos décadas, Google ha estado ganándose los corazones de millones de personas con su famoso motor de búsqueda, sus valores únicos, y su cultura de trabajo orientada a los beneficios del empleado.

Google ha lanzado innumerables productos, pero hay uno que resalta de la mayoría — G Suite.

G Suite fue creado para ayudar a los equipos a colaborar uno con otro, y lento pero seguro está ganando participación en el mercado.

Organizaciones de todos los tamaños están volviéndose a G Suite para la gestión de correo electrónico, funcionalidades más fáciles de operar, almacenaje de documentos, y para más fácil acceso a las apps de productividad, tales como Google Drive, Docs, Sheets, y Calendario.

La oferta de producto de G Suite le da a los usuarios una gran flexibilidad y versatilidad. Pero hay una app incierta — Google Forms.

No hay nada técnicamente malo en Google Forms; solamente que sus funcionalidades son un poco básicas para las necesidades de recolección de datos de las organizaciones.

Esa es la razón porque muchas compañías optan por Jotform como una alternativa a Google Forms. La belleza de utilizar Jotform es que puede utilizar todas las ventajas de su poder mientras todavía hace negocios utilizando G Suite.

Los usuarios pueden integrar fácilmente la app de G Suite directamente dentro de sus formularios, que manda al instante las comunicaciones a la app de G Suite de su elección. ¿Qué mejor configuración que esa?

Continúe leyendo para seguir aprendiendo cómo su organización puede sincronizar las integraciones de Google con sus formularios.

Integraciones de Google de Jotform

Google Drive 

Con Google Drive, los equipos pueden almacenar todos sus archivos importantes, tales como Docs, Sheets, Slides, y más, en un solo lugar. Esto lo hace más fácil para la colaboración de proyectos y fomenta la transparencia entre los miembros de un equipo.

Jotform es un gran defensor de Google Drive — nosotros almacenamos toda nuestra información en Google Drive, lo que hace más fácil la comunicación entre los miembros de nuestro equipo globalmente y nos permite acceder a nuestro trabajo en cualquier parte del mundo que tenga conexión de internet. 

Amamos esta integración porque cuando sincroniza Google Drive con sus formularios, toda la información de sus comunicaciones se despliega  en el folder del Drive, de manera que no hay trabajo extra de su parte.


Un caso común de uso de esta integración es la de una organización que recolecta la información con campos de carga. Una vez un encuestado somete el formulario, todos los datos de la comunicación y sus archivos de carga serán canalizados a un folder de Google Drive.

Google Drive app

No, este no es otro error de escritura — ¡tenemos otra integración de Google Drive! Sin embargo, esta es un poco diferente. Le da a los usuarios un atajo a sus cuentas de Jotform vía G Suite y les permite crear formularios para sus cuentas de Google Drive para que no tengan que andar de un lado a otro de sus cuentas a Drive.

Es increíblemente fácil empezar — simplemente instale la app como una extensión de Chrome, luego sincronice su cuenta de Google con la de Jotform. Una vez todo esté configurado, podrá acceder a Jotform por medio de Google Drive.

Esta integración es perfecta para los equipos que quieran simplificar su flujo de trabajo.

Google Sheets

Ya sea que su equipo sea hiper- organizado o esté buscando una manera asequible para llevar un registro de la información, Google Sheets satisface el requisito. Es por eso que es la segunda integración más utilizada que tenemos.

Google Sheets se integra perfectamente a los formularios del usuario, de manera que cada comunicación es direccionada al instante a Google Sheets.

Amamos usar Google Sheets internamente e integrarla con nuestros formularios para los registros de los webinars. Cada vez que alguien se registra para uno de nuestros webinarios, su nombre, el correo electrónico, y las preguntas son transmitidas a una Google Sheet. Es una manera fácil de llevar un registro de solicitantes y mandar invitaciones de seguimiento posteriormente.

Google Sheets es una excelente solución para pequeños equipos en un presupuesto muy reducido porque es barato, fácil de utilizar, y hace el trabajo.

Casos comunes incluyen el uso de Google Sheets para llevar registro de eventos (o webinars) u oportunidades de ventas, individuos que han dado su consentimiento para algo, (como ser filmado para las iniciativas de mercadeo de su compañía), y más.

Calendario de Google

Una de las maneras de tener la vida organizada es usar un calendario. Los calendarios no sólo ayudan a las personas a gestionar su tiempo, sino que también pueden hacernos responsables de los planes que hagamos.

Mirar su calendario y seguir un horario predeterminado no es difícil. Lo que es difícil es todas las cosas que pasan antes de que la cita se lleve a cabo. A nadie le gustan los largos hilos de correos electrónicos y el ir y venir que parecen interminables. Y, una vez decida el día y la hora que sean adecuadas, tiene que ingresar manualmente la información en el calendario.

Con nuestra integración de Calendario de Google, puede fácilmente evitar todo ese enredo.

Lo que es genial de nuestra integración de Calendario de Google es que quita la complicación de la planificación previa. Una vez conecte la integración a su formulario, el encuestado puede fácilmente elegir el día y la hora que trabaja con su horario, presiona someter, y su cita es agregada al instante a su calendario.

Esta integración es también perfecta para los equipos que necesitan ser parte del mismo evento — por ejemplo, si están conduciendo una entrevista juntos — porque múltiples calendarios pueden ser conectados.

Contactos de Google

Si su organización ya está tomando ventaja de G Suite, integrar sus formularios con Contactos de Google es una manera simple de tener los contactos de su organización en el mismo lugar así como otro material de la compañía.

Cómo otras apps de G Suite, los contactos de Google son salvados al instante en su cuenta, de manera que no hay necesidad de preocuparse de lo que pasará con su información si pierde su dispositivo o tiene un mal funcionamiento.

El tener toda la información de sus contactos como compañeros de trabajo, socios y clientes en un sólo portal hace la divulgación más fácil y elimina la necesidad de saltar de una aplicación a otra.

Migrar un Formulario de Google a Jotform

Google Forms es un componente de G Suite que mencionamos anteriormente, y no hay nada de malo en ello, pero es menos rico en funcionalidades que Jotform. ¿Necesita más convencimiento? Échele un vistazo a nuestra publicación de blog, “6 razones por qué Jotform es la mejor alternativa en lugar de Google Forms

Mover sus formularios de Google Forms a Jotform es un proceso fácil. La transición es fluida, la información de sus comunicaciones también migra. 

Trate de migrar un formulario a su cuenta de Jotform.

Otras aplicaciones de Google

Hay algunas apps de Google que no mencionamos, como Docs y Slides.

A pesar de que Jotform no tiene integraciones nativas con ellas, nuestros usuarios aún pueden conectarse a ellas. Si quiere conectarse a otras G Suite apps, recomendamos Zapier como un método alternativo. Échele un vistazo a su de Jotform a Google Docs zap.

Conectar las integraciones de Google es genial, verdad? Déjenos saber sus comentarios abajo.

AUTOR
Darin is a content marketer who's passionate about disrupting perceptions, solving problems, and helping people be more productive. Outside of the office, he is a rush-hour straphanger, adventure seeker, coffee drinker, and frequent traveler.

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