Cómo añadir un botón para subir archivos en Google Forms

Los formularios de Google son una forma práctica de recopilar información, ya sea para una aplicación, para la admisión de un nuevo cliente o para casi cualquier otra cosa. Con los formularios de Google, puedes crear un formulario personalizado que otros usuarios pueden rellenar digitalmente, lo que agiliza el flujo de trabajo y reduce los errores que pueden producirse al introducir y transferir datos manualmente.

Los formularios de Google ofrecen una valiosa función que permite añadir un botón de subida de archivos para que los encuestados puedan adjuntar un fichero al envío del formulario. Esta función es fácil de utilizar y puede mejorar las capacidades de sus formularios de Google para que funcionen como necesite.

Cuándo es útil el botón Subir archivo

Permitir a los encuestados subir un archivo a través de los formularios de Google puede resultar útil en muchos casos. He aquí algunos de ellos:

• Usted es un profesional que trabaja con clientes que necesitan presentar documentación adicional o firmar contratos.
• Eres profesor y quieres que tus alumnos puedan entregar trabajos o documentos en línea.
• Estás contratando para un puesto de trabajo y quieres que los candidatos envíen su currículum junto con la aplicación.
• Estás organizando un concurso y quieres que los aspirantes puedan enviar material sobre su portafolio junto con las aplicaciones.
• Su empresa o centro de estudios ofrece una beca y los solicitantes deben presentar documentación adicional.
• Está dando de alta a nuevos clientes o pacientes y necesita que envíen su documentación de alta cumplimentada.

Permitir que los encuestados envíen archivos adjuntos ayuda a mantener esos documentos junto con el resto de la información de envío del formulario. También reduce el número de correos electrónicos que pueden llegar a su bandeja de entrada, ya que ofrece a las personas un proceso automatizado a seguir en lugar de hacer que envíen toda su información directamente por correo. Incluso puede mantener su dirección de correo electrónico de manera privada si lo desea, lo que puede ser importante a la hora de contratar para un puesto de trabajo.

Cómo añadir un botón para subir archivos en Google Forms

Añadir la opción de subir archivos a sus formularios de Google Forms es un proceso sencillo.

Empieza por acceder a vuestra cuenta de Google y abrir un nuevo formulario. Puedes crear uno desde cero o utilizar una de las plantillas disponibles.

Haga clic en el Botón Añadir pregunta (es el símbolo de sumatorio , que está dentro de un círculo en la esquina superior derecha) y describe el tipo de documento que quieres que suban los encuestados. Por ejemplo, puedes escribir: “Adjunte su currículum”.

Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha de la pregunta. Subir archivo en el menú desplegable. Haga clic en Continuar.

A continuación, podrá elegir las especificaciones y restricciones que desee aplicar a los archivos subidos.

Puede restringir las subidas para permitir sólo determinados tipos de archivos, como por ejemplo

• Documentos
• Hojas de cálculo
• PDFs
• Vídeos
• Presentaciones
• Dibujos
• Imágenes
• Audio

También puede elegir el número máximo de archivos que un encuestado puede enviar y poner un límite al tamaño máximo de archivo permitido.

Puede previsualizar su formulario haciendo clic en el icono del ojo situado en la esquina superior derecha de la página.

¿Cómo utilizar Jotform para subir archivos?

Aunque el botón para subir archivos de Google Forms es una función útil, puedes plantearte utilizar Jotform en su lugar. Jotform ofrece más de 100 plantillas de formularios para subir archivos, que puedes personalizar fácilmente para adaptarlas a tus necesidades. O si lo prefieres, siempre puedes crear uno desde cero.

Jotform le ofrece la misma posibilidad de permitir que los encuestados suban documentos a través de un formulario. Los Envíos pueden incluir fotos, vídeos, documentos y mucho más, y Jotform puede importar automáticamente los archivos subidos a Dropbox, Google Drive o Box para un almacenamiento seguro. Este proceso simplificado le ahorra tiempo y garantiza que las respuestas de formulario no se pierdan, se almacenen de forma incorrecta o se eliminen accidentalmente.

Jotform también ofrece límites generosos de tamaño de archivos subidos, para así poder subir hasta un máximo de 1 GB por envío. Recibirá 100 MB de espacio de almacenamiento gratuito y hasta 500 envíos gratis, lo que convierte a Jotform en una potente herramienta que podría gestionar varios proyectos sin necesidad de una suscripción de pago. Si está supervisando muchos proyectos y sabe que necesitará subir muchos formularios, puede elegir entre la gama de planes asequibles que disponemos.

Con Jotform, también disfrutará de un almacenamiento de archivos seguro, por lo que protegerá la información de encuestados y solicitantes. Todos los envíos están protegidos con SSL de 256 bits, y Jotform cumple con GDPR. Si necesita aceptar pagos con sus formularios, puede hacerlo con confianza, gracias a los pagos seguros con tarjeta de Jotform con conformidad PCI. Si trabaja en el sector sanitario, puede actualizar a formularios sanitarios compatibles con la HIPAA.

Lo más importante es que Jotform es fácil de usar. Personalizar formularios es intuitivo y rápido, y puedes añadir un campo de “Subir archivo” con sólo arrastrar y soltar la opción en el formulario. Al igual que Google Forms, Jotform permite establecer sus propios límites de tamaño de archivo, tipo de archivo y número de archivos permitidos. Una vez haya terminado, puede publicar / insertar / integrar el formulario en su sitio web o compartirlo con un enlace – no podría ser más fácil.Consulta también la guía detallada de Jotform sobre los formularios de Google.