Cómo añadir una firma electrónica en los Formularios de Google

Tanto si necesitáis formularios online para vuestra compañía de contabilidad, o vuestro negocio sin ánimo de lucro, como si es para vuestra compañía de planificación de fiestas, los formularios de Jotform son una manera fácil y práctica de recopilar datos accionables para así mejorar vuestro negocio u organizar un evento.

Adicionalmente, gracias al desarrollo de firmas electrónicas, los formularios online reducirán tiempo, dinero, y deterioro medioambiental, ya que no serán necesarias ni su impresión ni emails en físico para poder ser firmados. Las firmas electrónicas de los creadores de formularios serán más sencillas que nunca para los encuestados, que podrán responder con firmas de contratos, documentos, flujos de aprobación, y colaborar en proyectos.

Desafortunadamente, no todas las compañías de creación de formularios online permiten la funcionalidad de firma electrónica – y aquí incluimos la conocida compañía de creación de Formularios de Google.

Habiendo dicho esto dicho, tenemos una alternativa para añadir una firma electrónica al formulario y empezar a recopilar firmas online con los Formularios de Google.

Cómo añadir una firma electrónica en los Formularios de Google

Debido a que los Formularios de Google no ofrecen una firma electrónica nativa, primero tenéis que descargar un complemento. Debéis tener en cuenta que dichas firmas online no harán vuestro formulario legalmente vinculante. Con lo cual, esto puede funcionar para ocasiones menos formales, como una excursión con la escuela o simplemente para el feedback de empleados.

Aquí tenéis como incluir el complemento de la firma online en vuestro Formulario de Google utilizando las firmas populares.

1. Navegad hacia vuestros Formularios de Google y seleccionad el formulario en el cual os gustaría añadir la firma electrónica.
2. Clicad en los tres puntos verticales en la parte superior derecha de la pantalla y escoged los complementos.
3. Escribid “Firma” en la app de Búsqueda, seleccionadlo cuando aparezca, e instalarlo. Nota: Veréis una variedad de otras firmas y complementos, que incluirán Adobe Firmas.
4. Para que complementos de Firmas que funcionen, una vez está instalado, necesitáis crear una hoja de cálculo para recopilar y guardar las respuestas del formulario. Activad esto seleccionando el icono verde de la hoja de cálculo bajo la pestaña de respuestas.
5. Después, bajo la pestaña de Ajustes, navegado hacia Respuestas, desactivad las opciones mostradas bajo Se requiere iniciar sesión. Al hacerlo, permitirá a los encuestados fuera de la organización, poder responder el formulario online y eliminará el límite de “respuesta por persona”.
6. Lo siguiente, podéis añadir vuestros campos de firmas online. Para hacerlo, seleccionad el icono de puzzle en la parte superior y abrir el complemento de firma. 
7. Desde el desplegable, seleccionad Múltiples Firmas (Nuevo) o Añadid una Única Firma si solo lo necesitáis de una persona 
8. Desmarcad la casilla de proteger los links recibidos con firma para que sea posible ver las firmas.
9. Lo siguiente, desde el menú de Firmas, seleccionad el link Test para revisar vuestro formulario. Deberéis si todo está funcionando correctamente, un botón verde diciendo Mostrar Página de Firma. Esto es el mismo botón que los encuestados deberán marcar para completar el proceso de firma – que les redirigirá a una página por separado para firmar el formulario.
10. Finalmente, una vez confirmemos que el link funciona, clicad en Obtener el botón del link desde el pop-up de Firma para copiarlo en vuestro link del formulario y compartirlo con vuestros entrevistados. Nota: compartir vuestro formulario vía el link es la única manera para que los entrevistados que puedan firmar vuestro Formulario de Google. La funcionalidad de firma online no funcionará si compartís vuestro formulario de la manera que típicamente compartís un Formulario de Google con el resto.

Esta instalación y proceso de establecimiento puede ser arduo y trabajoso – pero el mayor problema con el método de las firmas de los formularios de Google es que todavía no es una firma electrónica real. Los formularios de Google no establecen la identidad de la persona que firma el documento en ninguna forma significativa y no da a los usuarios seguridad legal o protección de datos.

Si no recibís ninguna confirmación que especifique cómo la firma fue creada – incluso un texto o gráfico añadido al registro firmado para probar que fue firmado con una firma electrónica – podéis arriesgaros a recopilar firmas fraudulentas, teniendo a personas que retracten de los contratos o que los firmantes afirmaran falsamente que no entendían lo que estaban firmando.

A diferencia de los Formularios de Google, las firmas online del software DocuSign y Acrobat Sign, por ejemplo, generan un certificado de seguridad que incluye información rastreable – quién firmó el documento, cuando lo firmó, y dónde lo firmó – que por lo general incluye la dirección de IP del firmante. Este software cumple tanto con la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (Ley de Firma Electrónica) y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), que ayudará a verificar las firmas online en cuestión si hay algún asunto que surgiera sobre el documento firmado.

Alternativas a los Formularios de Google

Los Formularios de Google no deben ser la mejor opción para vosotros si lo que buscáis es obtener firmas vinculantes en vuestros formularios online. También está bastante limitado en cuanto al diseño y las opciones de personalización, como los colores disponibles, tipografías, y plantillas preestablecidas. Para una herramienta que mejor muestra los formularios online y las necesidades de las firmas online, considerad invertir un software de firmas online popular cómo DocuSign, Acrobat Sign, PandaDoc, or Jotform Sign.    

Las cuatro opciones ofrecen una solución integral, amigable con el usuario y fácil de integrar con aplicaciones de terceros para utilizar, crear, firmar y compartir documentos online en un momento.

Revisemos Jotform Sign en detalle y cómo de fácil podéis utilizarlo para recopilar y almacenar firmas online de manera segura.

Cómo añadir una firma electrónica con Jotform Sign

Cómo los Formularios de Google, la plataforma de firmas online de Jotform Sign es sencilla de utilizar y completamente sin necesidad de utilizar código. Sin embargo, también incluye una gran variedad de características adicionales, opciones de integración, y herramientas de personalización que lo harán la mejor opción para vuestra organización.

Utilizando Jotform Sign, no solo tendréis más de 600 plantillas ya listas de firmas online, firmad, y compartidlo con vuestros compañeros de trabajo y clientes, pero también podéis utilizarlas para

• Automatizar flujos de trabajo
• Colaborar y comunicar con los clientes y compañeros de trabajo, tanto si es en remoto como si es presencial.
• Recopilar múltiples respuestas a la vez.
• Generar datos y reportes accionables.
• Crear registros de auditoria para que siempre tengáis el control total del proceso de firma – desde principio a fin.
• Crear aplicaciones, tablas, y tiendas e-commerce.

Mientras los Formularios de Google están más que equipados para gestionar creaciones de formularios básicos y recopilación de datos, necesitaréis una solución más robusta para mayor número de encuestados y procesos complejos – como puede ser Jotfrom Sign. Esta plataforma poderosa tiene todas las herramientas que necesitáis para recopilar firmas online vinculantes que os ahorrarán tiempo, dinero y estrés.

COMO SIEMPRE, CONSULTAD CON UN ABOGADO ANTES DE UTILIZAR UN CONTRATO O UNA PLANTILLA SEGÚN EL CONTENIDO Y EL MOTIVO, LO ANTERIOR ES ÚNICAMENTE CON FINES INFORMATIVOS.