Cómo utilizar campos dinámicos en los formularios de Google

Las encuestas existen desde el año 3800 a.C., cuando en la antigua babilonia, se elaboraron los primeros censos. Desde entonces, las encuestas han evolucionado hasta convertirse en una de las formas más eficaces de realizar investigaciones y recabar opiniones o respuestas.

En la era digital, utilizamos las encuestas para recopilar todo tipo de información. Las empresas y organizaciones sin ánimo de lucro utilizan formularios de encuesta para recoger opiniones sobre sus productos o servicios. Los proveedores de atención sanitaria recopilan información de nuevos pacientes. Y los profesores incluso las utilizan para crear pruebas y exámenes virtuales para los alumnos.

Google Forms es una de las plataformas gratuitas más populares para crear formularios. Es apto para móvil, personalizable y colaborativo, Google Forms ofrece un diseño lo suficientemente intuitivo como para que cualquiera pueda crear una encuesta, incluso aquellos que no tienen grandes conocimientos técnicos.

Es más, un asistente de formularios ayuda a crear encuestas a partir de plantillas basadas en las necesidades del usuario o proporciona sugerencias  sobre qué pregunta o respuesta debería venir a continuación. Además, los resultados de su encuesta se suben automáticamente a hojas de cálculo.

El complemento Campos dinámicos de Google Forms agiliza la creación de formularios. Esto es lo que necesita saber sobre cómo utilizar Campos dinámicos.

¿Por qué campos dinámicos?

El complemento Campos dinámicos de Google Forms agiliza y simplifica la creación y gestión de encuestas al rellenar automáticamente las opciones de respuesta a las preguntas de sus formularios a partir de otras fuentes de datos.

No importa si una pregunta tiene formato de opción múltiple, casilla de verificación o desplegable: el complemento puede extraer selecciones de fuentes de datos como Hojas de cálculo de Google, Calendario, Contactos, Grupos y Google Drive.

Esto abre un gran abanico de posibles usos, como por ejemplo

• Consultas de ventas. Cree solicitudes de servicio o formularios de pedido de productos vinculados directamente a una hoja de cálculo de inventario en funcionamiento. 
• Inscripciones en clase. Permita que los alumnos elijan el instructor con el que les gustaría trabajar de una lista en una hoja de cálculo. 
• Reservas de eventos. Agilice las confirmaciones de asistencia rellenando automáticamente un campo con los próximos eventos del calendario.

Los campos dinámicos de Google Forms también le ofrecen la posibilidad de

• Cree formularios más rápidamente. Crear encuestas en Google Forms es sencillo, pero Campos dinámicos ofrece un atajo para que no tenga que escribir las opciones de respuesta para cada pregunta. Si la pregunta de una encuesta se basa en una hoja de cálculo o un documento de Google existente, puede asignarlo a su encuesta para no tener que volver a escribir las mismas respuestas en su formulario.
• Evite las tareas redundantes. Del mismo modo, si está creando un formulario y su correspondiente hoja de cálculo desde cero, puede ahorrarse la duplicación de trabajo añadiendo primero todas las respuestas a una hoja de cálculo. Una vez hecho esto, puede redactar las preguntas en Google Forms y asignar las columnas de la hoja de cálculo a las preguntas correspondientes para rellenar automáticamente las opciones de respuesta.
• Actualice los datos de todos los productos automáticamente. Si tiene formularios vinculados a datos que cambian con frecuencia (como la disponibilidad del inventario o las fechas de los eventos), Campos dinámicos elimina la necesidad de actualizar manualmente su formulario cada vez que cambian los datos. Por ejemplo, si utiliza un formulario de inscripción a un evento de forma continua, cualquier cambio realizado en su calendario se reflejará automáticamente en el formulario, por lo que nunca tendrá que preocuparse de que los usuarios seleccionen fechas no disponibles.

Cómo utilizar los campos dinámicos

Unir datos en formularios de Google con campos dinámicos puede parecer complejo, pero es un proceso sorprendentemente intuitivo. He aquí cómo hacerlo:

1. Instale el complemento. Vaya a la página del complemento Campos dinámicos de formularios de Google y haga clic en el botón Instalar. Si tiene varias cuentas de Google, aparecerá un aviso para que seleccione la cuenta en la que os gustaría añadirlo.
2. Cree o abra el formulario que quiera utilizar con Campos dinámicos. Escriba la pregunta a la que asignaréis los datos o decida cuál desea utilizar.
3. Haga clic en el icono del complemento (la pieza del puzzle) en la parte superior del formulario y, a continuación, seleccione Campos dinámicos.
4. Seleccione Crear mapeo. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la pregunta a la que desea asignar los datos.
5. Elija el tipo de fuente de datos que desea utilizar (las opciones incluyen Google Sheet, Contactos y Google Calendar). A continuación, elija la fuente de datos específica de la que desea extraer los datos. Si su fuente de datos es una hoja de Google, también tendrá que seleccionar de qué hoja y columna desea extraer los datos. Tenga en cuenta que sólo podrá elegir fuentes de datos que estén disponibles en su Google Drive.
6. Una vez que haya seleccionado su fuente de datos, pulse el Botón Guardar y cierre el cuadro.
7. Vuelva a hacer clic en el icono del complemento, seleccione Campos dinámicos y, esta vez, haga clic en la opción Actualizar asignación. Debería ver que los campos de respuesta a las preguntas de su encuesta se rellenan automáticamente con las opciones de su fuente de datos. Si hay algún error o texto que desee cambiar, puede editar cada respuesta individualmente en el formulario.

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