Cómo usar códigos QR para la planificación de eventos

Los códigos QR son una forma sencilla de compartir información básica, como datos de contacto o menús de restaurantes. Sin embargo, dado que puede vincular estos códigos a cualquier sitio web, existen muchas otras formas creativas de utilizarlos.

Cuando los códigos QR dirigen a las personas a las herramientas adecuadas, pueden ser una forma muy eficaz de ayudarle a gestionar tareas complejas, como la planificación de eventos y el marketing. Veamos cómo funcionan.

Cómo funcionan los códigos QR

Los códigos QR funcionan de manera similar a los códigos de barras que ve en los supermercados o en cualquier otro lugar donde realice compras.

Los códigos de barras convierten números y letras en una imagen formada por barras verticales de distintos anchos. Luego, puede usar un lector de códigos de barras para leer la información que contiene.

Un ingeniero inventó el código QR como una forma de almacenar mucha más información que un código de barras. Los códigos QR no requieren software ni equipos especiales para escanearlos; en su lugar, usted puede usar un teléfono inteligente. Su accesibilidad los ha hecho extremadamente populares y se han convertido en una manera ideal de compartir información fácilmente.

Entonces, ¿cómo se traduce esto en ayuda para la planificación de eventos? La planificación de eventos es un proceso complejo. Para coordinar todo lo necesario para organizar un evento, usted necesita una manera rápida y sencilla de compartir información con los miembros del equipo, los asistentes, los proveedores y otros involucrados.

Puede usar códigos QR para eventos para compartir información sobre su evento a través de enlaces, por supuesto. Pero también puede utilizarlos para recopilar información vinculándolos a formularios en línea. Los formularios son excelentes herramientas de colaboración porque automatizan la comunicación y le ayudan a recopilar datos de una gran audiencia en un solo lugar.

Formas de usar códigos QR en el proceso de planificación de eventos

Existen muchas formas creativas e inteligentes de usar códigos QR en cada fase de su evento. Veamos algunas situaciones en las que los códigos QR pueden resultar útiles:

• Subastas benéficas: Muchos eventos de recaudación de fondos incluyen subastas silenciosas, donde los asistentes pujan por artículos donados. Los negocios locales suelen estar encantados de donar un artículo o servicio a la subasta para dar a conocer su empresa. En lugar de usar un portapapeles y papel para recopilar las pujas en una subasta silenciosa, puede colocar un código QR junto a los artículos que enlace a un formulario de pujas.
• Fiestas de cumpleaños: Puede enviar invitaciones para fiestas de cumpleaños con códigos QR que enlacen a una página de confirmación de asistencia (RSVP).
• Festivales: Una forma probada y efectiva de promocionar festivales es colocar folletos en lugares concurridos, como cafeterías locales. Puede agregar un código QR para que las personas compren entradas u obtengan más información directamente desde el folleto.
• Bodas: Puede incluir códigos QR en las invitaciones de boda que enlacen a una página de confirmación de asistencia (RSVP), donde sus invitados puedan ingresar sus datos y preferencias de comida. Incluso puede personalizar el código para que coincida con el estilo de su boda, usando diferentes colores o incorporando imágenes en él.
• Conciertos: Coloque códigos QR en sus folletos para ofrecer a las personas una manera rápida de comprar entradas.
• Comidas compartidas: Los códigos QR también pueden ayudarle a coordinar eventos informales, como barbacoas en el jardín o comidas compartidas. Envíe a sus amigos un código QR que los dirija a un formulario de registro donde puedan indicar qué van a llevar.
• Fiestas de oficina: Coloque códigos QR en la sala de descanso, el baño y otros lugares comunes para asegurarse de que las personas estén informadas sobre un próximo evento.

Uso de códigos QR para la planificación de eventos

Hay muchas cosas que pueden salir mal cuando usted planifica un evento. A veces, los cambios ocurren en el último momento. Puede usar códigos QR para ofrecer una forma de fácil acceso para que las personas interactúen entre sí y actualicen la información, de modo que pueda adaptarse cuando algo no salga según lo planeado.

Aquí tiene algunos ejemplos de cómo puede usarlos:

• Coordinación de voluntarios: Puede crear un formulario que permita a las personas inscribirse como voluntarios para su evento. Luego, puede colocar un código QR con un enlace al formulario de voluntarios en los lugares donde se reúnan sus voluntarios.
• Planificación: Puede usar formularios en línea para planificar cada aspecto de su evento. Por ejemplo, puede utilizarlos para que las personas se comprometan a traer comida, ayudar a instalar, atender puestos y mucho más. Puede imprimir el código QR y colocarlo en un lugar central, o incluirlo en las invitaciones enviadas por correo.
• Solicitudes de alimentos y proveedores: Si desea invitar a proveedores locales y camiones de comida a su evento, puede enviar correos electrónicos o correspondencia física con su código QR adjunto. Aunque puedan acceder al enlace desde un correo electrónico, es posible que estén demasiado ocupados en ese momento con su trabajo u otras actividades. Por eso, puede incluir un código QR que puedan escanear desde su teléfono más tarde.
• Marketing: Los materiales de marketing son un lugar ideal para usar códigos QR y así compartir el acceso a formularios de inscripción e información.

Uso de códigos QR en eventos

Si está planeando un evento pequeño, esto podría ser excesivo. Pero un evento más grande definitivamente puede usar códigos QR para mejorar la experiencia de sus visitantes. Aquí tiene algunas ideas sobre cómo usarlos:

• Coloque códigos QR cerca de la entrada de su evento que dirijan a los asistentes a un mapa con las ubicaciones de los vendedores de comida, escenarios, juegos y otros puntos de interés.
• Use códigos QR para actividades divertidas, como búsquedas del tesoro. Oculte pistas en cada código QR para ayudar a los participantes a encontrar el siguiente código y reunir partes de un mensaje. La primera persona en completar el mensaje podría ganar un premio.
• Si está organizando un evento en un lugar histórico, use códigos QR para ofrecer visitas guiadas. Puede colocar los códigos en postes a lo largo de los caminos o en objetos para proporcionar más información. Solo asegúrese de saber dónde están todos para poder retirarlos cuando su evento termine.

Uso de códigos QR después de un evento

Los códigos QR también pueden ser útiles después de su evento. Aquí tiene algunas formas en que los códigos QR pueden ayudarle:

• Entrega de premios: Si su evento incluye una rifa o entrega de premios, puede usar códigos QR para facilitar la coordinación de los premios. En lugar de cargar con numerosos premios durante el evento, puede entregar a los ganadores una tarjeta con un código QR que contenga las instrucciones para reclamar su premio.
• Recopilación de opiniones: Muchos eventos se realizan anualmente. Los formularios de opinión son una excelente manera de descubrir qué les gustó a los asistentes de su evento y qué se puede mejorar. Puede colocar códigos QR cerca de la salida para facilitar que los participantes compartan sus opiniones.
• Creación de su lista de correos electrónicos: Coloque códigos QR en distintos puntos de su evento para invitar a los asistentes a suscribirse a su lista de correos electrónicos. De esta manera, podrá informarles con antelación sobre el próximo evento y utilizar la lista con fines de marketing.

Cómo crear un código QR para su evento: paso a paso

Ya que está creando formularios para su evento, ¿no sería conveniente poder generar un código QR directamente desde su herramienta de formularios? Afortunadamente, Jotform le permite hacer justamente eso.

Jotform es una herramienta en línea fácil de usar y versátil, con un conjunto de funciones muy amplio. Puede utilizar todas las funciones de manera gratuita. Solo necesitará actualizar a un plan de pago cuando requiera un límite mayor de formularios o envíos.

Usar Jotform para crear códigos QR para formularios de inscripción a eventos es muy práctico. Comenzar es fácil:

1. Primero, regístrese en Jotform si aún no lo ha hecho.
2. Después, seleccione una plantilla que le gustaría usar.
3. Haga clic en Usar plantilla.

Si ha encontrado la plantilla de formulario ideal, ¡excelente! Si no, no se preocupe. Jotform ofrece miles de plantillas de formularios, y puede personalizarlas para que se ajusten a sus necesidades. Volveremos a esto en un momento.

Una vez que haya personalizado su formulario, puede generar un código QR a partir de él. Aquí le explicamos cómo:

1. Haga clic en la pestaña Publicar en el Creador de Formularios de Jotform.
2. Seleccione Compartir Rápido en el menú de la izquierda.
3. Desplácese hacia abajo hasta Compartir Formulario.
4. Haga clic en el ícono de código QR.
   

A partir de ahí, obtendrá un código QR que podrá descargar y agregar a folletos u otros materiales impresos. También verá un enlace para compartir el código y un código para incrustar el QR en su sitio web.

Aún más plantillas

Jotform facilita la creación de formularios, y su amplia colección de plantillas lo hace aún más fácil. Ofrece más de 400 plantillas de formularios de inscripción a eventos para ayudar a dar inicio a su proyecto de planificación de eventos.

Incluso si no encuentra una plantilla perfecta entre las opciones, Jotform hace que sea increíblemente fácil adaptar las plantillas para satisfacer sus necesidades. Usted puede usar una plantilla como punto de partida para crear su formulario ideal y luego compartirlo mediante un código QR en solo unos pocos clics.

Diviértase experimentando con todo lo que puede hacer con los códigos QR, ¡y que todos sus eventos sean un gran éxito!

Foto de Brett Wharton en Unsplash