Acaba de terminar su nuevo video promocional, de dar los toques finales a ese e-book o de completar el primer borrador de su presentación en PowerPoint. Pero cuando intenta enviar el archivo por correo electrónico a su equipo, recibe un mensaje que indica que el archivo es demasiado grande.
Este escenario es muy común.
Enviar archivos grandes por correo electrónico puede ser un desafío y resultar frustrante. Gmail limita el tamaño de los archivos a 25 MB, lo que significa que muchas fotos y videos, e incluso documentos grandes con múltiples imágenes, no se podrán adjuntar. Muchas otras plataformas de correo electrónico tienen límites de tamaño iguales o similares, pero incluso archivos básicos pueden superar este límite de 25 MB más rápido de lo que parece.
Si necesita subir y enviar archivos grandes, quizá tenga que ponerse un poco creativo. Un formulario de carga de archivos puede ser una forma sencilla y eficiente de recopilar y compartir archivos grandes, y también existen muchas otras soluciones que pueden ayudarle.
Cree archivos ZIP
Puede comprimir archivos grandes en archivos ZIP para reducir el espacio que ocupan. Crear archivos comprimidos no es difícil y solo toma unos segundos. Tenga en cuenta que su destinatario necesitará saber cómo descomprimirlos para acceder a los documentos.
Este método de compresión de archivos es útil para documentos, pero no funcionará con archivos JPEG o MP3, que ya están comprimidos. El software de compresión de archivos, como 7-Zip, puede comprimir todos los archivos que tenga en una carpeta con una sola acción, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo. Está disponible para sistemas operativos Windows, Mac y Linux.
Use almacenamiento en la nube
Los servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, pueden almacenar archivos grandes y permitirle compartirlos con otras personas. Google Drive le permite agregar archivos a una carpeta y luego compartir archivos individuales o la carpeta completa con otros. También puede crear un enlace de descarga y, al configurar los permisos, permitir que otros vean o editen el archivo.
Con una suscripción a Dropbox, puede enviar archivos grandes, incluidos archivos de video y documentos con muchas gráficas. Dropbox permite a cualquier destinatario ver y descargar el archivo, por lo que no tiene que preocuparse por el sistema operativo, la compatibilidad del dispositivo o si lo está enviando a un iPhone o a un teléfono Android. Con Dropbox, puede subir archivos y crear un enlace compartible para enviarlo a todos los destinatarios por correo electrónico.
Dropbox Spaces también le permite compartir proyectos completos con archivos grandes. Esto es ideal cuando trabaja con clientes o socios y necesita compartir múltiples documentos de gran tamaño. Tanto Dropbox como Dropbox Spaces le permiten controlar las acciones que los destinatarios pueden realizar, como limitar comentarios, descargas y ediciones. La protección con contraseña también está disponible si necesita un nivel adicional de seguridad.
Use Jotform
Jotform también ofrece una solución para enviar archivos grandes. Puede usar Jotform para crear un formulario de carga de archivos en su sitio web. Luego, puede aumentar el límite de tamaño de carga de archivos individuales hasta 1 GB.
Jotform también le permite establecer el número máximo de archivos que aceptará por envío, lo que ayuda a garantizar un proceso de carga eficiente para el usuario. Se recomienda limitar los envíos a 25 archivos por envío. Si permite la carga de múltiples archivos, el límite de tamaño será de 100 MB por archivo.
Después de crear un formulario de carga de archivos en su sitio web, puede compartir fácilmente ese enlace con cualquier persona que necesite subir archivos a su formulario. No tiene que preocuparse por los límites de tamaño de carga de archivos por correo electrónico ni por utilizar programas de terceros.
Regístrese en servicios de intercambio de archivos
Si necesita enviar archivos grandes con frecuencia, considere registrarse en un servicio gratuito de intercambio de archivos como Securely Send. Securely Send es fácil de usar y le permite enviar archivos de hasta 2 GB de tamaño. Puede subir y compartir archivos de forma segura directamente a través del sitio web, e incluso existe la opción de proteger su envío con contraseña y solicitar un acuse de recibo para confirmar que su archivo se entregó correctamente.
Puede enviar hasta tres correos electrónicos al mes sin registrarse para una cuenta. También puede registrarse en un plan Básico, Estándar o Premium. El plan Básico le permite enviar hasta 20 mensajes al mes con un límite de tamaño de archivo de 1 GB. Al actualizar al plan Estándar, obtiene 50 mensajes al mes y un tamaño de archivo de hasta 2 GB.
La opción adecuada para transferir archivos
La forma correcta de enviar archivos grandes dependerá en parte del tipo de archivos con los que trabaje y de los métodos con los que se sienta más cómodo. Los equipos con conocimientos tecnológicos pueden crear archivos ZIP fácilmente o usar un programa de intercambio y almacenamiento de archivos como Google Docs. Pero si necesita recibir archivos de otros, Jotform puede simplificar ese proceso para que no tengan que preocuparse por pasos adicionales. Cada una de estas soluciones tiene sus propios usos, por lo que deberá considerar qué es lo más importante para usted para encontrar la opción adecuada.
Otros recursos
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