Ya sea que usted sea un planificador de eventos profesional o un entusiasta de la organización de eventos, probablemente sepa que los formularios son fundamentales para organizar un evento exitoso, ya que le ayudan a mantenerse organizado al recopilar información esencial de los invitados.
Una de las formas más sencillas de agrupar numerosos formularios de eventos es crear aplicaciones de eventos, las cuales pueden alojar todos sus formularios en un solo lugar y transmitir la imagen y el estilo de su evento a los invitados. Incluso puede ayudar a los invitados a tener una vista previa del evento incorporando imágenes, documentos y videos en su aplicación.
A medida que creas aplicaciones de eventos, descubrirás que son herramientas importantes para planear y organizar reuniones increíbles. Para eventos importantes, considera usar estos cuatro formularios en tu aplicación de eventos: un formulario de registro, un formulario de contacto, un formulario de patrocinio y un formulario de retroalimentación.
Consejo profesional
Haga un seguimiento de la asistencia, la información de los invitados y el personal del evento en un solo lugar centralizado con la aplicación de gestión de eventos de Jotform.
Formularios de registro
Un formulario de registro de eventos permite a los invitados compartir información básica pero importante contigo. La mayoría de los formularios de registro incluyen campos para el nombre y apellido del invitado, el número de acompañantes que llevará y cómo se enteraron del evento.
A medida que cree aplicaciones de eventos, es posible que desee considerar recopilar información adicional mediante sus formularios de registro. Por ejemplo, si está organizando una cena, es posible que quiera que el formulario de registro incluya un campo para que los invitados indiquen cualquier alergia alimentaria o restricción dietética. Si su evento se lleva a cabo durante varios días e incluye viajes, puede agregar campos para confirmar las salidas y llegadas de vuelos.
También puede integrar plataformas de pago en línea en sus formularios para aceptar cuotas de registro.
Independientemente de lo que necesite de sus formularios de registro, tenga en cuenta que deben ser rápidos y fáciles de completar. Lo último que desea es que los invitados dejen los formularios incompletos o se frustren por el tiempo que toma confirmar su asistencia a su evento.
Formularios de contacto personalizados
Otro aspecto importante de las aplicaciones de eventos es el formulario de contacto. En un formulario de contacto, un invitado completa campos con su nombre, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono para que pueda contactarlo si es necesario. Aunque el formulario de registro ya puede contener parte de esta información, los formularios de contacto le permiten crear una base de datos simplificada de información esencial a la que puede recurrir en caso de que necesite contactar a un invitado de inmediato.
Los formularios de contacto también son útiles en caso de emergencia. Por ejemplo, si está organizando un evento para niños, querrá contar con la información de contacto actualizada de los padres y tutores. Si el evento se realiza fuera de la ciudad o del país, puede preguntar a los invitados a quién se debería contactar en caso de que algo suceda.
También puede utilizar la información de los formularios de contacto para enviar actualizaciones por correo electrónico a medida que se acerque el evento o llamar a los invitados para responder preguntas de seguimiento.
Aunque el correo electrónico es esencial para las actualizaciones y confirmaciones de eventos, usar Notificaciones de Formularios de Jotform garantiza que las respuestas urgentes del formulario, como registros, cambios de último momento o solicitudes de ayuda, le lleguen al instante a través de WhatsApp, SMS o notificaciones push, para que pueda actuar rápidamente cuando más importa.
Formularios de patrocinio
Un formulario de patrocinio es una excelente herramienta para reunir una lista de posibles patrocinadores para su evento, que luego puede reducir a una lista de patrocinadores confirmados. Puede personalizar los formularios de patrocinio según el propósito, objetivo o temática de su evento. También puede crear múltiples formularios de patrocinio si su evento tiene más de un nivel de patrocinio.
Estos formularios deben facilitar que los dueños de negocios locales y las grandes corporaciones se conecten con usted para compartir detalles como los niveles de patrocinio, logotipos para folletos, textos para el programa del evento y productos de marca para los asistentes.
Para mantenerse organizado, asegúrese de usar una plataforma que le permita reunir la información de los formularios de patrocinio en un solo lugar. Por ejemplo, con Jotform Tablas, puede conectar su formulario de patrocinio a una hoja de cálculo que se actualiza automáticamente a medida que las personas completan el formulario. Luego, puede organizar la información de diferentes maneras, lo que simplifica el análisis, le ayuda a establecer fechas de entrega para los patrocinadores y le permite organizar sus registros para futuros eventos.
Formularios de opinión de los invitados
Un formulario de opinión ofrece a los invitados la oportunidad de opinar sobre su experiencia después de su evento. Esta es una excelente manera de conocer qué aspectos salieron bien y cuáles necesitan mejoras. Es especialmente útil solicitar comentarios si organiza eventos anuales importantes para una comunidad específica o para una organización o entidad sin fines de lucro.
Para fomentar la honestidad, intente que los formularios de opinión sean anónimos (e informe a su audiencia de que lo son). También puede ofrecer incentivos para completar los formularios de opinión, como premios donados por patrocinadores, tarjetas de regalo para negocios locales o un artículo gratuito de su tienda.
Los organizadores de eventos también deberían personalizar el formato de un formulario de comentarios para cada evento. Dedique tiempo a pensar qué formato obtendrá las mejores respuestas.
Por ejemplo, ¿tiene más sentido usar preguntas cerradas, abiertas o quizá una combinación de ambas? ¿Debería haber un campo para que los invitados incluyan sus nombres o deben ser anónimos? ¿Qué información necesita si decide ofrecer un incentivo por completar el formulario?
Aplicaciones de eventos con Jotform
Para crear aplicaciones de eventos, necesita una herramienta sencilla que aloje múltiples formularios y dé a los invitados una idea de lo que está por venir. Una solución para aplicaciones y formularios es Jotform Apps. Con esta plataforma, puede crear una aplicación móvil personalizada compatible con dispositivos iOS y Android, que le permite agregar imágenes, documentos y una variedad de otros elementos sin tener que aprender programación compleja.
Una de las funciones principales de Jotform Apps es que permite a los usuarios compartir varios formularios de eventos en una sola aplicación. De esta manera, su aplicación actúa como un lugar central donde los invitados pueden encontrar todos los formularios que necesitan. Después de crear los formularios que necesita con el Creador de Formularios de Jotform, puede crear una aplicación desde cero (o usar una plantilla de aplicación para comenzar) e integrar fácilmente sus formularios de eventos.
Con Jotform Apps, puede personalizar su aplicación para que coincida con su marca e incluir widgets que ofrezcan una galería de imágenes, video, seguimiento en redes sociales, mapas y testimonios. Además, puede crear una pantalla de inicio y un ícono de la aplicación personalizados.
Puede descargar su aplicación directamente en un dispositivo móvil o de escritorio mediante un enlace o código QR. Los propietarios de aplicaciones pueden controlar quién tiene acceso a sus aplicaciones con permisos públicos, privados o solo para la empresa.
Para mejorar aún más la experiencia, Jotform Apps también incluye una función de notificaciones push, que puede ser invaluable para mantener a los invitados actualizados en tiempo real.
Con notificaciones push, puede recordar a los asistentes las próximas actividades del evento, enviar actualizaciones de última hora o notificarles sobre cambios en el horario o anuncios especiales. Por ejemplo, puede enviar notificaciones para recordar a los invitados sobre sesiones destacadas, dirigirlos a registrarse en momentos específicos o alertarlos sobre ofertas exclusivas durante el evento. Estas notificaciones oportunas ayudan a asegurar que sus invitados tengan toda la información que necesitan al alcance de la mano.
Gestionar todas las partes móviles de su evento es mucho más fácil con las herramientas adecuadas. Con una aplicación de eventos, puede preparar todo con anticipación para centrarse en organizar un evento que sus invitados recordarán.
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