Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) est le seul programme d’orchestre pour jeunes à l’échelle de l’État d’Hawaï. Soutenu par la communauté, il offre chaque année une expérience musicale complète à plus de 800 étudiants répartis dans près de 150 écoles à travers les îles.
HYS offre une palette complète de programmes et d’ensembles adaptés à tous les niveaux : des cordes débutantes, des ukulélés et cours de musique générale aux ensembles de jazz avancés, orchestres symphoniques complets en passant par les stages d’été intensifs comme le Pacific Music Institute. Chaque programme est conçu pour créer des expériences musicales ludiques qui développent les compétences artistiques, l’esprit de collaboration, le sens de la communauté et un profond respect pour l’héritage culturel des îles.
HYS cherchait à donner accès à l’éducation musicale à davantage d’étudiants et a eu besoin d’automatiser les inscriptions complexes, les paiements et les communications à travers des dizaines de programmes et pour des centaines de familles.
Jotform Entreprise a fourni à l’équipe HYS une plateforme holistique qui lui a permis de :
- Collecter les inscriptions complexes des étudiants
- Créer des approbations et flux de travail alimentés par une logique conditionnelle
- Rassembler les soumissions vidéo d’audition et stocker les ressources vidéo
- Centraliser les informations de programme pour les parties prenantes via une application
- Suivre les dépenses de l’organisation
Pour automatiser entièrement les opérations, HYS a synchronisé Jotform Entreprise avec Stripe afin de facilement réconcilier les frais de scolarité, marchandises, parrainages et paiements de location. Pour automatiser entièrement ses opérations, HYS a synchronisé Jotform Entreprise avec Stripe afin de faciliter la gestion et le suivi des paiements liés aux frais de scolarité, produits dérivés, sponsors et locations.
N’étant plus dépendante du papier, des tâches manuelles et des plateformes déconnectées, HYS a pu éliminer les goulots d’étranglement et simplifier l’expérience, tant pour les familles que pour l’organisation.
Ensemble, Jotform et Stripe aident HYS à réaliser sa vision fondamentale, à savoir « créer un Hawaiʻi où la musique est un droit. »
Étude de cas Hawaiʻi Youth Symphony en bref
Plus de 800 étudiants, plus de 150 écoles, sur 6 îles
Jotform Entreprise et Stripe ont aidé HYS à étendre ses programmes pour servir plus d’enfants à travers Hawaiʻi.
Plus de 1 000 000 $
Depuis 2024, HYS a automatisé plus d’un million de dollars en paiements numériques grâce à Jotform Entreprise et Stripe, éliminant le suivi manuel et les données erronées.
86 % de réduction du travail administratif
HYS a bénéficié d’une réduction de 86 % des tâches administratives (inscription des étudiants) en utilisant les flux d’automatisation de Jotform et Stripe.
Une organisation musicale en pleine croissance face à des processus complexes
(HYS) sert des centaines d’étudiants à travers de multiples programmes musicaux, du niveau novice au niveau avancé. Par définition, sa vision de faire de la musique un droit pour chaque étudiant d’Hawaï signifiait que l’équipe étendait constamment les programmes, ajoutait de nouvelles initiatives et soutenait des étudiants de plusieurs îles.
Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) accompagne des centaines d’élèves à travers des programmes musicaux allant du niveau débutant à avancé. Fidèle à sa mission — faire de la musique un droit pour chaque étudiant à Hawaï — l’organisation fait évoluer en permanence ses programmes, lance de nouvelles initiatives et soutient des élèves répartis sur plusieurs îles.
Hannah Watanabe, directrice des programmes pour HYS, savait de première main que la croissance rapide signifiait aussi faire face à des flux de travail fragmentés basés sur le papier (et obsolètes).
Avant d’utiliser Jotform Entreprise, les familles membres de HYS devaient remplir plusieurs formulaires papier, livrer des chèques papier en personne et naviguer à travers plusieurs processus déconnectés qui couvraient les décharges médicales, les contrats, les locations d’instruments et les paiements.
« Pendant longtemps, les parents devaient remplir ces formulaires d’inscription papier, puis devaient venir les déposer, puis payer par chèque ou en espèces », explique Hannah Watanabe.
Tout parent occupé sait qu’il y a très peu de temps pour remplir plusieurs formulaires, sans compter le temps nécessaire pour effectuer des paiements en personne.
Multipliez cela par des centaines d’enfants, et vous obtenez un gros problème administratif à résoudre pour une organisation à but non lucratif avec peu de personnel.
L’équipe HYS a tenté de gérer cette complexité à l’aide du CRM existant pour les inscriptions des étudiants et en vérifiant manuellement les statuts de paiement. Résultat : des formulaires rigides, difficiles à personnaliser et fortement exposés aux erreurs des utilisateurs. En parallèle, le personnel consacrait des heures à rechercher des documents manquants et à ressaisir des informations manuscrites — un processus chronophage et peu fiable.
Watanabe se souvient de la frustration :
« Les parents complétaient d’abord l’inscription initiale, puis recevaient une série de formulaires supplémentaires avant même que le programme puisse démarrer. Ils devaient fournir des informations complémentaires à chaque étape, ce qui obligeait l’équipe à relancer constamment les familles pour chaque formulaire ou élément manquant. »
Étendre la portée d’HYS parmi les étudiants des îles signifiait aussi faire face à différents processus de remboursement qui équivalaient à un travail administratif et financier supplémentaire (et manuel).
Enfin — et surtout — le nombre de programmes coordonnés par l’équipe avait fortement augmenté au fil des années. HYS a alors pris conscience de l’importance stratégique de disposer d’un espace centralisé pour gérer les plannings, les consignes d’inscription et les instructions d’engagement après l’inscription.
Cet outil a véritablement rationalisé le processus d’inscription — non seulement pour la collecte des données, mais aussi pour les parents. Désormais, une seule inscription suffit, simple, rapide et définitive.
Hannah Watanabe, Directrice des Programmes, Hawaiʻi Youth Symphony
Centraliser les inscriptions, paiements et flux de travail
Lorsque Watanabe a pris en charge les inscriptions des étudiants, la présidence de HYS l’a encouragée à explorer Jotform comme solution de gestion des flux de travail. Très vite, elle a identifié l’étendue des tâches que Jotform Entreprise et ses intégrations pouvaient automatiser et simplifier.
HYS a alors adopté Jotform comme système central de gestion des programmes, l’intégrant à presque tous les aspects de ses opérations — en particulier pour les processus d’inscription les plus complexes.
« Le fait que les parents puissent envoyer facilement des vidéos via Jotform a considérablement simplifié la collecte », explique Hannah Watanabe. « Ils peuvent filmer directement depuis leur téléphone et téléverser la vidéo en quelques secondes. Tout est centralisé au même endroit : nous voyons immédiatement qui a soumis quoi, et les parents n’ont plus à se soucier du processus. »
Hannah Watanabe a découvert qu’elle pouvait utiliser Jotform pour consolider les processus et les multiples formulaires. Par exemple, elle a combiné l’inscription, l’historique de santé, le consentement de signature électronique, la location d’instruments et les paiements en un seul formulaire en utilisant la logique conditionnelle de Jotform.
Elle a également résolu le problème d’information centralisée pour les parents, étudiants et faculté en utilisant les Applis Jotform pour le programme d’été Pacific Music Institute de l’organisation. Les parties prenantes du programme peuvent maintenant accéder instantanément aux horaires, instructions, documentations et cartes via un code QR affiché au camp d’été. C’est une solution élégante que Hannah Watanabe a exploitée afin d’économiser encore plus de temps sur les tâches administratives.
« Cela évite d’avoir à poser des questions au personnel et à la faculté. Les étudiants et les parents savent qu’ils peuvent consulter l’application, ou nos bénévoles peuvent simplement leur montrer le code QR, comment télécharger l’application et consulter les réponses. »
En coulisses, l’équipe HYS a adopté les Flux de travail Jotform pour automatiser et structurer ses processus administratifs, internes comme externes : routage intelligent des demandes d’aide financière, formulaires de remboursement pour les îles voisines, suivi des dépenses, circuits d’approbation et parcours d’inscription en plusieurs étapes.
« Nous en sommes arrivés à un point où les parents n’ont qu’à tout remplir une seule fois. Ce flux de travail exceptionnel commence dès l’inscription [des enfants] », poursuit Rachel Schultz, COO de Hawaiʻi Youth Symphony. « Les informations sont ensuite automatiquement dirigées vers les bons dossiers, afin que chaque partie prenante puisse accéder aux données et validations dont elle a besoin. C’est vraiment impressionnant. »
Simplifier les paiements avec Stripe
Après l’inscription d’un étudiant, HYS devait gérer une grande variété de scénarios de paiement. L’organisation avait donc besoin d’une solution capable de s’intégrer facilement à Jotform Entreprise tout en offrant la flexibilité nécessaire pour répondre à ses exigences spécifiques.
L’équipe a choisi Stripe pour sa simplicité en matière de réconciliation, de facturation et de suivi. Grâce à Stripe, la symphonie collecte efficacement les paiements liés aux frais de scolarité, produits dérivés, locations d’instruments, factures de l’équipe orchestrale et bien plus encore.
En plus de collecter les paiements, Schultz croit que Stripe a aidé son équipe à être plus efficace de manières nuancées.
« Nos familles s’inscrivent souvent avec plusieurs adresses email et il leur arrive de changer de cartes de crédit à mi-parcours pendant l’année scolaire. Cela causait un problème avec notre ancien système. Mais dans Stripe, il est vraiment facile de réconcilier les comptes et les cartes. Les sponsors ont récemment acheté des tables pour notre gala via Stripe, et envoyer des factures via Stripe est tout aussi facile. »
Gagner du temps et soutenir la croissance
Grâce à Jotform Entreprise et son intégration avec Stripe, HYS a remplacé des processus complexes, manuels et multi-étapes par un système fluide, conçu pour simplifier la vie des familles et du personnel sur toutes les îles d’Hawaï.
HYS a amélioré l’expérience client et l’efficacité du personnel en passant de plusieurs formulaires d’inscription à une expérience d’inscription d’étudiant unifiée alimentée par la logique conditionnelle. Ce seul changement a éliminé des semaines d’échanges d’emails et a considérablement réduit la confusion des parents.
« Cet outil a véritablement rationalisé le processus d’inscription — non seulement pour la collecte des données, mais aussi pour les parents. Désormais, une seule inscription suffit, simple, rapide et définitive. », explique Hannah Watanabe. « Ils éliminent toute la paperasserie. »
Du côté administratif, le personnel d’HYS a économisé un temps considérable en collectant plus d’un million de dollars en paiements numériques dans le cadre de leurs flux de travail depuis 2024. Résultat : moins de suivis et de factures manuelles, ainsi que des données plus précises. Stripe donne au personnel d’HYS une visibilité claire sur les lots, les soldes en cours, les factures et les changements de cartes de crédit, sans les problèmes que HYS a rencontrés dans le passé.
« L’utilisation de Stripe nous fait réellement gagner un temps précieux en gestion administrative, ce qui est essentiel pour une organisation à but non lucratif avec une équipe réduite. Les données de paiement sont simples à suivre, à réconcilier et à partager entre nos différents services et partenaires externes. De plus, Stripe est facile à utiliser pour les parents, ce qui élimine les plaintes et nous permet de nous concentrer sur l’essentiel : aider les enfants à vivre la musique », explique Rachel Schultz.
Avec Jotform Entreprise, HYS a créé de meilleures expériences pour les parents, étudiants et bénévoles. L’organisation a simplifié le processus d’audition par vidéo et a construit une application optimisée pour les mobiles qui fournit un accès facile aux informations du programme. Simultanément, HYS a amélioré les opérations pour le personnel interne en créant des flux de travail qui dirigent les documents vers la bonne faculté, le personnel financier et les administrateurs pertinents.
Avec l’intégration Jotform + Stripe, HYS a mis en place avec succès une expérience entièrement en ligne et optimisée pour les appareils mobiles, qui satisfait tant les familles que le personnel. Et alors qu’HYS continue d’ajouter des programmes et des logiciels, l’intégration évolue au même rythme que l’organisation.
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