Bir diş hekimliği hizmet organizasyonu (DSO) yeni bir muayenehane satın aldığında, nadiren temiz bir sayfayla işe başlar. Çoğu zaman miras aldığı şey; bir yığın pano, eski bir PDF iş akışı, 15 yıldır her şeyi aynı şekilde yapan bir resepsiyon ekibi ve formlar, e-postalar ile dosya dolapları arasına dağılmış hasta verileridir. Bunu ağınızdaki her lokasyonla çarpın; işte karşınızda grup diş hekimliğinin en kalıcı operasyonel baş ağrılarından biri: hiçbir muayenehanenin hasta bilgilerini aynı şekilde toplamaması.
Tutarsız hasta kaydı yalnızca bir sıkıntı değildir. Yapısal bir yükümlülüktür. Hasta verileri her lokasyonda farklı şekilde toplandığında raporlama manuel bir uğraşa dönüşür, personel eğitimi hiçbir zaman tam olarak oturmaz ve HIPAA kapsamındaki bilgilerle gelen risk, her yeni satın almayla birlikte büyür. Ağ ne kadar büyükse, sorun da o kadar pahalıya mal olur.
Çözüm, portföyünüzdeki her muayenehane yönetim sistemini değiştirmek değildir. Tutarlı veri toplama süreçleri oluşturmaktır; her yere dağıtılan tek bir form seti ve merkezi olarak yönlendirilip saklanan yanıtlar.
Tutarsızlığın başladığı yer neden hasta kaydıdır?
Hasta kaydı, her muayenehanedeki ilk operasyonel temas noktasıdır. Aynı zamanda en değişken olanıdır. Bazı lokasyonlar kâğıt kullanır. Bazıları hastalara e-postayla PDF gönderir. Bazılarında ise resepsiyon ekibi, randevu sonrasında bilgileri hasta yönetim sistemine manuel olarak girer. Her yöntem farklı veri kalitesi, farklı idari yük ve farklı bir hasta deneyimi üretir.
Bir ağı bir işletme gibi yönetmeye çalışan bir DSO için bu değişkenlik maliyetlidir. Lokasyonlar arasında temiz raporlar çıkaramazsınız. Uyumluluğu güvenle denetleyemezsiniz. Yeni personeli standart bir eğitim süreciyle işe alıştıramazsınız, çünkü standart bir süreç yoktur.
Hasta kaydını düzeltmek devasa bir BT projesi gerektirmez. Operasyon ekibinize, ana iş akışını bir kez oluşturup her lokasyona dağıtma yeteneği veren bir form platformu gerektirir; hem de her ofisteki BT kaynaklarına bağımlı kalmadan.
Standartlaştırılmış hasta kaydı gerçekte nasıl görünür?
Standartlaştırılmış bir DSO hasta kaydı iş akışı genellikle üç alanı kapsar: hastanın sağlık geçmişi, sigorta bilgileri ve onam belgeleri. Merkezi bir platformda bir kez oluşturulan bu formlar, tek bir bağlantıyla tüm ağınızda paylaşılabilir veya her lokasyonun web sitesine gömülebilir. Koşullu mantık, lokasyona özgü farklılıkları (örneğin farklı eyaletler için farklı onam metinleri) her ofis için ayrı bir form gerektirmeden yönetir.
Bir hasta, gelmeden önce hasta kaydı bilgilerini gönderdiğinde, bu yanıt otomatik olarak doğru lokasyonun gelen kutusuna yönlendirilir. Personel, yazdırmadan, taramadan veya verileri yeniden girmeden randevu öncesinde bunu inceleyebilir. 20, 50 veya 200 lokasyonluk bir ağda bu zaman tasarrufu hızla katlanarak artar.
HIPAA uyumluluğu platform düzeyinde ele alınır. Veri güvenliğini her lokasyonun ayrı ayrı yönetmesine güvenmek yerine, merkezi bir form platformu imzalı bir İş Ortağı Sözleşmesi, şifrelenmiş veri işleme ve ağınızdaki her yanıt için tutarlı bir denetim izi sağlar.
Bunun satın alma modeliniz için anlamı nedir?
Satın almalar yoluyla büyüyen DSO’lar için hasta kaydını standartlaştırmak, tutarlı operasyonlar kurmanın ilk adımıdır. Yeni satın alınan bir muayenehanenin eski iş akışıyla çalıştığı her hafta; tutarsız veri, tutarsız hasta deneyimi ve giderek artan uyumluluk riski demektir.
Merkezi bir form platformu sayesinde yeni lokasyonlar, standart hasta kaydı iş akışınıza haftalar yerine saatler içinde dahil edilebilir. Ofis düzeyinde BT kurulumu yoktur. Sıfırdan yeniden eğitim yoktur. Hasta kaydı süreciniz, satın alma tamamlandığı gün devreye girer.
Başlayın
Jotform, DSO operasyon ekiplerine standartlaştırılmış, HIPAA uyumlu hasta kaydı iş akışları oluşturma ve bunları tek bir hesaptan her lokasyona dağıtma araçlarını sunar.
Hasta verisi toplama sürecinize tutarlılık getirmeye hazırsanız, ücretsiz bir hesap oluşturun ve Jotform’un diş hekimliği form şablonlarını keşfedin.
Yorum Gönder: