Elektronik tabloda, diş hekimliği hizmetleri organizasyonunuzu (DSO) nasıl büyüteceğinizin matematiği net görünür. Lokasyon ekleyin, gelir ekleyin, genel giderlerin aynı oranda artmasını önleyin.
Gerçek ise daha karmaşıktır. Satın alınan her muayenehane kendi ön büro ekibi, kendi iş akışları ve idari görevlere kendine özgü yaklaşımıyla gelir. Bu görevleri standartlaştırmak ve otomatikleştirmek için kasıtlı bir plan olmadan, idari yük yalnızca büyümekle kalmaz — katlanarak artar. Bir DSO 30 ya da 50 lokasyona ulaştığında, ağı işletmenin idari yükü, satın almaları en başta haklı çıkaran kâr marjını yemeye başlayabilir.
Çözüm personel azaltmak değildir. Çözüm, her lokasyonun olması gerekenden daha fazla personele ihtiyaç duyuyormuş gibi hissettiren manuel, tekrarlayan işleri ortadan kaldırmak — ve bunları müdahale olmadan çalışan otomatik iş akışlarıyla değiştirmektir.
İdari zaman aslında nereye gidiyor
İdari yükü azaltabilmek için öncelikle bu yükün nerede yoğunlaştığını anlamanız gerekir. Çoğu diş hekimliği muayenehanesinde ön büro ekibi, zamanının orantısız bir bölümünü az sayıda göreve harcar: hasta giriş bilgilerini toplamak, randevulardan önce eksik formların peşine düşmek, kâğıttan verileri muayenehane yönetim sistemine manuel olarak girmek, hatırlatmalar göndermek ve dijital olarak halledilebilecek çağrıları yanıtlamak.
Bu görevlerin hiçbiri klinik değerlendirme gerektirmez. Süreç gerektirir. Ve bir kez tanımlanan süreçler otomatikleştirilebilir.
Hasta giriş darboğazı
Hasta girişi, herhangi bir diş hekimliği muayenehanesindeki en yüksek hacimli idari görevdir. Bir DSO ağı genelinde ise tutarsızlık açısından en riskli görevdir de. Her lokasyon girişi farklı şekilde ele aldığında — kimisi kâğıt üzerinde, kimisi e-postayla gönderilen PDF’ler aracılığıyla, kimisi bekleme odasındaki bir tablette yer alan bir formla — değişken veri kalitesi, değişken personel yükü ve ağ genelinde neler olduğuna dair anlamlı bir görünürlük eksikliği ortaya çıkar.
Hasta girişini otomatik randevu öncesi iş akışlarıyla dijitalleştirmek ve standartlaştırmak, çoğu DSO’nun yapabileceği en değerli idari iyileştirmelerden biridir. Bir hasta giriş formlarını gelmeden önce aldığında ve bunları evde doldurduğunda, ön büro ekibinin check-in sırasındaki rolü veri toplamadan hasta karşılamaya kayar. Personel artık pano peşinde koşmaz. Bilgileri manuel olarak girmez. Hastalar beklerken eksik formları tamamlamaya çalışmaz.
Randevu başına zaman tasarrufu mütevazıdır — her birinde birkaç dakika. Ancak çok lokasyonlu bir ağ genelinde haftada yüzlerce randevuyla, personelin iş yükü üzerindeki kümülatif etki önemlidir.
Otomatik bildirimler ve yönlendirme
Hasta girişinin ötesinde, iş akışı otomasyonu ön büro zamanını sessizce tüketen uzun bir dizi daha küçük idari görevi ortadan kaldırabilir: yeni bir yanıt geldiğinde doğru personeli bilgilendirmek, onam formlarını uygun sağlayıcıya yönlendirmek, eksik yanıtları bir soruna dönüşmeden önce işaretlemek.
Koşullu mantık ve otomatik bildirimlere sahip bir form platformu tüm bunları manuel triyaj olmadan halleder. Yanıtlar otomatik olarak doğru kişiye yönlendirilir. Personel, yalnızca bir işlem gerektiğinde ve yalnızca işlem gerektiğinde bilgilendirilir. Genellikle bir muayenehane yöneticisine veya ön büro sorumlusuna düşen koordinasyon eforu önemli ölçüde azalır.
Bunun personel modeliniz için anlamı
İdari otomasyonun amacı, bir lokasyonu ihtiyaç duyduğundan daha az kişiyle işletmek değildir. Amaç, sahip olduğunuz kişilerin zamanlarını gerçekten bir insan gerektiren işlere — hasta ilişkileri, randevu kararları, karmaşık sigorta soruları — harcamasını sağlamaktır; veri girişi ve evrak yönetimi yerine.
Bir DSO için bu ayrım portföy düzeyinde önem taşır. Her lokasyonun idari iş akışları iyi tasarlandığı için yalın çalıştığı bir ağ, hiç kimse işi sistematize etmediği için her lokasyonun fazla idari yük taşıdığı bir ağdan temelde farklı bir işletmedir.
İlki ölçeklenir. İkincisi ölçeklenmez.
Başlayın
Jotform Kurumsal, DSO operasyon ekiplerine hasta girişini otomatikleştirmek, form iş akışlarını her lokasyonda standartlaştırmak ve gereksiz idari yüke yol açan manuel veri girişini ortadan kaldırmak için gereken araçları sunar. Ücretsiz bir hesap oluşturun ve ağınızın ön büro personeli için değerli zaman kazandırdığınızda neler başarabileceğinizi görün.
Yorum Gönder: