Kuzey Carolina’daki Greensboro Belediyesi’nin web mimarı Stacy Tomkins, Jotform’dan söz ederken övgülerini esirgemiyor: “Ne kadar övsem az. Herkese hitap eden bir şeyler sunuyor.”
Bu coşku yalnızca kişisel bir görüşten ibaret değil. Kamu hizmetlerine hızlı ve mobil uyumlu erişim bekleyen 300.000’den fazla sakine hizmet veren, yaklaşık 3.800 çalışanlı bir belediye için Jotform Kurumsal, Greensboro’nun işleyişinin vazgeçilmez bir parçası hâline geldi.
Pek çok yerel yönetim gibi Greensboro da kısıtlı bir bütçe, geniş ve çeşitli bir iş gücü ve her sakine verimli ve adil bir şekilde hizmet etme misyonuyla çalışıyor.
Zorluk: Dijital dünyada kâğıt tabanlı süreçler
Greensboro Belediyesi 2018’den beri Jotform kullanıyor; ancak COVID-19 salgınına kadar süreçlerinin büyük çoğunluğunda hâlâ kâğıt formlardan yararlanıyordu. Salgın sırasında yüz yüze hizmetler durma noktasına gelince belediyenin uzun süredir kâğıt formlara olan bağımlılığını sürdürmek imkânsız hâle geldi ve mevcut düzenin sorgulanması kaçınılmaz oldu.
Tomkins, “Kamu hizmetlerimizin büyük bölümünde genellikle kullandığımız kâğıt formların o dönemde sürdürülebilir olmadığını fark ettik,” diyor. “Jotform, bilgi toplama ve talepleri karşılama aracı olarak bizim için gerçekten büyük bir ivme kazandı.”
Zorluklar açıktı: Kâğıt formlar maliyetliydi. Süreçler yavaştı. Personel, otomatikleştirilebilecek taleplerin yönlendirilmesi, onayların takip edilmesi ve iletişimin yönetilmesi gibi tekrarlayan manuel görevlere değerli zamanını harcıyordu.
Salgının ötesinde belediye başka bir zorlukla da karşı karşıyaydı: Sakinlerinin iletişim beklentilerini karşılamak. Greensboro sakinlerinin çoğu bilgilere telefonlarından ulaşıyor ve kamu hizmetlerine de aynı şekilde erişmeyi bekliyor. Belediyenin seçeceği her çözümün, sakinlere bulundukları yerde ulaşabilmesi gerekiyordu.
Neden Jotform Kurumsal?
Belediyenin dijital form stratejisini resmileştirme, genişletme ve bir yazılım aracı seçme zamanı geldiğinde maliyet önemli bir etkendi; ancak tek etken değildi.
Tomkins, “Sonuçta Jotform’u seçtik çünkü maliyeti, tüm çalışanlarımız için Adobe lisanslarından çok daha düşüktü,” diye açıklıyor.
E-posta yönlendirme ve iş akışları açısından Adobe’dan daha esnek, kâğıtsız bir çözüme sahip olabilirdik. Üstelik öğrenme süreci de çok, çok daha kolaydı.
Stacy Tomkins, Web Mimarı, Greensboro Belediyesi,
Sıkı bütçe kısıtlamaları içinde çalışan bir belediye için sağlanan değer açıktı. Jotform Kurumsal, kurumsal düzeydeki maliyetlere katlanmadan kurumsal düzeyde yetenekler sundu.
Greensboro, Jotform Kurumsal’ı nasıl kullanıyor?
Greensboro Belediyesi, Jotform’u iç operasyonlardan halka yönelik hizmetlere kadar uzanan kullanım alanlarıyla neredeyse tüm birimlerinde hayata geçirdi.
İç iş akışları şunları kapsıyor:
- İK işe alıştırma formları
- Çalışan memnuniyeti anketleri
- Yan hak yönetimi ve izin talepleri
Halka yönelik harici formlar şunları kapsıyor:
- Su hizmeti başvuruları
- Polis devriyesine eşlik etme ve parmak izi alımı için randevu planlama
- Toplum gölü temizleme girişimleri için gönüllü kayıtları
Belediyenin en önemli iş akışı iyileştirmelerinden biri İK ve yan haklar alanında gerçekleşti. Önceden planlı ücretsiz izin talep etmesi gereken çalışanlar, onay için irtibat sorumlularına manuel olarak yönlendirilen kâğıt formlar dolduruyordu. Bu, yavaş ve şeffaf olmayan bir süreçti.
Tomkins, “Jotform iş akışımız tüm bunları otomatikleştirdi,” diyor. “Çalışanlar taleplerini gönderiyor ve talep anında birkaç olası irtibat sorumlusundan birine yönlendiriliyor. İrtibat sorumluları talebi hemen inceleyip tek bir tıklamayla onaylayabiliyor ya da ek bilgi isteyebiliyor. Yan haklar ekibimiz, sürecin herhangi bir aşamasında her kişinin talebinin ne durumda olduğunu görebiliyor.”
Sonuç: İrtibat sorumluları artık açık kayıt döneminin sonunda biriken talepleri işlemek yerine talepleri gerçek zamanlı olarak alıyor. Yan haklar ekibi taleplere tam görünürlükle hâkim oluyor ve çalışanlar yanıtlara daha hızlı ulaşıyor.
Yeniden tasarlanan bir topluluk etkinliği
Dijitalleşmenin etkisini belki de hiçbir örnek, belediyenin 40 yılı aşkın bir geleneği olan yıllık Martin Luther King Jr. Günü Kahvaltısı kadar çarpıcı bir şekilde göstermiyor.
Tomkins, “Geçmişte bu etkinlik, insan hakları birimimiz tarafından not defterleri ve telefon görüşmeleriyle yürütülüyordu,” diyor. “Birinin adının bir not defterine yazılıp belki de kaybolması gibi gerçek bir risk vardı.”
Bugün sürecin tamamı Jotform üzerinden yürütülüyor. Katılımcılar online bir form aracılığıyla kaydoluyor, kayıttan sonra otomatik olarak bir ödeme portalına yönlendiriliyor ve anında onay alıyor. Arka planda ise insan hakları ekibi, tek bir telefon görüşmesi yapmadan, Jotform Tablolar’daki yanıt kayıtları üzerinden masa ataması yapabiliyor, ödemeleri takip edebiliyor ve kayıt yaptıranlarla iletişime geçebiliyor.
Küçük bir örnek ama verdiği mesaj büyük: Kamu süreçleri sorunsuz işlediğinde toplum bunu hisseder.
Sakinlere bulundukları yerde hizmet vermek
Jotform kullanmanın Greensboro’ya sağladığı en büyük avantajlardan biri, sunduğu mobil deneyim oldu. Sakinlerin çoğu belediye bilgilerine telefonlarından ulaştığı için formları yayınlamadan önce mobil cihazlarda önizleyip optimize edebilmek standart bir uygulama hâline geldi.
Tomkins, “Tüm içeriklerimizi yayına almadan önce telefonda nasıl görüneceğini test edebiliyoruz,” diyor, “böylece herkesin formu ve düzeni doğru şekilde görebileceğinden ve hiçbir sorun yaşamadan gönderim yapabileceğinden emin olabiliyoruz.”
Erişilebilirlik uyumluluğu da bir kamu kurumu için aynı derecede önemli. Jotform’un yerleşik erişilebilirlik denetleyicisi, ekibe formlarının federal gereklilikleri karşıladığı konusunda güven veriyor.
Ekibin en çok sevdiği özellikler
Tomkins’e Jotform Kurumsal’da en çok neyi takdir ettiğini sorduğunuzda üç şey öne çıkıyor.
Esneklik ve özelleştirme. “Kullanıcı ne kadar karmaşık ya da ne kadar basit isterse o kadar karmaşık ya da basit olabiliyor. Formları, e-postaları, PDF’leri ve iş akışlarını özelleştirebiliyoruz ya da varsayılan ayarları kullanabiliyoruz. Her iki şekilde de işe yarıyor.”
Taslak modu. “Yoğun olarak kullanılan yayındaki formlarda değişiklik yapmamıza ve bu değişiklikleri halka sunmadan önce birim ortaklarımıza formun nasıl görüneceğini göstermemize olanak tanıyor. Onlar da onay verebiliyor ya da başka nelerin değişmesi gerektiğini bize iletebiliyor.”
Müşteri desteği. “Çok güçlü ve hızlı. Müşteri desteğinden ihtiyacımız olanı alamazsak yapay zeka chatbot’unu kullanabiliyoruz.” Tomkins’in belirttiğine göre destek genellikle bir iki saat içinde sağlanıyor; bu da halka yönelik kamu hizmetlerini yöneten bir ekip için kritik önem taşıyor.
Sonuçlar
Jotform Kurumsal’ın etkisi kurumun tamamında hissediliyor:
- Kâğıt maliyetlerinde önemli düşüş: Belediye, daha önce birimler arasında ve halkla kâğıt üzerinde paylaşılan formları dijitalleştirerek baskı ve dağıtım maliyetlerini azalttı.
- Çalışanlara geri kazandırılan zaman: E-posta bildirimleri, onay yönlendirme ve talep takibi gibi rutin görevlerin otomatikleştirilmesi sayesinde personel daha değerli işlere odaklanabiliyor.
- Topluma daha hızlı yanıt: Sakinler, kamu hizmetlerine yönelik modern beklentileri karşılayan anında onaylar, gerçek zamanlı güncellemeler ve mobil uyumlu deneyimlerden yararlanıyor.
- Daha fazla operasyonel görünürlük: Birim yöneticileri herhangi bir talebin tam olarak hangi aşamada olduğunu görebiliyor; böylece kâğıt tabanlı iş akışlarında sıkça yaşanan gidip gelmeler ortadan kalkıyor.
Diğer kamu kurumlarına tavsiyeler
Benzer bir adım atmayı düşünen belediye yöneticileri, idareciler veya topluma hizmet edenler için Tomkins’in tavsiyesi son derece net.
Jotform’u herkese kesinlikle tavsiye ederim çünkü süreçleri gerçekten kolaylaştırıyor ve çalışanların gün boyunca zamanını alan tekrarlayan görevlerin büyük kısmını azaltıyor. Öğrenmesi kolay; özelleştirebilir ya da olduğu gibi bırakabilirsiniz. Büyük ya da küçük her ölçekteki kurum için gerçekten çok iyi çalışıyor.
Kullanım kolaylığı, yeni teknolojileri benimseme konusunda tereddüt edebilecek kamu sektörü ekipleri için özellikle öne çıkan bir avantaj.
“Jotform sürükle-bırak mantığıyla çalışıyor. Yapay zeka temsilcisi sayesinde de kullanıcılar formlarında ne yazmasını istediklerini yazıyor ve form onlar için oluşturuluyor. Gerçek sonuçlar elde etmek için teknik bilgiye sahip olmanız gerekmiyor.”
Peki daha ileri gitmek isteyenler için durum ne? Sınırlar oldukça geniş.
Tomkins, “Bir formu yalnızca talep edildiği şekilde değil, daha iyisini yapıp yapamayacağımı görmek için her zaman kendime meydan okumak isterim,” diyor.
Greensboro Belediyesi için Jotform Kurumsal yalnızca bir form aracı değil. Daha hızlı onayların, daha erişilebilir kamu hizmetlerinin, daha verimli operasyonların ve hizmet ettiği topluma ayak uydurabilen bir yönetimin arkasındaki altyapı.
Yorum Gönder: