Büyük Philadelphia Yahudi Federasyonu Jotform Kurumsal ile ayda 52 saat veri girişi tasarrufu sağlıyor

Birinin yiyecek gibi temel ihtiyaçları karşılamak için yardıma ihtiyacı olduğunda, zaman çok önemlidir. Gıda bankaları gibi destek sağlayan toplum hizmeti kuruluşları için hantal idari süreçler hizmetleri yavaşlatabilir ve bu yardımı geciktirebilir. 

15 yıldır Philadelphia Yahudi Federasyonu, Kuzey Amerika’daki 146 Yahudi Federasyonu ağının bir parçası olarak savunmasız nüfuslara yardım etme, topluluk katılımını artırma ve Yahudi yaşamını ve öğrenimini teşvik etme misyonunu desteklemek için Jotform’a güveniyor. 

Kuruluş büyüdükçe, personel topluluk ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak için dijital altyapısını genişletme ihtiyacını fark etti. Özellikle Federasyonun Mitzvah Gıda Programı, yeni müşterileri gıda yardımı hizmetlerine kaydettirmek için daha etkili ve sürdürülebilir bir yönteme ihtiyaç duyuyordu. Federal gıda yardımı programlarındaki kesintiler hizmet talebini artırdığında, bu ihtiyaç daha da arttı. 

Jotform Kurumsal ile kuruluş, daha fazla topluluk üyesine hizmet sunabildi ve bunu daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirebildi.

Zorluk

Federasyon, Philadelphia bölgesindeki toplulukları destekliyor, bu nedenle birden fazla program genelinde çok fazla bilgiyi yönetiyor. Geçmişte süreçlerinin çoğu kağıt formlara ve manuel veri girişine dayanıyordu. 

Gıda güvensizliği yaşayan topluluk üyelerini destekleyen kuruluşun Mitzvah Gıda Programı bunun birincil örneğiydi. Yardım almak için müşterilerin kağıt formları yüz yüze doldurmaları gerekiyordu. Birden fazla gıda bankası lokasyonundaki sosyal hizmet uzmanları daha sonra müşterilerden formları topluyor ve bu başvuru bilgilerini Salesforce’a manuel olarak giriyordu. 

Bu süreç zaman alıcıydı, hatalara açıktı ve özellikle ana dili İngilizce olmayan müşteriler için zorlayıcıydı.

“[Personel] bunu daha az hantal hale getirmenin bir yolunu istiyordu,” diyor Federasyonun kıdemli iş analisti Rachelle Gizinski. “Herkesin Salesforce’a girip bu işleri manuel olarak yapmaya devam etmesi gerekiyordu.”

Bu sorunların üzerine, federal olarak finanse edilen gıda yardımı programlarına önerilen kesintiler, programa olan talebi artırdı ve her gün yardım arayan insan sayısını kabaca iki katına çıkardı. Federasyon, bu talebi karşılamak ve müşterilerin hizmetlere kaydolması için harcadığı zaman ve çabayı azaltmak için programı ölçeklendirmenin bir yoluna ihtiyaç duyuyordu.  

Kuruluşun ayrıca şunlara ihtiyacı vardı:

• Topluluk hibe programları için başvuruları ve belgeleri yönetmenin daha iyi bir yolu 
• Gönüllü programları ve müşteri anketleri için otomatik iş akışları
• Hibe başvurularında vergi beyannameleri ve W-2 formları gibi hassas belgeleri toplamanın güvenli bir yolu
• Departmanlar arası daha verimli iletişim
• Salesforce ve diğer mevcut sistemlerle entegre olabilen ölçeklenebilir bir çözüm

Çözüm

Federasyon tek kullanıcılı bir Jotform planına sahip olsa da, BT direktörü Robb Quattro yükseltme zamanının geldiğini biliyordu. Jotform Kurumsal, birden fazla kullanıcı hesabı, gelişmiş güvenlik ve tek oturum açma özellikleri sağlar. Ayrıca Jotform’un Salesforce entegrasyonunu kurmak için özel destek sunar. Quattro’ya göre, bu destek hamlenin arkasındaki temel itici güçtü.

Gıda bankası başvuru sürecini kolaylaştırma

Kuruluş, Mitzvah Gıda Programı ile ilgili kağıt tabanlı başvuru süreçlerini, verileri otomatik olarak Salesforce, Airtable ve Google Drive’a aktaran dijital Jotform iş akışları ile değiştirdi. 

Müşteriler artık evrakları yüz yüze doldurmak yerine formları online olarak tamamlayabiliyorlar. “Bazı insanlar bir gıda bankasına kaydolmaktan utanıyor,” diyor Gizinski. Artık, her yerden online olarak kaydolabiliyorlar. Ayrıca, Jotform’un anlık form çevirisi özelliği sayesinde müşteriler formları tercih ettikleri dilde doldurabiliyorlar, bu da göçmen toplulukları daha etkili bir şekilde hizmet vermeye yardımcı oluyor.

Bu değişim birkaç fayda sağladı:

• Sosyal hizmet uzmanları için zaman alıcı manuel veri girişini ortadan kaldırdı
• Okunması zor el yazısından kaynaklanan hataları azalttı
• Çok dilli formlar aracılığıyla erişilebilirliği artırdı
• Müşterilerin başvuruları özel ve bağımsız bir şekilde tamamlamasına olanak tanıdı

Watch on youtube

How to Create a New Client Intake Form for Community Services [Free Template]

Ek iyileştirmeler

Geri bildirim toplama sürecini otomatikleştirme

Federasyon ayrıca gıda bankası katılımcılarından geri bildirim toplamak için Jotform kullanıyor, bu da personelin müşterilerin hizmetleri kullanmayı neden bıraktığını ve programların topluluk ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını anlamasına yardımcı oluyor. Anket yanıtları otomatik olarak Salesforce’u güncelliyor, bu da raporlama ve analizi kolaylaştırıyor.

Gönüllü işe alım ve memnuniyet anketleri de Jotform aracılığıyla yönetiliyor ve Airtable ile entegrasyon kullanılarak otomatik anket e-postaları gönderiliyor.

Hibe yönetimini basitleştirme

Federasyon, burslar, topluluk hibeleri, mikro hibeler ve bağışçı tarafından finanse edilen girişimler dahil olmak üzere bir dizi hibe sunuyor. Jotform Kurumsal ile başvuru sahipleri formları online olarak gönderebiliyor ve gerekli belgeleri doğrudan platform üzerinden yükleyebiliyor. 

Federasyon ayrıca başvuruları doğrudan web sitesine yerleştirebiliyor, bu da topluluk üyelerinin karmaşık süreçlerde gezinmeye, destek için personelle iletişime geçmeye veya kağıt başvurular göndermeye gerek kalmadan hibeleri keşfetmesini ve başvurmasını kolaylaştırıyor.

Dahili operasyonları iyileştirme

Topluluk odaklı programların ötesinde, Jotform kuruluşun operasyonları için temel bir araç haline geldi. Ekipler formları şunlar için kullanıyor:

• Veri talepleri
• Pazarlama talepleri
• Yeni fon kodu oluşturma
• Finans iletim formları
• Çalışan işe alım ve BT sağlama
• En çok ihtiyaç duyulan gıda ve malzemeleri belirlemek için anketler
• Kamp bursu başvuruları 
• Hibe fonlamasının yıl sonu raporlaması 

Koşullu mantık ile oluşturulan iş akışları, talepleri otomatik olarak uygun departmanlara yönlendiriyor ve ilgili personeli bilgilendiriyor. Örneğin, yeni bir çalışan katıldığında, işe alım form yanıtı Gizinski’ye yönlendiriliyor, böylece yeni işe alınan kişiye ihtiyaç duyacağı herhangi bir yazılım oturum açma bilgilerini sağlayabiliyor. Quattro’nun ekibi de bilgilendiriliyor, böylece yeni bir bilgisayarı hazırlayabiliyorlar.  

Güvenlik ve uyumluluğu artırma

Kuruluş, burs ve hibe başvurularının bir parçası olarak W-2’ler ve vergi beyannameleri gibi hassas finansal ve kişisel bilgileri toplamak zorundadır. Sonuç olarak, Federasyon güçlü güvenlik özelliklerine ihtiyaç duyar. Jotform Kurumsal, hassas belgeleri güvenli bir şekilde toplamak ve yönetmek için gereken güvenlik önlemlerini ve uyumluluk özelliklerini sağladı.

“Çok faktörlü kimlik doğrulama kullanıyoruz ve güvenlik çok önemli,” diyor Quattro. “Bu nedenle bunu Salesforce ile entegre edilmiş tek oturum açma özelliğimizle kullanabiliyoruz.” 

Sonuçlar: Daha hızlı başvuru ve daha duyarlı hizmetler

Daha hızlı başvuru ve daha az idari iş

Mitzvah Gıda Programı, manuel girişi ortadan kaldırarak ve Salesforce’a veri akışlarını otomatikleştirerek önemli verimlilik iyileştirmeleri yaşadı. Daha önce müşteri bilgilerini manuel olarak girmeye zaman harcayan personel artık daha karmaşık sorunları olan topluluk üyelerine hizmet vermeye odaklanabiliyor.

“Salesforce entegrasyon bileşeninin başvuru başına yaklaşık 5-10 dakika veri girişi tasarrufu sağladığını söylemek adil olur,” diyor bağışçı hizmetleri ve projeler direktörü Michael Costello. Bu zaman tasarrufu tek başına bir ay boyunca ortalama 52 saate kadar çıkıyor – neredeyse iki tam çalışma haftasına eşdeğer – aksi takdirde veri girişine harcanacaktı. 

Yüksek talep dönemlerinde esneklik

Gıda pulu yardımlarındaki azalmaların ardından gıda yardımı talebi arttığında, kuruluş müşteri başvurularındaki artışı karşılayabildi. Personel, günde 10-20 ek yeni müşteri aldığını bildirdi – daha önce alınan sayının kabaca iki katı – ve Jotform bu akışı verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı oldu. 

“Mitzvah Gıda Programımızı yürüten insanlar için oyunun kurallarını değiştirdi,” diyor Gizinski.

İyileştirilmiş müşteri deneyimi

Online formlar ve çok dilli yetenekler, özellikle göçmen nüfuslar için hizmetlere erişimi kolaylaştırıyor. Dijital başvuru ayrıca, hizmetlere yüz yüze erişmekte isteksiz olabilecek müşteriler için daha rahat bir deneyim sağlıyor.

Daha fazla kurumsal esneklik

Gizinski ve Quattro, Jotform’u yeni ihtiyaçlara hızla uyum sağlayabilen esnek bir çözüm olarak tanımlıyor. Yeni bir hibe programı başlatırken, dahili bir talep süreci oluştururken, çalışanları işe alırken veya topluluk geri bildirimi toplarken, hızla formlar ve iş akışları oluşturup dağıtabiliyorlar.

Uzun vadeli büyüme için güvenilir bir platform

Basit bir form oluşturma çözümü olarak başlayan şey, topluluk hizmetlerini, bağış toplamayı, hibe vermeyi, gönüllü katılımını ve dahili operasyonları destekleyen temel bir platforma dönüştü. Jotform Kurumsal, Federasyonun topluluk ihtiyaçlarına daha hızlı ve verimli yanıt vermesini ve personeli bunaltmadan hizmetleri genişletmesini sağlıyor. 

Jotform Kurumsal’ın kuruluşunuz için neler yapabileceğini görmek ister misiniz? Daha fazla bilgi edinmek için satış ekibimizle iletişime geçin.