College Football Playoff (CFP), her yıl amerikan futbolu ulusal şampiyonunu belirleyen sezon sonu etkinliğidir. Ocak ayında düzenlenen 2026 CFP Ulusal Şampiyonası’nı 30 milyondan fazla kişi izledi; bu rakam 2025 World Series’in 7. maçından ve 2026 NBA Finalleri’nden daha yüksek bir izlenme oranıdır.
CFP Ulusal Şampiyonası’nın baskısını sadece tüm sezon boyunca bu kutsal sahaya çıkmak için çalışan takımlar hissetmiyor. Aynı zamanda, her yıl CFP’nin VIP konuklarına eşsiz bir mükemmellik deneyimi sunma sorumluluğunu taşıyan Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibi de dahil olmak üzere CFP organizasyonu da bu baskıyı hissediyor.
Sonuçta, kayıtlı konuklarınız arasında yüzlerce VIP bulunuyorsa — konferans komisyonerleri, üniversite rektörleri ve atletizm direktörleri, televizyon yöneticileri, kilit paydaşlar ve seçim komitesi üyeleri (örneğin Mark Dantonio, Gus Malzahn ve profesyonel futbol onur listesi üyesi Randall McDaniel) — en iyi performansınızı sergilemeniz gerekir.
Başlangıçta, Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibi birden fazla RSVP türü, kayıt ihtiyacı ve ödeme süreciyle uğraşıyordu. Tüm bunları yönetmek için kullandıkları araç karışımı pahalıydı, güvenli işlemleri gerçekleştirecek şekilde tasarlanmamıştı ve yüksek profilli bir organizasyona yakışır son kullanıcı deneyiminden yoksundu.
Bu nedenle, CFP’nin satıcılarından biri Jotform’un kullanım kolaylığını vurguladığında, Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibi bunun VIP kayıt süreci için ne kadar esnek olabileceğini hızla öğrendi. Aynı zamanda, kayıt formlarıyla bir Square entegrasyonu eşleştirerek birleşik bir iş akışı oluşturdular.
Kısa sürede, CFP Ulusal Şampiyonası için kayıtlar, otomatik konuk bildirimleri, güvenli ödemeler ve etkinlik öncesi ve sonrası mali mutabakat, CFP’ye yakışır markalı bir deneyim haline geldi.
College Football Playoff örnek olay sonuçlarına bir bakış
%50’den fazla
Jotform & Square araç seti, CFP’nin Etkinlikler & Misafirperverlik Ekibi için (önceki kayıt çözümüne kıyasla) %50’den fazla tasarruf sağladı.
30+
Etkinlikler & Misafirperverlik ekibi, Bowl toplantılarından Yılın Gönüllüsü oylamasına kadar 30’dan fazla yıllık etkinliği yönetiyor.
Etkinlik kayıtlarını ve depozitolarını kolaylaştırmak için geliştiricilere ihtiyaç yok. Jotform & Square, ekibin daha verimli çalışmasını sağlayarak ekstra zamanı en iyi yaptıkları işler için kullanmalarına olanak tanıyor.
Birden fazla sistem daha düşük bir müşteri deneyimine katkıda bulunuyor
Önemli konukları kaydetmek, davetleri yönetmek, lojistiği halletmek ve etkinlikleri planlamak her etkinlik ekibi için oldukça yaygın sorunlardır.
Ancak CFP’nin Allison Doughty (Etkinlikler ve Misafirperverlik kıdemli direktörü) ve Sam Berman (Etkinlikler ve Misafirperverlik koordinatörü) sıradan bir etkinlik ekibi değil.
Playoff’un konaklama ve toplantı lojistiğini koordine etmek ve ulusal şampiyonluk maçı için VIP konuk deneyimlerini kolaylaştırmak (yıl boyunca düzenlenen önemli etkinliklere ek olarak) onların sorumluluğundadır. Ancak maç kayıtlarını, PCI sertifikalı ödeme tahsilatını ve uygun akreditasyonu yönetmek için kullandıkları araçlar pahalı, izole ve yetersizdi.
Parçalı yaklaşım, konukların kayıt sırasında birden fazla platformda gezinmek zorunda kalması anlamına geliyordu; sonuç olarak, konuk bilgileri birden fazla sistemde bulunuyordu. Ödemeler bir başka karmaşıklık katmanı ekledi. Kayıtlardan ayrı olarak toplanıyordu (ödeme takibi elektronik tablolara ve e-postaya dayanıyordu), bu da ekibi kayıt sonrasında bazı katılımcılara manuel olarak fatura kesmek için zaman harcamaya zorluyordu.
Organizasyon ve beklentiler büyüdükçe, operasyonel verimliliği ve premium konuk deneyimini dengelemek giderek daha zorlaştı. Doughty ve Berman, kendilerini CFP Ulusal Şampiyonası hafta sonu için operasyonlarını hazırlamak yerine bilgileri mutabık kılmakla değerli zaman harcamış buldular.
Jotform ve Square ile güçlendirilmiş tek bir markalı iş akışı
Mükemmel bir dünyada, CFP Ulusal Şampiyonası’nın VIP konukları kayıtlarını ve ödemelerini birinci sınıf bir organizasyonu yansıtan tek bir kusursuz, markalı deneyimde tamamlarlardı. Bu aynı zamanda personele her işlem hakkında daha iyi görünürlük sağlardı.
“Platformlar ve iş akışlarının bir karışımını kullanıyorduk,” diye açıkladı Doughty, “farklı web siteleri ve bazı şeyleri sadece e-posta yoluyla dahili olarak yönetiyorduk. Bu yüzden gerçekten tek bir operasyonel sistem arıyorduk.”
Jotform’un deneme sürümü, Square entegrasyonu aracılığıyla kredi kartı bilgilerini güvenli bir şekilde toplayabileceklerini keşfetmelerine yol açtı. Ve Jotform Kurumsal’a yükselttiklerinde, sınırsız forma erişim ve formlarını CFP markalı bir iş akışında beyaz etiketleme yeteneği kazandılar.
Çok geçmeden, Doughty ve Berman kayıt, otel, ulaşım ve daha fazlası gibi karmaşık lojistikleri tek bir iş akışında birleştirdiler.
Meşgul VIP’lerden birden fazla sistemde gezinmelerini istemek yerine, CFP artık VIP katılımcıların şunları yapabileceği tek bir markalı kayıt deneyimi sunuyor:
- RSVP
- Etkinlik seçeneklerini ve biletleri seçme
- Otomatik e-posta onayları ve hatırlatıcıları alma
- Ödemeleri tek bir yerde tamamlama
Doughty heyecanlanmıştı. “Jotform bizim için harikaydı çünkü farklı platformlar kullanarak yapmak istediğimiz her şeyi tek bir çözümde gerçekleştirdi.”
Square ödeme tahsilatını basitleştiriyor
CFP için “daireyi kare yapan” şey, güvenli ödeme tahsilatını doğrudan maç kayıt iş akışına yerleştirebilme yeteneğiydi.
“Konuklarımızın ulusal şampiyonluk maçı biletlerini satın almaları için Jotform içindeki Square entegrasyonunu kullanıyoruz ve bu kusursuz,” dedi Berman. “Bir konuğun bilet alıp almadığını ve/veya kaç tane aldığını kontrol etmek için zaman harcamaya gerek yok. Bunların zaten ödendiğini biliyorum.”
Konuklarımızın ulusal şampiyonluk maçı biletlerini satın almaları için Jotform içindeki Square entegrasyonunu kullanıyoruz ve bu kusursuz.
Sam Berman, Etkinlikler ve Misafirperverlik Koordinatörü, CFP
Berman ve CFP ekibi için, Square’i çözümün bir parçası olarak dahil etmek birkaç önemli kutuyu işaretliyor: ödemeler anında toplanıyor (CFP’ye bildirimler gönderiliyor), işlemler güvenli ve PCI sertifikalı, mutabakat çok daha basit ve belki de en önemlisi, konuk deneyimi daha iyi. Konuklar artık her şeyin (kolay makbuz erişimi dahil) tek bir oturumda halledildiğinden emin oluyorlar.
“Gerçekten güzel olan hatırlatıcı özelliği (Square’de),” diyor Berman. “Konuklara ödeme için ne zaman hatırlatmak istediğinizi ayarlıyorsunuz ve henüz ödemedilerse bu bildirimleri göndermeye devam ediyor, bu süper yararlı.
“Mutabakat tarafında, Square arayüzünde gezinmek gerçekten kolay. Birinin adını yazabilir ve neyin ödendiğini ve borçlu olunduğunu sıralayabilirim. VIP formu büyük bir insan grubunu kapsıyor. Yani içeri giriyorlar, kaç bilet istediklerini ve hangi fiyat noktasında istediklerini seçiyorlar. Bu doğrudan Square’e gidiyor. Jotform ve Square gerçekten el ele gidiyor. Bu sadece işimi kolaylaştırıyor.”
A-listesi konuklara yakışır bir VIP deneyimi
Jotform ve Square artık Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibinin her yıl CFP Ulusal Şampiyonası hafta sonuna 250’den fazla VIP kaydını yönetmesine ve yaklaşık 500 VIP konuk deneyimini kolaylaştırmasına yardımcı oluyor.
Konuklar kayıt, bilet satın alma ve onayları tek bir akıcı iş akışı aracılığıyla tamamlıyor. Bu, baştan sona CFP markasını yansıtan cilalı bir deneyim.
“Konuklarımız için kayıt sürecini ve genel CFP deneyimini süper üst düzey yaptık — ama aynı zamanda sadece kolay,” diye açıkladı Berman. “Jotform gerçekten her şeyi tek bir yere koymamıza izin verdi, böylece baştan sona konuk deneyimi birbirine bağlı.”
Jotform ve Square ile geliri korumak
Jotform ve Square araç setine geçiş, geçmiş ulusal şampiyonluk maçları için önceki VIP kayıt çözümüne kıyasla CFP’nin Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibi için yüzde 50’den fazla tasarruf sağladı. Ayrıca, kayıt iş akışı içinde ödemeyi otomatikleştirerek, Doughty ve Berman fatura göndermek ve makbuz taleplerini yanıtlamak için daha az zaman harcıyor ve olağanüstü bir CFP Ulusal Şampiyonası deneyimi sunmak için daha fazla zaman ayırıyor.
Doughty farkı vurguladı: “Genellikle spor davet alanında, insanlar buna ihtiyaçları olduğunu düşündükleri için gerçekten pahalı çözümü tercih ediyorlar. Buna kıyasla, Jotform pahalı değil. Ve Square entegrasyonundan önce, muhtemelen masada para bırakıyorduk çünkü tahsilat elektronik tablolar veya notlar aracılığıyla yapılıyordu. Site içindeki entegrasyon, ihtiyacımız olan tüm ödemeleri topladığımızdan emin olmamızı sağladı.”
Spor davet alanında, insanlar pahalı çözümü tercih ediyorlar çünkü buna ihtiyaçları olduğunu düşünüyorlar. Buna kıyasla, Jotform pahalı değil.
Allison Doughty, Etkinlikler ve Misafirperverlik Kıdemli Direktörü, CFP
Jotform Kurumsal, CFP ekibine güç veriyor
İş akışlarını birleştirmenin ötesinde, Jotform Kurumsal, CFP Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibine VIP kayıt deneyimi üzerinde sahiplik verir. Ekip formları kendileri oluşturabilir ve düzenleyebilir, kayıtları gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir ve formları her CFP Ulusal Şampiyonası ev sahibi şehrini yansıtacak şekilde özelleştirebilir. Ayrıca Jotform’u diğer departmanlarda ve farklı etkinlik türleri için kullanabilirler.
Örnek olarak, platform CFP Ulusal Şampiyonası VIP kayıtlarının ötesine geçerek yıllık 30’dan fazla toplantı ve etkinliği desteklemek üzere genişledi. Artık gönüllü oylamasından dahili envanter taleplerine kadar her şey için kullanılıyor.
“Envanter formu küçük bir örnek,” dedi Berman. “Ama ofis içinde sembolik bir süreç yarattı. Tüm toplantılarımızın ve etkinliklerimizin — ister dahili ister harici olsun — markamızı sergilemesini istiyoruz ve Jotform bunu yapmamıza izin verdi.”
Bu işi yapmak için — veya süreçlerini bir araya getirmelerine yardımcı olmak için — uzak, üçüncü taraf bir satıcıya güvenmek yerine, ekip projeleri yönetmek ve ihtiyaç duydukları her zaman ve nasıl isterlerse formları oluşturmak veya özelleştirmek için güçlendirildi. “Tüm araçlar Jotform aracılığıyla bize veriliyor ve bu sürecin kontrolü bizde,” diyor Doughty.
CFP Ulusal Şampiyonası VIP kayıtları için bir çözüm olarak başlayan şey, kuruluş genelinde dahili operasyonları ve etkinlik yönetimini destekleyen daha geniş bir operasyonel platforma dönüştü.
***
Jotform ve Square kullanarak, CFP Etkinlikler ve Misafirperverlik ekibi parçalanmış etkinlik operasyonlarını tek bir markalı iş akışında birleştirebildi, ekibe kontrol verdi, geliri korudu ve premium bir konuk deneyimini destekledi.
“CFP değerlerimizden biri mükemmellik ve performansı sürekli yükseltmektir. Bu bağlamda bir web sitesinden bahsetmek aptalca gelebilir, ama Jotform’un yaptığı gerçekten bu: Ekibimizin performansını yükseltti,” dedi Doughty.
“Jotform ve Square’de teknoloji çözümüne sahip olduğumuz için daha verimli olabiliyoruz. VIP’ler ulusal şampiyonluk maçı için kayıt olduklarında, bizim için tek bir kusursuz deneyim ve konuklarımız için yükseltilmiş bir kayıt deneyimi var.”
Jotform Kurumsal’ın kuruluşunuz için neler yapabileceğini görmek ister misiniz? Daha fazla bilgi edinmek için satış ekibimizle iletişime geçin.
Yorum Gönder: