في عام 2014، أطلقت Cat Town أول مقهى للقطط على الإطلاق في الولايات المتحدة، واضعةً خدمات إنقاذ القطط وتبنيها في مقدمة رسالتها. ومنذ ذلك الحين، افتُتح المزيد والمزيد من مقاهي القطط في جميع أنحاء البلاد، مما أتاح للزوار فرصة احتساء القهوة والتفاعل مع قطط لطيفة — مع المساهمة في الوقت ذاته في تبني هذه القطط.
ومنذ إطلاق هذه المبادرة على الصعيد الوطني، لم يتزعزع تفاني Cat Town في تحقيق رسالتها أبداً. تركز هذه المؤسسة غير الربحية، ومقرها في أوكلاند بولاية كاليفورنيا، على مساعدة القطط التي يصعب تبنيها في بيئات الملاجئ التقليدية. ويتمحور عملها حول القطط الأكثر عرضة للإهمال والنسيان: كالقطط المسنة، والمتوترة، والخجولة، وتلك التي تعاني من حالات طبية تتطلب رعاية خاصة.
ومن خلال الدعم السلوكي، والأسر الحاضنة، والرعاية الطبية، والجهود المجتمعية، ساهمت المنظمة في خفض معدل القتل الرحيم لقطط الملاجئ في أوكلاند بنسبة تزيد عن 70 بالمئة.
يكمن التواصل في صميم هذا العمل؛ فكما توضح كوين وايت، مديرة التطوير ونائبة المدير في Cat Town، يتمثل دورها في مساعدة الناس على الارتباط برسالة المنظمة من خلال سرد قصص عن قطط بعينها وتوضيح كيف يمكن للداعمين تقديم المساعدة.
ولكن مع نمو المنظمة، لم تعد أنظمة Cat Town قادرة على مواكبة رسالتها.
التخلص من العمل اليدوي لتسريع العمليات
مثل العديد من المنظمات غير الربحية، اعتمدت Cat Town في البداية على مزيج من جداول البيانات، والبريد الإلكتروني، ونماذج Google لإدارة جمع المعلومات وسير العمل. وقد نجح ذلك إلى حد ما في البداية، ولكن سرعان ما أدرك الموظفون أوجه القصور في عملياتهم.
وعلى وجه الخصوص، أصبحت عملية التعامل مع استفسارات التبني مرهقة للغاية.
تقول وايت: “كان كل شيء يصل عبر البريد الإلكتروني، وكان الوضع فوضوياً ومرهقاً. مرهقاً للغاية.”
وبالنسبة لفريق صغير يدير أكثر من 200 متطوع — إلى جانب عمليات الرعاية المؤقتة، والتبرعات، والتبني، والفعاليات — لم يكن عدم تنظيم سير العمل مجرد أمر غير مريح فحسب، بل كان يستنزف الوقت والطاقة بعيداً عن الرسالة الأساسية نفسها.
وقبل استخدام Jotform، كانت المنظمة تفتقر أيضاً إلى طريقة فعالة لجمع التبرعات الشهرية المتكررة، وهي حاجة ماسة للمنظمات غير الربحية مثل Cat Town التي تعتمد بشكل كبير على الدعم الفردي المستمر.
وعندها لجأ الموظفون إلى Jotform.
لقد أحدث ذلك نقطة تحول جذرية.
كوين وايت، مديرة التطوير ونائبة المدير في Cat Town
منصة مرنة وقابلة للتطوير بتكلفة في متناول المنظمات غير الربحية
تعرفت Cat Town على Jotform من خلال أحد الموظفين الذين سبق لهم استخدام المنصة في منظمة أخرى.
توضح وايت قائلة: “كان السعر مناسباً تماماً.”
بالنسبة للعديد من المنظمات غير الربحية، لا تقل القدرة على تحمل التكاليف أهمية عن الوظائف والميزات، إن لم تكن أهم منها؛ فالميزانيات محدودة، وتحتاج المنظمات إلى أدوات تقنية تضيف قيمة حقيقية دون إثقال كاهلها بأعباء مالية.
تعبّر وايت عن ذلك ببساطة: “نحن منظمة غير ربحية صغيرة، وليست لدينا ميزانية ضخمة — وJotform يناسب ميزانيتنا تماماً.”
ساعد هذا التوازن بين سهولة الوصول وتعدد الوظائف منظمة Cat Town على تبني المنصة بسرعة. وقد وصفت وايت منصة Jotform بأنها تتمتع “بواجهة مستخدم سهلة”، سواء للموظفين الذين ينشئون النماذج أو للمتبنين، والأسر الحاضنة، وأفراد المجتمع الذين يملؤونها.
كما يقدّر الفريق القدرة على تخصيص النماذج بسهولة وتضمينها في الموقع الإلكتروني للمنظمة. فمن خلال إضافة الهوية البصرية الفريدة لـ Cat Town وخطوطها وألوانها، أصبح بإمكانهم منح الداعمين تجربة إلكترونية سلسة ومتناسقة.
تقول وايت: “أصبحنا من كبار المعجبين بـ Jotform على الفور تقريباً.”
سير عمل انسيابي بلمسة إنسانية
تتمثل إحدى أكبر مزايا Jotform في القدرة على تبسيط الأعمال الإدارية مع الحفاظ على التواصل الإنساني الهادف. وفي Cat Town، برزت هذه الفائدة بشكل خاص خلال جائحة كوفيد-19.
قبل جائحة كوفيد-19، كانت عمليات التبني تُدار بشكل أساسي من خلال محادثات فردية بين منسقي التبني والمتبنين المحتملين. ولكن عندما فُرضت قيود البقاء في المنزل وبدأت طلبات تبني الحيوانات الأليفة في الارتفاع بشكل كبير، احتاج الفريق إلى حل قابل للتطوير بسرعة.
تستذكر وايت قائلة: “كنا نتلقى الكثير من الاستفسارات لدرجة أننا لم نتمكن من التعامل معها. فنحن فريق صغير جداً.”
باستخدام Jotform، أنشأت Cat Town نموذج إبداء رغبة بالتبني لتنظيم معلومات المتقدمين وتسهيل تحديد أفضل توافق بين القطط ومتبنيها. وبذلك، تمكن الموظفون من مراجعة خبرة المتبني المحتمل مع الحيوانات الأليفة، وظروف معيشته، وتفضيلاته بسرعة لاتخاذ قرارات أكثر تأنياً ومدروسة بشأن التبني.
كانت النتائج مذهلة؛ فبفضل قدرة المنظمة على تحقيق توافقات ناجحة وقوية، انخفض عدد القطط التي تُعاد بعد تبنيها.
تقول وايت: “نحن ننقذ المزيد من الأرواح، وأعلم أننا نقوم بذلك بسرعة وكفاءة أكبر [باستخدام Jotform].”
تمكين المتطوعين، والأسر الحاضنة، والمتبرعين
ومع توسع Cat Town في استخدام Jotform، أصبحت المنصة مدمجة بعمق في كل جزء تقريباً من عمليات المنظمة.
تقول وايت: “نحن نستخدمه بكل طريقة ممكنة.”
تعتمد المنظمة غير الربحية الآن على Jotform لجمع التبرعات المتكررة باستخدام التكامل مع Stripe، بالإضافة إلى تأكيد حضور الفعاليات، وتنسيق المتطوعين، وطلبات الرعاية المؤقتة للقطط وطلبات المستلزمات، وتبرعات المزادات عبر الإنترنت، والتعويضات المالية، والوثائق القانونية، والتواقيع الإلكترونية.
تقول وايت: “لقد أحدث ذلك نقطة تحول جذرية.”
ومن الأمثلة الرائعة على ذلك برنامج الرعاية المؤقتة الخاص بها؛ إذ يعيش حوالي نصف قطط Cat Town في منازل أسر حاضنة في منطقة أوكلاند، وتستخدم المنظمة غير الربحية Jotform لجمع الطلبات، وفهم بيئة كل متقدم وتفضيلاته، وتحديد الأماكن المثالية للرعاية.
تقول وايت: “يساعدنا ذلك في تحقيق توافق جيد للأسر الحاضنة لدينا.”
كما يستخدمون نماذج طلب المستلزمات، حتى تتمكن الأسر الحاضنة من طلب الطعام، والأدوية، والألعاب، وغيرها من أساسيات الرعاية المؤقتة بسرعة وسهولة. ويساعد هذا فريق Cat Town على البقاء منظماً مع ضمان قدرة الأسر الحاضنة على قضاء وقتها في التركيز على القطط التي ترعاها — بدلاً من محاولة التغلب على العقبات اللوجستية.
في كل مرة أواجه فيها مشكلة، أجد Jotform هناك ليجعل الأمر سهلاً مرة أخرى.
كوين وايت، مديرة التطوير ونائبة المدير في Cat Town
ومع استمرار موظفي Cat Town في تطبيق Jotform، استمرت حالات الاستخدام لديهم في النمو. ومؤخراً، طبّقت Cat Town أداة تواقيع Jotform لجمع التواقيع الإلكترونية لنماذج تضارب المصالح المطلوبة لمجلس إدارتها.
تقول وايت: “كانت مجالات الاستخدام واسعة للغاية. كان الأمر أشبه بقولنا: ‘أوه، دعونا نستخدم Jotform فحسب، دعونا نستخدم Jotform’، وسرعان ما أصبحنا نستخدمه في كل شيء.”
مساعدة الفرق الصغيرة على إحداث تأثير كبير
بالإضافة إلى سهولة الاستخدام وإمكانيات التطبيق الواسعة، أصبحت تجربة خدمة العملاء في Jotform ميزة رئيسية أخرى للمنصة.
تقول وايت: “[فريق دعم Jotform] دقيق وودود للغاية، ومن الواضح أن هناك شخصاً حقيقياً يقدم المساعدة، وهو أمر رائع حقاً.”
وقد ساعد الوصول إلى منتديات الدعم والمساعدة العملية المنظمة على الاستمرار في بناء مسارات عمل جديدة مع تطور احتياجاتها.
تلخص وايت الأمر على هذا النحو: “في كل مرة أواجه فيها مشكلة، أجد Jotform هناك ليجعل الأمر سهلاً مرة أخرى.”
مضاعفة أثر الرسالة باستخدام التكنولوجيا
منذ تطبيق Jotform، لم تقم Cat Town بتحسين عمليات جمع البيانات وإدارتها فحسب — بل وفرت أيضاً المزيد من الوقت والمساحة للمشاركة المجتمعية والعمل الموجه نحو تحقيق رسالتها.
ووفقاً لوايت، فقد ساعدت Jotform منظمة Cat Town على تعزيز العلاقات مع المتبنين، والأسر الحاضنة، والمتبرعين، والمتطوعين، وأفراد المجتمع، مع تبسيط الأعمال الإدارية التي تجري خلف الكواليس.
كما تدعم المنصة برنامج “Legacy of Love” (إرث الحب)، الذي يساعد في ضمان رعاية القطط بعد وفاة أصحابها. وتدير عمليات التعويض المالي لبرنامج “In It For Life”، الذي يساعد القطط التي تحتاج إلى رعاية تلطيفية في الحصول على الرعاية والدعم مدى الحياة بعد تبنيها. وتساعد أيضاً في تنظيم دعم المتبرعين، وإدارة الفعاليات، والامتثال القانوني، والتواصل المجتمعي.
والأهم من ذلك، أنها تمنح فريق Cat Town الصغير المزيد من الوقت والطاقة للتركيز على إيجاد منازل دائمة للقطط التي يصعب تبنيها، ونتيجة لذلك، إنقاذ المزيد من الأرواح.
إذا كانت منظمتك غير الربحية تبحث عن طرق لتسريع سير العمل، وتوفير الوقت، وتوسيع نطاق تأثيرك، فسجل للحصول على حساب Jotform مجاني اليوم لاستكشاف كيف يمكن للمنصة أن تدعم رسالتك.
كتابة تعليق: