{ "translated_title": "كيف تقدم منظمة Scripture Union في أيرلندا الشمالية الرعاية لـ 7,000 شاب وشابة سنويًا باستخدام jotform الأعمال", }

تتولى منظمة Scripture Union Northern Ireland (SUNI) كل عام مسؤولية رعاية 7,000 من الأطفال والشباب الذين تتراوح أعمارهم بين 3 و18 عامًا، وذلك في مئات المواقع المختلفة.

وبصفتها منظمة غير ربحية تُعنى بالتعليم الديني، تساعد SUNI الأطفال والشباب على قراءة الكتاب المقدس وفهم تعاليمه. وتُشرف المنظمة في مختلف أنحاء أيرلندا الشمالية على مخيمات صيفية يديرها متطوعون، إلى جانب أنشطة محلية وبرامج داخل المدارس.

وبالنسبة لكاثي كروسكري، مديرة العمليات في SUNI، يعني هذا البحث المستمر عن طرق تضمن سير جميع هذه البرامج بسلاسة، والأهم من ذلك كله، بأمان تام.

تشغل كروسكري منصب أول مديرة عمليات في تاريخ المنظمة، وهو دور استُحدث مؤخرًا لتبسيط آلية العمل وتطويرها. وفي كثير من الأحيان، تبني كروسكري الأنظمة من الصفر، وتبحث دائمًا عن أي فرصة لتحسين الأداء أينما أمكن.

وعن ذلك تقول: “أحاول التفكير في طرق لتبسيط الإجراءات وتسريع وتيرة العمل، وجعل الأمور في متناول الجميع بسهولة أكبر”.

توحيد وتجميع 7,000 عملية تسجيل سنويًا في نظام واحد

لتسريع الإجراءات وجعلها أكثر شفافية، كان لا بد لمنظمة SUNI أولًا أن تحول مسارات عملها الورقية إلى رقمية؛ ففي السابق، كانت المنظمة تعتمد على النماذج الورقية في كل شيء، بدءًا من تسجيل المشاركين في المخيمات وحتى فحص بيانات القادة المتطوعين.

توضح كروسكري هذا الأمر قائلة: “نحتاج إلى نموذج موافقة مكتمل لكل طفل وشاب يدخل من بابنا، كما نحتاج إلى معرفة متطلباتهم الغذائية ومعلوماتهم الطبية طالما أننا نتولى مسؤولية رعايتهم نيابةً عن أولياء أمورهم”.

لا أعتقد أننا أدركنا حجم المساعدة التي يمكن أن يقدمها لنا [Jotform الأعمال] إلا بعد أن بدأنا استخدامه بالفعل.

كاثي كروسكري، مديرة العمليات في منظمة Scripture Union Northern Ireland

كان الاعتماد على النماذج الورقية لجمع كل هذه البيانات غير عملي على الإطلاق، وكان يصعّب متابعة معلومات المشاركين من مكان واحد. وعندما تفشت جائحة كورونا، اضطرت المنظمة إلى تسريع خطواتها للتحول نحو جمع البيانات رقميًا.

فقد كان على الموظفين الإبلاغ عن حالات الإصابة بكورونا لهيئة الصحة العامة المحلية، وجمع هذه المعلومات عبر الورق كان سيتسم بالبطء الشديد وعدم الجدوى. لذلك وقع اختيارهم على Jotform، الذي يسهّل جمع البيانات وتصنيفها ومشاركتها بكل سلاسة.

وتضيف كروسكري: “كان التحول الرقمي حاجة ملحة للغاية خلال فترة كورونا، ثم جاءت القدرة على الاحتفاظ بالبيانات مركزيًا لتكون مكسبًا هائلًا لنا. لا أعتقد أننا أدركنا حجم المساعدة التي يمكن أن يقدمها لنا [Jotform الأعمال] إلا بعد أن بدأنا استخدامه بالفعل”.

ومع وجود مستودع مركزي يضم كافة بيانات المشاركين، أصبح بإمكان جميع الموظفين الآن الوصول إلى المعلومات نفسها، والتي تتحدث لحظيًا بمجرد استلام ردود النماذج؛ فلم يعد هناك داعٍ للبحث المطول في الملفات الورقية عن معلومات حيوية مثل حساسية طفل تجاه طعام معين.

وبفضل ميزة فرق Jotform المتوفرة في Jotform الأعمال، أصبح للموظفين في الأقسام المختلفة — مثل المخيمات والمدارس والعمليات — مساحات عمل خاصة بهم. وتحتوي كل مساحة عمل على النماذج والجداول والأصول الخاصة بها ليسهل الوصول إليها، مما جعل المعلومات التي كانت مبعثرة في السابق بين سلاسل رسائل البريد الإلكتروني أو الأوراق متاحةً الآن في لحظات.

وعلاوة على ذلك، يتيح حساب Jotform الأعمال لمنظمة SUNI تخزين بياناتها على خادم داخل الاتحاد الأوروبي، وهو ما يساعد المنظمة على الامتثال لمعايير اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
كما يستطيع الموظفون التحكم في صلاحيات الوصول، وتحديد الأذونات لمختلف الأدوار الوظيفية، وتتبع الإجراءات التي تتم على الخادم، مما يضفي مزيدًا من الأمان والمساءلة.

إدارة ودعم أكثر من 2,000 متطوع معظمهم دون سن الخامسة والعشرين

يدير موظفو SUNI سنويًا قرابة 2,000 متطوع — تتراوح أعمار غالبيتهم بين 17 و25 عامًا — وهم الذين يتولون تقديم البرامج في المخيمات والمدارس والفعاليات المحلية.

وينتشر هؤلاء القادة المتطوعون في مئات المواقع في جميع أنحاء البلاد، لذا فهم بحاجة إلى الوصول للموارد أثناء تنقلهم. وبما أن معظم المتطوعين هم دون سن الخامسة والعشرين، توضح كروسكري أن قنوات التواصل التقليدية مثل البريد الإلكتروني لم تعد عملية بالنسبة لهم.

وتعلق على ذلك قائلة: “بعضهم بالكاد يستخدم الرسائل النصية العادية”.

وللتواصل مع المتطوعين بالطريقة التي تناسبهم، استخدم الفريق تطبيقات Jotform لبناء تطبيق هاتف مخصص للقادة المتطوعين. ويمنح هذا التطبيق المتطوعين وصولًا سريعًا إلى معلومات مهمة مثل:

• بيانات الاتصال الخاصة بالموظفين
• السياسات وموارد الحماية والرعاية
• النماذج شائعة الاستخدام، مثل نماذج الموافقات ونماذج طلب المستلزمات
• قوائم محدّثة بأسماء المشاركين المسجلين في أنشطتهم (عبر جداول Jotform)
  

يتيح التطبيق للموظفين أيضًا إرسال إشعارات فورية، مما يضمن أن تكون المعلومات التي يحتاجها المتطوعون في متناول أيديهم دائمًا.

وبدلًا من إرسال رسائل البريد الإلكتروني على أمل أن يقرأها المتطوعون، توضح كروسكري أن إشعارات التطبيق تصل مباشرة إلى جهاز “لا يفارق أيديهم أبدًا، لذا فإن احتمال رؤيتهم للإشعار أكبر بكثير من قراءة بريد إلكتروني كامل”.

كل تلك الموافقات والإجراءات التي تتم في الكواليس كانت تستغرق أيامًا من تبادل رسائل البريد الإلكتروني، أما الآن فالأمر لا يتعدى إشعارًا سريعًا يصل إلى صندوق الوارد.

كاثي كروسكري، مديرة العمليات في منظمة Scripture Union Northern Ireland

وتشير كروسكري إلى أن الموظفين متحمسون لاستخدام ميزة إشعارات واتساب الجديدة في تطبيقات Jotform. وقد تكون هذه الميزة مفيدة للغاية في الحالات الحرجة؛ على سبيل المثال، إذا احتاج شخص ما إلى الإبلاغ عن اشتباه في حالة إساءة أو غيرها من حوادث الصحة والسلامة، إذ يمكن للموظفين تلقي إشعارات فورية بردود النماذج عبر واتساب بدلًا من البريد الإلكتروني، مما يسرّع من وقت الاستجابة.

وتضيف قائلة: “بدلًا من تحديث البريد الإلكتروني باستمرار لمعرفة متى يتم إرسال النموذج، سيصلنا الإشعار على الفور، وبالتالي لن يكون هناك أي تأخير في حصولنا على المعلومات التي نحتاج إلى تمريرها لقسم الخدمات الاجتماعية”.

تبسيط العمليات الإدارية خلف الكواليس

إلى جانب إدارة بيانات المشاركين والمتطوعين، تبحث كروسكري دائمًا عن طرق لتطوير العمليات الإدارية الداخلية الأخرى التي تعتمد عليها المنظمة.

فعلى سبيل المثال، أنشأت مسارات عمل مؤتمتة لاعتماد تعويضات نفقات الموظفين. وباستخدام ميزة المنطق الشرطي من Jotform في نماذج التعويضات، أصبح بإمكانها توجيه طلبات الموافقة مباشرة إلى المسؤول المختص بالميزانية.

وعن هذا تقول: “كل تلك الموافقات والإجراءات التي تتم في الكواليس كانت تستغرق أيامًا من تبادل رسائل البريد الإلكتروني، أما الآن فالأمر لا يتعدى إشعارًا سريعًا يصل إلى صندوق الوارد”.

كما صممت كروسكري تطبيق هاتف خاصًا بالموظفين يتضمن روابط لنماذج تقديم النفقات الشهرية، وطلب الإجازات السنوية، وحجز المعدات، وطلب سداد الفواتير. ويضم التطبيق أيضًا روابط سريعة للمجلدات المشتركة، والملفات الموجودة على SharePoint، وبيانات الاتصال بالموظفين، بل ويحتوي حتى على جدول مناوبات لإحضار الوجبات الخفيفة.

إن الوقت الذي يوفره Jotform الأعمال يتيح لمنظمة SUNI مواصلة تطوير خدماتها وتوسيع نطاقها. وتؤكد كروسكري أنها تشعر دائمًا بالسعادة عندما تخبر أعضاء مجلس إدارة المنظمة بأن استثمارهم في Jotform يستحق كل ما دُفع فيه.فهي توضح لهم أن Jotform يمكّنها هي وبقية الموظفين من أداء مهامهم بكفاءة أعلى، مما يتيح لهم إنجاز المزيد بموارد أقل، وهو ما يساعد المنظمة على مواصلة النمو.