كيفية إدارة قاعات المؤتمرات وغرف الاجتماعات باستخدام Jotform
تنظم منصة Jotform قاعات المؤتمرات والاجتماعات من خلال مركزية طلبات الحجز، والموافقات، وتجهيزات القاعات في مكان واحد. أنشئ واجمع طلبات حجز القاعات مع تفاصيل المعدات وخدمات الضيافة، ثم وجه الموافقات وتتبع حالة الإعداد من الطلب وحتى الإنجاز. حافظ على تنظيم الجدولة وقابليتها للتتبع لتقليل التعارضات والمتطلبات الفائتة.
حل حجز غرفة الاجتماعات الواحدة
تقدم Jotform منتجات قوية تعمل على سير عمل حجز غرف الاجتماعات. يلعب كل منها دوراً في جعل العملية أسرع وأسهل وأكثر شفافية.
منشئ النماذج
جمع طلبات الحجز مع جميع التفاصيل
- إنشاء نماذج لحجز غرف الاجتماعات مع التاريخ والوقت وتفضيلات الغرف.
- إضافة حقول لطلبات تقديم الطعام، ومعدات الصوت والصورة، واحتياجات الإعداد الخاصة
- تحصيل المدفوعات إذا كان ذلك ينطبق على المساحات أو الخدمات المميزة.
Jotform الجداول
تنظيم بيانات غرف الاجتماعات وتتبعها
- الاحتفاظ بقاعدة بيانات مع تقويمات التوافر، وجرد المعدات، وسجل الحجز.
- تتبع طلبات تقديم الطعام، وتخصيص المعدات، وتعيينات الموظفين.
- شارك وجهات النظر التي تمت تصفيتها مع فرق المرافق أو المطاعم أو فرق تكنولوجيا المعلومات.
Jotform Worklows
أتمتة جدولة الغرف وتنسيق الإعدادات
- توجيه الطلبات إلى مديري المرافق للموافقة عليها.
- تفعيل مهام خدمات الطعام وتجهيزات الصوت والصورة تلقائياً.
- إرسال تذكيرات بالحجوزات القادمة أو الإعدادات المطلوبة.
Jotform التوقيع
جمع الاتفاقات والتنازلات رقميًا
- تسجيل التوقيعات على اتفاقيات استخدام غرف الاجتماعات.
- تأمين نماذج إخلاء المسؤولية للمعدات الصوتية والمرئية عالية القيمة.
- قم بتخزين المستندات الموقعة إلى جانب سجلات الحجز.
وكلاء Jotform للذكاء الاصطناعي
توفير دعم حجز الغرف في الوقت الفعلي
- تحقق من التوفر على الفور للضيوف أو الموظفين.
- ترشيح القاعات بناءً على السعة الاستيعابية، أو التجهيزات، أو احتياجات الضيافة.
- أجب عن الأسئلة الشائعة حول سياسات أو ميزات الغرفة.
Jotform التطبيقات
إنشاء تطبيق حجز للموظفين والزوار
- اجمع نماذج الحجز ومخططات الطوابق وقوائم المعدات في تطبيق واحد.
- السماح للموظفين بحجز الغرف وتتبع الحالة.
- تزويد المنشآت بتحديثات فورية عن المتطلبات في الوقت الفعلي.
لوحات Jotform
توضيح تقدم حجز الغرف بصريًا
- إدارة المراحل مثل قيد الطلب ← تم التأكيد ← اكتمل التجهيز.
- قم بتعيين موظفي تقديم الطعام أو الصوت والصورة أو الإعدادات لكل حجز.
- حافظ على توافق جميع الأطراف المعنية في الوقت الفعلي.
