20 Praxisbeispiele: Wie führende Unternehmen mit Jotform Enterprise skaliert haben

Angesichts der immer komplexeren Daten- und Sicherheitsanforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, haben wir erlebt, wie unsere Kunden diese Herausforderung mit unglaublichem Einfallsreichtum und Weitblick gemeistert haben. Es ist uns eine Ehre, die robuste und hochsichere Plattform bereitzustellen, die diese komplexen operativen Hürden in effiziente und skalierbare Erfolge verwandelt. Um die herausragende Arbeit unserer Kunden zu würdigen, stellen wir 20 führende Unternehmen vor, die mit Jotform Enterprise die Grenzen des Machbaren erweitern.

Operative Exzellenz in der globalen Infrastruktur vorantreiben

1. Die Financial Times hat die Verwaltung ihres globalen Veranstaltungs- und Konferenzprogramms FT Live grundlegend verändert und die Bearbeitungszeiten für Referentenanmeldungen um 80 Prozent reduziert. Durch die Umstellung von manuellen Tabellenkalkulationen auf die zentrale Verwaltung der Einreichungen mit Jotform Enterprise konnte das Team aus einer riesigen Datenmenge einen effizienten Arbeitsablauf für die renommierten Veranstaltungen entwickeln. Janet Woodcock, Leiterin des operativen Geschäfts von FT Live, betonte, dass die Plattform es dem Unternehmen ermöglicht, die richtigen Informationen von den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten und so sicherzustellen, dass die hochkarätigen Veranstaltungen weiterhin Weltklasse-Niveau halten.
2. In der Luftfahrtbranche hat Jazeera Airways durch die Digitalisierung von Formularen mit Jotform Enterprise enorme Fortschritte in Sachen Nachhaltigkeit erzielt und jährlich über 2 Tonnen Papierabfall eingespart. Zudem wurden durch die Digitalisierung wichtiger Checklisten für Cockpit und Kabinenpersonal drei Stunden pro Arbeitsablauf eingespart. Bei der Digitalisierung ging es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Genauigkeit. Abdullah Ajin, Softwareentwicklungsmanager bei Jazeera Airways, erklärt: Jotform Enterprise hat uns geholfen, alles zu digitalisieren, manuelle Papierarbeit zu eliminieren und Papierabfall sowie Druckkosten zu reduzieren.
3. Der internationale Flughafen San Francisco Bay Oakland hat seine abteilungsübergreifenden Genehmigungs- und Sicherheitsprotokolle in einem einzigen digitalen Arbeitsablauf zusammengeführt. Die Mitarbeiter haben zudem den mehrtägigen Genehmigungsprozess auf einen fünfminütigen Online-Antrag verkürzt, wodurch die Abfertigung von 11 Millionen Passagieren deutlich effizienter gestaltet werden konnte. Der Flughafen verwaltet nun alle Prozesse – vom Zugang zu Sperrbereichen bis hin zu Mieterumbauten – über ein zentrales Portal und gewährleistet so, dass alle Beteiligten in Echtzeit auf dem gleichen Stand sind.
4. Excel London, eines der führenden Messe- und Kongresszentren Europas, automatisierte 94 Prozent seiner manuellen Aussteller-E-Mails mithilfe von Jotform Enterprise. Dadurch konnte sich das Team auf die professionelle Eventorganisation konzentrieren, während die Plattform die umfangreiche Routinekommunikation übernahm. Durch automatisierte Arbeitsabläufe reduzierte das Team den üblicherweise bei Großveranstaltungen üblichen, zeitraubenden E-Mail-Verkehr erheblich und konnte so Tausenden von Ausstellern ein erstklassiges Erlebnis bieten.
5. Die Michael Cassel Group, ein weltweit tätiger Theaterproduzent von Erfolgsshows wie Hamilton, spart jährlich 160 Stunden, indem sie 80–90 Prozent ihrer Personaldatenerfassung automatisiert. Die Mitarbeiter nutzen die Integration von Jotform Enterprise mit Salesforce, um Tausende von Darstellern und Crewmitgliedern auf mehreren Kontinenten zu verwalten. Seit wir auf Jotform Enterprise umgestiegen sind, sagt Produktionsadministratorin Michelle Sverdloff, automatisieren wir manuelle Prozesse.

Die Zukunft der Bildung und des Hochschulsports gestalten

6. Durch die Digitalisierung von Gesundheitsformularen und Zahlungsprozessen für Studierende im Leistungssport spart die Sportabteilung der University of Michigan jährlich 50.000 US-Dollar und gewinnt Hunderte von Verwaltungsstunden zurück, die nun für die Betreuung von Spitzensportlern genutzt werden. Die Zeitersparnis durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe ist unschätzbar wertvoll, so die Abteilung. Sie betonte, dass die Umstellung auf Digitalisierung sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch die Erfahrung der Athleten verbessert habe.
7. Mit dem Fokus auf die Sicherheit von über 26.000 Studierenden hat das Pasadena City College die campusweite Datenerfassung erfolgreich abgesichert. Das College nutzte Single Sign-on (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Mitarbeitenden mehr Handlungsspielraum zu geben und gleichzeitig sensible Studierendendaten zu schützen. Hunderte von papierbasierten Prozessen – von Stipendienanträgen bis hin zu COVID-19-Tests – wurden in eine sichere, zentrale Umgebung überführt, die strenge IT-Sicherheitsstandards erfüllt.
8. Die American University of Sharjah konnte die Bearbeitungszeit für Veranstaltungsanmeldungen um 80 Prozent reduzieren. Nachdem die Pandemie die digitale Transformation der Universität beschleunigt hatte, wickelt diese nun über 130 verschiedene Prozesse in 20 Abteilungen mithilfe der Enterprise-Plattform ab. Dieser Wandel ermöglichte es der Universität, ihren hohen Standard im Studierendenservice aufrechtzuerhalten und gleichzeitig ihre administrativen Kapazitäten ohne zusätzliches Personal auszubauen.
9. Durch die Automatisierung ihrer Anträge für Studentenwohnheime und Akkreditierungen sparte die North-West University 46 volle Arbeitstage an Verwaltungsaufwand ein. Diese Umstellung steigerte zudem die Genauigkeit der Datenübertragung um 25 Prozent. Dank der Logik- und Verzweigungsfunktionen von Jotform Enterprise konnte die Universität sicherstellen, dass Studierende nur die für sie relevanten Fragen sahen, wodurch die Anzahl von Fehlern und unvollständigen Einreichungen deutlich reduziert wurde.
10. Als einer der größten Schulbezirke der USA nutzt der Schulbezirk Miami-Dade County Public Schools die Plattform für die Verwaltung aller Abläufe, von der Anmeldung an Spezialschulen bis zur täglichen Gehaltsabrechnung. Die App für die automatisierte Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung hat sich aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit rasant im gesamten Bezirk verbreitet. Die Verwaltung merkte an: Früher dauerte es Tage, Unterschriften und Genehmigungen einzuholen; jetzt geht das in wenigen Minuten per Smartphone.
11. Die Identifizierung hochbegabter Schülerinnen und Schüler an den öffentlichen Schulen im Bezirk Henrico war früher ein zeitaufwändiges und papierbasiertes Verfahren. Durch die Digitalisierung konnte der Schulbezirk insgesamt 112 Arbeitswochen einsparen. Was früher ein mühsamer Prozess mit Hunderten von Lehrkräften und Eltern war, ist nun ein optimierter, sicherer digitaler Arbeitsablauf, der sicherstellt, dass keine Schülerbewerbung verloren geht oder sich verzögert.
12. Mit Fokus auf Skalierbarkeit digitalisierte der Anaheim Union High School District die Schülerakten von 26 000 Schülern an 21 Standorten. Durch den Wechsel zu einem Enterprise-Plan für mehrere Benutzer mit unbegrenzter Formularanzahl spart der Bezirk nun wöchentlich 40 Stunden Verwaltungsarbeit dank automatisierter Arbeitsabläufe. Jotform Enterprise ermöglichte es dem IT-Team außerdem, individuelle Lösungen für jede Abteilung – von Sport bis hin zu Gesundheitsdiensten – unter einem sicheren Dach bereitzustellen.

Verbesserung der Standards für öffentliche Gesundheit und staatliche Dienstleistungen

13. Das Rady Children’s Health of Orange County (RCHOC) entwickelte eine maßgeschneiderte, codefreie App, um seine Akkreditierung als Traumazentrum der höchsten Versorgungsstufe (Level 1) zu unterstützen. Durch die Zentralisierung von über 25 klinischen Protokollen, die zuvor in Ordnern abgelegt waren, sparte die Einrichtung jährlich 65 Arbeitstage ein. Mary Maginas, Leiterin des Traumaprogramms am RCHOC, erklärt: Wir sind Vorreiter in Sachen digitaler Innovation. Nur wenige andere Gesundheitszentren haben eine App. Die Leute finden sie richtig cool.
14. Jefferson Healthcare begegnete den Herausforderungen der COVID-19-Pandemie mit Bravour, indem das Unternehmen 2000 Impftermine online organisierte und so eine Impfquote von 90 Prozent erreichte. Heute nutzt Jefferson Healthcare dieselben Tools, um den gesamten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und die HR-Abläufe zu automatisieren. Die Möglichkeit, HIPAA-konforme digitale Signaturen einzuholen, hat es der Organisation ermöglicht, in einem ländlichen Gesundheitswesen so schnell zu agieren wie nie zuvor.
15. Rhinogram, ein führender Anbieter im Bereich Telemedizin, spart monatlich 3000 Stunden durch die Integration sicherer Formulare in seine Plattform. Diese Automatisierung ermöglicht es Gesundheitsdienstleistern, mehr Zeit für die Patientenversorgung und weniger für die Dateneingabe aufzuwenden. Estel Powell, Vizepräsidentin für Betrieb und Strategie bei Rhinogram, erklärt: Besonders toll ist, dass die Nutzer individuell festlegen können, wie oft sie Patienten an ihre Termine erinnern möchten.
16. Der Bezirk Marin hat mithilfe von Jotform Enterprise alle seine Formulare für öffentliche Dienstleistungen digitalisiert. Von Heiratsurkunden bis hin zu COVID-19-Tests – die Mitarbeiter haben die staatlichen Dienstleistungen für alle Bürgerinnen und Bürger des Bezirks zugänglicher und transparenter gestaltet. Durch die Nutzung der Plattform, die die Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der lokalen Verwaltung verbessert, konnte der Bezirk die Servicezeiten für die Bevölkerung deutlich verkürzen.

Ausweitung der sozialen Wirkung und der wirtschaftlichen Entwicklung weltweit

17. Die Arbor Day Foundation verarbeitete mit Jotform Enterprise 1,4 Millionen Anträge auf Baumpflanzungen. Die Automatisierung ermöglichte es der Organisation, eine enorme Menge an Umweltdaten zu bewältigen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. Diese Effizienz stellt sicher, dass mehr Ressourcen direkt in die Baumpflanzung fließen, anstatt in die Bearbeitung von Dokumenten.
18. Die Lateinamerikanische Vereinigung (LAA) modernisierte ihre Abläufe durch den Einsatz von Jotform Enterprise zur Zentralisierung von Daten und zur Verbesserung der administrativen Kontrolle. Catherine Warren, Leiterin der operativen Abteilung, erklärte: Der größte Vorteil war die administrative Kontrolle und die Möglichkeit, zu sehen, wer worauf Zugriff hat.
19. 1Berkshire, eine gemeinnützige Wirtschaftsförderungsorganisation in Massachusetts, nutzte White-Labeling-Funktionen, um ihren lokalen Mitgliedsunternehmen ein professionelles, markeneigenes Portal bereitzustellen. Das Portal vereinheitlichte den Aufnahmeprozess für neue Mitglieder und steigerte die wahrgenommene Wertigkeit der angebotenen Dienstleistungen. Durch die Präsentation einer ansprechenden, individuell gestalteten Benutzeroberfläche stärkte die Organisation ihre Position als führende Anlaufstelle für Unternehmen in der Region Berkshire.
20. Mit seiner Digitalberatung Empire Blueprint unterstützt CEO John Pierre Unternehmen mit einem Umsatz von mehreren Millionen Dollar dabei, ihre Datenmanagementprozesse zu optimieren und so ihre Effizienz zu steigern. Durch die Automatisierung seines eigenen ERP-Implementierungsprozesses sparte er sieben Wochen administrative Arbeitszeit. Jotform Enterprise ist mehr als nur ein Formulargenerator; es ist ein Werkzeug zur digitalen Transformation, erklärt Pierre und betont, wie es seinen Kunden hilft, mehr Zeit für ihr Privatleben zu gewinnen.

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