Das in Frankreich gegründete Unternehmen Splio ist eine KI-gestützte Customer-Relationship-Management-Plattform (CRM), die Unternehmen dabei unterstützt, intelligentes, automatisiertes und datengesteuertes Omnichannel-Marketing zu orchestrieren. Die Priorität liegt darauf, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und personalisierte, wirkungsvolle Kundenerlebnisse über alle Kanäle hinweg zu bieten.
Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens wurde es jedoch immer schwieriger, diesen Fokus auf maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden aufrechtzuerhalten.
Die Herausforderung: Individuelle Workflows erforderten individuelle Entwicklung
Splio nutzte eine fragmentierte Mischung aus Ad-hoc-Webformularen, kundenverwalteten Formularen, Tabellenkalkulationen und individuell entwickelten Integrationen – was zu einer zunehmend fragilen Grundlage führte, die unter der schnell wachsenden Nachfrage nach seinen Dienstleistungen zu bröckeln begann.
Die Lieferzeiten verlangsamten sich, die Koordination zwischen den Teams wurde komplexer, und ähnliche Workflows mussten für verschiedene Kunden wiederholt neu aufgebaut werden. Am wichtigsten war jedoch, dass die Professional-Services-Teams von Splio nicht die Autonomie besaßen, schnell auf Kundenbedürfnisse zu reagieren, ohne auf technische Unterstützung angewiesen zu sein.
Das Team stand vor einem kritischen Wendepunkt: Wenn jeder neue Workflow eine individuelle Entwicklung erforderte, würde das Wachstum auf Kosten von Geschwindigkeit und Effizienz gehen. Splio benötigte eine Möglichkeit, kundenspezifische Workflows schnell, zuverlässig und skalierbar bereitzustellen – ohne den Entwicklungsaufwand zu erhöhen.
Die Lösung: Eine flexible Workflow-Engine auf Basis von Jotform Enterprise und Make
Das Splio-Team setzte auf Jotform Enterprise, um die Art und Weise zu standardisieren, wie Daten über Workflows hinweg erfasst und verwaltet werden. Mit Jotform erstellten die Teams erweiterte Formulare mit bedingter Logik, Datenvalidierungsregeln und Berechtigungskontrollen – alles ohne auf Entwicklungszyklen angewiesen zu sein. Dieser Wandel ermöglichte schnellere Iterationen und gab den operativen Teams die Unabhängigkeit, die sie benötigten.
Da Splio im Namen seiner Kunden tätig ist, waren Governance und Sicherheit ebenso wichtig. Jotform Enterprise bot die Struktur, um Zugriff, Eigentümerschaft und administrative Kontrolle skalierbar zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder Workflow den Unternehmensanforderungen entspricht.
Um seine Datenverwaltungsfunktionen weiter zu verbessern, integrierte Splio Jotform mit Make, einer visuellen KI-Automatisierungsplattform, die bereits eine zentrale Rolle in seinen Abläufen spielte. Diese Verbindung ermöglichte es, dass Formularübermittlungen automatisch Workflows auslösten, die Daten über die Systeme von Splio hinweg validierten, transformierten und weiterleiteten, während gleichzeitig die Flexibilität zur Anpassung der Aufgabenreihenfolge erhalten blieb. Mühsame Aktionen wie das Erstellen oder Aktualisieren von Kundendatensätzen, das Protokollieren operativer Anfragen und das Durchführen von Feedback-Initiativen (einschließlich CSAT-Erfassung) wurden durch strukturierte Formulare und automatisiertes Routing optimiert.
Das Ergebnis war ein nahtloser End-to-End-Prozess, bei dem Formularübermittlungen nicht nur gesammelt, sondern sofort operationalisiert wurden. Aufgaben, die früher manuelle Koordination oder individuelle Entwicklung erforderten, wurden nun von einem zuverlässigen automatisierten System übernommen.
Mit Hilfe von Jotform und Make ist das Managed-Services-Team von Splio nun in der Lage, vollständig angepasste Workflows für einzelne Kunden in einem Bruchteil der Zeit zu erstellen und bereitzustellen, die es früher benötigte.
Das Ergebnis: Schnellere Bereitstellung, größere Autonomie und skalierbare Abläufe
Durch die Kombination von Jotform Enterprise mit Make hat Splio grundlegend verändert, wie es kundenspezifische Workflows bereitstellt.
„Jotform und Make ermöglichen es unserem Managed-Services-Team, kundenspezifische Workflows in nur wenigen Stunden bereitzustellen, während es früher Tage dauerte – und das, ohne jedes Mal individuelle Integrationen zu erstellen”, sagt Tristan Glenat, Vice President of Product bei Splio.
Diese Transformation hat den Bedarf an technischer Beteiligung im Tagesgeschäft erheblich reduziert. Professional-Services-Teams können nun Workflows unabhängig erstellen, bereitstellen und iterieren, wodurch Entwickler sich auf Initiativen mit höherer Wirkung konzentrieren können. Gleichzeitig sind die Prozesse konsistenter, zuverlässiger und nachvollziehbarer geworden.
Über die beeindruckenden 1,9 Millionen Formularübermittlungen hinaus, die durch dieses neue System gesammelt wurden, liegt der wahre Wert darin, wie Splio nun im Tagesgeschäft arbeitet. Indem entwicklungsintensive Anpassungen durch flexible, automatisierte Workflows ersetzt wurden, hat Splio nicht nur die Effizienz verbessert – es hat grundlegend neu definiert, wie die Organisation arbeitet.
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